Haderslev Katedralskole Bestyrelsesmøde mandag d. 13. juni kl. 19:00 21:00 Dagsorden. 1. Status på den økonomiske udvikling for 2016 ved rektor Ruth Funder og vicerektor Preben Plith. Regnskabstallet for det 1. kvartal viser et overskud på 2.183.887,- kr. hvilket er ganske fornuftigt set i lyset af, at mange af de forskellige tiltag, som ligger i vores sparerstrategi for de næste 4 år, kun lige er begyndt at blive implementeret i dagligdagen - se bilag 1. Langt de fleste af de sparerinitiativer, der indgår i vores sparerstrategi, forventes først for alvor at kunne aflæses i regnskabet for 2017. I øjeblikket arbejder vi med afslutning af skoleår2016-2017 og det er endnu usikkert, hvordan det regnskab falder ud. Det endelige resultat er et samspil mellem nedenstående faktorer, og hvordan det resultat helt præcist vil falde ud, vil vi først kunne se af regnskabstallet for det 3. kvartal: a. Lærerafgang og ændringer i norm ved skift af skoleår. b. Merarbejde ved skoleårets afslutning. c. Timefagfordelingen for det kommende skoleår. d. Elevtilgang til det nye skoleår. I det følgende er de nævnte faktorer kommenteret yderligere. Ad a: Lærerafgang/ændringer i norm skift af skoleår På lærerlønsiden forventer vi i 2016 at få en reduktion i lønudgiften i form af afgang samt ændringer i norm for nogle af vores lærere svarende til ca. 1,7 mio. kr. Lægger vi besparelsen til, som vi inkasserede ved omstrukturering af ledelsen i dette år, vil det samlede beløb svarer til ca. 2,1 mio. kr. Ad b. Merarbejde ved afslutning af skoleåret. Arbejdet med afslutningen af indeværende skoleår på lærersiden viser et merarbejde på 4951,8 timer inklusiv tillæg på 50 % svarende til ca. 1.5 mio. kr. Vi arbejder på at reducere den samlede udbetaling ved at indarbejde så mange af de timer som muligt som afspadseringen i det nye skoleår.
Ad c. Timefagfordelingen for det nye skoleår. Timefagfordelingen for det nye skoleår viser et overskud af timer, som ikke kan dækkes på normale vilkår. Vi er derfor via et stillingsopslag i gang med at undersøge mulighederne for at vikarbesætte fremfor at dække overskuddet af timerne via merarbejde. Det grundlæggende præmis for timefagfordelingen er økonomisk ansvarlighed, hvilket betyder, at vi ikke opretter studieretninger på årgang 2016 eller valghold i det nye skoleår, som der ikke er et til strækkeligt elevgrundlag til. Vi er underlagt bekendtgørelsesmæssige mindste krav til oprettelse af både studieretninger og valghold: I forbindelse med oprettelse af studieretninger skal vi mindst oprette en humanistisk-sproglig studieretning med AA eller AB kombinationen, samt en studieretning med matematik A i kombination med fysik A/fysik B samt kemi B. Hvad angår mindste kravet til oprettelse af et valghold, skal vi oprette et valghold, hvis der er 10 eller flere elever, som har ønsket det pågældende valghold. Grundlaget for timefagfordelingen er en ny arbejdstidsaftale for skoleår 2016-2017, der på den ene side skal være et redskab for os i at sikre en skarp styring af den økonomiske ressource til løndelen, samtidigt med at vi vil fastholde og understøtte kvaliteten i undervisningen ved ikke at have intensiveret arbejdet yderligere i form af reduktion af tid til forberedelse eller af tid til opgaveretning. Desuden ønsker vi med den nye arbejdstidsaftale at skabe en gennemskuelighed og synlighed omkring planlægningen af arbejdstiden for den enkelte lærer. Ad d. Elevtilgang til det nye skoleår. Vi har brugt en del ressourcer på PR her i foråret, og der er ingen tvivl om, at det er en af de medvirkende årsager til, at vi etablerer 11 stx-klasser og 2 hf-klasser på den nye årgang efter sommerferien. I den sammenhæng skal også nævnes, at vi har sagt ja tak til at modtage 10 ansøgere fra Munkensdam Gymnasium, hvoraf de 6 har sagt ja tak til at blive indskrevet hos os. Muligvis viser studieretningsvalget efter grundforløbet, at der ikke er basis for 11 stx klasser og i så fald vil vi i løbet december lave sammenlægninger, sådan at vi etablerer 10 stx-klasser på årgang 2017. Desuden har vi følgende projekter, hvoraf nogle er skal projekter, som vi skal finde økonomisk råderum til i 2016. Nyt nøglesystem på ydredørene til skolen et skal projekt. Det har desværre vist sig nødvendigt at udskifte nøglesystem på yderdørene, da vi har erfaret, at der er nøgle i omløb i byen, som gør, at vi ikke kan sikre, at uvedkommende ved forskellige lejligheder kommer ind på skolen. Vi har kig på et briksystem, fordi det ikke kræver store udskiftninger, hvis en brik kommer på afveje. I øjeblikket indhenter vi tilbud fra forskellige leverandører, og på baggrund af de løse overslag, som vi indtil videre har kendskab til, skal vi forvente en pris, der vil ligge omkring de 600.000,- kr.
Solafskærmning i sprogfløjen et skal projekt. Efter renoveringen af sprogfløjen mangler at få etableret en solafskærmning ved klasseværelserne. Vi tager først 1. salen for efterfølgende at vurdere, hvorvidt det er nødvendigt med en solafskærmning i underetagen - idet vi er bange for, at en solafskærmning på underetagen vil gøre det for mørkt i de pågældende klasseværelser. Pris for solafskærmningen på 1. sal er 168.720,-kr, og arbejdet vil komme til at foregå i sommerferien. Udskiftning af de bærbar pc ér et projekt, som trænger sig på. De eksisterende bærbar pc er er slidte, og er det ikke længere muligt at reparere på nogle af dem. En forventet pris på udskiftning af alle vores bærbar pc er vil ligge omkring 1. mio. kr., der regnskabsteknisk afskrives over 3 år. Pædagogisk indsat på hf et projekt, som trænger sig på. Det er tvingende nødvendigt, at vi inden for en overskuelig fremtid gør noget for at understøtte lærernes arbejde med undervisningen på hf, hvis vi vil fastholde et hf på skolen. Vi har kontakt til Nicolaj Molthe-Leth, True North, for at afsøge muligheder for sammen med Nicolai at lave et særligt forløb tilrettet vores behov. Vi har her i foråret haft besøg af Karen Marie Madsen, forstander, True North Efterskole, Snaptun, der gav os et oplæg om, hvordan de arbejder pædagogisk med udgangspunkt i True North s principper. På IBC Kolding, hvor Karen Marie tidligere har været ansat, arbejdede de også med udgangspunkt i True North s principper, hvor de over de år, hvor arbejdet stod på, kunne registrere en markant stigning i elevtilfredshed og i lærertilfredshed og ikke mindst kunne de fremvise en markant fald i frafald blandt eleverne på uddannelsen. Vi er efter sommerferien inviteret på besøg på efterskolen i Snaptun, hvor vi vil få mulighed for at snakke nærmere med både lærere og elever om den pædagogiske tilgang på skolen. Vi er endnu i den indledende fase, men Nicolai er ikke en billig dreng at lege med. 2. Arbejdet med APV 2016 ved Lisbeth Stigkær og Morten Mahler Eriksen, lærerrepræsentanter i AR-udvalget. Vi har i foråret gennemført arbejdspladsvurdering, APV 2016. Lisbeth og Morten vil på bestyrelsesmødet orientere om resultatet af det foreløbige arbejde med APV 2016, samt om det videre arbejde med at omsætte resultaterne af APV 2016 til en handleplan for det videre arbejde.
3. Nye studieordensregler ved pædagogisk leder Birgit Krogh og pædagogisk leder Pernille Hegnby Sørensen - se bilag følger senere. Vores nuværende studieordensregler er nogle år gamle, og de er ikke længere tidsvarende i forhold til at sætte de nødvendige rammer for vores skoledag. Eksempelvis har vi gennem det sidste årstid oplevet nogle udfordringer med rusmidler på skolen i forbindelse med elevfesterne, fredagscafeerne og også i hverdagen, som vores nuværende studieordensregler ikke giver os nogle rammer for at håndtere. Birgit og Pernille præsenterer et udkast til nye studieordensregler, som bliver fremlagt til godkendelse for Bestyrelsen på bestyrelsesmødet. 4. Årshjulet for bestyrelsesmøder i skoleåret 2016/2017 ved rektor Ruth Funder. Vi har 4 bestyrelsesmøder pr. skoleår fordelt med henholdsvis 2 om efteråret og 2 om foråret. Hvert bestyrelsesmøde har tidligere været fastlagt til 2 timer og på ugedagen, mandag. I det nye skoleår vil vi gerne forsøge os med et lidt længere bestyrelsesmøde i efteråret med start kl. 16:00, sådan at vi får mulighed for at udfolde strategiske diskussioner, der kan suppleres med relevante oplæg, når det giver mening. Et bud på et årshjul for bestyrelsesmøder for skoleår 2016/2017 kunne se som følgende: Mandag d. 12. september 2016 kl. 19-21:00. Ordinært bestyrelsesmøde, hvor fastlæggelse og udmøntning af resultatlønskontrakter for rektor er et obligatorisk punkt på dagsorden til mødet. Mandag d. 12. december 2016 kl. 16:00 21:00 - alternativt mandag d. 28. november af hensyn til en eventuelt frist pr. 1. december for godkendelse af vores studieretninger for skoleår 2017/2018 efter den nye reform. Et længere bestyrelsesmøde med fokus på diskussion af strategiudvikling for skolen. Skolen er vært for et lille traktement. Mandag d. 27. marts 2017 kl. 19:00-21:00 med forbehold for revisorens kalender. Ordinært bestyrelsesmøde, hvor revisorens gennemgang af årsrapport og godkendelse af årsrapport er obligatoriske punkter på dagsorden. Mandag d. 12. juni kl. 19:00-21:00 Ordinær bestyrelsesmøde med fastlæggelse af årshjulet for det næstkommende skoleår.
5. Haderslev Katedralskolens 450 års jubilæum i 2017 ved rektor Ruth Funder. Vi skal markere og fejre jubilæet en dag i 2017. Umiddelbart er der to datoer, der kan være relevante at planlægge i forhold til. a. Mandag d. 6. februar 2017 er datoen for stiftelsesdokumentet for skolen. b. Torsdag d.7. september 2017 er datoen for starten af den nuværende Haderslev Katedralskole. 2017 er desuden 500-året for reformationen, der også fejres i Haderslev. Skolens oprettelse var ifølge historiske kilder helt klart et produkt af reformationen. Vi hælder mest til at markere jubilæet d. 7. september 2017 på grund af vejr, et roligt tidspunkt på skoleåret samt mere tid til at få udgivelsen af bogen om skolen på plads. D. 7 september er imidlertid også genforeningsdatoen, og genforeningen fejrer sit 100 årsjubilæum i 2020 samtidigt med at skolen atter runde et hundredårsjubilæum. På trods af muligheden for skabe historisk forvirring omkring datoen d. 7. september, er d. 7 september 2017 den dato, der vil give os de optimale rammer for at fejre skolen 450 års jubilæum. 6. Systemrevisionserklæring af Lectio ved rektor Ruth Funder. Uni- C (styrelsen for IT og læring) under UVM og MaCom (leverandør af Lectio, der er vores administrative system) - lægger arm om, hvem der skal betale for en systemrevision af Lectio, der er grundlaget for en persondatabehandleraftale, som det kræves, at vi har indgået med Lectio senest d. 30. juni. 3 gymnasier forsøger i øjeblikket at få en systemrevisionserklæring af Lectio i stand, ved at gymnasierne, som er brugere af Lectio, kollektivt går ind og deler udgiften på ca. 400.000,-kr. til en revisionserklæring. Hvis redningsaktionen ikke lykkes, skal indgå en ny aftale med den anden leverandør af et administrativt system, Ludus, og have hentet alle vores data fra Lectio senest d. 30. juni. 7. Evt. Rf d. 27. maj 2016