GeoDanmark arbejdsprogram

Transkript

1 GeoDanmark Weidekampsgade København S tlf: GeoDanmark arbejdsprogram marts 2017 Indhold Indledning...2 Fokusområder for det fælles arbejdsprogram...2 Ny systemunderstøttelse Effektive arbejdsgange...6 Andre væsentlige aktiviteter...7 Parternes aktiviteter...7

2 Indledning GeoDanmarks arbejdsprogram indeholder en række fokusområder, som rummer de væsentligste opgaver i foreningen i det kommende år, og som tilsammen bidrager til, at GeoDanmark bevæger sig i den ønskede retning. Bestyrelsen har undervejs drøftet fokusområderne, og Fællessekretariat har sammen med Sekretariatsudvalg arbejdet videre med disse. I 2017 ønsker bestyrelsen særligt at styrke den kommunikative indsats overfor udvalgte målgrupper. Ud over fokusområderne kommer en række drifts- og udviklingsområder, som også er en del af GeoDanmarks arbejde. Sidst i arbejdsprogrammet er der medtaget et afsnit om parternes aktiviteter. De er med i den samlede historie om GeoDanmark, selvom finansiering ligger udenfor det fælles budget. Som bilag til arbejdsprogrammet er en samlet oversigt over alle aktiviteter. Fokusområder for det fælles arbejdsprogram Arbejdsprogrammet har som nævnt fire fokusområder: Ny systemunderstøttelse en stor opgave som er i udviklingsfasen. Systemet forventes i drift i foråret som er essentiel for, at foreningen kan opnå den ønskede vision. I 2017 igangsættes bl.a. et ny administrativt ajourføringsforum. både internt og eksternt her arbejdes blandt andet med at styrke den fælles identitet i foreningen og fortællingen overfor udvalgte målgrupper. Effektive arbejdsgange i foreningen, som motiverer og involverer medlemmer og hjælper bestyrelse og Fællessekretariat til at have et godt overblik og til den nødvendige koordinering. Ny systemunderstøttelse GeoDanmark har i december 2016 indgået kontrakt med KMD (med Septima som underleverandør) om udviklingen af en ny systemunderstøttelse til GeoDanmark. Det nye system skal afløse det nuværende FOT2007 og forventes at gå i drift i foråret Systemet vil gøre det nemmere og mere smidigt at vedligeholde GeoDanmark-data administrativt. Hvorfor? Det nye system skal understøtte GeoDanmarks vision om at GeoDanmarkdata medvirker til at effektivisere forvaltningsprocesser i både stat og kommuner. 2

3 For hvem? Den nye systemunderstøttelse kommer medlemmerne til gode, men også de mange andre aktører, der benytter GeoDanmark-data i egne løsninger. Den nye systemunderstøttelse vil endvidere lette processerne med produktion og vedligehold af de fælles data hos SDFE og i kommunerne. Hvordan? I 2017 er der fokus på udvikling og idriftsættelse af selve systemet. I designfasen indgår en række co-creation workshops med brugerne. Dette skal sikre, at det færdige system lever op til de mange krav, som de forskellige brugere af systemet har for at kunne løse deres opgaver. Projektet er organiseret med en styregruppe samt to projektledere, en fra SDFE og en fra kommunerne. Projektlederne råder over en projektgruppe med medlemmer fra både SDFE og KL. GeoDanmark arbejder med ny systemunderstøttelse i igennem følgende aktiviteter: Systemudvikling Afholdelse af co-creation workshop med fremtidige brugere af systemet Gennemførsel af slutbrugertest Færdiggørelse version 6.0 af Specifikation, således at den er tilpasset de fælles modelregler for grunddata samt strukturen og principperne i det nye system Evaluering af metoder og procedurer ifm. ændringsudpegninger, så disse smidiggøres frem mod 2018, hvor det nye system forventes i drift Afdækning af mulighederne for at medarbejdere i kommuner og stat kan indarbejde ajourføring af GeoDanmark-data i deres normale arbejdsgange Vurdering af behovet for afledte opgaver i forbindelse med systemudviklingen Når vi i GeoDanmark siger administrativ ajourføring mener vi, at ændringer i GeoDanmark-data lægges direkte i databasen i forbindelse med arbejdsgangen hos en sagsbehandler, fx byggesagsbehandling, miljø- eller vejforvaltningssystemer. afhænger af, om GeoDanmark-systemet kan tale med de relevante fagsystemer og af arbejdsgangene hos sagsbehandlerne. 3

4 Hvorfor? GeoDanmark ønsker i det kommende år at sætte yderligere fokus på administrativ ajourføring som en vej til højere aktualitet af data, men også som en mere omkostningseffektivt måde at vedligeholde de fælles geodata på. For hvem? Med administrativ ajourføring skabes et stort potentiale for eksempelvis hurtigere afgørelser i offentlige forvaltningsprocesser, færre fysiske tilsyn, og det fjerner omfanget af dobbeltregistrering. Når administrativ ajourføring er integreret i forvaltningsprocesserne, får det pågældende fagområde gevinst i form af opdateret (geografisk) dokumentation. Samtidig kan gevinsterne høstes i andre forvaltningsprocesser. Hvordan? I 2017 vil fokus være på at få grundlaget på plads, som kan understøtte at GeoDanmark i fremtiden i højere grad bliver ajourført administrativt. Det handler mest om system og arbejdsgange i kommunerne. GeoDanmark arbejder med at understøtte administrativ ajourføring i igennem følgende aktiviteter: Fastlæggelse af rolle og opgaver for administrativt ajourføringsforum indenfor den ramme, som bestyrelsen har givet Beskrivelse af arbejdsgange, hvor administrativ ajourføring af GeoDanmark-objekter kan erstatte ændringsudpegning Afdækning af forudsætningerne for en sammenhængende ajourføring af Navngiven Vej i nyt adressesystem DAR og vejkoder i nyt GeoDanmark-system Synliggørelse af, hvor ajourføringsdata fødes i forvaltningsprocesserne med henblik på at få viden om hvilke fagsystemer, der kan levere data til administrativ ajourføring Afdækning af muligheder for samarbejde med andre kortlæggere (fx Open Street Map) om ajourføring af vejnettet God kommunikation betyder, at GeoDanmarks medlemmer ved hvordan de kan bidrage til GeoDanmark, deltager i GeoDanmarks projekter eller som medlemmer af de faste fora og opnår indflydelse på GeoDanmark via repræsentantskabet. Derudover er kommunikation overfor ledelseslaget i kommuner og stat essentielt for at sikre strategiske forankring af foreningen. Hvorfor? En styrket indsats på kommunikation vil synliggøre GeoDanmark berettigelse og værdi for omverdenen. 4

5 For hvem? Medlemmerne ved hvordan de bidrager på den mest effektive måde til GeoDanmark, og alle ved, hvordan man tilgår og bruger GeoDanmarkdata. Eksterne brugere får viden om, hvordan de kan bruge GeoDanmarkdata i deres egne løsninger. Beslutningstagere i kommuner og stat kender GeoDanmarks værdi og berettigelse og er vigtige ambassadører for GeoDanmarks strategiske indsats. Hvordan? GeoDanmark udarbejder en kommunikationsstrategi, som på en enkel og letforståelig måde kæder kommunikationsindsatsen sammen med GeoDanmarks mission, vision og generelle identitet. GeoDanmark arbejder med kommunikation i med følgende aktiviteter: Roadshows i kommunerne: Alle fora og systemprojektet inklusiv det nedsatte brugerpanel bidrager til en rundtur i landets regionale geodatasamarbejder. Det giver mulighed for direkte dialog med kommunernes geodatamedarbejdere, også med inddragelse af medarbejdere i forskellige forvaltninger. Mulighed for dialog, der giver medlemmernes input til GeoDanmark. Formidling vedr. systemprojektet: Den største investering i foreningen, fremdrift, delresultater, status mv. kvartalsvis. Nyhedsbreve, brugerpanel (roadshow og cases, beretninger). Medlemmerne skal også kende den store fælles fortælling om systemets gevinster for GeoDanmark. Synliggørelse af arbejdet i de 3 aktive fora: Årshjul for produktionsforum. Ny specifikation og dataoprydning ifm. nyt system for specifikationsforum. Etablering og opgaver for administrativt ajourføringsforum. Implementering af ny hjemmeside: GeoDanmark har en ny hjemmeside, den skal gøres færdig og lanceres med nye tekster overalt. Fokus på kort men godt. Mange gamle tekster er omfattende og svært tilgængelige. sindsatsen løftes bredt i foreningen: Målrettet kommunikationsindsats overfor kommunale beslutningstagere, fx via besøg hos KTC (KommunalTekniske Chefforening) eller andet relevant forum. 5

6 Effektive arbejdsgange GeoDanmark vedtog en ny forretningsmodel i 2015 og siden har foreningen haft stor fokus på at få samarbejdet til af køre efter den ny models fordeling af økonomi og ressourser fra parterne. Det drejer sig bla. om produktion af GeoDanmark-data, drift af det fælles system, samt sekretariatsopgaver og arbejdet i de faste fora og udvalg. Nu er tiden inde til at optimere samarbejdet yderligere. Hvorfor? Mere og bedre samarbejde på tværs af fora, udvalg og Fællessekretariat, tættere tilknytning af bestyrelsen, nedsættelsen af et administrativt ajourføringsforum aktualiserer behovet for en tværgående optimereing af arbejdsgange og processer i foreningen. For hvem? Værdien af effektive arbejdsgange kan høstes hele vejen rundt i GeoDanmark, dvs. i alle fora og udvalg, blandt medlemmerne bredt og på længere sigt i omverdenen, som får lettere og tydeligere håndtering af ønsker og krav til GeoDanmark. Bestyrelsen vil også opleve, at sagerne kvalificeres og i større grad afspejler parternes behov og interesser. Hvordan? Sekretariatsudvalget får et stort ansvar for den tværgående koordinering i GeoDanmark. GeoDanmark arbejder med effektive arbejdsgange i igennem følgende aktiviteter: Sekretariatsudvalget fungerer som limen i foreningen og som et værdifuldt bindeled mellem fora, fællessekretariat og bestyrelse. Udvalget arbejder blandt andet med generiske principper for samarbejdet, således at der sikres smidige og effektive processer, fx til håndtering af udefra kommende ønsker til GeoDanmark-data. Som led heri skal der arbejdes med at etablere forretningsgange mellem fora og fællessekretariatet, herunder en form for screeningsproces, som sikrer den rette arbejdsdeling imellem fora. Ved screening forstås en ensartet håndtering af indkomne sager eller henvendelser, hvor det i fællesskab sikres, at alle henvendelserne håndteres efter samme fremgangsmåde. Det er også i denne proces, at det sikres, at snitfladerne mellem fora respekteres. Produktionsforum har fortsat fokus på kommunikation til og forventningsafstemning med medlemskommunerne og tager derfor fornyet stilling til, om kvalitetsmanualen for SDFE s fotogrammetriske ydelser er dækkende. 6

7 Andre væsentlige aktiviteter Ud over de fire fokusområder ny systemunderstøttelse, administrativ ajourføring, kommunikation og effektive arbejdsgange er den daglige drift af foreningen og mindre udviklingsprojekter har også stor betydning for at GeoDanmark kan nå sine mål. Den daglige drift er fx opgaver i Fællessekretariatet og produktion og vedlighold af GeoDanmark-data. Udvikling af GeoDanmarks rolle i forhold til omverdenen og til andre fællesoffentlige initiativer kræve stadig udvikling af foreningen, og ansvaret er placeret således: Sekretariatsudvalget har bolden i det omfang, GeoDanmarks relation til andre fællesoffentlige samarbejder skal vurderes. Det vil også være i Sekretariatsudvalget, at den initiale vurdering af sådanne samarbejder, foregår. Desuden er det Sekretariatsudvalget, som når dette bliver aktuelt, er omdrejningspunktet for evalueringen af GeoDanmarks forretningsmodel. Fællessekretariatet arbejder videre som tovholder på det udredningsarbejde, som bestyrelsen igangsatte i efteråret 2016, og som skal belyse hvorvidt, og i givet fald hvordan, FKG-data på sigt kan blive GeoDanmark-data. Produktionsforum varetager den store opgave med at gennemføre 2017-produktionen og derudover med gennemførsel og evaluering af testproduktionen af 10-cm fotografering mhp. at der kan træffes beslutning om en eventuel fast tilkøbsmulighed for kommunerne fra Parternes aktiviteter I forretningsmodellen er det aftalt, at det er parterne i GeoDanmark, som har ansvaret for de anvendelsesorienterede aktiviteter. Det betyder, at der ved siden af de fælles aktiviteter i arbejdsprogrammet foregår en række aktiviteter i regi af hhv. kommunerne/kl og SDFE. Overordnet set understøtter disse aktiviteter GeoDanmark mission og vision lige så vel som de fælles aktiviteter, men organisatorisk og økonomisk er de adskilte. Bestyrelsen følger løbende fremdriften i såvel de fælles som parternes aktiviteter for at have et fuldt overblik over de aktiviteter, som tilsammen bringer GeoDanmark i den ønskede retning. KL s og SDFE s GeoDanmark-relaterede aktiviteter er medtaget i den samlede oversigt over aktiviteter, vedlagt som bilag til arbejdsprogrammet. 7

8 Fokusområde Aktivitet Organisering Ny systemunderstøttelse Færdiggøre version 6.0 af Specifikation, således at den er tilpasset de fælles modelregler for grunddata samt strukturen og principperne i det nye system Specifikationsforum Ny systemunderstøttelse Evaluere metoder og procedurer ifm. ændringsudpegninger, så disse smidiggøres frem mod 2018, hvor det nye system tages i brug Produktionsforum Ny systemunderstøttelse Systemudvikling Systemprojektet Ny systemunderstøttelse Afholde co-creation workshops Systemprojektet Ny systemunderstøttelse Gennemføre slutbrugertest Systemprojektet Ny systemunderstøttelse Vurdere behovet for eventuelle afledte opgaver i forbindelse med systemudviklingen Systemprojektet Ny systemunderstøttelse Effektive arbejdsgange Effektive arbejdsgange Afdække mulighederne for at medarbejdere i kommuner og stat kan indarbejde ajourføring af GeoDanmark-data i deres normale arbejdsgange. Fastlægge rolle og opgaver for administrativt ajourføringsforum indenfor den ramme, som bestyrelsen har givet Beskrive arbejdsgange, hvor administrativ ajourføring af GeoDanmark-objekter kan erstatte ændringsudpegning Synliggøre hvor ajourføringsdata fødes i forvaltningsprocesserne med henblik på at få viden om hvilke fagsystemer, der kan levere data til administrativ ajourføring Afdække forudsætningerne for en sammenhængende ajourføring af Navngiven Vej i nyt adressesystem DAR og vejkoder i nyt GeoDanmark-system Afdække muligheder for samarbejde med andre kortlæggere (fx Open Street Map) om ajourføring af vejnettet Udarbejde generiske principper for samarbejdet, således at der sikres smidige og effektive processer i foreningen, fx til håndtering af udefra kommende ønsker til GeoDanmark-data, herunder en form for screeningsproces, som sikrer den rette arbejdsdeling imellem fora og Fællessekretariat Fokus på kommunikation til og forventningsafstemning med kommunerne vedr. produktionen. Herunder tage stilling til, om kvalitetsmanualen for SDFE s fotogrammetriske ydelser er dækkende Sekretariatsudvalg Produktionsforum Bidrage til en rundtur til alle landets regionale geodatasamarbejder Alle fora og Fællessekretariat Arbejde videre med en kommunikationsstrategi og handlingsplan Fællessekretariat og formidling vedr. systemprojektet Alle fora, systemprojektet og Fællessekretariat Synliggøre arbejdet i de tre fora: Årshjul for produktionsforum. Ny specifikation og dataoprydning ifm. nyt system for specifikationsforum Fællessekretariatet Målrettet kommunikationsindsats overfor kommunaltekniske chef-forening eller andet relevant forum Fællessekretariatet Implementere ny hjemmeside: GeoDanmark har en ny hjemmeside, den skal gøres færdig og lanceres med nye tekster overalt. Fokus på kort men godt. Mange gamle tekster er omfattende og svært tilgængelige. sindsatsen løftes bredt i foreningen: Fællessekretariatet Andre væsentlige aktiviteter Vurdere GeoDanmarks relation til andre fællesoffentlige samarbejder ved behov samt genbesøg af forretningsmodellen, når bestyrelsen skønner dette relevant Sekretariatsudvalget Andre væsentlige aktiviteter Belyse hvorvidt, og i givet fald hvordan, FKG-data på sigt kan blive GeoDanmark-data Fællessekretariatet Andre væsentlige aktiviteter Følge op på og evaluere 2017-produktionen Produktionsforum Andre væsentlige aktiviteter Gennemføre og evaluere produktionstest af 10-cm fotografering mhp. at der kan træffes beslutning om en eventuel fast tilkøbsmulighed for kommunerne fra Produktionsforum Kommunale aktiviteter Aktivitet Organisering Parternes projekter 3 naturområder og GeoDanmark KL Parternes projekter Kommunrnes registrering med GeoDanmark data i VandløbsGIS KL Parternes projekter Kommunerne anvendelse af vejdata via vejreferencen KL SDFE aktiviteter Aktivitet Organisering Parternes projekter Fly- og ortofotoproduktion SDFE Parternes projekter Vektorproduktion SDFE Parternes projekter Udstilling af GeoDanmark-data på Datafordeleren SDFE Parternes projekter Kvalitetsløft af GeoDanmark-data SDFE