Notat : Forretningsgangsbeskrivelse puljeadministration Støtte til udvikling og præsentation af digitale tjenester på basis af offentlige data i forbindelse med konkurrencen Offentlige Data I Spil 1 Baggrund (ITST) har etableret en tilskudspulje med det formål at fremme innovativ anvendelse af offentlige data til udvikling af digitale tjenester i den private sektor. Samtidig er det målsætningerne at: Indsamle praktiske erfaringer i forbindelse med konkrete projekter som anvender offentlige data. Afprøve nytteværdien af offentlige data som ressource i innovation. Skabe opmærksomhed om og fremme genanvendelse af offentlige data. Bidrage til at skabe rammerne for en ensartet indgang for erhvervsliv, privatpersoner og andre interessenter uden for den offentlige sektor til at anvende offentlige data. 23. november 2009 Holsteinsgade 63 2100 København Ø Telefon 3545 0000 Telefax 3545 0010 E-post itst@itst.dk Netsted www.itst.dk CVR-nr. 2676 9388 2 Forvaltningsmæssige principper 2.1 Principper Som tilskudsgiver sikrer ITST, at tilskudsmodtager, herunder potentielle tilskudsmodtagere, behandles ens, hvilket omfatter: Kontor for it-infrastruktur og implementering Side 1/6 1. At alle potentielle tilskudsmodtagere har lige mulighed for at blive bekendt med tilskudsmuligheden 2. At kravene til ansøgningen er gennemskuelige 3. At administration af tilskudsordningen er dækket af en forretningsgangsbeskrivelse (dette dokument). 4. At tildelingskriterierne operationaliseres i overensstemmelse med ordningens formål jf. tilskudsloven eller finanslovens anmærkninger 5. At habilitetsreglerne er overholdt. Ad 1: Potentielle tilskudsmodtagere har lige mulighed for at blive bekendt med tilskudsmuligheden. For at sikre at tilskudsmuligheden er bekendt for potentielle tilskudsmodtagere, offentliggør ITST ved annoncering af relevant information, at det er muligt at søge tilskud. Offentliggørelse sker ved udskrivelsen af konkurrencen via
pressemeddelelse og annoncering på Digitaliser.dk med henvisning til ansøgningsmateriale på Digitaliser.dk. Annonceringen indeholder alle relevante oplysninger om tilskudsgiver og om tilskudsformål, samt om hvor der kan indhentes yderligere oplysninger, som tilskudsmodtager skal kunne honorere. Ad 2: Kravene til ansøgningen er gennemskuelige Ansøgningsmaterialet består af en deltagervejledning, en FAQ, et sæt konkurrenceregler, et sæt tildelingskriterier og et ansøgningsskema. Ansøgningsmaterialet beskriver bl.a.: hvilke typer projekter, der kan søges støtte til hvem der kan søge hvilke omkostningstyper der støttes støtteperiodens varighed hvor stort støttebeløbet kan være ansøgningsfrist og processen for behandlingen af ansøgningerne. Side 2/6 Tilsammen udgør ansøgningsmaterialet rammerne for deltagelse i idékonkurrencen, for behandling af ansøgninger og for tildeling og udbetaling af støttemidler. Ad 3: Administration af tilskudsordningen er dækket af en forretningsgangsbeskrivelse ITSTs forretningsgang i forbindelse med administration af tilskudspuljen er beskrevet i kapitel 3 nedenfor. Ad 4: Operationalisering af tildelingskriterierne Ansøgningsmaterialet, herunder især tildelingskriterierne, beskriver efter hvilke kriterier tilskud tildeles. Det vil sige, at hvert enkelt kriterium er beskrevet og vægtet, hvis de vægter forskelligt. 2.2 Støttekriterier For at modtage støtte fra ITST til udvikling, implementering og/eller præsentation af en digital tjeneste på baggrund af offentlige data skal følgende krav være opfyldt: Den digitale tjeneste skal levere nytteværdi i Danmark eller for danske brugere uden for Danmark og tjenesten skal implementeres i Danmark. Alle projektansøgninger skal vedrøre en idé til en digital tjeneste baseret på offentlige data. Tjenesten må ikke benytte persondata eller sikkerhedsbelagte data. Ansøger skal være en eller flere privatpersoner eller en eller flere virksomheder/organisationer. Medlemmer af dommerpanelet og de virksomheder/organisationer, de repræsenterer, er udelukket fra at deltage. 2
Offentlige myndigheder og institutioner kan ligeledes ikke deltage. Alle deltagere skal være fyldt 18 år. Hvert konkurrencebidrag skal bestå af en korrekt indsendt og fyldestgørende beskrivelse til idéfasen af en idé til en digital tjeneste baseret på offentlige data og en korrekt indsendt og fyldestgørende projektansøgning, som mere detaljeret beskriver den digitale tjeneste, til projektansøgningsfasen. I deltagervejledningen beskrives, hvad der betragtes som korrekt indsendt og fyldestgørende for både idéfasen og projektansøgningsfasen. Det skal sandsynliggøres, at ansøger vil være i stand til at gennemføre projektet, der søges støtte til, sådan som det er beskrevet i projektansøgningen. 2.3 Begrundelse for tildeling/afslag til tilskud Puljemidlerne uddeles som præmie i en idékonkurrence, hvor et eksternt dommerpanel vurderer ansøgningerne på baggrund af tildelingskriterierne og udvælger vinderne. Dommerpanelet begrunder kortfattet deres valg af vindere. De ansøgninger, der ikke kommer i betragtning til tilskud fra tilskudsordningen, dvs. de projekter som ikke vinder konkurrencen, modtager ingen begrundelse for afslag. Side 3/6 2.4 Habilitet Som tilskudsgiver sikrer ITST, at behandlingen af ansøgningerne overholder habilitetsreglerne. Sagsbehandler, der videreformidler indkomne ansøgninger til dommerpanelet, må på ingen måde have privat eller økonomisk interesse i ansøgende part. Tilsvarende instrueres de eksterne dommere om, at de har pligt til at undlade at vurdere ansøgninger fra ansøgnende part, som de evt. måtte have privat eller økonomisk interesse i, og endvidere har pligt til at orientere ITST i tilfælde af inhabilitet. 2.5 Omfang af tilskud Udmøntning af tilskud sker kun én gang tilskudspuljens levetid i forbindelse med afgørelsen af idékonkurrencen. Puljens størrelse er i alt trehundrede tusinde kroner, som fordeles med op til ethundrede tusinde kroner til hvert af de tre vinderprojekter. Udmøntningen af tilskud sker efter følgende principper: Der ydes maksimalt et tilskud på 100.000 kroner pr. vinderprojekt. Der ydes kun tilskud til de tre vinderprojekter, som udvælges af dommerpanelet. Der ydes kun tilskud til ansøgers dokumenterede udgifter til ekstern konsulentbistand, egen arbejdsløn (standardsats på 266 kroner i timen), itudgifter, frikøb af offentlige data for en periode, tekniske driftsudgifter i op 3
til 6 måneder eller, i et vist omfang, udgifter til forretningsmæssig præsentation af projektet. Der ydes kun tilskud til udgifter, som fremgår af projektansøgningens budget, og kun i et omfang, som i rimelig grad korresponderer med det budgetterede. Udbetaling af tilskud knyttes til leverancer eller delleverancer af software, grafik, præsentationsmateriale eller lignende i overensstemmelse med projektansøgningens leveranceplan. 3 Forretningsgang i forbindelse med ansøgning om tilskud 3.1 Ansøgning Tilskud til projekter tildeles udelukkende til de tre vinderprojekter, som udvælges af dommerpanelet på baggrund af ansøgning. Ansøgningen består af udfyldt ansøgningsskema, herunder en plan for delleverancer, evt. vedlagt relevante bilag. Side 4/6 3.2 Behandling af ansøgninger Ansøgninger behandles samlet efter ansøgningsfristens udløb. Ansøger vil senest 20 arbejdsdage efter ansøgningsfristens udløb modtage skriftlig bekræftelse eller afslag på ansøgningen. Alle ansøgninger evalueres først uafhængigt af de individuelle medlemmer af dommerpanelet via et evalueringsskema, der gennemgår de bedømmelseskriterier, der er oplyst i ansøgningsmaterialet. Dernæst træder dommerpanelet sammen og udvælger i fællesskab tre vinderprojekter, som tildeles tilskud efter godkendelse af den ansvarlige kontorchef i ITST. 3.3 Tilsagn om tilskud ITST udsender tilsagnsbrev til de tre vinderprojeter (dvs. de tre ansøgere, der godkendes til at modtage tilskud). Tilsagnsbrevet indeholder information til tilskudsmodtager om betingelserne for tilskuddet, og hvad der kan medføre, at tilsagnet bortfalder, eller at tilskuddet kan forlanges tilbagebetalt. Tilsagnsbrevet vil indeholde følgende information: Tilskudsbetingelser samt lovgrundlag og bevillingsgrundlag Tilskuddets størrelse Hvilke aktiviteter tilskuddet ydes til i forhold til en konkret leveranceplan Udbetalingstidspunktet eller terminer, og kontonummer for tilskudsanvisningen. 4
Krav til dokumentation af økonomisk/faglig art inden tilskudsudbetaling Præcisering af betingelser og forudsætning for tilskuddet, herunder rapportering, herunder o o o Krav om tilskudsmodtagers tilbagebetaling ved opståede ændringer Krav til tilskudsmodtagers dokumentation for udgifter og aflæggelse af regnskab og revision Krav til tilskudsmodtagers økonomiske og faglige rapportering og bidrag til en eventuel efterfølgende evaluering Forhold, der kan begrunde bortfald af tilsagn og/eller tilbagebetalingskrav. ITST offentliggør titel og kortfattet indholdsbeskrivelse af de tre projekter, der godkendes til at modtage tilskud, på, som minimum, konferencen Offentlige Data I Spil, på Digitaliser.dk og på ITST s hjemmeside. Side 5/6 4 Administration af tilskud Udgangspunktet for udbetaling af tilskud er, at udbetalingstidspunktet så vidt muligt skal følge leverancetidspunktet. Tilskudsmidler udbetales bagudrettet ved dokumentation af faktiske udgifter. Udbetaling af tilskud følger nedenstående forretningsgang: ITST udfører økonomisk (forbrug, støtteintensitet m.m.) og faglig kontrol på baggrund af den godkendte projektansøgning og det opfølgende materiale. Udbetaling sker til den af ansøger opgivne konto. Udbetaling sker på baggrund af den fastlagte leveranceplan, som indgår i projektansøgningen, når leverancen er dokumenteret leveret. 4.1 Opfølgning Som tilskudsgiver præciserer ITST i forbindelse med, at tilskuddet ydes, hvilke oplysninger, der skal tilvejebringes af tilskudsmodtager i forbindelse med løbende opfølgning på fremdrift i det støttede projekt. ITST kan som tilskudsgiver foretage faglig opfølgning på fremdriften i de enkelte projekter i forhold til de tilgrundliggende leveranceplaner. Opfølgning kan omfatte, at ITST anmoder tilskudsmodtager om at udarbejde periodiske rapporter om økonomi- og aktivitetsudviklingen i forhold til projektansøgningen, herunder: Redegørelse for forbrug på udvalgte nøgletal set i forhold til budgettet samt forklaringer på afvigelser herfra 5
Redegørelse for omfanget af de gennemførte aktiviteter set i forhold til aktivitetsplan samt forklaringer på afvigelser herfra Vurdering af de gennemførte aktiviteter set i forhold til tilskudsbetingelserne, inkl. om forbruget af midler står mål med de opnåede resultater Side 6/6 6