Kursusmateriale Aleph statistikkursus Indholdsfortegnelse Indledende... 2 Gem søgning på server... 2 Udlån... 3 Antal udlån pr. titel (elib-stat-13)... 3 Titler uden udlån (elib-stat-14 )... 6 Eksemplarer uden udlån (elib-stat-30)... 8 Generel udlånsstatistik (cir-30)... 10 Lånere... 12 Antal lånere pr dags dato (elib-stat-27)... 12 Ikke aktive lånere (elib-stat-28)... 13 Reservationer... 16 Titler hvor der er flere end x antal reservationer (elib-stat-17)... 16 Reservering ældre end antal dage (elib-stat-18)... 18 Hvor mange reserveringer afhentes/ikke fra ventehylde (elib-stat-33)... 19 BS statistik... 21 BS Statistik og Indberetning (Elib-bsst-04)... 21 1
Indledende Gem søgning på server En del af statistikkerne kan køres med en inddata fil i form af en gemt søgning på serveren. En søgning gemmes på serveren ved at: 1) Lave en søgning i klienten, her søgningen waf=zmono og wem=fotografi (65 poster). 2) Gemme søgningen på server ved at trykke Gem på server. Skriv det ønskede navn, i dette tilfælde zmono_foto, og tryk ok. Søgningen er nu gemt på serveren og kan benyttes som inddata fil. 2
Udlån Antal udlån pr. titel (elib-stat-13) 1) Elib-stat-13 findes i Udlånsklienten under Servicemenu Statistik Udlån Antal udlån pr. titel 3
2) Vælg et datointerval og inddater (hvis det ønskes) en inddatafil. I dette tilfælde en gemt søgning på server zmono_foto. Skriv bibliografisk base, fx kab01, og tryk Send til kø. 3) Når jobbet er kørt færdigt (tjek status for jobbet i fanebladet Administration Job Manager [A] Batchlog), kan rapporten over udlån i den valgte periode udskrives. Filen zmono-udlaan-pr-titel- 20150101-20160101 kan findes under fanebladet Administration Job Manager [J] Printfiler. 4
4) Her ses en vis udskrift version af rapporten. Statistikken lister det administrative systemnummer, titel, antal eksemplarer, antal udlån, fornyelser og samlet antal samt total antal udlån og fornyelser i den valgte periode. Bemærk at forny dækker over fornyelser foretaget via Aleph, B forny dækker over automatiske fornyelser, der kører fast som et job på serveren (kun få biblioteker har dette sat op) og W forny er fornyelser foretaget via webopac eller Primo. 5
Titler uden udlån (elib-stat-14 ) 1) Find elib-stat-14 i Udlånsklienten under Servicemenu Statistik Udlån - titler uden udlån 2) Udfyld med de variabler jobbet skal køres med. I dette tilfælde kigges der efter titler som er anskaffet før 20100101 og ikke har været udlånt siden 20100101, jobbet køres i dette tilfælde på hele den bibliografiske base (kab01), for alle filialer og afdelinger. 6
3) Resultat er rapporten ikke-udlaan-titel-datoxxxx-filial-afdeling, som ligger sig i fanebladet Administration Job Manager [J] Printfiler. Rapporten viser en liste med titler som ikke har været udlånt i den valgte periode, tilhørende administrativt systemnummer og antal eksemplarer pr. titel. 7
Eksemplarer uden udlån (elib-stat-30) 1) Find elib-stat-30 i Udlånsklienten under Servicemenu Statistik Udlån Eksemplarer ikke udlånt 2) Udfyld med de variabler jobbet skal køres med. I dette tilfælde kigges der efter eksemplarer som er anskaffet før 20100101 og ikke har været udlån siden 20100101. Jobbet køres i dette tilfælde på hele den bibliografiske base (kab01), for alle filialer og afdelinger. 8
3) Resultatet er filen ikke-udlaan-titel-eks-datoxxxx-filial-afdeling, som ligger sig i fanebladet Administration Job Manager [J] Printfiler. Rapporten indeholder en liste over eksemplarer som ikke har været udlånt i den valgte periode, navn på titel, stregkode, afdeling og opstilling. 9
Generel udlånsstatistik (cir-30) 1) Find elib-stat-30 i udlånsklienten under Servicemenu Statistik Generel udlånsstatistik 2) Udfyld med de variabler jobbet skal køres med. I dette tilfælde er valgt alle filialer, udlån foretaget imellem 01/01 og 31/12 2015. Resultaterne inddeles her efter eksemplarstatus. 10
3) Resultatet er filen cir-30-test, som ligger sig i fanebladet Administration Job Manager [J] Printfiler. Rapporten viser lån, fornyelser, reservationer og afleveringer fordelt på filial og eksemplarstatus, samt en samlet optælling af lån, fornyelser, reservationer og afleveringer i det angivne datointerval. 11
Lånere Antal lånere pr dags dato (elib-stat-27) 1. Jobbet findes under Udlånsklienten Servicemenu Statistik Lånere pr dags dato (elib-stat-27). Jobbet kræver ingen input, klik blot send til kø. 2. Resultatet kan findes under fanebladet Administration Job Manager [J] Printfiler. Filen får dags dato tidsstempel. I dette tilfælde kaldes resultatfilen laanere-20160915. 3. Filen kan ses ved at klikke udskriv, og viser antal lånere fordelt på hvilket år og hvilken måned de sidst har været aktive, dvs. har foretaget et udlån eller en aflevering. 12
OBS! En låner kan kun have èn sidste aktivitetsdato, som er registreret i Aleph. Det betyder at en låner kun optræder en gang på listen, selvom de potentielt godt kan have været aktive i månederne og årene forinden. Ikke aktive lånere (elib-stat-28) 1. Jobbet findes i Udlånsklienten under Servicemenu Statistik Ikke aktive lånere (elib-stat-28). Jobbet kræver ingen input, klik blot send til kø. 13
2. Når jobbet er kørt færdigt (tjek status for jobbet i fanebladet Administration Job Manager [A] Batchlog), kan rapporten over ikke aktive lånere siden den valgte dato udskrives. Filen findes under fanebladet 20100101. Administration Job Manager [J] Printfiler og kaldes i dette tilfælde Ikke-aktive- 14
3. Resultatet viser en oversigt over lånerid, navn på låner samt hvilken dato den pågældende låner sidst har været aktiv i Aleph, dvs. enten har udlånt eller afleveret et materiale. 15
Reservationer Titler hvor der er flere end x antal reservationer (elib-stat-17) 1. Jobbet findes i Udlånsklienten under Servicemenu Statistik Reservering Titel (elib-stat-17). I dette tilfælde er der valgt 15 reserveringer eller mere, jobbet er kørt uden inddata fil og i den bibliografiske base KAB01. 2. Filen med resultatet kan findes under fanebladet Administration Job Manager [J] Printfiler og kaldes i dette tilfælde reservationer-15. 16
3. Resultatet viser en oversigt over administrativt systemnummer, titel, antal reservationer, ældste reservationer samt antal eksemplarer af den pågældende titel. Bemærk at der i dette tilfælde ikke er et større antal reservationer end 6, selvom jobbet blev bedt om at kigge efter reservationer med 15+ reservationer. Når jobbet ikke finder det pågældende antal reserveringer, listes i stedet antal reservationer fra størst kendte antal til mindste. 17
Reservering ældre end antal dage (elib-stat-18) 1. Jobbet findes i Udlånsklienten under Servicemenu Statistik Reservering ældre end antal dage (elib-stat-18) 2. Filen med resultatet kan findes under fanebladet Administration Job Manager [J] Printfiler og kaldes i dette tilfælde gamlereserveringer-30 18
3. Resultatet viser en oversigt over bibliografisk systemnummer, titel, dato for ældste reservationer samt antal eksemplarer i alt af den pågældende titel. Hvor mange reserveringer afhentes/ikke fra ventehylde (elib-stat-33) 1. Jobbet findes i Udlånsklienten under Servicemenu Statistik Reserveringer ventehylde (elib-stat- 33). Udfyld fra og til dato og tryk send til kø. 19
2. Filen med resultatet kan findes under fanebladet Administration Job Manager [J] Printfiler og kaldes i dette tilfælde ventehylde-20160901-20160915 3. Resultatet viser en liste med afhentningssted, hvornår materialet er sat på ventehylde samt hvorvidt materialet er afhentet eller ej. 20
BS statistik BS Statistik og Indberetning (elib-bsst-04) Med statistikjobbet elib-bsst-04 er det muligt at udtrække en række tal samlet til brug for indberetning til Danamarks Statistik. Jobbet elib-bsst-04 er designet til at udtrække de tal, som statslige og øvrige forskningsbiblioteker har pligt til at indberette. 1. Jobbet findes i Udlånsklienten under Servicemenu BS Statistik og Indberetning Forskningsbibliotek (elib-bsst-04): 21
2. Jobbet køres ved at udfylde forskellige parametre: Statistikår: Der vælges her det statistikår man er interesseret i, her 2014. Bibliografisk Base: Her vælges den relevante bibliografiske base, i dette tilfælde KDM01. Fjernlåns Base: Hvis biblioteket benytter fjernlån kan tal herfra medtages i optællingen, skriv fx KDM40 Biblioteksnummer: Herudover indskrives biblioteksnummer for det relevante bibliotek, i dette tilfælde 830520 Bibliotekstype 1 : Vælg enten statslige lovbiblioteker eller øvrige forskningsbiblioteker. Via elib-bsst-04 jobbet er det endvidere muligt at følge tilvæksten af materialer i en given samling. Eksempelvis kan elib-bsst-04 jobbet sættes til at køre fx hver måned eller på kvartalsbasis, hvorved der kan skabes et samlet overblik over tilvæksten i samlingen. Dette kræver dog at de udtrukne tal manuelt akkumuleres. 1 En nærmere forklaring på bibliotekstyperne kan findes her: http://www.dst.dk/da/statistik/dokumentation/statistikdokumentation/forskningsbiblioteker/indhold 22
3. Efter jobbet er afviklet findes filen under fanebladet Administration Job Manager [J] Printfiler og får tilknyttet navnet for statistikken, årstal, BS samt biblioteksnummer i filnavnet. I dette tilfælde filen elibforstat2014-bs830530. 23
Resultatet af elib-bsst-04 jobbet viser en statistik for et bestemt år, i dette tilfælde 2014, for bestand, tilvækst, afgang, udlån/fornyelser/kopier samt lånere. (NB: Forkortelsen BS står for Biblioteksstyrelsen) 24