Referat GeoDanmark Weidekampsgade 10 2300 København S tlf: 33 70 37 43 www.geodanmark.dk GeoDanmarks repræsentantskabsmøde den 29. april 2016 11. maj 2016 GeoDanmarks repræsentantskabsmøde 2016 afholdtes i år på Nyborg Strand, Hotel og Konferencecenter. Referat af Repræsentantskabsmøde 2016: 1) Valg af ordstyrer Formanden bød velkommen og Jesper Høi Skovdal, Geoforum, blev foreslået som ordstyrer. Jesper blev valgt som ordstyrer. Ordstyreren takkede for valget og startede med at konstatere, at repræsentantskabsmødet var rettidigt indkaldt og gjorde op, at der var 45 medlemmer til stede og at 18 medlemmer var repræsenteret ved fuldmagt, i alt 63 stemmeberettigede, og at forsamlingen dermed var beslutningsdygtig. Herefter gennemgik ordstyreren afstemningsproceduren, herunder at forslag ville kunne vedtages, ved at mindst halvdelen af de stemmeberettigede, dvs. 32 af de tilstedeværende repræsentanter stemte ja. Ordstyreren gennemgik dagens program, hvorefter han gav formanden ordet. 2) Bestyrelsen præsenteres Bestyrelsesformand Christian Bjerg præsenterede kort de enkelte medlemmer af bestyrelsen. Medlemmerne er: Christian Bjerg (Aalborg Kommune, formand), Flemming F.
Christensen (Silkeborg Kommune), Marie Louise Madsen (KL), Søren Reeberg Nielsen (SDFE, næstformand), Thorben B. Hansen (SDFE), Anders Carlsen (SDFE). 3) Formandens beretning fra 2015 Formand Christian Bjerg aflagde mundtlig beretning om 2015. Her følger manuskriptet til formandens beretning (det talte ord gælder). Tak for ordet jeg kan jo starte med at spole tiden et år tilbage Sidste år stod jeg som forholdsvis ny formand for GeoDanmark og berettede om, at 2014 havde været året med mange første gange. Det var første gang, GeoDanmark mødtes som forening under det nye navn, og foran os ventede et år, hvor vi for alvor skulle til at arbejde efter principperne i den nye forretningsmodel. Forretningsmodellen er ikke længere helt ny. For det er nu to år siden at I, GeoDanmarks medlemmer, tiltrådte den og dermed banede vejen for en mere lige fordeling og et mere effektivt samarbejde, som giver os i stat og kommuner gode forudsætninger for data af høj kvalitet, som kan bruges i forvaltningen i mange sammenhænge. I år kan jeg ikke sige første gang helt så meget, men jeg kan med en vis rutine som foreningens formand og bestemt også med stolthed og tilfredshed se tilbage på året, der gik. Og det vil jeg gerne dele med jer. Hvad er sket i det første år med den ny forretningsmodel? Det forgangne år har selvfølgelig båret præg af indkøringen af den nye struktur og en ny arbejdsdeling i foreningen. Fællessekretariatet er løbet i gang og den nye arbejdsdeling er også implementeret, fx hvad angår produktionen og vedligehold af data. Der har året igennem været travlt over hele linjen, fra fællessekretariatet og de faste fora, sekretariatsudvalget, projektgruppen for ny systemunderstøttelse og helt ud til alle medlemskommuner, som har været flittige i vedligeholdelsen af vores fælles data. I bestyrelsen har vi også haft travlt. Vi har selvfølgelig holdt vores møder, men vi drog også på et bestyrelsesseminar sidste sommer, hvor vi prioriterede at have tid til at lære hinanden bedre at kende og til snakken om det nu er den rigtige vej, vores forening bevæger sig i. Vi kunne da konstatere, at GeoDanmark er gjort af et stof som godt kan følge med udviklingen og stadig har stor berettigelse. Med det afsæt var vi enige om at fastholde det strategiske fokus vi har i dag. Strategien, pejlemærkerne og forretningsmodellen er de grundsten, som GeoDanmark hviler på og som har defineret rammerne for det forgangne års mange aktiviteter. 2
Aktiviteterne i foreningen finder sted i mange forskellige sammenhænge og rundt omkring i landet. Det er mange små tandhjul, som får det store maskineri til at køre og som er drevet af ildsjæle med holdning og visioner. Det er så vigtigt med medlemsengagementet, og uden alle jer frivillige i fora, udvalg, projekt- og arbejdsgrupper ville vi slet ikke opleve den samme fremdrift. Jeg vil her knytte et par ord til nogle af de løbende aktiviteter. Sekretariatsudvalget har også i 2015 spillet en stor rolle som støtte til Fællessekretariatets bestyrelsesbetjening. Sekretariatsudvalget har eksisteret siden 2011, og blev oprindeligt nedsat for at belyse nogle af de mere tekniske og økonomiske spørgsmål, inden sager kom i bestyrelsen. Udvalgets kompetencer rækker dog meget længere end til tekniske spørgsmål og udvalget har stor betydning i forhold til at forankre bestyrelsesarbejdet i foreningens bagland og som et sted, hvor ligheder og forskelle imellem staten og kommunerne kommer til udtryk, og hvor holdninger trykprøves. En stor tak til Jens Hollænder for indsatsen som formand for udvalget og velkommen til Jørgen Grum som ny formand. I Specifikationsforum arbejder medlemmerne løbende med specifikationen. I bestyrelsen har vi netop godkendt, at der snart kan sendes en ny version på gaden tidsnok i forhold til udbuddet af den ny systemunderstøttelse. Den nye version tager højde for erfaringer fra produktionen af data, ønsker fra eksisterende brugere og tilpasninger foreslået af Grunddataprogrammerne. Der kommer løbende ønsker om ændringer til specifikationen, og det vidner jo om interesse og behov for GeoDanmark-data, men det giver også medlemmerne af Specifikationsforum en stor opgave med at vurdere de enkelte forslag og ønsker samt at beskrive, hvordan de i givet fald kan imødekommes. For bestyrelsen vil jeg gerne udtrykke stor tillid til det faglige arbejde, som udføres i Specifikationsforum. Brian vil berette nærmere om det senere i dag. I Produktionsforum mødes SDFE og repræsentanter fra de regionale kortsamarbejder og Københavns Kommune. Her følges produktionen tæt, og der arbejdes løbende med at tilrettelægge smidige processer. Jeg vil benytte lejligheden til at hilse John Kamper fra SDFE velkommen som ny formand for Produktionsforum. John er ikke et nyt ansigt i forummet, men har overtaget formandsposten efter Jørgen Grum, som nu er formand for Sekretariatsudvalget. Produktionen og vedligehold af vores fælles data er jo en kerneopgave for GeoDanmark, og jeg og resten af bestyrelsen kan med tilfredshed konstatere, at det i 2015 er lykkedes at gennemføre en landsdækkende fotoflyvning. Det er en kompleks opgave, som tilmed er afhængig af godt vejr. Det tidsvindue, hvor der kan tages billeder, er meget snævert, og det er lidt af en øvelse med mange fly og flere forskellige producenter i sving. SDFE har haft travlt med at styre producenterne og sikre at kvaliteten af det leverede er i orden. Det gælder både fotoflyvning og ajourføring af GeoDanmark-data. 3
Til gengæld har kommunerne haft travlt med at indmelde de såkaldte ændringsudpegninger, som jo er et væsentligt bidrag til den høje aktualitet som vi stiler efter her i GeoDanmark, og jeg ved at der på vejområdet især er blevet arbejdet intenst i kommunerne med at højne kvaliteten af data. Produktionen i 2015 er ikke forløbet gnidningsløst og uden forsinkelser. SDFE har været presset af mangelfuld kvalitet i mange af leverancerne fra leverandørerne og et stort antal ændringsudpegninger. Jeg har hørt, at kommunikationen om fremdrift og udfordringerne i produktionen ikke har fået den ønskede opmærksomhed, men jeg ved også, at det er et fokusområde for SDFE og Produktionsforum i det kommende år. Men set i lyset af, at det er første år vi har den fælles landsdækkende ajourføring af GeoDanmark-data synes jeg, vi har høstet brugbare erfaringer og dermed har de bedste forudsætninger for forbedringer til dette års produktion. Det skal vi høre om i eftermiddag. Den nye systemunderstøttelse vil jeg også give et par ord med på vejen Det fremtidige system skal understøtte alle de ting, vi gerne vil. Vi har i bestyrelsen så sent som i går aftes som styregruppe for projektet sagt god for udbudsbekendtgørelsen og det nye system kommer dermed i udbud om få dage. Vi har været ambitiøse med at ville anskaffe en ny systemunderstøttelse sideløbende med at vi har implementeret en ny forretningsmodel. Det har tæret på de samlede ressourcer i foreningen. Projektgruppen med fælles statslig og kommunal projektledelse har brugt rigtig lang tid på ny systemunderstøttelse, men opgaven har vist sig at være mere kompleks end først antaget. Vi ønsker fra bestyrelsens side at gøre det så godt som muligt, da det er en stor investering for vores forening og fordi systemet skal holde i mange år. Ud over det store arbejde med at afklare forretningsbehov og kravspecificere det nye system, er der også brugt tid på at undersøge best practice i udlandet og forstå hinandens behov. Vi er i bestyrelsen opmærksomme på, at både kommunerne og SDFE har et stort behov for en ny og bedre funktionalitet end den nuværende. SDFE har, som mange af jer er bekendte med, udfordringer med at holde FOT2007-systemet i luften. Men vi har tillagt det afgørende betydning, at der i udbuddet er en realistisk tidsplan, der giver et robust projektforløb med tid til både specifikation, udvikling og test. Jeg vil gerne rette en stor tak til projektgruppen for deres store indsats i det forgangne år. Det er en vigtig milepæl I har bragt foreningen hen til nu, ved at vi nu kan sende det nye system i udbud. Vi kommer til at høre fra projektlederne senere på dagen, så jeg vil ikke dvæle mere ved det. I det forgangne år har der også været arbejdet med kommunikationen 4
Jeg er bekendt med, at KL har afholdt roadshows rundt omkring i landet med stor tilslutning fra de regionale kortsamarbejder. Disse møder er også for GeoDanmark en god anledning til at høre, hvad der rør sig i kommunerne. Vi er i bestyrelsen bevidste om det store behov for information til medlemmer og omverdenen og jeg ved, at fællessekretariatet har netop det som et indsatsområde i det kommende år. Blandt andet er der en ny hjemmeside på vej, som vil gøre det lettere at informere og for brugere nemmere at finde den ønskede information. Omverdenen hjælper også GeoDanmark på vej Der er stadigt flere aktiviteter, som i en eller anden udstrækning baserer sig på geografiske data. Betydningen og relevansen af geodata i forvaltningsøjemed er ikke længere til diskussion. Effektivisering står højt på de politiske dagsordener, og tiltag som grunddataprogrammet er skabt med det for øje. Grunddataaftalen mellem Regeringen, KL og Regionerne spiller en central en rolle for udviklingen på geodataområdet. Nogle af initiativerne har, som I sikkert er klar over, en særlig betydning for GeoDanmark, det gælder blandt andet på adresse-, ejendoms- og vandforvaltningsområdet. Desuden er GeoDanmark-data blevet gjort til grunddata og er frie og kan bruges af alle. Det er helt klart, at disse initiativer har stor betydning for, hvordan GeoDanmark skal udvikle sig i årene der kommer. Fremtiden byder på nye udfordringer Flere ønsker at bruge GeoDanmark-data. Og det stiller krav til data, det er en selvfølge. Men det betyder også, at vi hele tiden skal sikre os, at vi har et robust samarbejde, som kan forholde sig til udefra kommende ønsker og krav, og som er gearet til at kunne tage stilling til, hvad der skal arbejdes med i regi af foreningen, og hvad der måske ikke hører hjemme i vores fælles GeoDanmark. Fremtiden byder på ejendomsvurderinger baseret på blandt andet GeoDanmarkdata. Vi skal høre mere om det lidt senere, men denne og andre anvendelser bidrager til at højne kvaliteten af vores fælles data. Den nære fremtid byder på ibrugtagning af Vejreferencemodellen en længe ventet kobling mellem GeoDanmarks vejnet og de mange nyttige informationer i vejforvaltningssystemerne. Det er fortsat en central ambition for bestyrelsen, at administrativ ajourføring skal udgøre en større andel af vedligeholdelsen af GeoDanmark-data. Administrative ajourføringer foregår helt ude i forvaltningen og lige der, hvor der sidder sagsbehandlere som kender forholdene og som har styr på deres bygninger, vandløb og veje. Dét er en af forudsætningerne for at GeoDanmark fortsat kan spille en rolle som forvaltningsgrundlag. Inden jeg slutter af, vil jeg gerne gøre et tankeeksperiment Lad os spole tiden 10 år tilbage. Det var dengang det daværende KMS og kommunerne hver især lavede deres egne kort på baggrund af forskellige standarder Kort10 og TK mener jeg de hed. 5
Det var også dengang, at data ikke flød frit - selv mellem myndigheder eller på tværs af kommune- og amtsgrænser. Det var dengang, selv vigtige elementer som veje og vandløb ikke hang sammen på tværs. Og dengang I i kommunerne skulle indgå aftaler med KMS for at få adgang til data. Sådan er virkeligheden ikke i dag. Det at der i dag findes et ensartet datagrundlag som er fælles for alle landets kommuner, staten og alle andre som har lyst til at bruge det, det skal vi være stolte af. Vi har en foreningskonstruktion som er helt unik GeoDanmark baserer sig på frivilligt medlemskab og aftaler imellem kommunerne og staten. Mange af jer har været med på hele rejsen og kan nikke til, at situationen i dag er helt anderledes end for 10 år siden, på den gode måde. Inden vi går videre i dagens program, vil jeg gerne rette en stor tak til alle jer medlemmer som bruger data, som fx laver ændringsudpegninger og som indgår i dialog med SDFE, KL og foreningens fora og på mange forskellige måder sikrer at hjulene holdes i gang. Jeg vil også gerne sige tak til alle de mennesker i Specifikationsforum, FOT2007 Forum, Produktionsforum, Sekretariatsudvalget og de løbende projektgrupper som leverer en stor indsats for at vi sammen går den rigtige vej. Tak for opmærksomheden! Og til allersidst en tak til Fællessekretariat og mine bestyrelseskolleger for et godt samarbejde i året, der er gået. Der blev spurgt, om bestyrelsen i det forgangne år har fundet anledning til at revidere forretningsmodellen, hvortil formanden svarede at det har bestyrelsen ikke. Der blev desuden spurgt til, om SDFE påtænker at afsætte flere ressourcer til produktionen, hvortil Anders Carlsen, SDFE, svarede at der som følge af opgaven med at levere data til SKAT s kommende nye ejendomsvurdering samlet set er et større hold til håndtering af GeoDanmarkopgaverne i styrelsen. Der var ikke yderligere spørgsmål eller kommentarer til beretningen, hvorefter ordstyreren konkluderede, at forsamlingen tog beretningen til efterrretning. 4) Godkendelse af årsrapport 2015 6
Charlotte Malling fra Fællessekretariatet præsenterede regnskabet for 2015. Der var ingen spørgsmål eller bemærkninger til årsrapporten/regnskabet. Repræsentantskabet godkendte herefter årsrapporten for 2015. 5) Godkendelse af budget 2016-2018 Charlotte Malling fra Fællessekretariatet præsenterede bestyrelsens forslag til budget 2016-18. Der blev spurgt, om der er afsat midler til det nye administrative ajourføringsforum, hvortil Charlotte svarede bekræftende, at udgifter til foreningens fora indgår i puljen til sekretariatsdrift. Der var ikke yderligere spørgsmål eller kommentarer til budgettet, hvorefter repræsentantskabet godkendet budgettet. Herefter gav ordstyreren ordet til formand Christian Bjerg, som orienterede om den økonomi, som er forbundet med anskaffelsen af den ny systemunderstøttelse, herunder at udvikling af systemet udbydes med en øvre ramme på 23 mio. incl. 4 års drift, samt at den samlede værdi af den ny systemunderstøttelse er anslået til ca. 42 mio. over en 8- årig periode. Formanden kunne desuden oplyse, at der er aftalt en finansieringsmodel mellem SDFE og KL, som sikrer den nødvendige likviditet i udviklingsårene, samt at medlemsbidraget kan fastholdes på det nuværende niveau. Repræsentantskabet tog orienteringen til efterretning. 6) Godkendelse af arbejdsprogram 2016-17 Katarina Ritz fra Fællessekretariatet præsenterede bestyrelsens forslag til arbejdsprogram for det kommende år, herunder baggrunden for de foreslåede aktiviteter. 7
Det blev fra salen præciseret, at processen for behovsafdækning ift. 10-cm fotos ikke var korrekt beskrevet i det præsenterede arbejdsprogram, hvortil Søren Reeberg Nielsen, SDFE, svarede at formuleringen i arbejdsprogrammet vil blive rettet. Herefter godkendte repræsentantskabet arbejdsprogrammet. 7) Strategi 2016-18 8) Formand Christian Bjerg informerede om GeoDanmarks reviderede strategi, som dækker perioden 2016-18. Strategien for 2013-15 er et godt udgangspunkt for foreningens virke og mål og har derfor dannet basis for strategien for 2016-18. Der er sket tilretninger som følge af: Forretningsmodellens vedtagelse i 2014 Ændringer i grunddataprogrammer Ændring af navn for foreningen Bilag med detaljerede pejlemærker udgår, idet udfoldelse af strategien sker i de årlige arbejdsprogrammer Bestyrelsen har derudover besluttet, at der skal påbegyndes en revision af strategi 2016-18 i 2. halvdel af 2017 Repræsentantskabet tog orienteringen til efterretning. 9) Fastsættelse af medlemsbidrag Medlemsbidraget for 2016 fremgik af budgettet for 2016-18 og blev her godkendt af repræsentantskabet. 10) Valg af revisor Repræsentantskabet godkendte Deloitte som foreningens revisor for det kommende år. 11) Eventuelle øvrige sager Der blev ikke drøftet noget under dette punkt. 8
Herefter takkede ordstyreren for god ro og orden og afsluttede repræsentantskabsmødet. 9