Møde den: 8. februar 2013, kl. 09.00 11.00 Bygning 1421 013/015. Nordre Ringgade 1, 8000 Aarhus C Ordinært FSU-møde Deltager: Dekan Brian Bech Nielsen, Erik Østergaard Jensen, Klaus Lønne Ingvartsen, Olav W. Bertelsen, Uffe Pilegård Larsen, Jens Barfod, Jens Bøgestrand, Birgitta Knudsen, Bente Olsen, Steen Henrik Møller, Stig Ravn, Leif Flensborg, Niels Balling (suppleant for Søren Bom Nielsen) Marianne Fejerskov Løyche, Niels Damgaard, Margrethe Poulsen (Suppleant for Dorthe M. Andersen) Afbud: Thomas Skjødeberg Toftegaard, Anders Branth Pedersen, Søren Bom Nielsen, John Kapstadt, Dorthe M. Andersen Videolink: Roskilde: A2.36-130.226.169.41##102: Kaj Mantzius Hansen (suppleant for Anders Branth Pedersen) 1. Kl. 09.00 09.05: Godkendelse af referat REFERAT Dato: 13. februar 2013 Ref: mban 2. Kl. 09.05 09.10: Godkendelse af dagsorden Side 1/7 3. Kl. 09.10 09.20: Orientering fra formand og næstformand a. Referat fra HSU d. 18. december (Bilag 3.a.1.) b. Orientering om dekanens instituttur vedrørende økonomi 3.b.1. Orientering om ændrede procedurer vedrørende ansættelser c. Temadag FSU kursus 4. april 2013 d. Revideret tidsplan for arbejdsgruppen vedr. sammenlignelige vilkår (Bilag 3.d.1.) 4. Kl. 09.20 09.30: Personale a. Orientering vedrørende akut-job b. Orientering omkring ARS 5. Kl. 09.30 09.45: Drøftelse af høring omkring MUS-koncept (Bilag 5.a.1.) 6. Kl. 09.45 10.15: Drøftelse af lønforhandling 2013 a. Orientering omkring tids- og procesplan (Bilag 6.a.1.) b. Lønkriterier (Bilag 6.b.1.) c. Lønkatalog (Bilag 6.c.1.) 7. Kl. 10.15 10.45: Høring vedr. kriterier for varig ansættelse - VIP (Bilag 7.a.1., Bilag 7.a.2.) 8. Kl. 10.45 10.55: Den psykiske APV a. Svarprocent og processen (Bilag 8.a.1.) (omdeles på mødet) 9. Kl. 10.55 11.00: Eventuelt Science and Technology Aarhus Universitet Ny Munkegade 120 8000 Aarhus C Fax: 87152068 E-mail: mail@science.au.dk http://www.science.au.dk/
Side 2/7 Ad 1 Kl. 09.00 09.05: Godkendelse af referat Referatet fra 24. oktober 2012 blev godkendt uden bemærkninger. Referatet fra det ekstraordinære møde i FSU blev desuden omdelt på mødet, hvorefter FSU fik 14 dage til indmeldelse af kommentarer. Ad 2. Kl. 09.05 09.10: Godkendelse af dagsorden Dekanen tilføjede et uddybende underpunkt til punkt 3.b. Orientering om dekanens instituttur vedrørende økonomi omhandlende ændrede procedurer vedrørende varige ansættelser. Ad 3. Kl. 09.10 09.25: Orientering fra formand og næstformand 3.a. Referat fra HSU d. 18. december 2012 (Bilag 3.a.1) Ingen bemærkninger. 3.b. Orientering om dekanens instituttur vedrørende økonomi Bilag vedr. økonomi blev omdelt. (Budget 2013) Dekanen orienterede om institutturen vedrørende økonomi. Et medlem fra B-siden udtrykte bekymring i forhold til at opretholde forskningsaktiviteten samt udgifterne til administrationen. Dekanen anerkendte at vi har en fælles udfordring, men understregede nødvendigheden af at forholde sig til de kommende ændringer. Dekanen pointerede at de administrative udgifter ikke havde ændret sig meget siden 2009. Dekanen fastslog, at administrationen skal have den størrelse, som gør den mest effektiv B-siden tilføjede, at der vil blive bakket op om den nuværende strategi. Som opfølgning på det ekstraordinære FSU møde d. 11. januar 2013 gennemgik dekanen budget 2013 i en opdateret oversigt. Oversigten viste hvilket resultat institutlederne har indvilliget i at arbejde hen imod. 3.b.a. Orientering om ændrede procedurer vedrørende ansættelser Sammensætningen af bedømmelsesudvalg i forbindelse med faste VIP stillinger og karrierer stillinger godkendes af dekanatet. Dekanen godkender ved professorstillinger, mens Prodekan Jes Madsen tager sig af de øvrige. Herefter godkendes forslag til sammensætning af bedømmelsesudvalg i Akademisk Råd.
Side 3/7 Der udarbejdes en fælles template til brug for udarbejdelsen af indstilling for nedsættelse af bedømmelsesudvalg. Indstillingen skal indeholde argumentation, publikationsliste samt redegørelse for habilitet. 3.c. Temadag FSU kursus 4. april 2013 FSU er inviteret til temadag på Koldkærgård Konferencecenter d. 4. april 2013 med henblik på at etablere et endnu bedre grundlag for samarbejde i FSU, samt drøfte hvordan FSU i endnu højere grad kan arbejde strategisk og samtidig bevare følingen med organisation. FSU temadagen er en overbygning på det grundkursus LSU erne har deltaget i. Yderligere program og information eftersendes til alle i løbet af marts måned fra koordineringsansvarlig Charlotte Holmer Kirk, fra AU HR Kompetenceenheden. 3.d. Revideret tidsplan for arbejdsgruppen vedr. sammenlignelige vilkår (Bilag 3.d.1.) Tidsplanen for arbejdsgruppen for sammenlignelige vilkår er blevet revideret og der stiles mod, at FSU kan behandle et beslutningsoplæg på næste FSU møde. Ad 4. Kl. 09.20 09.30: Personale 4. a. Orientering vedrørende akut-job AU har fået en kvote på 56 akut-job, hvoraf ST s andel udgør 11. Der søges primært et realistisk match på TAP-stillinger og hvis det vurderes realistisk Videnskabelige assistenter, Eksterne lektorer og Undervisningsassistenter. Akutjob er på ordinære løn og arbejdsvilkår og kan ansættes både tidsubegrænset og tidsbegrænset. Ansættelsen skal som minimum vare 13 uger med minimum 25 timer ugentligt. 4.b. Orientering omkring ARS Beslutningen fra universitetsledelsen er, at AU ikke har tidsregistrering, men tidsallokering. Tid skal fremadrettet opdeles i tre kategorier: - Normaltid (37 timer om ugen). Der sker tidsallokering via Navision - Ferie/fravær registreres via AUHRA - Mer- /overarbejde (flekstid) ARS fortsætter i 2013, men kun for sektorforskerinstitutioner og centre ved det tidligere DJF og DMU. Samtidig vil der i 2013 etableres pilotprojekter i økonomi for at finde et passende alternativ til ARS i forhold til de eksterne bevillingsgivere, der kræver tidsregistrering som dokumentation.
Side 4/7 Flekstidsregistrering for øvrige medarbejdere kan foretages via en excel løsning, som stilles til rådighed via AU s hjemmeside. Ad 5. Kl. 09.30 09.45: Drøftelse af høring omkring MUS-koncept (Bilag 5.a.1.) På mødet den 18. december 2012 igangsatte HSU høringen af fælles MUSkoncept. Deadline for høringssvar fra FSU og LSU til AU HR er senest d. 28. februar 2013 Næstformand Olav W. Bertelsen gennemgik B-sidens kommentarer: B-siden udtrykte sig positivt over, at mus-konceptet havde karakter af, at være en ressource og ikke en spændetrøje. B-siden understregede, at det er en høj prioritet, at alle ledere bliver klædt på til at afholde konstruktive samtaler. Der var en bekymring omkring et fælles system og fortrolighed omkring samtalen mellem leder og medarbejder. Det bør kun være medarbejder og leder som har adgang til oplysningerne. En eventuel overdragelse af aftaler til en ny leder skal kun ske efter aftale. Som afslutning blev der stillet spørgsmålstegn ved processen omkring implementering af MSU-koncept på ingeniørhøjskolen. A-siden kommenterede på de gode input og der var forståelse omkring problematikken med overdragelse af MUS-koncept i forbindelse med udskiftning af ledere. A-siden tilsluttede sig at der bør åbnes op for at medarbejderen skal godkende en eventuel overdragelse. Erfaringerne fra pilotprojektet viser, at systemunderstøttelse af MUS-konceptet ikke fungerer. Det blev besluttet, at A-siden sender et par linjer, som indsættes i B-sidens svar inden deadline d. 28. februar 2013. Ad 6. Kl. 09.45 10.15: Drøftelse af lønforhandling 2013 Lønudvalget under FSU har ydet en stor indsats, og forberedt materialet til gennemgang på dagens møde. 6.a. Orientering omkring tids- og procesplan (Bilag 6.a.1.) Dekanen orienterede om tidsplanen som HSU har fastsat omhandlende lønforhandlingsperioden 2013. Korrekt tidsplan 2. april -19. april 2013: Ansøgningsperiode 15. maj-28. juni 2013: Forhandlingsperiode Fra juni-senest 6. september: Tilbagemelding af resultat til medarbejderne Juni-september 2013: Udbetaling af aftalte lønforbedringer
Side 5/7 B-siden stillede spørgsmål vedrørende processen omkring tilbagemeldinger, da det var B-sidens oplevelse, at mængden af henvendelser omkring afklaring på lønforhandlingssvar var hyppige i forbindelse med sidste lønforhandling. HR orienterede om, at der er nedsat en projektgruppe som arbejder på en samlet løsning og det er brevet fra HR som er den officielle tilbagemelding. Det skal være en løsning som både tager højde for udfordringerne rent geografisk men også at tilbagemeldingen gives på en brugbar måde. En mere deltajeret plan for tilbagemeldinger vil blive drøftet i institutlederkredsen. 6.b. Lønkriterier (Bilag 6.b.1.) Lønkriterierne for 2013 har været gennemgået af lønudvalget med en tilføjelse af formuleringen omkring god ledelse samt en tilføjelse af et underpunkt vedr. hjemtagning af midler. Følgende tilføjelser blev godkendt af FSU: Nyt punkt: God Ledelse Eksempelvis via prioritering af Ledelse der sikrer det faglige niveau og bidrager til udvikling af medarbejdere Tilføjelse til eksisterende: Hjemtagning af midler tilføjelse VIP er der yder en ekstra indsats med at hjemtage eksterne midler til dækning af instituttets faste omkostninger 6.c. Lønkatalog (Bilag 6.c.1.) Lønudvalget under FSU har gennemgået lønkataloget og kommet med deres input til rettelser som har resulteret i det fremsendte bilag 6.c.1.. Efter lønudvalgets ønske, skal TAP og Ingeniørhøjskolen Aarhus Universitet (ASE) indarbejdes i lønkataloget og dette har medført en ændret struktur i forhold til sidste års lønkatalog. Lønkataloget er opbygget som følger: Indledning (forklarer forskellen mellem de øvrige kapitler samt referencer til brugen af Ny Løn) Kapitel 1. VIP Kapitel 2. TAP Efter ønske fra A- og B-siden arbejdes der videre med ASE inden for den næste måned på LSU niveau. Intentionen er stadig, at ASE skal indarbejdes i lønkataloget som Kapitel 2. Ingeniørhøjskolen Aarhus Universitet (ASE). Lønkataloget blev herefter principgodkendt under den forudsætning, at formuleringen i punkt 2.5 Fastsættelse og forhandling af løn revideres således at betydningen fremstår klarere.
Side 6/7 B-siden ønskede at få lønkataloget kvalitetssikret hos de øvrige tillidsrepræsentanter samt de relevante faglige organisationer via en høringsrunde før den endelige godkendelse og underskrivelse kunne finde sted, da det rettelig er de faglige organisationer der kan indgå lønaftaler. Dette respekterede og indvilligede dekanen i. Ad. 7. Kl. 10.15 10.45: Høring vedr. kriterier for varig ansættelse - VIP (Bilag 7.a.1.) Næstformanden orienterede om, at høringssvaret er holdt på et generelt niveau, hvor der bliver udtrykt glæde over det arbejde som er blevet udført. Formålet med kriterierne for varig ansættelse skal fremgå præcist, således der ikke er tvivl om, at kriterierne for varig ansættelse er et værktøj. Dokumentet skal indeholde en klarhed omkring i hvilken sammenhæng dokumentet skal bruges. Nedenstående fremgår de fremhævede punkter fra B-siden B-siden udtrykte ønske om, tilføjelse af et lille x i forbindelse med de punkter der ikke er relevante for den enkelte kategori. Fx bør ren myndighedsbetjeningsrelevente aktiviteter slet ikke figurere for lektorater og bør derfor have et lille x (altså slet ikke relevant) frem for et C. Undren over at AU strategiske mål om mere interdisciplinaritet ikke afspejles i et C-kriterium Undren over at det fagdidaktiske udviklingsarbejde ikke er et særskilt C-kriterium B-siden ønsker en uddybning af, hvordan udvikler og hjælper man medarbejderne i, at opnå disse kriterier. (en status fra gruppen som arbejder med dette ønskes.) FSU ønskede at blive orienteret om den videre proces. Ad 8. Kl. 10.45 10.55: Den psykiske APV Dekanen takkede for indsatsen omkring tilbagemeldingerne og den samlede indsats omkring Den psykiske APV 8.a. Svarprocent og processen (Bilag 8.a.1.) - Procesplanen blev omdelt på mødet. Den samlede svarprocent for AU er 82,5 %, mens ST har en svarprocent på 83,5 %. Procesplan for ST
Side 7/7 Jørgen B. Jørgensen har med virkning fra januar 2013 overtaget funktionen som daglig sikkerhedsleder ved ST i stedet for Morten Dam Rasmussen og dermed står Jørgen i front for processen omkring opfølgning på den psykiske APV. Den Psykiske APV offentliggøres d. 21. februar 2013, mens universitets- og fakultetsledelsen samt HSU og HAMU modtager rapporten nogle dage tidligere. På ST er der nedsat en psykisk APV følgegruppe bestående af medlemmer fra FAMU og FSU. Klaus Lønne Ingvartsen og Jens Barfod repræsenterer FSU. Første møde blev afholdt d. 28. januar 2013 og udbyttet blev udkast til den omdelte procesplan for opfølgning på ST, som forventes klar før resultaterne for den psykiske APV foreligger. Jf. følgegruppen sendes en mail til alle medarbejdere ved ST med procesplanen før offentliggørelsen d. 21. februar 2013. I den efterfølgende proces er FSU inviteret til deltagelse på FAMU d. 27. februar kl. 14.00 15.30 Der har været fremført ønske om, at få supplerende resultatoplysninger på den psykiske APV, hvor svarene er opgjort på stillingsniveau og fysiske lokationer. Det undersøges pt. om dette er muligt. Ad 9. Kl. 10.55 11.00: Eventuelt Dekanen takkede for fremmødet.