Bilag 2 generelt I dette bilag gennemgås anvendelsen af de mest udbredte kontoarter i Faxe Kommunes kontoplan. Korrekt anvendelse af arter sikrer, at man kan se hvad den enkelte udgift/indtægt dækker. Arterne er autoriserede og har (undtagen dem under hovedart 9) en direkte streng til nationens samlede regnskab. Derudover er korrekt anvendelse af arterne en forudsætning for at kommunens eget regnskab bliver retvisende. Et erfaringsmæssigt problematisk område er bl.a. skelnen mellem arter der h.h.v. afløfter og ikke afløfter moms. Dette og øvrige særlige forhold gennemgås derfor i det efterfølgende. Særlige forhold Moms Som nævnt flere gange i det foregående, er der forhold omkring moms, man skal være opmærksom på når man konterer. Det skal fremgå at en faktura/kreditnota, hvorvidt varen/ydelsen er belagt med moms, samt hvor meget momsen udgør. Evt. dele der ikke er belagt med moms skal være specificeret. NB: Hvis det af en modtaget faktura ikke fremgår, at der indgår moms og man selv mener, at det er en momsbelagt varer/ydelse man har modtaget, så kontakt fakturaudstederen for afklaring. Vær endvidere opmærksom på: Betaler man a`conto rater, vil momsen ikke altid fremgår af den enkelte opkrævning, men kun være specificeret på den samlede faktura/købskontrakt. Har man købt varer/tjenesteydelser i et andet EU-land, kan man ikke afløfte momsen i Danmark 1. Momsregistreret virksomhed Faxe Kommune udfører momsregistreret virksomhed indenfor følgende områder: Vejvæsen Renovation Skorstensfejning 1 Nye regler på vej gældende fra 2010-1 -
IT - Konsulentydelser Cafe` Æblehaven SETA ( produktionsskole ) Eksempel på simpelt momsregnskab (renovation): Kommunen køber affaldssække for 125,00 kroner incl. Moms ( udgående moms udgør 25,00 kroner og godtgøres af SKAT) Borgerne indbetaler for renovation 250,00 kroner incl. Moms (indgående moms udgør 50,00 kroner som skal afregnes til SKAT) Netto skal kommunen altså afregne kr. 25 til SKAT. Det er ikke det enkelte område eller den enkelte institution der laver regnskabet og afregner til SKAT. Det gøres centralt i Økonomiafdelingen. Det kan kun gøres centralt i kraft af at nogle særlige funktioner og grupperinger i kontoplanen, med dertilhørende arter der afløfter moms. Det betyder i praksis, at hvis den der konterer udgifter og indtægter på virksomheds områderne, ikke anvender de korrekte funktioner, grupperinger og arter, bliver momsregnskabet ikke retvisende. D.v.s. enten snyder kommunen SKAT eller også snyder vi os selv. Købsmoms Købsmomsen skal afløftes på de varer/tjenesteydelser kommunen køber, såfremt de vel og mærke er belagt med moms. Denne afløftning kan kun finde sted, hvis det enkelte bilag konteres på et kontonumme,r der har en art tilknyttet, der afløfter moms. D.v.s. arterne 2.2, 2.3, 2.7, 2.9, 4.5 og 4.9 Renter Renter opgøres i regnskabet særskilt (finansielle poster). Det betyder, at kommunens samlede rente indtægter og udgifter skal samles på særlige konti. I Faxe Kommune skal renteudgifter vedrørende fakturaer og renteindtægter vedrørende kreditnotaer konteres på: 756 00 005-07 Har man undtagelsesvis modtaget en rykker, hvoraf det fremgår, at der er påløbet renter, skal renterne altså ikke konteres sammen med varen/tjenesteydelsen men på ovenstående kontonummer. Gebyrer Der kan i særlige tilfælde f.eks. rykkere jf. ovenstående være pålagt en vare/tjenesteydelse et gebyr der ikke er belagt med moms. I sådanne tilfælde skal gebyret konteres særskilt på en art 4.0. Dog indenfor samme gruppering som varen/ tjenesteydelsen, såfremt der ikke er oprettet en særlig gruppering. - 2 -
Niv. Nr. Betegnelse Anvendelse A1 0 Beregnede omkostninger Se ministeriets vejledning A1 1 Lønninger Lønninger og vederlag til kommunens ansatte, herunder kommunalbestyrelsesmedlemmer. Pensionsforsikringspræmier, men ikke udbetalte pensioner. Indtægter fra Dagpengefonden. Det er kun Personaleafdelingen der må kontere på konti med art 1. A1 2 Varekøb Momsbelagte varekøb, samt køb af jord og bygninger A2 2.2 Fødevarer Brød Dybfrostvarer Kaffe, te og kakao Kartofler, grøntsager og frugt Kolonialvarer Konservesvarer Kød, fjerkræ og fisk Mejeriprodukter Øl, vand og andre drikkevarer A2 2.3 Brændsel og drivmidler Benzin Dieselolie Elektricitet Fast brændsel (kul, koks) Fjernvarme Flydende brændsel (olie) Forsyningsvirksomheders køb af energi med henblik på videresalg Gas Petroleum A2 2.6 Køb af jord og bygninger Køb af jordarealer Køb af bygninger A2 2.7 Anskaffelser Større og bekostelige indkøb af genstande med levetid på over 1 år (eksklusiv køb af jord og bygninger), f.eks.: Maskiner, IT-udstyr, kopimaskiner, mobiltelefoner Motorkøretøjer og andet kørende materiel Tekniske anlæg og installationer, f.eks. eleva- - 3 -
torer, forbrændingsanlæg, kedelanlæg, køleanlæg, sanitære anlæg, varme- og ventilationsanlæg, større apparaturer såsom f.eks. røntgenanlæg, scannere o. lign. A2 2.9 Øvrige varekøb Mindre bekostelige genstande som forbruges løbende f.eks.: Byggematerialer, f.eks. betonelementer, mursten, cement, grus og tømmer Kontorartikler, f.eks. papir og tryksager Lægelige artikler, f.eks. apparatur og instrumenter, behandlingsapparater, laboratorieudstyr, forbindsstoffer, medicin, proteser, røntgenartikler, tand-plejeartikler og transfusionsmateriale Rengøringsartikler, f.eks. affaldsposer, vaskeog opvaskemidler, toiletartikler og desinfektionsmidler Inventar, f.eks. armaturer, tæpper, møbler, senge og service Undervisningsmidler, f.eks. bøger, film, bånd, samlinger, håndgerningsmaterialer, skriveredskaber, sløjdmaterialer og varer til skolekøkken Vejmaterialer, f.eks. asfalt, beton, kantsten, cement, grus og vejsalt A1 4 Tjenesteydelser m.v. A2 4.0 Tjenesteydelser uden moms Køb af tjenesteydelser der leveres af eksterne. Dog skal ydelser der købes af kommunens egne forsyningsvirksomheder 2 også registreres her. Visse administrative tjenesteydelser, f.eks. efteruddannelse, kontingenter til kommunale sammenslutninger, ikke-skattepligtige diæter til kommunalbestyrelsesmedlemmer, Porto, aviser og blade Skatter og visse afgifter, f.eks. ejendomsskatter, vægtafgift. Forsikringer Sundhedsmæssige tjenesteydelser, f.eks. almen læge- og sygeplejemæssig bistand, Betaling til private sygehuse, lægeerklæringer, betaling for forskellige undersøgelser Visse transportudgifter, f.eks. befordringsgodtgørelse, patientbefordring samt ikke momsbelagte udgifter til bustransport Varekøb og anskaffelser, der ikke er momsbe- 2 I Faxe Kommune er det p.t. dagrenovation og genbrugspladser der betegnes som forsyningsvirksomheder. - 4 -
A2 4.5 Entreprenør og håndværkerydelser Konteringsvejledning Faxe Kommune lagte, herunder f.eks. andel af varmeudgifter opkrævet af ikke-momsregistrerede boligforeninger og lignende. Betaling vedr. humandiagnostiske analyser. Samtlige udgifter til anlæg, reparation og vedligeholdelse, som ikke udføres af kommunens eget personale A2 4.6 Betalinger til staten 3 Elever i private og statslige skoler Er der andet? A2 4.7 og 4.8 Betalinger til kommuner henholdsvis regioner 2 A2 4.9 Øvrige tjenesteydelser m.v. A1 5 Tilskud og overførsler Ambulante undersøgelser og behandlinger på sygehuse i andre regioner Betaling til den regnskabsførende kommune i fælleskommunale anliggender for momsfrie ydelser Børn i dag- eller døgninstitutioner Ikke-momsregistrerede vejarbejder Indlæggelser til specialbehandling på sygehuse i andre regioner Oprensning af vandløb Sagkyndig assistance hos regioner Undersøgelser Undervisning af de i kommunen hjemmehørende elever Visse administrative tjenesteydelser, f.eks. annoncer og køb af konsulentydelser. Anvendelse af vikarer der ikke er ansat i kommunen. Betaling til den regnskabsførende kommune i fælleskommunale anliggender for momsbelagte ydelser Fragt Leverancer fra kommunens egne forsyningsvirksomheder Revision og telefon m.v. Sanitære tjenesteydelser, f.eks. rengøring, bortkørsel og forbrænding af affald, skorstensfejning, slamsugning, vask og rensning samt vinduespolering Udgifter til vand Her registreres som hovedregel udgifter, der ikke direkte modsvares af præstationer hos tilskudsmodtageren. 3 Såfremt myndigheden på det pågældende aktivitetsområde er momsregistreret, og altså afregner leverancer incl. moms, registreres på de momsbærende udgiftsarter - typisk 4.9 eller 2.9-5 -
A2 5.1 Tjenestemandspensioner m.v. A2 5.2 Overførsler til personer A2 5.9 Øvrige tilskud og overførsler Konteringsvejledning Faxe Kommune Direkte udbetalte pensioner og understøttelser (men ikke præmier til ansattes pensionsforsikringsordninger, idet pensionsforsikringspræmier registreres med hovedart 1) Pensionsoverførsler ved overgang mellem stat og kommuner eller mellem to kommuner (betalende kommune: debet, modtagende kommune: minus debet) Pensionsudbetalinger, der tilfalder kommunen (minus debet) Ventepenge og rådighedsløn Boligsikring Erstatninger Kostgodtgørelse til beboere på institutioner m.v. Tilskud og overførselsindkomster i henhold til de sociale love f.eks. folkepension, førtidspension og dagpenge Udgifter til forsørgelsesydelser efter lov om aktiv socialpolitik samt sygesikring Fripladser i dagtilbud for børn. Søskenderabat Aconto udbetalinger til selvstændigt regnskabsførende sociale institutioner Tilskud til foreninger og institutioner Tilskud til personaleklubber Tilskud til kollektive trafikselskaber A1 6 Finansudgifter Se ministeriets vejledning A1 7 Indtægter Her registreres indtægter ved salg af produkter og ydelser til stat, andre kommuner samt private. Til disse indtægter hører takstmæssige betalinger for andre kommuners benyttelse af institutioner i kommunen. Under hovedart 7 registreres ligeledes indtægter ved salg af fast ejendom samt indtægter ved udlejning af faciliteter tilhørende kommunen. A2 7.1 Egne huslejeindtægter NB: Statsrefusioner, generelle tilskud og skatte indtægter registreres under hovedart 8. Kontraktmæssigt fastsatte huslejebetalinger for ejendomme kommunen selv ejer samt varmebidrag i forbindelse hermed, hvis varmeudgifterne indgår i momsrefusionsordningen Overenskomstmæssig lejebetaling for perso- - 6 -
A2 7.2 Salg af produkter og ydelser Konteringsvejledning Faxe Kommune naleboliger (lægeboliger, lærerboliger mv.) kommunen selv ejer samt varmebidrag i forbindelse hermed, hvis varmeudgifterne indgår i momsrefusionsordningen. Alle lejebetalinger, varmebidrag mv. vedrørende egne ejendomme såvel til beboelse som andre formål. Er der tale om en sammensat ydelse - altså en ydelse, som udover husleje, varmebidrag m.v. vedrørende egne ejendomme indeholder andre elementer - må der ske en opdeling på art 7.1 og art 7.2 eller 7.9 af de relevante dele af ydelsen, hvis dette er muligt. For pensionistboliger i kommunens egne ejendomme, skal hele lejeindtægten, varmebidrag m.v. (såvel beboernes egenbetaling som det offentliges tilskud) registreres på art 7.1. Huslejeindtægter, som indgår i et momsregistreret regnskab, skal registreres på art 7.9. Beboeres betaling for husleje på institutioner for ældre og voksne handicappede skal registreres på art 7.2. Det understreges, at lejebetalinger, varmebidrag m.v. vedrørende egne ejendomme fra staten eller andre kommuner skal registreres på art 7.1 (eller art 7.9, hvis der er tale om indtægter, som indgår i et momsregistreret regnskab) og altså ikke på arterne 7.6-7.8. Ambulante undersøgelser og behandlinger for selvbetalende patienter Andre pleje- og behandlingsmæssige ydelser Arbejder udført for private Beboeres betaling for husleje og servicepakke på institutioner for ældre og voksne handicappede Benyttelse af beskyttede boliger Forældrebetaling til daginstitutioner m.v. Kantinesalg til patienter, besøgende og personale Kur og pleje til indlagte selvbetalende patienter Lodsejerbidrag (grundejerbidrag) Momsregistreret vejarbejde udført for andre kommuner og regioner Salg af apparatur og instrumenter m.v. Salg af bøger m.v. Salg af forsyningsvirksomheders hoved- og biprodukter - 7 -
A2 7.7 og 7.8 Betalinger fra h.h.v. kommuner og regioner Konteringsvejledning Faxe Kommune Salg af inventar Salg af kostportioner og madaffald Salg af maskiner og transportmidler Salg af tekniske anlæg og installationer Salg af varer Undersøgelser og behandlinger for forsikringsselskaber A2 7.6 Betalinger fra staten Ambulante undersøgelser og behandlinger Indlagte militærpatienter Udførte tjenesteydelser Vederlag for skatteråd Vedligeholdelse af hovedlandeveje og motorveje Ambulante undersøgelser og behandlinger Biblioteksydelser Brandvæsen Ikke-momsregistreret vejarbejde udført for andre kommuner og regioner Patienter til specialbehandling Pensionisters ophold Undervisningsydelser Vandløbsrensning m.v. A2 7.9 Øvrige indtægter Administrationsudgifter m.v. overført til forsyningsvirksomhederne Afgifter og gebyrer, f.eks. gebyrer for folkeregisterattester, forbrugerafgifter, hyrevognskørsel, huslejenævn, inkassationsgebyrer, kioskafgift og renovationsafgift Erstatning fra forsikringsselskaber Lejebetaling for grunde og arealer Lejebetaling for inventar Kontraktmæssigt fastsatte huslejebetalinger for ejendomme kommunen lejer samt varmebidrag i forbindelse hermed Overenskomstmæssig lejebetaling for personaleboliger (lægeboliger, lærerboliger m.v.) kommunen lejer samt varmebidrag i forbindelse hermed Salg af jord og bygninger NB: Indtægtsarterne afløfter som udgangspunkt ikke moms. Undtaget herfor er dog de arter der indgår i decideret momsregistreret virksomhed (se side 1, Særlige forhold ). I sådanne tilfælde sættes kontoen op til at afløfte moms. - 8 -
A1 8 Finansindtægter Se ministeriets vejledning A1 9 Interne udgifter og indtægter Registrering af udgifter og indtægter i forbindelse med køb og salg af varer og tjenesteydelser mellem kommunens forskellige funktioner og omkostningssteder. Bemærk: Ydelser mellem kommunens renovation (herunder genbrugspladser) og kommunens øvrige afdelinger og institutioner må ikke registreres hér, da forsyningsvirksomheder regnes som eksterne. Hovedart 9 betragtes som en udgiftsart. D.v.s. hvis man trækker en rapport der opdeler i indtægter og udgifter, vil indtægter under hovedart 9 stå som negative udgifter. NB NB: Det er vigtigt, at den der fortager konteringer under hovedart 9, ved hver postering sikrer sig, at det kontonr. der anvendes ved såvel sælger som køber er et nummer under hovedart 9. Da det hele jo foregår internt i kommunen skal de samlede posteringer på hovedart 9 jo gå i nul. (der er altid en indtægt der modsvarer en udgift). A2 9.1 Overførte lønninger Her reguleres lønudgiften hvis man har lånt en medarbejder fra en institution/afdeling. D.v.s. har en skole f.eks. lånt en lærer fra en anden skole et antal timer skal lånerens betaling for timerne registreres som en udgift (debiteres) på en 9.1 der så skal modsvares af en indtægt (krediteres) på en 9.1 konto hos den skole hvor læreren egentlig hører til (står i løn). A2 9.2 Overførte varekøb Her registreres varer købt ved andre institutioner/afdelinger i kommunen. Principielt det samme som anført under hovedart 2. Dette kunne f.eks. være mad købt i kantinen, Pc`er købt af en anden institution etc. A2 9.4 Overførte tjenesteydelser. Her registreres tjenesteydelser købt ved andre institutioner/afdelinger i kommunen. Principielt det samme som anført under art 4.0, 4.5 og 4.9. Dette kunne typisk være: Vedligeholdelse af udenomsarealer udført af Park og Vej Rengøring udført af Serviceafdelingen Pedel og viceværtarbejde udført af Teknisk- - 9 -
service Annoncering udført af Kommunikation Support fra IT-afdelingen Projektering udført af Byggeafdelingen (anlægsarbejder) Etablering af parkeringsarealer m.v. udført af Park og Vej - 10 -