Sagsnr.: 2014-32-134-00019 Dato:22-01-2015 Spørgsmål og svar til udbud vedrørende budgetsystem til Fødevarestyrelsen, jf. udbudsbekendtgørelse 2014/S 247-435859 Dato for spørgsmål Spørgsmål i anonymiseret form Fødevarestyrelsens svar 06.01.2015 Anmodning om prækvalifikation: I forbindelse med indsendelse af anmodning om prækvalifikation fremgår det ikke specifikt hvordan materialet ønskes modtaget og evt. hvor det skal sendes til. Ordregiver bedes bekræfte at det kan sendes elektronisk pr. mail til mast@fvst.dk. Det fremgår af udbudsbekendtgørelsens pkt. I.1), at ansøgning om deltagelse skal sendes til det i udbudsbekendtgørelsen ovennævnte kontaktpunkt. Fødevarestyrelsen foretrækker, at ansøgning om deltagelse sendes til mast@fvst.dk, men ansøgning om deltagelse kan også sendes med almindelig post eller afleveres på den angivne adresse. Fødevarestyrelsen har ikke opstillet en bestemt form for ansøgning om deltagelse. Der er stillet skabeloner til rådighed for afgivelse af de oplysninger, der er omtalt i udbudsbekendtgørelsens punkt III.2.1), III.2.2) og III.2.3). Fødevarestyrelsen bemærker i øvrigt for en god ordens skyld, at der i udbudsbekendtgørelsens punkt VI.3) ved en fejl er anført samme afsnit to gange. Se venligst bort fra det dobbelt anførte. Punktet lyder uden det dobbelte afsnit således: Ad punkt I.1) Det bemærkes, at der inden fremsendelsen af anmodning om prækvalifikation ikke er yderligere specifikationer eller dokumenter at få hos ordregiver. Udbudsmaterialet vil blive sendt til de virksomheder, Styrelsen udvælger til at deltage i udbudsforretningen. Eventuelle spørgsmål i forbindelse med prækvalifikation kan rettes til Fødevarestyrelsen på den mailadresse, som er angivet i punkt I.1). Spørgsmål og svar herpå vil løbende blive offentliggjort på Fødevarestyrelsens hjemmeside:. Frist for
spørgsmål er onsdag den 21.1.2015, kl. 13:00. Det er ansøgernes eget ansvar, løbende at holde sig orienteret om offentliggørelse af eventuelle svar på den af Fødevarestyrelsen anviste hjemmeside. Ad punkt II.2.1) Beløbet udgør et groft skøn over den forventede kontraktsum for kontraktens fulde løbetid, inklusive optioner samt mulighed for forlængelser. De faktiske indkøb kan både udgøre et mindre eller et højere beløb. Ad punkt III.2.1) Skabelon til brug for afgivelse af de efterspurgte oplysninger, kan hentes på Ad punkt III.2.2) Økonomisk og finansiel kapacitet og III.2.3) Teknisk kapacitet: En ansøger kan basere sig på andre enheders (f.eks. en underleverandørs eller enheder inden for samme koncern, herunder moder-, søster eller datterselskaber) økonomiske, finansielle og/eller tekniske kapacitet, uanset den juridiske karakter af forbindelserne mellem ansøgeren og disse andre. Ansøger skal i prækvalifikationsanmodningen i givet fald godtgøre, at ansøger er berettiget til at disponere over de nødvendige ressourcer, f.eks. ved at fremlægge dokumentation for de andre enheders forpligtelser i så henseende. En ansøger kan således eksempelvis basere sig på en underleverandørs tekniske kapacitet, jf. udbudsdirektivets artikel 48, stk. 3. I så fald skal ansøgeren fremlægge dokumentation fra underleverandøren indeholdende et tilsagn om, at underleverandøren vil og skal stille de pågældende ressourcer til rådighed for ansøgeren. Endvidere skal ansøgeren i så fald fremlægge samme typer af informationer om underleverandørens tekniske kapacitet, som ansøgeren skal fremlægge vedrørende egen teknisk kapacitet. Skabelon til brug for afgivelse af de efterspurgte oplysninger kan hentes på: Ad punkt IV.1.2) Hver ansøger kan alene indgive én ansøgning om prækvalifikation. Såfremt samme juridiske enhed er del af flere ansøgere, f.eks. selv indgiver egen ansøgning, men samtidig indgår som deltager i et konsortium, der ansøger, skal ansøgerne kunne godtgøre, at samme juridiske Side 2/5
06.01.2015 Tro og love erklæring: Skal pkt. 1.2 udfyldes, hvis vi i pkt. 1.1 har udfyldt med 0,-. Hvis de skal udfyldes bedes I bekræfte at de udfyldes med nej. 06.01.2015 Økonomisk og finansiel kapacitet: I pkt. III.2.2 Økonomisk og finansiel kapacitet beder I om en erklæring vedr. omsætning og egenkapital for de seneste tre disponible regnskabsår. Er den underskrevne årsrapport for 2013 med oplysninger vedr. 2012 og 2013 fyldestgørende som dokumentation eller er der behov for en specifik erklæring, hvor det sidste år (2011) er med? 06.01.2015 Omfatter den udbuddet opgave også udarbejdelse (i samarbejde med Fødestyrelsen herunder respektive 32 organisatoriske enheder) af Fødevarestyrelsens detaljerede kravsspecifikation, herunder udarbejdelse af registreringsrammer, til det kommende budgetsystem eller er det således at Fødevarestyrelsen har udarbejdet en detaljeret kravsspecifikation, som den kommende leverandør kan anvende ved implementeringen etc. 08.01.2015 Spørgsmål ang. III.2.3) Teknisk kapacitet: Er det tilladt at angive referencer der dokumenterer relevant erfaring på tidligere kunder?. F.eks. erfaring med implementering og anvendelse af budgetsystem hos Kunde, der på senere tidspunkt (i genudbud) har valgt ny leverandør til fortsat vedligehold af budget systemet. 08.01.2015 Hvordan får jeg adgang til spørgsmål- /svar dokument? enheds deltagelse ikke medfører mulighed for gensidigt at påvirke indholdet af de forskellige tilbudsgiveres tilbud.. Punkt 1.2 i tro og love erklæringen skal ikke udfyldes, hvis der er svaret 0,- i punkt 1.1. Fødevarestyrelsen fastholder, at der skal fremsendes en erklæring. Fødevarestyrelsen finder ikke, at det er tilstrækkeligt at fremsende en årsrapport indeholdende oplysningerne. Ved en erklæring forstår Fødevarestyrelsen et dokument, hvor de efterspurgte oplysninger for de tre år angives. Erklæringen skal være underskrevet af en repræsentant, der tegner virksomheden. Fødevarestyrelsen har ved formuleringen om muligt taget højde for, at der kan være virksomheder, der ikke har eksisteret i alle tre år, og hvor de efterspurgte oplysninger således ikke er tilgængelige. Opgaven omfatter ikke udarbejdelse af kravspecifikation. Fødevarestyrelsen udarbejder en detaljeret kravspecifikation, der vil indgå i udbudsmaterialet, som fremsendes til de prækvalificerede virksomheder. Ja, det er tilladt at angive referencer fra tidligere kunder. Spørgsmål og svar offentliggøres på Fødevarestyrelsens hjemmeside: Side 3/5
12.01.2015 Jf. udbudsmaterialets afsnit II.2.2) oplysninger om optioner står der: Tilbudsgiver skal tilbyde drift af systemet som option. Menes der med drift af systemet, at den ønskede budgetløsning skal køre som en hosted løsning hos tilbudsgiveren, eller at tilbudsgiver kun skal yde teknisk support (remote hhv. onsite), eller menes driftssupport (teknisk og forretningsmæssig, remote hhv. onsite) på budgetløsning hos FVST eller dennes driftsleverandør, hvor den underliggende hardware, operativsystem, netværk etc. allerede er supporteret? 15.01.2015 Spørgsmål angående pkt. III.2.2.) Skal deltagerne i et konsortium hver især afgive støtteerklæring eller anden form for erklæring udover de regnskabsmæssige oplysninger? 19.01.2015 Betyder Fødevarestyrelsens svar på tidligere spørgsmål (se nedenfor) at man ikke behøver at fremsende årsregnskab - men kan nøjes med erklæringen? Med "Tilbudsgiver skal tilbyde drift af systemet som option" i udbudsbekendtgørelsens afsnit II.2.2 forstås, at tilbudsgiver forventes at kunne tilbyde etablering og løbende drift af et komplet driftsmiljø, inkl. alt relevant hardware og programmel, som løsningen kan afvikles fra. Der henvises til punkt VI.3) i udbudsbekendtgørelsen, ad punkt III.2.2) Økonomisk og finansiel kapacitet og III.2.3) Teknisk kapacitet: En ansøger kan basere sig på andre enheders (f.eks. en underleverandørs eller enheder inden for samme koncern, herunder moder-, søster eller datterselskaber) økonomiske, finansielle og/eller tekniske kapacitet, uanset den juridiske karakter af forbindelserne mellem ansøgeren og disse andre. Ansøger skal i prækvalifikationsanmodningen i givet fald godtgøre, at ansøger er berettiget til at disponere over de nødvendige ressourcer, f.eks. ved at fremlægge dokumentation for de andre enheders forpligtelser i så henseende. Oplysningsforpligtelsen, såfremt ansøgningen om prækvalifikation baserer sig på andre enheders formåen, gælder således både for økonomisk og finansiel kapacitet og teknisk kapacitet. Det er korrekt, at Fødevarestyrelsen ikke kræver fremsendelse af årsrapport, men alene en erklæring indeholdende de efterspurgte oplysninger. Fødevarestyrelsen fastholder, at der skal fremsendes en erklæring. Fødevarestyrelsen finder ikke, at det er Side 4/5
tilstrækkeligt at fremsende en årsrapport indeholdende oplysningerne. Ved en erklæring forstår Fødevarestyrelsen et dokument, hvor de efterspurgte oplysninger for de tre år angives. Erklæringen skal være underskrevet af en repræsentant, der tegner virksomheden. Fødevarestyrelsen har ved formuleringen "om muligt" taget højde for, at der kan være virksomheder, der ikke har eksisteret i alle tre år, og hvor de efterspurgte oplysninger således ikke er tilgængelige. 22.01.2015 Vi ønsker at ansøge om deltagelse i udbud af budgetsystem som et konsortium med underleverandør. Hvor ansøgningen omfatter 1) de i bekendtgørelsens krav om oplysninger fra konsortiedeltagerne hver især samt 2) støtteerklæring fra underleverandør. Går ud fra at konstruktionen konsortium med underleverandør er muligt? Konstruktionen konsortium med underleverandør er mulig forudsat at der fremlægges den i udbudsbekendtgørelsen krævede dokumentation. Side 5/5