Endelig tilpasning af balancen til omkostningsbaserede bevillinger - en vejledning for institutioner, der overgår til omkostningsbaserede bevillinger på finansloven for 2007 3. udgave april 2007
Indholdsfortegnelse 1. Indledning...3 1.1 Målgruppe...3 1.2 Afgrænsning...3 1.3 Læsevejledning...4 2. Nye poster på balancen som følge af bevillingsreformen...6 2.1 Likviditet og finansiering...6 2.2 Statsforskrivning...7 2.3 Egenkapitalens poster...8 2.4 Reserveret bevilling...8 3. Overordnet beskrivelse af processen...9 Punkt 1. Indledende flytninger...10 Punkt 2. Anlægsaktiver...12 Ikke operationelle/særlige statslige anlægsaktiver...12 Anlægsaktiver under opførsel...13 Øvrige anlægsaktiver...13 Punkt 3. Omsætningsaktiver...15 FF2 Finansieringskonto...15 Øvrige omsætningsaktiver...16 Punkt 4. Videreførelser...18 Reserveret bevilling...19 Bortfald af videreførelserne...20 Overført overskud...21 Punkt 5. Statsforskrivning og reguleret egenkapital...22 4. Dokumentationskrav til tilpasningen af balancen...23 Notat til Finansministeriet vedr. tilpasning af balancen...23 Bilag 1: Eksempel på beskrivelse af en tilpasset balance...27 Identifikation af særlige områder...27 Trin 1: Indledende flytninger...27 Trin 2: Anlægsaktiver...28 Trin 3: Omsætningsaktiver...29 Trin 4: Videreførelser...30 Trin 5. Statsforskrivning og reguleret egenkapital...32 Bilag 2: Eksempel på tilpasset balance kun kontonumre...33 Bilag 3: Eksempel på tilpasset balance med beløb...35 Bilag 4: Samlet konterings ark (Trin 1 til og med Trin 5)....38 Bilag 5. Skabelon for notat vedrørende tilpasset balance, der skal afleveres til Finansministeriet i perioden fra 1. - 9. marts 2007...39 2
1. Indledning Med Finansudvalgets tiltrædelse af Akt 163 af 24. juni 2004 er det besluttet at indføre omkostningsbaserede bevillinger på finansloven fra 2007. En vigtig opgave i forbindelse med overgangen til omkostningsbaserede bevillinger er, at institutionernes balancer skal tilpasses på baggrund af årsafslutningen for 2006, hvilket er emnet for denne vejledning. Formålet med denne endelige tilpasning af balancen er at indarbejde de nye balanceposter, der følger af bevillingsreformen. Tilpasningen bestemmer poster som institutionens gæld og det overførte overskud, så denne tilpasning af balancen har direkte betydning for institutionens disponeringsmuligheder. Derudover er det centralt, at balancen tilpasses til det nye system for tildeling af bevillinger, likviditet og finansiering. Derfor skal departementerne senest d. 9. marts 2007 aflevere en korrekt tilpasset balance for hver institution på ministerområdet. Afleveringen skal ske i henhold til de retningslinier, der er opstillet i afsnit 4. Bilag 5 indeholder desuden en skabelon for afleveringen til Finansministeriet. Det er den enkelte institution, der har ansvaret for, at balancen tilpasses til omkostningsbaserede bevillinger. Desuden skal ressortdepartementet inddrages i processen med at tilpasse balancen. Med hensyn til de områder på balancen, der har bevillingsmæssig betydning, er det vigtigt, at væsentlige skøn og vurderinger har været forelagt og er godkendt af institutionens departement. Den endelige og tilpassede balance skal godkendes af Finansministeriet. 1.1 Målgruppe Vejledningen henvender sig til institutionerne såvel som ressortdepartementerne samt de paragrafansvarlige i Finansministeriet. Vejledningen henvender sig primært til de institutioner, der overgår til omkostningsbaserede bevillinger på finansloven for 2007. 1.2 Afgrænsning Institutionerne overgang til omkostningsbaserede bevillinger, kan procesmæssigt beskrives i en række trin. Disse overordnede trin er beskrevet i vejledningen Kom godt i gang med bevillingsreformen. Ved overgangen til omkostningsbaserede bevillinger skal balancen tilpasses to gange. I første omgang skulle balancen primo 2006 tilpasses, da dette bl.a. skulle danne grundlag for fastsættelsen af bevillingen for 2007. Dette var trin 1 i den overordnede proces. Som en del af overgangen til drift med omkostningsbaserede bevillinger, skal institutionen primo 2007, gennem processens trin 5, hvor der er tale om 2 typer ændringer: 1. Ændringer der påvirker opgørelsen af balanceposter samt anvendelsen af videreførelsesordningen i 2007. o Med virkning fra finansåret 2007, skal institutionen tilpasse balancen én gang til. Denne gang vil balancen være den, der vil være gældende i det fremtidige bevillingssystem. 3
2. Ændringer, vedrørende forventede aktiviteter i 2006 o Gennem finansåret 2006 er foretaget dispositioner som betyder, at grundlaget for balancen pr. 1. januar 2007 er anderledes end forudsat ved budgetteringen af FL 2007. Dette kan have konsekvenser for: a) ændringer til selve omregningen af balancen b) ændringer der påvirker omkostningsniveauet c) ændringer der vedrører både a) og b) Ændringerne skal afleveres i form af en justeret balance pr. 1. januar 2007, samt en redegørelse for væsentlige forskelle mellem denne balance og den der var forudsat i forbindelse med udarbejdelsen af FL 2007. (Tabel 1 i budgetskema) Nedenstående figur giver et overblik over de trin, som institutionen har været igennem i forbindelse med overgangen til omkostningsbaserede bevillingsprincipper. En beskrivelse af overgangen til omkostningsbaserede bevillinger findes i vejledningen Kom godt i gang med bevillingsreformen. Den indrammede boks er det trin, der beskrives i denne vejledning. Forberedelse af reformen Vejledning Kom godt i gang med bevillingsreformen Vejledning Budgettering af balance og drift Trin 1 Tilpasning af primobalance 2006 Trin 2 Budgettering af balance og drift Trin 3 Fastsættelse af bevilling og låneramme Vejledning Endelig tilpasning af balancen Vejledning Tilpasning af balancen til omkostningsbaserede bevillinger Vejledning Anmærkninger på FL i et omkostningsbaseret bevillingssystem Trin 4 Indarbejdelse af bevilling og låneramme på FFL07 Trin 5 Endelig tilpasning af balancen 2007 og overgang til drift 1.3 Læsevejledning Vejledningen er opbygget således, at den først giver en kort beskrivelse af de nye poster, der indføres i forbindelse med bevillingsreformen. Dernæst beskrives overordnet, hvordan processen med at tilpasse balancen gribes an. Herefter beskrives punkt for punkt, hvorledes processen med at tilpasse balancen udføres. Der er i alt fem punkter, der skal gennemgås for at nå frem til den endelige tilpassede balance. 4
I bilag 3 er givet et eksempel på en institution, der ved at følge de enkelte punkter, tilpasser sin balance til omkostningsbaserede bevillinger. Bilag 5 indeholder en skabelon for aflevering til Finansministeriet i perioden den 1. - 9. marts. 2007. Det vil formentligt være nødvendigt at læse hele vejledningen for at opnå et samlet overblik over, hvordan balancen skal tilpasses til forsøget med omkostningsbevillinger. Bilag 3 kan læses, hvis der ønskes en nærmere gennemgang af tilpasningen ved hjælp af et eksempel. Bilag 5 bør læses af de personer, der skal skrive notatet vedrørende afleveringen af den tilpassede balance til Finansministeriet. 5
2. Nye poster på balancen som følge af bevillingsreformen I forbindelse med overgangen til omkostningsbaserede regnskaber har institutionernes arbejde med åbningsbalancen primært været koncentreret om at få værdiansat aktiverne. Ved overgangen til omkostningsbaserede bevillinger skal balancen tilpasses, så den både kan rumme en ændret bevillingsog likviditetstildeling, men også således at opgørelsen af videreførelsen bliver en integreret del af regnskabsaflæggelsen. Derfor skal balancen tilpasses, så den kan rumme de nye balanceposter, som følger af bevillingsreformen. Dette er poster, der vedrører: Likviditet og finansiering En statsforskrivning Egenkapitalens poster Reservation af bevillingen De nye balanceposter er vist i bilag 3: Tabel 1: Nye eller ændrede poster på balancen Aktiver Passiver Egenkapital: Finansielle anlægsaktiver: Statsforskrivning Likvide beholdninger: FF5 Uforrentet konto FF7 Finansieringskonto Reguleret egenkapital/startkapital Reserveret egenkapital Overført overskud Langfristede gældsforpligtelser: FF4 Langfristet gæld FF6 Bygge- og IT-kredit Kortfristede gældsforpligtelser Reserveret bevilling Institutionen lavede en tilpasning af balancen primo 2006 for at etablere et grundlag for budgettering af balance og drift og dermed de nye omkostningsbaserede bevillinger for 2007 og de efterfølgende år. Institutionen skal nu lave den endelige tilpasning primo 2007 på grundlag af regnskabsresultatet for 2006. Tilpasningen af primo balancen for 2007 vil være den rigtige tilpasning af balancen, og denne vil skulle bogføres som primokorrektioner i institutionens regnskab. 2.1 Likviditet og finansiering I det nye bevillingssystem er principperne for likviditetstildeling og finansiering ændret. Ordningen om selvstændig likviditet udvides til at omfatte betalinger vedrørende såvel drift som investeringer. Institutionerne tilføres a conto - likviditet svarende til bevillingen, også selv om dele af bevillingen, 6
for eksempel afskrivninger, ikke indebærer konkrete betalinger. Institutionerne skal anvende op til fire SKB-konti: En FF7 finansieringskonto En FF4 langfristet gæld En FF5 uforrentet konto En FF6 bygge- og IT-kredit Finansieringskontoen og langfristet gæld Når institutionen gennemfører investeringer, optages en gæld ved at finansiere investeringen gennem en særlig FF4-SKB-konto, eller ved at overflytte midler fra FF4-SKB-kontoen til FF7-kontoen. Afdrag betales ved at flytte midler den modsatte vej. På den måde kan den langfristede gæld til finansiering af investeringer optages på en særskilt konto i balancen, uden at det medfører en egentlig låneadministration. FF7 finansieringskontoen fungerer som en kassekredit, hvor saldoen vil svinge omkring nul, mens saldoen på FF4-kontoen og FF6- kontoen svarer til den langfristede gæld. Uforrentet konto Der oprettes en uforrentet likvid konto (FF5). Institutionerne posterer likvider på denne konto i forbindelse med en afstemning af nettoomsætningsformuen. Ligeledes skal en reservation af bevillingen og hensatte forpligtelser også modsvares af uforrentet likviditet. Bygge- og IT kredit For bygge- og anlægsprojekter samt IT-projekter er der en særlig usikkerhed vedrørende endelig pris, indhold og ibrugtagningstidspunkt. Derfor skal der til sådanne projekter være en separat konto, hvor man fører et særligt højt forrentet oparbejdet lån. Denne konto kaldes bygge- og IT-kreditten eller FF6-kontoen. Når projekterne er færdiggjort, overføres den oparbejdede gæld til den langfristede gæld. 2.2 Statsforskrivning Egenkapitalen kan efter tilpasningen i udgangssituationen være ganske beskeden eller lig nul. Derfor indskydes der i forbindelse med bevillingsreformen et illikvidt aktivt i institutionernes initiale balance svarende til en statsforskrivning. En statsforskrivning er et dokument, hvor staten påtager sig en forpligtelse på et nærmere fastsat beløb og svarer indholdsmæssigt til en garanti. Statsforskrivningen skal placeres under institutionens finansielle anlægsaktiver. Modposten til statsforskrivningen skal være posten reguleret egenkapital/startkapital på institutionens egenkapital. Dermed sikres, at institutionen ikke opnår en negativ egenkapital. Statsforskrivningen fastsættes svarende til 2 pct. af de budgetterede bruttoudgifter under institutionens driftsbevillinger i 2006. Hvis institutionen har bevillingstypen statsvirksomhed, fastsættes startkapitalen til 5 pct. af institutionens budgetterede bruttoudgifter i 2006. 7
2.3 Egenkapitalens poster Reguleret egenkapital/startkapital Reguleret egenkapital/startkapital kan opfattes som den kapital, staten udstyrer institutionen med ved bevillingsreformens ikrafttræden. Den regulerede egenkapital er lig statsforskrivningen. Reserveret egenkapital Visse institutioner har særlige ikke-operationelle statslige aktiver. Et ikke-operationelt statsligt aktiv er en ressource, som bidrager til virksomhedens mål opfyldelse, og som søges forvaltet ud fra hensynet til dets kulturelle, miljømæssige, historiske eller samfundsmæssige betydning. Dette kan fx være nationalejendom, fredede arealer, infrastruktur eller lignende. Sådanne forvaltningsaktiver kan i visse tilfælde indregnes i institutionens balance, men vil fremover være finansieret af en anlægsbevilling og påvirkes derfor ikke af overgangen til omkostningsbaserede bevillinger. Modposten til disse særlige statslige aktiver er reserveret egenkapital. Den reserverede egenkapital benyttes også, hvis institutionen helt undtagelsesvist har særlige områder. Overført overskud Det overførte overskud er den del af egenkapitalen, som institutionen frit kan disponere over. Det overførte overskud vil fremover udgøres af de akkumulerede resultater til videreførelse, der fremkommer ved resultatdisponeringen på resultatopgørelsen. 2.4 Reserveret bevilling Institutionen modtager bevillingen som en modydelse for at løse konkrete opgaver. Bevillingen indtægtsføres i resultatopgørelsen i 12-delsrater, og der følger likviditet med bevillingen. Den indtægtsførte bevilling på resultatopgørelsen behøver dog ikke at være helt den samme som bevillingen på finansloven. Hvis institutionen ikke har løst bestemte opgaver, reserveres bevillingen til disse opgaver. På balancens passivside opføres beløbet som en periodiseringspost under de kortfristede gældsforpligtelser. Den indtægtsførte bevilling i resultatopgørelsen nedreguleres tilsvarende, og likviditeten, der fulgte med bevillingen til de ikke-udførte opgaver, placeres på en uforrentet konto. I praksis sker indtægtsføringen således i to tempi. Når institutionen i de følgende år udfører opgaverne, indtægtsføres den reserverede bevilling i resultatopgørelsen. Når balancen tilpasses, kan der således være opgaver fra tidligere år, som institutionen ikke har udført, og som skal stå under den reserverede bevilling. Den reserverede bevilling vil stå i institutionernes balance som en særskilt post under gruppen kortfristet gæld. Den reserverede bevilling kan sammenlignes med en forudbetaling og er dermed ikke udtryk for noget, som institutionen har tjent. 8
3. Overordnet beskrivelse af processen Den enkelte institution har selv ansvaret for, at balancen tilpasses til de omkostningsbaserede bevillinger. Desuden skal ressortdepartementet inddrages i processen med at tilpasse balancen. Den tilpassede balance skal samtidig godkendes af Finansministeriet. Institutionen skal i forbindelse tilpasningen af balancen igennem 5 punkter. De enkelte punkter har været behandlet foreløbigt i forbindelse med udarbejdelsen af FL 2007, men det er afgørende at den nye beregning foretages på baggrund af det afsluttede regnskab for 2006. Efterfølgende skal væsentlige afvigelser i forhold til den foreløbige beregning forklares, således at der kan tages stilling til eventuelle korrektioner. Det første punkt i processen er, at der skal foretages visse indledende flytninger inden balancen kan tilpasses til de nye poster. Først skal egenkapitalposten reguleret egenkapital/startkapital flyttes til det overførte overskud. Herefter skal donationer flyttes fra de kortfristede gældsforpligtelser til langfristede gældsforpligtelser. I punkt 2 behandles anlægsaktiverne. Behandlingen af disse bestemmer institutionens bygge- og IT-kredit samt den langfristede gæld og påvirker desuden det overførte overskud. Derudover kan behandlingen af anlægsaktiverne også påvirke institutionens reserverede egenkapital. Punkt 3 i processen vedrører omsætningsaktiverne, de hensatte forpligtelser og de kortfristede gældsforpligtelser. Forholdet mellem omsætningsaktiverne på den ene side og de hensatte forpligtelser samt de kortfristede gældsforpligtelser på den anden side påvirker institutionens uforrentede konto og det overførte overskud. Institutionens videreførelser behandles i punkt 4. Videreførelserne har betydning for den reserverede bevilling og den uforrentede konto. Desuden påvirker videreførelserne også finansieringskontoen og det overførte overskud. Endelig skal statsforskrivningen og den regulerede egenkapital indregnes på balancen i forbindelse med punkt 5. I tabel 2 er vist, hvorledes de forskellige punkter i processen påvirker balancens poster: 9
Tabel 2: Tilgang til processen Punkter Område Påvirker Punkt 1 Indledende flytninger Reguleret egenkapital/startkapital Overført overskud Kortfristede gældsforpligtelser, periodeafgrænsningsposter Langfristede gældsforpligtelser, finansiering via donation/refusion Punkt 2 Anlægsaktiver FF6 Bygge- og IT-kredit FF4 Langfristet gæld Reserveret egenkapital Overført overskud Punkt 3 Omsætningsaktiver FF5 uforrentet konto Overført overskud Punkt 4 Videreførelser Overført overskud Reserveret bevilling FF7 finansieringskonto FF5 uforrentet konto Punkt 5 Tilladte negative udsving Statsforskrivning Reguleret egenkapital/startkapital Punkt 1. Indledende flytninger Det første punkt i processen er, at der skal foretages visse indledende flytninger inden balancen kan tilpasses til de nye poster. Først skal egenkapitalposten reguleret egenkapital/startkapital flyttes. Beløbet på denne post skal flyttes ned under det overførte overskud, og det bliver således posten overført overskud, der sikrer, at aktiver og passiver er lig hinanden. I udgangssituationen vil aktiver minus forpligtelser (og eventuelle opskrivninger) derfor være lig det overførte overskud. Den senere tilpasning af balancen har imidlertid stor betydning for det overførte overskud, så dette ændres gennem tilpasningsprocessen. Institutionen kan have aktiver, der er finansieret gennem donationer. Modposten til de donerede aktiver findes under de kortfristede gældsforpligtelser og er posten periodeafgrænsningsposter, forudbetalte indtægter. Disse donationer skal flyttes til de langfristede gældsforpligtelser i forbindelse med tilpasningen af balancen. Ud over de beskrevne flytninger kan der være forhold, der bevirker, at der er behov for at foretage yderlige regnskabsmæssige flytninger i forbindelse med tilpasningen af balancen. Sådanne flytninger vil kunne foretages under dette punkt, men disse skal være særligt beskrevet og aftalt med ressortdepartementet og med Finansministeriet. 10
Figur 1 viser de indledende flytninger. Figur 1: Indledende flytninger 1. Indledende flytninger Flytning af egenkapital Flytning af donationer Startkapital/ Overført Kortfristede Langfristede reguleret egenkapital overskud gældsforpligtelser gældsforpligtelser Oversigt: Indledende flytninger Post Metode Påvirker Flytning af egenkapital I. Tag posten reguleret egenkapital/startkapital II. Flyt beløbet ned til posten overført overskud Flytning af donationer I. Tag posten periodeafgrænsningsposter, forudbetalte indtægter og opgør den del, der udgøres af donationer. II. Flyt dette beløbet op under de langfristede gældsforpligtelser til posten finansiering via donation/refusion Reguleret egenkapital/startkapital Overført overskud Kortfristede gældsforpligtelser, periodeafgrænsningsposter Langfristede gældsforpligtelser, finansiering via donation/refusion 11
Punkt 2. Anlægsaktiver Det næste punkt i processen med at tilpasse balancen vedrører anlægsaktiverne. Disse opdeles normalt i immaterielle, materielle og finansielle anlægsaktiver, men i tilpasningen af balancen skal bruges en anden opdeling. Anlægsaktiverne skal her underopdeles i følgende grupper: Ikke-operationelle/særlige statslige anlægsaktiver Anlægsaktiver under opførsel Øvrige anlægsaktiver Opdelingen af anlægsaktiverne skyldes, at disse skal behandles forskelligt, alt efter hvilken gruppe de tilhører. I figur 2 er vist, hvorledes anlægsaktiverne skal behandles for, at balancen kan tilpasses retningslinjerne i bevillingsreformen. Figur 2: Anlægsaktiver og tilpasning af balancen 2. Anlægsaktiver Ikke operationelle/ Anlægsaktiver Øvrige særlige statslige under opførsel anlægsaktiver anlægsaktiver Reserveret FF6 Bygge- FF4 Langfristet egenkapital og IT-kredit gæld Ikke operationelle/særlige statslige anlægsaktiver En opgave består i at identificere særlige statslige anlægsaktiver (ikke-operationelle), som er indregnet på balancen. Modposten til særlige statslige aktiver er reserveret egenkapital. Et særligt statsligt aktiv defineres som et forvaltningssubjekt, som bidrager til virksomhedens mål opfyldelse, og som søges forvaltet ud fra hensynet til dets kulturelle, miljømæssige, historiske eller samfundsmæssige betydning. Særlige statslige aktiver kan fx være: nationalejendom fredede arealer herunder naturparker og miljøinvesterede områder infrastruktur finansielle anlægsaktiver 12
Sådanne særlige statslige aktiver er ikke omfattet af bevillingsreformen, og bør derfor, i forhold til opdelingen af bogføringskredse i efteråret 2006, være udskilt i en særlig udgiftsbaseret bogføringskreds. Disse finansieres i fremtiden gennem anlægsbevillinger og ikke driftsbevillinger og, der vil således gælde specielle regler for særlige statslige aktiver. Hvis en sådan udskillelse til en selvstændig bogføringskreds ikke er sket i efteråret 2006, skal de behandles som angivet nedenfor, og Økonomistyrelsen kontaktes for at få nummerstrukturen på plads. Særlige statslige aktiver vil i visse tilfælde være indregnet i institutionernes balancer, mens sådanne aktiver i andre tilfælde ikke indregnes. De præcise indregningskriterier fremgår af regnskabsreglerne. Hvis institutionen har særlige statslige aktiver, skal modposten til disse være reserveret egenkapital på egenkapitalen. Institutionen skal derfor flytte et beløb svarende til de særlige statslige aktiver fra det overførte overskud til den reserverede egenkapital. Hvis en del af de særlige statslige aktiver er finansieret gennem donationer, skal beløbet dog fratrækkes den reserverede egenkapital. Det er op til institutionen selv at dokumentere, at den har særlige statslige aktiver. Klassifikationen af særlige statslige aktiver skal dog godkendes af ressortdepartementet og Finansministeriet, da sådanne aktiver behandles særligt i det nye bevillingssystem. Sådanne aktiver er formentlig allerede blevet identificeret i forbindelse med udarbejdelsen af institutionens åbningsbalance. Anlægsaktiver under opførsel Den anden gruppe, som anlægsaktiverne skal deles op i, er anlægsaktiver under opførsel. Med anlægsaktiver under opførsel menes de aktiver, som institutionen har indregnet under følgende poster: Udviklingsprojekter under udførelse (under immaterielle anlægsaktiver) Igangværende arbejder for egen regning (under materielle anlægsaktiver) Anlægsaktiver under opførsel er således aktiver, som institutionen selv udvikler, bygger, fremstiller eller lignende. Når anlægsaktiverne under opførsel er opgjort, skal modposten til disse være institutionens FF6 bygge- og IT-kredit. Institutionen skal derfor flytte et beløb svarende til anlægsaktiverne under opførelse fra det overførte overskud til bygge- og IT-kreditten. Hvis en del af anlægsaktiverne under opførsel er finansieret gennem donationer, skal beløbet dog fratrækkes bygge- og IT-kreditten. Øvrige anlægsaktiver Den tredje og sidste gruppe af aktiver, som anlægsaktiverne skal deles op i, er øvrige anlægsaktiver. Til gruppen af øvrige anlægsaktiver hører anlægsaktiver, der ikke kan karakteriseres som særlige statslige aktiver, og som er placeret under følgende poster på balancen: færdiggjorte udviklingsprojekter erhvervede koncessioner, patenter, licenser mv. 13
grunde, arealer og bygninger produktionsanlæg og maskiner transportmateriel inventar og IT-udstyr finansielle anlægsaktiver, hvor sådanne rent undtagelsesvist forekommer. Når de øvrige anlægsaktiver er opgjort, skal modposten til disse være institutionens FF4 langfristede gæld. Institutionen skal derfor flytte et beløb svarende til de øvrige anlægsaktiver fra det overførte overskud til den langfristede gæld. Hvis en del af de øvrige anlægsaktiver er finansieret gennem donationer, skal beløbet dog fratrækkes den langfristede gæld. Oversigt: Anlægsaktiver Post Metode Påvirker Særlige statslige aktiver I. Tag anlægsaktiverne II. Udskil de særlige statslige aktiver III. Flyt et beløb svarende til de særlige statslige aktiver fra det overførte overskud til den reserverede egenkapital Anlægsaktiver under opførsel Øvrige anlægsaktiver I. Tag anlægsaktiverne II. Udskil anlægsaktiverne under opførsel III. Flyt et beløb svarende til anlægsaktiverne under opførelser fra det overførte overskud til bygge- og IT-kreditten I. Tag anlægsaktiverne II. Udskil de øvrige anlægsaktiver III. Flyt et beløb svarende til de øvrige anlægsaktiver fra det overførte overskud til den langfristede gæld Reserveret egenkapital Overført overskud FF6 Bygge- og IT-kredit Overført overskud FF4 Langfristet gæld Overført overskud Anlægsaktiver med tilhørende langfristede gældsforpligtelser I visse tilfælde kan der være langfristede gældsforpligtelser knyttet til anlægsaktiverne. De tilhørende langfristede gældsforpligtelser vil primært optræde, hvis institutionen har haft hjemmel til at benytte ekstern finansiering. Dette vil kun forekomme i sjældne tilfælde. Hvis der er langfristede gældsforpligtelser knyttet til en gruppe af anlægsaktiver, skal der tages højde for dette i forbindelse med tilpasningen af balancen. Her skal de tilhørende langfristede gældsforpligtelser trækkes fra aktivgruppens værdi, hvorefter der fremkommer de beløb, der skal indregnes på passivsiden. Findes der fx for gruppen af anlægsaktiver under opførelse tilhørende langfristede gældsforpligtelser fratrækkes disse fra værdien af aktiverne. Herefter fremkommer det beløb, som skal indregnes under institutionens bygge- og IT-kredit. 14
Punkt 3. Omsætningsaktiver Det tredje punkt i processen vedrører omsætningsaktiverne. Her skal dermed ses på varebeholdningerne, tilgodehavenderne, de kortfristede værdipapirer samt de likvider, som institutionen er i besiddelse af inden tilpasningen. Ligesom anlægsaktiverne kan omsætningsaktiverne også opdeles. Omsætningsaktiverne kan underopdeles i: FF2 Finansieringskonto Øvrige omsætningsaktiver I figur 3 er vist, hvorledes omsætningsaktiverne skal behandles, for at balancen kan tilpasses efter retningslinjerne i bevillingsreformen. Figur 3: Omsætningsaktiver og tilpasning af balancen 3. Omsætningsaktiver FF2 Finansieringskonto nulstilles Øvrige omsætningsaktiver hensatte forpligtelser og kortfristede gældsforpligtelser FF5 Uforrentet konto FF2 Finansieringskonto Institutioner omfattet af den hidtidige ordning om selvstændig likviditet har en FF2 konto. Denne konto benyttes til at foretage almindelige likvide transaktioner, og samtidig bliver likviditet svarende til bevillingen indsat på denne konto. Institutioner, der ikke har været omfattet af ordningen om selvstændig likviditet har ikke en FF2 finansieringskonto. Hvis institutionen har indeståender på FF2 finansieringskontoen, nulstilles kontoen, og saldoen fratrækkes samtidig det overførte overskud. Er FF2 finansieringskontoen i overtræk nulstilles den også, og dette beløb tilgår det overførte overskud. Behandlingen af FF2 finansieringskontoen er kun relevant for institutioner, der har været omfattet af den hidtidige ordning om selvstændig likviditet. 15
Øvrige omsætningsaktiver Når FF2 finansieringskontoen er nulstillet, skal de øvrige omsætningsaktiver behandles. Denne gruppe indeholder institutionens almindelige omsætningsaktiver, der knytter sig til institutionens almindelige drift. Når denne gruppe er opgjort, skal de hensatte forpligtelser og de kortfristede gældsforpligtelser fratrækkes. Ved at fratrække de hensatte forpligtelser og de kortfristede gældsforpligtelser fremkommer det beløb, som skal posteres på institutionens FF5 uforrentede konto. Er de øvrige omsætningsaktiver mindre end de tilknyttede forpligtelser, betyder dette, at institutionen skal have tilført likvider på den uforrentede konto svarende til denne forskel. Er de tilknyttede forpligtelser imidlertid mindst, skal institutionen have fratrukket likviditet på den uforrentede konto: Øvrige omsætningsaktiver > hensatte forpligtelser og kortfristede gældsforpligtelser institutionen skal have fratrukket likvider på den uforrentede konto svarende til denne forskel Øvrige omsætningsaktiver < hensatte forpligtelser og kortfristede gældsforpligtelser institutionen skal have tilført likvider på den uforrentede konto svarende til denne forskel Det beløb, som posteres på institutionens uforrentede konto skal modposteres på det overførte overskud. Bemærk dog, at eventuelle donationer, der nu er flyttet op under de langfristede gældsforpligtelser, ikke skal indgå i opgørelsen af institutionens kortfristede gældsforpligtelser. Definition af øvrige omsætningsaktiver, hensatte forpligtelser og kortfristede gældsforpligtelser Øvrige omsætningsaktiver: De øvrige omsætningsaktiver indeholder institutionens omsætningsaktiver fratrukket en eventuel FF2 finansieringskonto. De øvrige omsætningsaktiver udgør dermed varebeholdningerne, tilgodehavenderne, de kortfristede værdipapirer og posten andre likvider. Hensatte forpligtelser: Hensatte forpligtelser omfatter forpligtelser, som er retslige eller faktiske, og som institutionen ikke har nogen realistisk mulighed for at undgå at betale. Hensatte forpligtelser er således sandsynlige men uvisse med hensyn til tidspunkt for betaling og det nøjagtige beløb som skal betales. Posten har således en usikker karakter med hensyn til det beløb, som skal indfries. Eksempler på hensatte forpligtelser er skyldig resultatløn, hvor beløb og forfaldstidspunkt ikke er kendt, reetableringsforpligtelser, fx i forbindelse med indgåelse af lejemål, tabsgivende kontrakter, retssager/erstatningskrav, miljøforurening, omstruktureringsomkostninger og fratrædelsesgodtgørelser. Kortfristede gældsforpligtelser: De kortfristede gældsforpligtelser er defineret som forpligtelser, hvor tidspunkt for betaling og beløb er kendt samt betaling forfalder inden for et år. De kortfristede gældsforpligtelser omfatter posterne leverandører af varer og tjenesteydelser, anden gæld, skyldige feriepenge, igangværende arbejde for fremmed regning og periodeafgrænsningsposter forpligtelser. Det er muligt at læse mere om disse begreber på Finansministeriets Økonomisk Administrative Vejledning (www.oav.dk) 16
Oversigt: Omsætningsaktiver Post Metode Påvirker FF2 Finansieringskonto I. Tag omsætningsaktiverne II. Nulstil FF2 finansieringskontoen III. Modposter på det overførte overskud FF2 finansieringskonto Overført overskud Øvrige omsætningsaktiver I. Tag omsætningsaktiverne II. Udskil de øvrige omsætningsaktiver III. Fratræk de hensatte forpligtelser og de kortfristede gældsforpligtelser IV Placer uforrentet likviditet svarende til denne forskel og modposter på det overførte overskud FF5 uforrentet konto Overført overskud Særlige statslige omsætningsaktiver Blandt omsætningsaktiverne kan der i sjældne tilfælde være aktiver, der kan karakteriseres som særlige statslige aktiver. Et særligt statsligt aktiv defineres som et forvaltningssubjekt, som bidrager til virksomhedens målopfyldelse, og som søges forvaltet ud fra hensynet til dets kulturelle, miljømæssige, historiske eller samfundsmæssige betydning. Særlige statslige aktiver kan blandt omsætningsaktiverne fremkomme i form af fx værdipapirer og beredskabslagre. Særlige statslige aktiver vil i sjældne tilfælde være indregnet i institutionernes balancer. For det meste indregnes sådanne aktiver ikke, og de præcise indregningskriterier fremgår af regnskabsreglerne. Hvis institutionen har særlige statslige omsætningsaktiver indregnet på balancen, skal de behandles på følgende måde: Først tages den bogførte værdi af aktivet. Herefter undersøges, om der er eventuelle kortfristede gældsforpligtelser, der knytter sig til aktivet. Er dette tilfældet trækkes disse fra værdien af aktivet. Herefter fremkommer det beløb, som skal indregnes under posten reserveret egenkapital på egenkapitalen. Det er op til institutionen selv at dokumentere, at den har særlige statslige aktiver. Klassifikationen af særlige statslige aktiver skal dog godkendes af ressortdepartementet og Finansministeriet, da sådanne aktiver behandles særligt i det nye bevillingssystem. 17
Punkt 4. Videreførelser Videreførelserne har inden overgangen til omkostningsbaserede bevillinger været uden for institutionernes balance. Videreførelser under bevillingstyperne driftsbevilling og statsvirksomhed skal nu indregnes i balancen. På baggrund af ovenstående skal der ske en specifikation af videreførelsessaldoen. Specifikationen er som udgangspunkt en selvangivelse, og skal derfor ske i tæt samarbejde med ressortdepartementet. I forbindelse med afslutningen af statsregnskabet for 2005 og budgetteringen af balance og drift til FL 2007, blev lavet en videreførelsesgennemgang og en specifikation af den forventede videreførsel ultimo 2006. Dette skal nu opgøres endeligt på baggrund af bevillingsafregningen for 2006. Selvangivelsen omfatter en fuldstændig redegørelse for videreførelsessaldoen pr. 1. januar 2007 og den forudsatte anvendelse heraf. Den skal omfatte en specifikation af videreførelsessaldoen pr. 1. januar 2007 opdelt på de poster, der skal indgå i den beregnede tilpasning af balancen primo 2007. Videreførelserne skal opdeles i følgende poster: Reserveret bevilling Bortfald af videreførelserne (skal ikke indregnes i balancen) Overført overskud I forbindelse med specifikationen af videreførelsessaldoen skal indarbejdes de aftaler om finansiering af hensættelserne, der blev indgået med Finansministeriet ved udarbejdelsen af FL 2007. I figur 4 er vist, hvorledes videreførelserne skal opdeles for, at balancen kan tilpasses til retningslinjerne i bevillingsreformen: Figur 4: Videreførelser og tilpasning af balancen 4. Videreførelser Reserveret bevilling Bortfald af Overført overskud videreførelse FF7 Finansierings- konto FF5 uforrentet konto 18
Baggrund for behandlingen af videreførelserne Med overgangen til omkostningsbevillinger ændres håndteringen af opsparing og overskud. Det hidtidige system har haft den store ulempe, at man ikke kan se, om et overskud er udtryk for, at institutionen har gjort det godt, eller om den ikke har nået de forudsatte opgaver. Dette ændres på to punkter: 1. I forbindelse med overgangen ændres håndteringen af videreførelsen, således at denne opdeles i reservation og i overført overskud. Reservation er i lighed med reservation inden for reservationsbevillinger den del af videreførelsen, som er øremærket til bestemte formål eller projekter. Overskuddet er den del af videreførelsen, som ikke er bundet til bestemte formål eller projekter. Reservation afsættes til bestemte projekter eller særlige aktiviteter. Det kan enten ske på baggrund af særbevillinger eller nærmere bestemmelser i anmærkningerne, eller det kan være projekter defineret af institutionen selv. Det handler alene om projekter, dog ikke investeringer, som er helt eller delvist forudsat finansieret af opsparingen ikke om projekter, som på sædvanlig vis finansieres af den løbende bevilling. Overskuddet overføres og akkumuleres som egenkapital på virksomhedens balance og vil ikke længere fremgå af videreførelsesoversigten i finanslovforslagets anmærkninger. Overskuddet kan frit anvendes af virksomheden inden for dennes generelle formål. Samtidig indgår overskuddet i vurderingen af institutionens økonomi og bevillingsbehov det kan ikke være bundet til et bestemt formål eller projekt. 2. På lidt længere sigt er det tanken at udbrede anvendelsen af aktivitetsafhængige bevillingssystemer, hvorved bevillingen vil afhænge af, om de budgetterede aktiviteter er nået. Reserveret bevilling Reserveret bevilling er midler, der er reserveret til bestemte opgaver, og kan derfor ikke efterfølgende bruges til andre formål end det, som de er reserveret til. Reservationen er dermed bundet til bestemte formål eller projekter og kan som udgangspunkt ikke anvendes til andre formål undtagen ved en ny bevillingslov eller efter aftale med Finansministeriet. Reservationen af bevilling til hver enkelt opgave skal dokumenteres, og kræver godkendelse af Finansministeriet. Proceduren ved den første reservation er, at institutionen modtager likviditet, som den indsætter på sin uforrentede konto. Samtidig opfører den reservationen som reserveret bevilling under de kortfristede gældsforpligtelser på balancen. Kriterier for reservation Såfremt opgaven/formålet ikke er løst, skal de overskydende midler bevilget til opgaven/formålet reserveres. Størrelsen af reservationen afhænger af opgavens færdiggørelsesgrad. Den samlede sum af reserveret bevilling i forbindelse med overgangen til omkostningsbevillinger, kan ikke overstige videreførelsesbeholdningen primo 2007. Opgaven eller formålet og de økonomiske rammer herfor skal være konkret defineret. Institutionerne kan kun reservere midler til konkrete projekter, der ikke er påbegyndt eller ikke er afsluttet inden for finansåret, såfremt disse er fastsat i finanslovens anmærkninger, på særbevillinger eller lignende. Det skal ligeledes være muligt efterfølgende at vurdere og dokumentere, hvorvidt opgaven er blevet løst. 19
Den reserverede bevilling fastsættes ud fra opgavernes færdiggørelsesgrad. Hvis færdiggørelsesgraden ikke kan opgøres præcist, så fastsættes størrelsen af den reserverede bevilling efter bedste skøn. Beløb under 100.000 kr. reserveres ikke. Der kan ikke reserveres til finansiering af anskaffelser. Årsagen er, at anskaffelser fremover skal lånefinansieres, så institutionen behøver ikke have midler stående til finansiering af anskaffelser. Der skal som udgangspunkt reserveres til de formål, der blev aftalt ved udarbejdelsen af FL 2007. Beløbene opgøres endeligt på baggrund af den faktiske status for aktiviteterne under det enkelte formål. Ligeledes reserveres på nye formål der reserveres til. Videreførelsesbeløb under de gamle anlægsbevillinger Efter overgangen til omkostningsbevillinger vil institutionen alene modtage anlægsbevillinger til investeringer i særlige statslige aktiver, såsom nationalejendom, infrastruktur, samfundsdatabaser mv., og som herved fortsat er underlagt en central investeringsstyring. Anlægsprojekter der skal overføres til driftsbevilling hhv. statsvirksomhedsbevilling som igangværende arbejder er anlægsprojekter, der ikke vedrører investeringer i særlige statslige aktiver, og som endnu ikke er afsluttet. Disse anlægsarbejder færdiggøres inden for lånerammen (bygge- og IT-kredit), og videreførelsen skal derfor bortfalde i forbindelse med overgang til omkostningsbevillinger. Det er alene igangværende anlægsprojekter, hvor bevillingen hidtil er givet som særskilt anlægsbevilling, og hvor finansieringen af de pågældende opgaver fremover vil blive erstattet af lånefinansiering, der skal overflyttes til driftsbevillingen. Videreførelsesbeløb vedrørende investeringsområder der fortsat skal underlægges en særskilt bevillingsstyring skal ikke reserveres, og bevillinger hertil vil fortsat skulle fremgå af særskilte hovedkonti. Bortfald af videreførelserne En del af institutionens videreførelser kan bortfalde i forbindelse med overgangen til omkostningsbaserede bevillinger. Dette bortfald skal ikke indregnes på balancen. Der være tre grunde til bortfaldet: 1. Videreførelse der finansierer investeringer bortfalder som led i bevillingsreformen. 2. Videreførelse bortfalder som led i særaftale om finansiering af de hensatte forpligtelser 3. Videreførelse bortfalder efter yderligere aftale med Finansministeriet Ad. 1 I forbindelse med videreførelsesgennemgangen primo 2006 var der en række institutioner, hvor dele af videreførelsesbeløbet skulle finansiere investeringer i 2006 og fremefter. Denne del af videreførelsen bortfaldt ved budgetteringen af balance og drift, og investeringerne indgik i beregningen af låneramme og bevilling til afskrivninger og renter i 2007-2010. Videreførelser, der ikke bortfaldt ved bevillingsafregningen for 2005 ved videreførelsesgennemgangen primo 2006, skal derfor bortfalde ved bevillingsafregningen for 2006 primo 2007. Ad 2. 20
Ved videreførelsesgennemgangen primo 2006 blev det desuden aftalt, at institutioner med hensatte forpligtelser finansierede disse gennem et tilsvarende bortfald fra videreførelsen eller alternativt ved en reduktion i bevillingen i budgetperioden 2007-2010.. En række institutioner fulgte dog ikke denne procedure. I stedet blev en del af den eksisterende videreførelse efter bevillingsafregningen konverteret til overført overskud, og institutionerne betalte herefter den hensatte forpligtelse ved at reducere det overførte overskud. I denne model beholdt institutionen dog reelt set den udgiftsbaserede videreførelse, og ved den endelige tilpasning skal bortfaldet ske for institutioner med sådanne aftaler. Ad 3. Endelig kan en del af videreførelsen også bortfalde efter yderligere aftale med Finansministeriet. Overført overskud Den del af videreførelserne, der ikke reserveres til ikke-udførte opgaver, og som ikke bortfalder, overføres til institutionens overførte overskud på egenkapitalen. Dette betyder samtidig, at institutionen får tildelt likvider på dens kassekredit svarende til opgørelsen af det overførte overskud. Hvis institutionens overførte overskud er positivt, går der således likviditet ind på kassekreditten. Bliver det overførte overskud negativt, fratrækkes der likviditet fra institutionens kassekredit. Oversigt: Videreførelser Post Metode Påvirker Reserveret bevilling I. Tag videreførelserne II. Opgør reservationen til ikke udførte opgaver III. Placer likviditet svarende til den reserverede bevilling på den uforrentede konto og modposter på posten reserveret bevilling Bortfald af videreførelsen I. Tag videreførelserne II. Opgør det samlede bortfald III. Bortfaldet indregnes ikke i balancen FF5 uforrentet konto Reserveret bevilling Bortfaldet indregnes ikke i balancen Overført overskud I. Tag videreførelserne II. Fratræk den reserverede bevilling og bortfaldet III. Placer likviditet svarende til denne forskel på FF7 finansieringskontoen og modposter på det overførte overskud FF7 finansieringskonto Overført overskud 21
Punkt 5. Statsforskrivning og reguleret egenkapital Det sidste punkt i processen er at fastsætte statsforskrivningen og den regulerede egenkapital. Ved overgangen til omkostningsbaserede bevillinger indskydes et illikvidt aktivt i institutionernes balance svarende til en statsforskrivning. En statsforskrivning er et dokument, hvor staten påtager sig en forpligtelse på et nærmere fastsat beløb og svarer indholdsmæssigt til en garanti. Statsforskrivningen placeres som et finansielt anlægsaktiv. Modposten til statsforskrivningen er posten reguleret egenkapital/startkapital på institutionens egenkapital. Statsforskrivningen blev fastsat i forbindelse med udarbejdelsen af FL 2007 og udgør i udgangspunktet 5 pct. af bruttoomkostninger for statsvirksomheder og 2 pct. for institutioner med driftsbevilling med mindre der er særlige forhold, der tilsiger en højere eller lavere statsforskrivning. Dette vil i givet fald skulle godkendes af Finansministeriet. Den regulerede egenkapital/startkapitalen er som nævnt modposten til statsforskrivningen. Med denne post sikres, at institutionens egenkapital i udgangspunktet er positiv. Fremover vil der gælde en regel om, at en negativ saldo for det overførte overskud på egenkapitalen ikke må være numerisk større end den regulerede egenkapital/startkapitalen. Dermed kan den samlede egenkapital på intet tidspunkt blive negativ. Statsforskrivning og reguleret egenkapital/startkapital ændres efterfølgende kun ved større bevillingsmæssige ændringer og lignende, således at årlige tekniske reguleringer af balancen så vidt muligt undgås. I figur 5 er vist, hvorledes statsforskrivningen og den regulerede egenkapital skal behandles for, at balancen kan tilpasses retningslinjerne i bevillingsreformen: Figur 5: Statsforskrivning, reguleret egenkapital og tilpasning af balancen 5. Fastsættelse af tilladte negative udsvning Statsforskrivning Reguleret egenkapital 22
Oversigt: Statsforskrivning og reguleret egenkapital Post Metode Resultat Statsforskrivning I. Statsforskrivningen er fastsat i FL 2007 II. Modposten er reguleret egenkapital/startkapital. Statsforskrivning Reguleret egenkapital/startkapital 4. Dokumentationskrav til tilpasningen af balancen Afleveringen af tilpassede balancer for samtlige institutioner på ministerområdet senest d. 9. marts 2007 skal leve op til nærmere bestemte dokumentationskrav. For det første skal der afleveres et notat i overensstemmelse med skabelonen herfor i bilag 3, som beskriver balancerne på ministerområdet. For det andet skal der afleveres en tilpasset balance og en budgettering af videreførelserne for hver institution på ministerområdet. Dette skal ske i den budgetskabelon, der findes på Økonomistyrelsens hjemmeside. Notat til Finansministeriet vedr. tilpasning af balancen Notatet vedrørende tilpasning af balancen skal indeholde minimum tre elementer: 1. Tilpasning af balancen 2. Opgørelse og specifikation af videreførelsen 3. Redegørelsen for væsentlige ændringer i den tilpassede balance i forhold til den beregnede balance ved udarbejdelsen af FL 2007. Del 1 og 2 skal beskrives på baggrund af de tabel ark, som findes på Økonomistyrelsens hjemmeside. Del 3 beskrives ved at sammenholde posterne fra denne endelige tilpassede balance og videreførelsesopgørelsen med den første tilpasning af balancen og budgetteringen af videreførelsen primo 2006. Tabellen for den endelige tilpasning af balancen, kan ses på side 25. I det følgende gives en kort beskrivelse af den del af skabelonen, som institutionen skal benytte til at tilpasse balancen. 1) Tilpasning af balancen Udgangspunktet for tilpasningen af balancen er feltet oprindelige balance. Her skal institutionen indtaste værdierne fra den oprindelige balance ud fra årsafslutningen 2006. Derefter skrives de konteringer, som institutionen foretager, ind i tabellen. Det skal bemærkes, at det kun er de gule felter i tabellen, som institutionen kan skrive i. Nedenfor er vist et uddrag af tabellen til illustration af, hvordan den udfyldes. I dette uddrag har institutionen i trin 2 fx opgjort sin FF4 langfristede gæld til 178 mio. kr. og sin FF6 bygge- og ITkredit til 49 mio. kr. Derfor indtaster den disse beløb i de gule felter under trin 2 i tabellen. Modposten til den nye gæld er det overførte overskud på egenkapitalen, og derfor fratrækker den de 227 mio. kr. fra det overførte overskud. Dette er vist nedenfor. 23
1000 kr. Oprindelig balance Indledende flytninger Anlægsaktiver Omsætningsaktiver Videreførsler Statsforskrivning Trin 1 Trin 2 Trin 3 Trin 4 Trin 5 Tilpasset balance. Overført overskud -227.000. Langfristede gældsforpligtelser FF4 Langfristet gæld 178.000 FF6 Bygge- og IT-kredit 49.000 Det er væsentligt, at beskrivelsen, der ledsager tabellen, gør det muligt for udenforstående at læse og forstå de valg, der er truffet i hvert trin i forbindelse med tilpasningen af balancen. Udover dokumentationen i tabellen kan institutionen blive bedt om at levere yderligere dokumentation for væsentlige områder af tilpasningen, hvis det skønnes nødvendigt for godkendelsen af den tilpassede balance. 2) Specifikation af videreførelsen Derudover skal institutionen redegøre for specifikationen af videreførelsen. Dette skal afleveres i tabel 2 i den tabelskabelon, der kan findes på Økonomistyrelsens hjemmeside. Derudover kan tabellen ses i eksemplet i bilag 3. Institutionen skal i tabellen dokumentere videreførelserne pr. 1. januar 2007 fordelt på følgende: Reserveret bevilling Overført overskud. Bortfald af videreførelser Institutionen kan blive udbedt yderligere dokumentation for væsentlige områder vedrørende videreførelserne, hvis det skønnes nødvendigt for godkendelsen af disse. Dokumentation af reserveret bevilling Nedenfor er vist et uddrag af dokumentationstabellen vedrørende den reserverede bevilling. Institutionen skal under kolonnen beholdning angive størrelsen af den reserverede bevilling pr. 1. januar 2007. Den reserverede bevilling skal opdeles efter de opgaver/projekter, som institutionen har afsat den reserverede bevilling til. Der kan kun reserveres til helt konkrete projekter, jf. kriterier herfor. Notatet skal indeholde en fyldestgørende beskrivelse af følgende elementer for hvert enkelt projekt: angivelse af kilde hvor projektet er angivet (fx anmærkningstekst, særbevilling), tidspunkt for oprindelig bevilling, størrelse af uforbrugt bevilling og forventet færdiggørelsestidspunkt. 24
Som udgangspunkt medtages de projekter der blev aftalt i forbindelse med udarbejdelsen af FL 2007 Specifikation af reserveret bevilling på enkeltprojekter: Regulering i øvrigt 2006 Reserveret efter primo 2006 Projekter pr. primo 2006 Primo 2006 Forbrug 2006 Ultimo 2006 Regulering i øvrigt 2006 Ultimo 2006 Eksempel 1 4541-300 -100 4141 Eksempel 2 325 325 0 0 0 0 0 0 Overført overskud Institutionen skal også kunne dokumentere størrelsen af de overførte overskud. Som vist nedenfor i et uddrag fra tabellen skal institutionen både opgøre beholdningen af de overførte overskud samt det eventuelle forbrug af det overførte overskud i budgetperioden. Faktisk DKK 1.000 Primo Nettoændring Endelig tilpasning 2006 i 2006 af balance Overført overskud (FF7) 4158-100 4058 Andel af hensættelser, der finansieres ved bortfald af videreførsel ultimo 2006 (Se note neden for) 0 350 350 Note: Det overførte overskud udskilles, så det akkumulerede overskud til videreførsel ultimo 2006 svarer til den reserverede bevilling, der skal fremgå af tabel 2 i de nye anmærkninger. Påvirkning af FF5 (Se note neden for) 0 Påvirkning af FF7 (Se note neden for) 3.708 Reserveret bevilling Note: FF5 og FF7 kan herudover påvirkes af andre faktorer, der ikke vedrører fordelingen af videreførselssaldoen ultimo 2006. 3. Redegørelse for væsentlige afvigelser i forhold til beregnet balance primo 2007 En række handlinger gennem 2006 kan have ført til at balancen primo 2007 er væsentlig forskellig fra den balance der var forudsat ved udarbejdelsen af FL 2007. Som eksempel på sådanne væsentlige forskelle kan nævnes: 25
a) Hvis institutionen ved omregningen af bevillingen har reserveret midler til projekter, der ikke fremgår af oversigten over reserveret bevilling primo 2007, skal der redegøres for disse, herunder om de er gennemført i 2006. b) Institutionen har i 2006 anskaffet flere aktiver end forudsat ved omregningen af bevillingen til FFL 2007. Dette betyder, at institutionens gæld er forøget tilsvarende, og dermed udnyttelsen af lånerammen. I særlige tilfælde kan dette føre til at lånerammen er overskredet eller at de i FL 2007 forudsatte investeringer ikke kan holdes inden for lånerammen. Redegørelsen skal indeholde en begrundelse for den ændrede situation med henblik på en drøftelse med Finansministeriet. c) Hvis omvendt anskaffelserne i 2006 har været væsentlig lavere end forudsat, vil gælden primo 2007 være lavere, og grundlaget for omregningen af bevillingen for højt. Redegørelsen skal indeholde en forklaring på mindre forbruget, herunder om det påvirker det fremtidige forbrug/investeringsniveau i 2007. d) Hvis der er en væsentlig forøgelse af hensættelserne primo 2007 i forhold til det forudsatte niveau, vil dette ikke have indgået i drøftelserne med Finansministeriet i forbindelse med omregningen af bevillingen til FFL 2007, og således ikke være finansieret i den forbindelse. Redegørelsen skal indeholde en nærmere forklaring som grundlag for drøftelse af finansieringen Tilsvarende redegøres på andre områder med væsentlige afvigelser. 26