Referat fra 7. FMK-følgegruppemøde

Referat fra 7. FMK-følgegruppemøde Dato: 06.11.13 Vor ref.: ALK Dato: Onsdag den 30. oktober 2013 Sted: Deltagere: MedCom, Odense Lars Ole Larsen, Region Nordjylland (video) Anja L. Kallestrup, Region Nordjylland (video) Hans Henrik Bøttger, Region Midtjylland Annie Høgh Nielsen, Region Midtjylland Henrik Wind Pedersen, Region Midtjylland Lenike Gilhøj Vemmelund, Region Syddanmark Thomas Steen Nielsen, Region Sjælland Finn Roth Hansen, Region Hovedstaden Henrik Nørregaard, Region Hovedstaden Per Veng Jensen, Region Hovedstaden Ken Wacker, MedCom Marianne Ochwat, MedCom (referent) Marianne Nielsen, MedCom Alice Kristensen, MedCom Iben Søgaard, MedCom (referent) Fraværende: Hanne Damgaard Jensen, Region Midtjylland Jette Tylak Hojrizi, Region Midtjylland Tove Charlotte Nielsen, Region Syddanmark Ditte Victoria Borggreen, Region Syddanmark Claus Terkelsen, Region Syddanmark Alex Friis, Region Syddanmark Bo Christensen, Region Syddanmark Karina Reimer Hansen, Region Sjælland Vibeke Leth, Region Hovedstaden Katrine Willumsen, Region Hovedstaden Karin Demkjær, MedCom Referat: 1. Velkomst og beskeder Alice byder velkommen. Beklager, at vi har været nødt til at udsætte mødet, men nogle gange kommer der andre møder på tværs. Velkommen til Per Veng Jensen og Henrik Wind Pedersen, som er nye i gruppen fra henholdsvis Region Hovedstaden og Region Midtjylland. Kort præsentationsrunde. Kort gennemgang af dagsorden. 2. Statusrunde pr. region

a. Hvad er der sket siden sidste møde? RN: Der er udsendt nyhedsbrev til alle praktiserende læger i juni måned. Efter sommerferien har de forsøgt at få praksis i tale. Der er sendt fælles skrivelse ud fra PLO i Region Nordjylland. Der mangler stadig ca. 40 % af praksis, og der sker ikke meget. Meldingen fra sygehusene er, at de venter på, at praksis kommer på og omvendt. Anvendelsesgraden er på ca. 40 på sygehusene. Her i efteråret er der planlagt 2 værktøjsmøder med ca. 15 tilmeldte pr. møde. Der er en del bestillinger, men der er fortsat en del læger, man ikke har fået i tale. RS: Har haft møde med PLO i regionen, som har sagt ja til at få en liste over de læger, der ikke har FMK, og så vil de tage fat i dem. For 3 uger siden har de fået gang i projekt med besøg af farmaceut, som gennemgår polyfamacipatienter, og ca. 5-10 praktiserende læger har sagt ja tak til et besøg. Dette er kun en mulighed for de læger, der har FMK, men tilbuddet er sendt ud til alle. Anvendelsesgraden på hospitalerne er 69. Der er ikke åbnet op for ambulatorier endnu. Thomas tilbyder at tage ud i lægepraksis i forbindelse med, at praksis får besøg af systemhuset og følge op på den undervisning, som systemhuset giver. RH: FMK genidriftsættes i uge 47 på Bornholms Hospital. Herefter udbredes det fælles medicinkort i løbet af 1. kvartal 2014 til resten af regionens hospitaler. Pæn udvikling i, hvor mange praktiserende læger, der er kommet på. Tror, at alle praktiserende læger er på inden 1. april, men er mere spændt på speciallægerne. Er i sidste uge startet op med FMK-møder med de enkelte lægesystemer i forhold til polyfarmaci. Man skal have FMK i sin klinik. På møderne bliver man undervist af en fra systemhuset, lægefaglig konsulent samt farmaceut, og man får efterfølgende tilbudt besøg i klinikken af en farmaceut. Møderne er gratis. Ca. 20 deltog i det første møde. Det er planen, at der afholdes møder for alle systemer. Til møderne er der lavet cases, hvor man skal lave en medicingennemgang. Man forventer ikke hjælp fra PLO i Hovedstaden. RM: 51 % af almen læger er på, og 50 % af speciallæger på. Har holdt værktøjsmøder med de 3 største systemhuse og ibrugtagningsmøder med hospitaler og praktiserende læger. Fin tilslutning til møderne. Ibrugtagningsmøderne afholdes på sygehusene, hvor de praktiserende læger inviteres ind. Nogle sygehuslæger viser, hvad de gør på sygehuset og fortæller, hvad de forventer af de praktiserende læger. 22 % af alle udskrivelser får opdateret deres medicinkort. Alle hospitaler er på, men bruger det ikke så meget, specielt de kirurgiske. Det var meningen, at FMK på sygehusene skulle understøttes bedre arbejdsgangsmæssigt, men dette er udskudt til foråret, idet ny version af FMK først kan leveres der. RSD: Kun Sygehus Lillebælt er på. Sydvestjysk starter op primo december og OUH medio december. Ca. 45 % af almen praksis er på. 50 % af speciallægerne er på. Har kørt 10 FMKinformationsmøder i samarbejde med MedCom for de store systemhuse. Det har været en succes. Der er venteliste på informationsmøderne. På møderne har der hver gang været en læge med som underviser. Det har været lidt svingende, hvor godt det har været, men flertallet har fungeret godt. Der afholdes 2 workshops på kommunesiden i forbindelse med KL s projekt, FMK i kommunerne. Hans Henrik fortæller, at Sundhedsministeriet har luftet tanken om at uddele bøder til lægerne, hvis de ikke anvender FMK det handler om en bøde pr. patient. Finn har en forventning om, at samarbejdsudvalget for praktiserende læger vil kigge på sanktionsmuligheder. 2

Ken fortæller, at man hele tiden har haft muligheden for at uddele bøder, men man har på intet tidspunkt anvendt metoden. Der kommer en ny måde at suspendere på i version 1.4.2, hvor der kommer en markering på, om patienten er indlagt eller ej, og om medicinkortet er afstemt eller ej. Vi sender skrivelsen omkring vedtagelsen ud sammen med referatet. 3. Udsendelse af postkort I starten af september har MedCom udsendt et postkort til alle de almen og speciallægepraksis, som ikke var på FMK. Lægerne kunne udfylde et svarkort og bede om at blive kontaktet portoen betalt. a. Hvad har det givet af respons? Ken viser en status på antal returnerede postkort, og hvor mange af disse der har fået besøg siden. Der er kommet et enkelt kort, hvor der stod vil ikke, men der var ingen afsender på. Det er Ken, Marianne Ochwat og Marianne Nielsen, der har været på besøg i klinikkerne. Før sommerferien oplevede man ved opringninger til lægerne meget negativitet, hvorimod der nu opleves meget positivitet. Finn synes, at MedCom går datakonsulenterne i bedene. Alice svarer, at der blev orienteret om postkortet på sidste FMK-følgegruppemøde, og det har været lagt ud på FMK-forum til kommentering inden udsendelse til praksis. Der er kommet 1 kommentar fra Region Hovedstaden. Det er en del af MedComs projektbeskrivelse at tage på besøg i lægepraksis. Finn synes godt, man i postkortene kunne have nævnt datakonsulenterne. Når Ken er på besøg i praksis undlader han aldrig at fortælle, at datakonsulenterne findes og viser, hvor deres kontaktoplysninger findes på sundhed.dk. Lenike bemærker, at de i Region Syddanmark i starten af projektet var meget opmærksomme på MedComs rolle i forhold til regionens rolle, men fik lavet en form for samarbejdsaftale. Nu fungerer samarbejdet rigtig godt. 4. Statusmøder med LPS Der har været lagt information om møder på FMK-forum. På møderne har der været orienteret om, hvordan det går fra MedComs side, og hvordan det går fra leverandørside. MedCom er lige nu ved at udarbejde en oversigt regionsvis, som viser hvilke praksis, hvor der hverken er kontakt med systemhus/medcom eller er bestilt FMK. Alice pointerer, at MedCom er upartiske og derfor ikke anbefaler nogen systemer frem for andre. a. XMO Har en udfordring med visning af flere linjer på den samme ordination. Det forvirrer lægerne, både i praksis og på sygehusene. Det bliver rettet via et hot-fix, som XMO ruller ud til alle deres kunder forhåbentlig i aften. XMO har ligeledes i deres løsning valgt at vise pakningsstørrelse på ordinationsniveau. Den bruger praktiserende læge til at genbestille medicin ud fra, men når patienten har været indlagt, overskrives feltet fra sygehusets EPJ, så data ikke længere fremgår af feltet, og praktiserende læge oplever det som en fejl. Der gennemføres en end-to-end-test på tirsdag, hvorefter Marianne Ochwat vil lægge det på FMK-forum. Version 7 bliver der ikke gjort mere ved, og version 7 bliver heller ikke recertificeret. b. MedWin Har et problem med at nå at implementere alle klinikker inden 31/12-13. Er begyndt at uddele tider i 2014. De arbejder på at opmande, så de kan idriftsætte flere klinikker. Arbejder ligeledes på at afholde nogle webinarer, så kunderne kan få undervisning i brug af FMK uden 3

brug af MedWin-personale. Dette skulle give mere luft til at få implementeret FMK i flere praksis. MedCom har fået nys om, at hurtigt brugerskift ikke kommer med før til december i stedet for som først udmeldt i oktober. Der er møde med MedWin den 7/11. Den bliver lagt på FMK-forum i eftermiddag, og emner til mødet er velkomne. De regionale repræsentanter vil gerne informeres om, når der er leverandørmøder, så de er opmærksomme på, at de skal komme med input. Marianne fortæller, at det lægges på FMKforum. MedWin har stadig en udfordring, hvis en klinik har flere CVR-numre. c. Novax Der afholdes ikke flere statusmøder med Novax inden nytår. Novax gør ikke noget aktivt for at få deres læger på. 5. Orienteringspunkt: a. Re-certificering til FMK v. 1.2.6 og 1.4 Alice viser oversigt over, hvilke leverandører der har bestilt tid til certificering i november/december 2013. Interessant, at de helt små systemer som ex. Patina nu har meldt sig under fanerne. WinPLC er allerede recertificeret til 1.2.6. Listen viser kun de 10 lægesystemer, som er en del af FMK-projektet. Derfor kan der være andre systemer, som ikke figurerer på listen. Spørgsmål til hvorvidt ydere, som ikke har praksissystem, men bruger FMK-online, kan registreres i statistikken. Brev fra NSI med nye deadlines viser bl.a., at bestilling af dato for (re)certificering var senest 11. oktober. Sidste dato for gennemførelse af certificering er 18.12.13, hvor CSC er på listen. Alle leverandører har bestilt og fået dato for certificering. Alle leverandører har mulighed for at søge om dispensation på 2 måneder til udrulning af deres nycertificerede systemversioner. Dvs. frem til 1. marts 2014. NSI er projektleder og dataejer, men har bestilt MedCom og Trifork til at gennemføre certificeringerne. NSI deltager nu selv i certificeringerne. Konkret er det Helle Balle fra NSI, som deltager. Testscenarier er beskrevet og kendt af leverandørerne, inden de møder op. Der testes op mod FMK-online, og der er tale om stikprøver, som gennemføres på dagen. Efter endt certificering udstedes godkendelse fra NSI, som også er den institution, der i yderste konsekvens kan trække godkendelsen tilbage. Testprotokollen tilpasses løbende nye versioner af FMK. Testprotokollen udarbejdes af NSI og Trifork og sendes i høring i hvert fald i regionerne. Spørgsmål fra Thomas om, hvorvidt det er muligt at informere lægerne om fremtidige funktionaliteter i FMK. Ingen tog denne opgave på sig, men Ken informerede om, at kravene kan ses på FMK-forum. Enighed om, at både link og dokument kommer ud med referatet. Vi kan jo starte med linket; http://www.fmk-teknik.dk/. Og deep-link til FMK-forum: http://fmk.medcom.dk/forum/viewtopic.php?f=21&t=40 Spørgsmål fra Lenike om mulighed for at opgradere billedet på MedComs hjemmeside af oversigten over, hvilke systemer der er godkendt til hvilke FMK-versioner. MedCom tygger på muligheden, det er ikke en supernem opgave. b. End-2-end-test 4

Definition: Test på tværs af systemgrænseflader. Er lavet på baggrund af et ønske fra regionerne om at forbedre muligheden for at teste FMKfunktionalitet på tværs af systemer. Indtil videre er tests gennemført på regionernes eget initiativ uden egentlig struktur og opfølgning. Derfor er Henrik Herman fra Danske Regioner sat på opgaven med at få defineret et set-up, som kan implementeres i regionerne. NSI har besluttet ikke at gennemføre flere tests, før alle systemer er certificeret til 1.2.6., hvilket sker i december måned. Der forsøges iværksat end-to-end-test i Q1 2014. MedCom er spurgt, om de vil deltage, men der foreligger ingen endelige aftaler p.t Finn oplyser, at der i forbindelse med pilotdrift på Bornholm testes op mod eksisterende praksissystemer på øen, dvs. XMO v.7, XMO v.8 og WinPLC. 6. Evaluering på brug og anvendelse af fælles værktøjer a. FMK-forum Værktøjet er ½ år gammelt. Der er 25 registrerede brugere. Der er blevet oprettet 64 emner, og der har været 94 indlæg. Er indlæggene relevante? Lenike kommenterer, at hun ved, det er der, og hun plejer at læse, hvad der kommer. Ken bruger det som opslagsværktøj. Det er vigtigt, at man får slået notifikationer til og for hvert enkelt emne. http://fmk.medcom.dk/forum/. b. MedWare-dokumenteringsværktøj Er blevet gjort tilgængeligt for udbredelsesteamet for ca. ½ år siden. Man registrerer, når man har været i kontakt med en klinik, og hvad man har været i kontakt omkring. Det er en stor hjælp for MedComs FMK-team. Husk ved oprettelse af en sag at vælge teamet MedCom FMK, hvis data skal deles. De regionale brugere har nemlig også mulighed for at oprette regionale sager, som ikke skal deles med andre. Det giver god værdi for regionerne. Nogen bruger det mest som opslagsværktøj, mens andre også aktivt registrerer i det. 7. Statistik på udbredelse i praksis Spørgsmål omkring kapacitet rejses i forhold til den opgave, som er udestående. Har systemhusene tilstrækkelig kapacitet til at komme i mål i 2013? Der udtrykkes bekymring for systemhusenes evne til at nå i mål i 2013. Kommentar fra Ken omkring indberetninger fra systemhusene. MedCom har igennem lang tid forsøgt at få systemhusene til at levere valide data omkring deres bestillingsstatus. Desværre er det ikke lykkedes at få et brugbart resultat ud af anstrengelserne, og derfor lægges opgaven med at publicere grafer på hylden. Vi forsøger nu i stedet at lave en opgørelse over de klinikker, som hverken har bestilt FMK eller været i kontakt med MedCom/regionerne omkring bestilling af FMK. 8. KL-projekt, udbredelse af FMK i 98 kommuner a. Pilotprojekt Assens, Hedensted og Aalborg er pilotkommuner, det er dog kun Avaleo, der er godkendt til pilot, og derfor er det formentlig kun Assens Kommune, der får mulighed for at komme i pilotdrift i 2013, da de to øvrige systemer har certificeringsdato tæt på årsskiftet. 5

b. Mobilisering Modenhedsanalyse gennemføres og indeholder flg.: Er der udpeget en projektleder? Er der indkøbt en signaturserver? Er der indgået en aftale med EOJ-leverandør? Er der styr på ressourceallokering? Alle kommuner er blevet bedt om at svare på ovenstående, og ud fra de svar laver KL en oversigt over, hvilke kommuner der er egnede til at komme på FMK før sommerferien, og hvilke kommuner der skal vente. Udover KL s oversigt skal også leverandørerne høres. c. Implementering Teknisk implementering skal være gennemført i 2014, organisatorisk implementering i 2015. Implementeringen foregår i 3 bølger med 1. bølge på ca. 25 kommuner i første halvår 2014. d. MedComs rolle og opgaver MedCom er blevet bedt om at deltage i projektet og varetage flg. opgaver: - Materialer (ex. Arbejdsgangsbeskrivelser, FMK-begreber, foldere m.v.) - Konsulentbistand - Mødeaktivitet - Erfaringsopsamling - Monitorering Finn gør opmærksom på, at man med fordel kan tænke de kommunale systemer ind i kommende end-to-end-tests. Spørgsmål fra Henrik Wind om hjemmeplejens mulighed for at pille i FMK. Dette spørgsmål stilles ofte af de praktiserende læger på værktøjsmøderne. Hjemmeplejen vil udelukkende få læseadgang. Genbestillinger foregår via FMK og fordrer en advisservice, som skal implementeres i LP-systemerne, så lægen bliver gjort opmærksom på, at der ligger receptfornyelsesanmodninger. 9. Evt. og næste møde. http://www.fmk-teknik.dk/ er et rigtig godt forum, som alle har adgang til. Her kan man læse om ex. kriterier for certificering. Annie har oplevet, at en sekretær skulle bemyndiges til at arbejde på FMK-teknik. Det viser sig, at hun allerede er bemyndiget af en sygeplejerske, som ikke længere er ansat i klinikken, men bemyndigelsen er fortsat gældende. Alice har sendt en forespørgsel til NSPOP og afventer svar. Ny bekendtgørelse blev sendt i høring i slutningen af september, som bekendtgør, at alle vaccinationer skal registreres elektronisk. Bekendtgørelsen skulle være trådt i kraft 13. oktober, men ingen har hørt noget. Det skyldes, at antallet af høringssvar har været overvældende, og derfor har man tilsyneladende besluttet, at den ikke træder i kraft alligevel, og evt. sendes en ny version i høring. Vi venter bare på en officiel meddelelse. Næste møde 22. januar 2014 kl. 10.00-14.30 (evt. via video). 6