Møde den: 22. oktober 2013 kl. 13.00 15.00 REFERAT LSU AU HR Til stede: A-siden: Louise Gade (LG), Birgit Roesen (BIR) B-siden: Anders Kragh Moestrup (AKM), Alev Gencay (AGA), Kirsten Neuhauge (KN), Lene Fransen (LF), Lizzi Edlich (LE) Referent: Pia Andersen Fraværende: Vibeke Hedemann Schmidt, Birgitte Langsted, Jane Bach, Margrethe Vejs-Petersen Dagsorden: 1. Godkendelse af dagsorden 2. Godkendelse af referat af sidste møde 3. Status for Jens Baggesens Vej - ombygningsplaner 4. APV status 5. Status for HR-løn 6. Status for handleplanarbejdet 7. Info fra ASU og HSU 8. Retningslinjer for rejser og forplejning i AU HR 9. Det nye samarbejdscirkulærer 10. Evt. Dato: 27.oktober 2013 Ref: PA Side 1/5 Referat: 1. Godkendt 2. Det blev besluttet, at punktet udgår, da referatet er godkend på forhånd via mailkorrespondance. 3. Status for Jens Baggesens Vej - ombygningsplaner Vi har været lidt begrænset i vores indflydelse på ombygningen, da det er FEAS, der ejer bygningen. De tegninger og planer, der er lagt frem, er gennemgået med ledergruppen samt med husets arbejdsmiljørepræsentant. Det vil dog være en større ombygning, end vi i første omgang forventede, men det er til den gode side. Der er planlagt, at vi skal have en ny elevator samt et nyt flot indgangsparti omme fra bagsiden. Den påtænkte begyndelsesdato for ombygningen er rykket til forventet start til jul. Forventet slutdato er uge 23. Vi kommer til at AU HR Aarhus Universitet Jens Baggesens Vej 51-53 8200 Aarhus N Tlf.: 87150000 Fax: 87150612 E-mail: hr@au.dk www.au.dk/hr
miste 3. sal, men vi vil få mødelokaler andre steder i huset. Der vil også komme flere mødelokaler, hvoraf to mødelokaler bliver med videolink. Dette er et led i vores fortætning, som resten af AU har været igennem. Side 2/5 Det forsøges at planlægge de mest støjende ting i de perioder, hvor der er færrest folk på kontorene omkring jul og nytår, i uge 7 og omkring helligdagene. Vi kan dog ikke komme helt udenom, at der vil være støj- og støvgener, men der forsøges lagt en plan, så vi i god tid kan melde det ud, og man så i den forbindelse kan tage højde for dette i forhold til møder og kurser mv. og, at man evt. kan tage hjemmearbejdsdage, hvis man har mulighed for dette. Der blev spurgt ind til, om der kigges på ventilationen ja det bliver der. Der bliver også kigget på el, vand og varme samt låsningen af vores døre. Der blev spurt ind til, om man har taget højde for støjgener i videolinklokalerne det bliver der også set på. Til sidst opfordrede Louise til, at man meget gerne må tænke kreativt i forhold til udsmykningen af huset. 4. APV status Lige nu sidder Team Arbejdsmiljø og samskriver på handlingsplan for det samlede AU. Den skal på HSU/HAMU den 14. november. Handlingsplan for Administrationen er udsendt og ligger på hjemmesiden. I forhold til AU HR er guidelines for god mødekultur lagt på Share- Point. Mailkultur er på næste APV følgegruppemøde. Ledergruppen har en temadag omkring strategisk selvledelse, hvor der skal tales om, hvordan de understøtter endnu mere selvledelse og prioritering og samtidig styrker forretningsforståelsen og eksekveringskraften. Projektkultur er også et tema, som ledergruppen arbejder med. Her drøftes bl.a., at nok ikke alle behøver at deltage i alle projekter mv., men der i stedet udpeges faglige ansvarlige, som indhenter feedback, inden der træffes beslutning på ledermøder. Der drøftes også ledelsesgrundlag - hvad god ledelse i AU HR er og, hvordan man leder sammen som et lederteam. Der var en kort runde for b-siden, hvor der blev talt om, hvad enhederne gør i forhold til APV en.
LØN kigger på, hvordan det så ud for et år siden, hvor man lavede APV en og så på, hvordan det ser ud nu. PJ har fokus og arbejder med den. OA har løbende arbejdet med APV-opfølgningen både på afdelingsniveau og teamniveau. Videndeling er et af flere fokuspunkter. Som et af elementerne heri arbejder OA med en opstramning af datadisciplin/struktur på T-drevet. HE har haft et konsulentforløb. ST har haft et personaleseminar. BSS og AR har det løbende på enhedsmøderne. Side 3/5 A-siden spurgte til, hvor medarbejderne oplevede, at vi er nu i forhold til arbejdspres, ensomhed og anerkendelse? B-siden fortalte, at vi er blevet bedre på prioriteringerne, men det tager tid, men vi er på vej i den rigtige retning. I Roskilde arbejdes der desuden på tværs af VD-områder. PJ har omorganiseret sig, så de bedre kan sparre med hinanden. Løn er først midt i omorganiseringen nu, og der er stadig et stort arbejdspres. Det blev også kommenteret, at der stadig mangler oplevelse af sammenhængende samarbejde med de andre VD-områder især på 8000C. A-siden gør opmærksom på, at vi skal huske, at vi er en samlet Administration. Får man en henvendelse, som ikke lige skulle ligge i HR, skal man ikke slippe opgaven, før man ved, at en anden overtager. 5. Status for HR løn Lene fortæller, at det går fremad. Der er stadig et lille problem med godkendelsesproceduren. Nogle synes, at det er svært at godkende noget, som man ikke ved om er rigtigt. I forhold til videndeling er der lagt vejledninger på SharePoint. De er lavet af Løn, men kunne godt trænge til en opdatering, hvor der også er frontmedarbejdere der giver input. Snitfladerne er ikke ændret, men det skal der kigges på. Alt i alt går det stille og roligt fremad. 6. Status for handleplanarbejdet Alle skulle nu være i gang med SUMO. Ledergruppen tager på seminar den 14. og 15. november for at samle op på materialet.
Der var lagt op til, at man skulle have en snak med ledelsen på hovedområderne, men det er udskudt til efter ledergruppens seminar, da der er et ønske fra dekanaternes side om at få en råskitse inden møderne. Side 4/5 Ledergruppen har afholdt et møde med et konsulentfirma fra Tyskland Kienbaum Management Consultants som havde en opgave med at få indsamlet best practice HR på internationale universiteter. Der er udvalgt 9 universiteter i EU, og her er AU HR en af de udvalgte. Rapporten udkommer i november, og den vil indgå i ledergruppens seminar. PJ har haft en SUMO-dag, som er gået rigtigt godt. 7. Info fra ASU og HSU Der er på møderne bl.a. blevet talt om: Personaleadministrative retningslinjer. Lønforhandlingsprocessen er blevet evalueret, og der er generelt tilfredshed. Status på MUS, hvor der var stor ros til HR. Evaluering af SU strukturen Selvevaluering i ASU. Stor tilfredshed både fra A- og B-siden. Der vil bl.a. være yderligere fokus på gensidig tillid og tidlig involvering. Personaleadministrative retningslinjer. Stort ønske, at administrationsgrundlaget er præcist. Status på lokaleplaner. Statistikker på sygefravær, som er let stigende. Statistikker på arbejdsskader, som der heldigvis ikke er ret mange af. 8. Retningslinjer for rejser og forplejning i AU HR I det notat, der er lavet, er der kun medtaget de relevante ting, som vedrører AU HR. B-siden kommenterede, at der i punktet kørsel mangler at blive skrevet om den dispensationsmulighed, man har for kørsel til høj takst ved meget kørsel. A-siden svarede, at det er helt bevidst da man her skal søge individuelt hos nærmeste leder. B-siden kommenterede, at det der er skrevet omkring togrejser ikke stemmer helt overens med det, der står i de personaleadministrative retningslinjer.
A-siden svarede, at ledergruppen har bestemt, at i HR er standardklasse udgangspunktet, med mindre der er ganske særlige grunde som kan begrunde tilladelse til andet fra nærmeste leder. Side 5/5 Der skal kigges på formuleringen, hvilket LDE og PA gør. 9. Det nye samarbejdscirkulære B-siden fremlægger, at der ikke er sket de store ændringer men en svag omformulering, som gør, at den er nemmere at læse. Man vil bare gøre opmærksom på, at den er kommet. 10. Eventuelt Der var ikke noget til eventuelt.