1 Referat fra bestyrelsesmøde i Rønhøjgård 07-05-2013 17.00 21.30 Foreningshuset Møde indkaldt af Mødetype Referent Deltagere bestyrelse Deltagere suppleanter Fraværende med afbud Susanne Voss 1. Valg af ordstyrer Bestyrelsesmøde Anna-Grethe Jensen Susanne Voss (Susanne), Larsen (), Anna-Grethe Jensen (Anna- Grethe), Annette André Christensen (Annette), Frank Andersen (Frank), Jan Pedersen (Jan), Betty Kirstein (Betty) og Helle Pedersen (Helle) Katalin Cservenka (Katalin) Berit Eriksson (Berit), Unni Segebrecht (Unni) og Gertrud Backhausen (Gertrud) Susanne 2. Godkendelse af Forretningsorden for bestyrelsen Foreslagsstiller: Susanne Skal godkendes af bestyrelsen. Det blev drøftet, hvor ofte det er nødvendigt at holde bestyrelsesmøder. Møder i vinterhalvåret kan evt. holdes vederlagsfrit på Tapeten. Næstformanden bliver valgt på generalforsamlingen, og skal derfor ikke konstitueres i bestyrelsen. Forretningsordenen tilrettes med denne ændring. Susanne 4/6-2013 3. Godkendelse af Retningslinjer for udvalg under bestyrelsen Foreslagsstiller: Susanne Retningslinjerne var oprindelig fra år 2006. Der var enighed om, at retningslinjerne bør revideres. Korrekturlæsning ifølge aftalte ændringer Katalin 21/5-2013 Ny revideret tekst sendes sammen med indkaldelsen til næste bestyrelsesmøde. 4. Godkendelse af referat med eventuelle ændringer Alle Referatet blev godkendt. 5. indkomne forslag 1. Brug af Skype Foreslagsstiller: Anna-Grethe Susanne 30/5-2013 Side 1 af 7
2 Bestyrelsesmedlemmer installerer Skype (gratis program) på deres computere og benytter Skype, når de taler med hinanden. På den måde spares der penge til telefonudgifter, og har også den fordel, at man kan have begge hænder fri (med hovedtelefoner), hvis man fx skal rette tekster i breve, hvor man så kan rette direkte i sit dokument på skærmen. En enkelt person ønsker ikke at bruge Skype og øvrige sociale medier. Man aftaler indbyrdes, hvis man vil bruge Skype Alle 2. Placering af store sten Foreslagsstillere: /forretningsudvalget I forbindelse med kloakering i fase 1 blev de store sten fordelt ved Brombær Alle og andre steder i foreningen for at spærre for gennemkørsel/parkering. I fase 2 er der kommet flere store sten til, som vi skal placere på vores arealer. har talt med Højvænge om eventuelt at få dem placeret på hjørnerne ved vore indkørsler fra Højvænge Alle. Prisen for at få stenene kørt væk fra foreningens område koster det 4-dobbelte af, hvad prisen er for at få placeret stenene på foreningens område. Hvis der placeres sten på begge sider af indkørslerne, kan det få den konsekvens, at der ikke bliver plads til, at biler kan passere hinanden i svingene ved ind- og udkørsel fra vore veje til og fra Højvænge Alle. Der vil blive risiko for sammenstød. Udsættes til bestyrelsesmøde i juni, når alle har været en tur rundt i foreningen. 6. Økonomi Budget: blev gennemgået. Oplægsholder: Alle 4/6-2013 Leje af foreningshus: Nyprocedure, så leje af foreningshuset kun kan lejes ved at beløbet indbetales på bankkonto, og depositum refunderes ved bankoverførsel, så der ikke ligger kontanter i foreningshuset. Gammel tank ved foreningshuset: Skal nedlægges. Budget: I budgettet er der ikke taget højde for ny afgift på ekstra kr. 10,- for vandudledningsafgift. Denne nye information kunne læses i BallerupBladet umiddelbart før generalforsamlingen. Leje af foreningshus: Skrivelse skal ligge på kontoret. Betaling for leje af foreningshus kan kun ske via bankoverførsel fremover. Derfor skal lejer oplyse kontonummer for at få sit depositum tilbage. Gammel tank ved foreningshuset: Skal fyldes med sand. Leje af foreningshus: Skriftlig procedure skal lægges i foreningshuset og slås op på hjemmesiden. Gammel tank ved foreningshuset: Størrelsen på tanken undersøges. Pris indhentes for opfyldning. Annette Frank Side 2 af 7
3 7. Meddelelser fra udvalgene a. Forretningsudvalget Oplægsholdere: TDC: Advokat Torben Lund har den 22. februar 2013 sendt brev til TDC med krav om betaling af kr. 25.448,06. TDC vil ikke vedkende sig, at de har forvoldt skade på en vandledning. Manglende betaling af haveleje: 10 medlemmer har ikke betalt haveleje. TDC: Advokaten mener, vi har en god sag mod TDC. Hvis sagen føres under småsager, kan den blive behandlet i dommervagten, og så vil vores udgift højst blive kr. 10.000,-, hvis vi taber sagen. Manglende betaling af haveleje: I forhold til de 10 manglende indbetalinger, er der 5 havelejere, der har meddelt, at betaling er på vej. TDC: Advokaten skal spørges, om han vil køre sagen på no cure no pay betingelser (hvis vi taber sagen, får vi ingen regning på advokatbistand). Manglende betaling af haveleje: Fremtidig procedure. FU 4/6-2013 b. Driftsudvalget Oplægsholder: Betty Sager: 1 ny sag og 1 afsluttet sag efter sidste bestyrelsesmøde. Legeplads: Der mangler at blive udskiftet 4 sveller. Rundtur: Betty, Jan og Berit har holdt første møde. Frank har givet tilsagn om at hjælpe. Frivillig arbejdsdag: Arbejde, der kan udføres på dagen den 2. juni. Legeplads: Der er bedt om nyt tilbud. Rundtur: Grundet kulden har udvalget ikke gået første rundtur endnu, da der stadig er mange, der ikke er flyttet ud. Frivillig arbejdsdag: Da man ikke ved, hvor mange havelejere, der kommer, kan man ikke lægge en fast arbejdsplan. Legeplads: Venter på tilbud fra allan Tørnqvist Betty? Rundtur: Den første rundtur i foreningen bliver midt i maj. Der skal indkøbes 2 stk. kameraer. Ring til driftsudvalget, hvis der observeres noget ulovligt. Frivillig arbejdsdag: Der bliver lavet en prioriteret liste med arbejdsopgaver. Der indkøbes olie til arbejdsdagen den 1. september til nyt træværk på legepladsen. Flyere omdeles i alle postkasser i foreningen. Alle 4/6-2013 Hele sæsonen August 2013 25/5-2013 Side 3 af 7
4 c. Vurderingsudvalget Berit var ikke til stede. Sager: Annette oplyste, at der i dag har været 3 vurderinger. Vurderingskursus: Der har været ønske om, at vurderingsudvalget kommer på kursus. Hvis der bliver plads, ønsker byggeudvalget også at deltage. Vurderingskursus: Kirsten Holm, Kreds 8, vil formidle et kursus gennem Kolonihaveforbundet. Vurderingskursus: Der er plads til 14 personer fra Kreds 8. Vi afventer besked om dato og sted. Berit? d. Salgsudvalget Oplægsholder: Susanne Sager: 2 nye sager (heraf 1 overdragelse). afsluttede sager. Susanne e. Byggeudvalget Oplægsholder: Jan Sager: 6 nye sager. 4 sager under behandling. Jan f. Vandudvalget Oplægsholder: Frank Sager: 9 nye sager. 6 afsluttede sager og 3 sager under behandling. Skade på vandrør i 300-området: På stien ud for have 331 og 333 er der sket en skade på et vandrør. Skade på vandrør i 500-området: I forbindelse med udskiftning af hovedstophanen, konstaterede vi et brud på en vandledning. Hovedstophaner: Vi har 4 defekte stophaner. Vandforbrug: Er for tiden ca. det dobbelte af forbruget i samme periode i 2012. Skade på vandrør i 300-området: Der har været møde med Gravmand A/S og SPH om ansvar for skaden. SPH har påtaget sig ansvaret. Skade på vandrør i 500-området Der har været møde med Gravmand A/S og SPH om ansvar for skaden. Vi har ikke med sikkerhed kunnet sige, hvornår skaden skete, og hvem der forvoldte den. Hovedstophaner: Der er allerede skiftet 1 stophane. En ny løsning kan være, at der bliver lavet en dyb brønd ved siden af den eksisterende stophane, og med måler. 1 hane koster kr. 29.000,-. Dertil kommer gravearbejde til ca. kr.12.000,- Side 4 af 7
5 Vandforbrug: I april måned har der været mange brud på vandledninger, som sandsynligvis skyldes, at det blev tøvejr. Tilbage i marts blev der fundet 2 brud. Skade på vandrør i 300-området: Betales af SPH? Skade på vandrør i 500-området: Foreningen betaler.? Hovedstophaner: SPH kommer med tilbud på 11 hovedstophaner. 1. Tilbud med ekstra brønd ved siden af og med målere. 2. Tilbud på udskiftning af hovedstophaner med målere, men uden brønd. Vandforbrug: Stadig opfølgning. Frank Ad hoc g. Medieudvalget Oplægsholdere: Helle og Anna-Grethe Facebookgruppe: Helle har fået overdraget administration af den facebook-gruppe som Morten oprindeligt har oprettet. Opdatering af vedtægter og ordensregler: Der er læst første korrektur. Rønbladet: Bladet er under opbygning. Facebookgruppe: Helle har oprettet en facebookprofil med navnet Sommerbyen Rønhøjgård. Rønbladet: Nogle indlæg er ikke modtaget til deadline. Opdatering af vedtægter og ordensregler: Rettelser og anden korrektur nedprioriteres i forhold til skrivning af referat og opsætning af Rønbladet. Facebookgruppe: Facebookprofilen Sommerbyen Rønhøjgård vil jævnligt blive opdateret med nyheder, så at man kan følge med i, hvad der sker i haveforeningen. Rønbladet: Det forventes, at bladet bliver trykt i løbet af uge 21. Helle Anna- Grethe Ad hoc 23/5-2013 Omdeles i postkasserne i haverne inden udgangen af maj. Opdatering af vedtægter og ordensregler: Der bliver indhentet tilbud på trykning af 200 eksemplarer. Ud fra den pris afgøres det, om vi selv skal printe. Driftsudv. Anna- Grethe 30/5-2013 h. Kloakeringsudvalget Oplægsholder: a: Fase 2 står stille. b: Mangler, der skal udføres af Gravmand A/S. c: Opgravning på Tyttebær Alle. d: Meterpris skal indhentes for den private del inkl. tilslutning. a: Forsyning Ballerup er blevet forsinket med udførelse af den sydgående ledning. b: Der er snart deadline for at få mere på mangellisten. c: Der har været ekstra opgravning. Side 5 af 7
6 d: Eksempler: For 19 meter kr. 12.000,-. For 4 meter kr. 12.000,-. a: Vi må vente på grønt lys fra Forsyning Ballerup for at starte tilslutningen i syd.? b: Det er NU, det er sidste chance for at få mangler på listen. Alle Hurtigst mulig c: Denne opgravning hører ikke med på mangellisten. d: Flere havelejere skal spørges, hvad de har givet for tilslutningen, inden næste bestyrelsesmøde. Kloakerings-tilslutningsudvalget Alle 4/6-2013 Oplægsholdere: Betty og Jan a: Der er kommet 25 kopier af attester fra private, som ikke har benyttet sig af Gravmand A/S. b: Der er kommet en stor liste fra Gravmand A/S. a: Afventer b: Når Gravmand er helt færdig, kommer der en samlet liste/fil. a: Skal arkiveres i sagsmapperne. Betty/Jan? b: Gravmand afleverer til kommunen. Vi får også en oversigt. Betty/Jan? i. Aktivitetsudvalget Oplægsholder: Susanne holder møde i foreningshuset den 8. maj. Alle medlemmer i foreningen er velkomne. Hverve frivillige hjælpere til sommerens aktiviteter Torben Greibe 8/5-2013 8. Orientering fra Kredsen Oplægsholder: Annette a: Planlagte mødedatoer i Kreds 8: 28. maj, 25. juni, 30. juli og 6. september. b: Præmiefesten holdes 21. september. c: Glostrup kommune har anden regel end Ballerup Kommune har for antal kvadratmeter, der må bebygges. a:. b: Haver indstillet til præmie skal findes. c: Afventer høringssvar fra Glostrup. a: Bestyrelsen får briefing på bestyrelsesmøder, der følger efter kredsmøderne. Annette 4/6, 2/7, 6/8 og 1/10 2013 b: Kredsen skal have dato for havevandring i Rønhøjgård. Annette c: Derefter handling i Kreds 8. Info til Rønhøjgårds bestyrelse. Annette? Side 6 af 7
7 9. Orientering fra sekretæren Oplægsholder: Anna-Grethe Formular til udlevering af nøgler til foreningen. fra bestyrelsen havde en tidligere formular. Ny formular er udarbejdet. 10. Fotografering af bestyrelsesmedlemmer Anna- Grethe 7/5-2013 Helle opfordrede til, at alle bestyrelsesmedlemmer sender et foto til brug på hjemmesiden. 11. Eventuelt Helle og Susanne arbejder på en ny hjemmeside. Den bliver frigivet inden for ca. 2-3 uger. Der forsvinder intet fra den gamle hjemmeside. Helle foreslår procedure for diverse udvalg og forbedring på kontoret med en opslagstavle, hvor man kan se, hvilke personer man skal lade de sager går videre til, man får henvendelse om i kontortiden. På næste dagsorden kommer Logbog på som et fast punkt. Side 7 af 7