ÅRSBERETNING 2013 bemærkninger emærkninger til årsnøgletal Københavns Byret April 2014
2 Indholdsfortegnelse 1. Indledning kort præsentation af retten... 3 2. Resultater i 2013 produktivitet og aktivitet... 4 Straffesager... 4 Domsmandssager... 4 Civile sager... 5 Fogedsager... 6 Dødsboskiftesager... 6 3. Sagsbehandlingstid (målopfyldelse og gennemsnitlig sagsbehandlingstid)... 7 Indledning... 7 Straffesager... 8 Civile sager... 10 Fogedsager... 11 Dødsboskiftesager... 11 4. Byrettes mål og målsætninger i 2013... 12 Korte sagsbehandlingstider... 12 Mere ensartethed i opgaveløsningen... 12 Ensartet behandling af nye sagskomplekser... 12 Tidssvarende kommunikation... 12 Fortsat være en attraktiv offentlig arbejdsplads... 13 Trivselsundersøgelsen... 13 De fysiske rammer... 13 Trivsel i øvrigt... 13 Helhedsorienteret kvalitetsudvikling... 13 Service og sikkerhed... 14 5. Udviklingsaktiviteter i 2014... 14 Kvalitet gennem vidensdeling... 14 Digitale retsmøder... 14 Lean Straffe... 14 Telefonforkyndelse... 15 Konkret målsætning for produktivitet... 15 Konkret målsætning for produktivitet... 15 Målsætning for foged og skifte... 15 Ensartet behandling af nye sagskomplekser... 15 Lean Civil... 15 Nyt Intranet... 16 Vedligeholdelse af Intranettet... 16 Møder med samarbejdsparterne... 16 Information om Byretten... 16 Kommunikation med domsmænd og advokater... 16 Digital afsendelse... 16 AV-udstyr... 16 Video 3... 16 Mobile arbejdspladser i fogedretten... 17 Opfølgning på trivselsundersøgelsen... 17 Service og sikkerhed... 17
3 1. Indledning kort præsentation af retten Københavns Byret er den største af Danmarks 24 byretter. Retten betjener en stor del af Københavns Kommune samt Dragør og Tårnby kommuner. I retskredsen bor ca. 420.000 indbyggere. Byrettens præsident har det øverste ansvar for administrationen af retten. I byretten er foruden retspræsidenten ansat 60 jurister fordelt med 40 dommere og ca. 20 retsassessorer og dommerfuldmægtige samt ca. 140 ikke-jurister fordelt mellem kontorfunktionærer, vagtmestre, portnere, servicemedarbejdere, ITmedarbejdere, elever og jobtrænere. Københavns Byret behandler civile sager og straffesager, skiftesager, notarialforretninger og fogedsager. Byretten søger løbende at indrette organisationen således, at der sikres en mest hensigtsmæssig og forsvarlig drift. Byrettens organisationsmodel åbner mulighed for at fremme kvaliteten i kraft af vidensdeling og specialisering i sektionerne og afdelingerne, samtidig med at modellen åbner mulighed for en hensigtsmæssig afvikling af såvel de meget store flerdommersager, som et meget betydeligt antal mindre sager, f.eks. bødesager. Organisationen er dynamisk, således at det løbende overvejes, om opgaverne ligger mest hensigtsmæssigt både i afdelinger/sektioner og afdelinger/sektioner imellem. Organisationen fremgår af nedenstående diagram:
4 2. Resultater i 2013 produktivitet og aktivitet Danmarks Domstoles bestyrelse har vedtaget en række mål for domstolenes produktivitet og aktivitet for 2013. Byretten har derudover fastsat en række interne mål om sagsbehandlingstider, produktion, produktivitet og sagsbeholdning inden for vores 4 kerneområder: straffe, civil, foged og skifte, hvor byretten kan sammenligne sig med øvrige byretter. Målet er samtidigt at styrke ejerskabet til mål og resultater ved Københavns Byret, hvilket sker ved udfærdigelse af interne månedlige statistikker. Straffesager Antallet af modtagne straffesager i 2013 har været jævnt fordelt hen over året med en faldende tendens i slutningen af året. Det er også i 2013 lykkedes byretten at fastholde antallet af verserende sager på et lavt niveau. 8000 7000 6000 5000 4000 3000 2000 1000 0 Alle straffesager Modtagne straffesager Verserende straffesager 2010 2011 2012 2013 Domsmandssager Byretten har i de forløbne år haft en markant stigning i produktiviteten, hvilket har reduceret antallet af verserende sager. Således har Københavns Byret på et tidspunkt i 2010 været belastet af over 1.400 verserende domsmandssager. Disse sager er i 2012 og 2013 nedbragt til under 600 sager, idet det samtidigt bemærkes, at antallet af modtagne domsmandssager i perioden stort set har været konstant. Dette er i høj grad lykkedes, fordi Københavns Byret har haft et konstant fokus på afviklingen af sagerne.
5 Domsmandssager Modtagne domsmandssager Verserende domsmandssager 1400 1200 1000 800 600 400 200 0 2010 2011 2012 2013 Civile sager For så vidt angår civile sager er der en svagt faldende tendens i antallet af modtagne sager i 2013. Det er således lykkedes at nedbringe antallet af verserende civile sager. 4500 4000 3500 3000 2500 2000 1500 1000 500 0 Civile sager Modtagne sager Verserende sager 2010 2011 2012 2013 I statistikken for civile sager indgår også de tunge civile sager. Byretten modtog også i 2013 mange tunge civile sager, som tidligere startede i landsretten. Der er tale om sager, hvor der bliver brugt langt flere resurser, og ofte langt flere retsdage, end på gennemsnitlige civile sager. Antal modtagne tunge civile sager, som tidligere var 1. instanssager i Landsretten 2010 2011 2012 2013 254 249 238 251
6 Fogedsager På fogedområdet stoppede stigningen af antallet af modtagne sager. Det blev i slutningen af 2013 afløst af et mindre fald i antallet af modtagne sager. Fokus havde i en længere periode været på at nedbringe sagsbehandlingstiden og dermed antallet af verserende sager. Det gik også i 2013 den rigtige vej som følge af fokus på hurtigere gennemførelse af sagerne. 16000 14000 12000 10000 8000 6000 4000 2000 0 Alle fogedsager Modtagne sager Verserende sager 2010 2011 2012 2013 Dødsboskiftesager På dødsboskifteområdet var antallet af modtagne sager nogenlunde konstant, og der blev løbende arbejdet med at nedbringe antallet af verserende sager. Dette skete ved at bibeholde øget brug af telefonmøder blandt andet. Dødsboskiftesager Modtagne sager Verserende sager 2500 2000 1500 1000 500 0 2010 2011 2012 2013
7 3. Sagsbehandlingstid (målopfyldelse og gennemsnitlig sagsbehandlingstid) Indledning Målsætningerne for 2012 videreførtes i 2013, selvom der på flere områder var et stykke vej til opfyldelse af målsætningen. Der var dog også en lang række sagstyper, hvor målet allerede var nået eller var meget tæt på at være nået. Der er således fortsat fra politisk side en målsætning om, at alle alvorlige voldssager, voldtægtssager og våbenlovssager, hvor der nedlægges påstand om ubetinget frihedsstraf, skulle behandles af domstolene inden 37 dage. Københavns Byret var helt enig i, at det var positivt at have en målsætning om en kort sagsbehandlingtid i disse sager, men vi må desværre konstatere, at det ikke er muligt at leve op til den konkrete politiske målopfyldelse om, at 100% af de nævnte sager behandles inden for 37 dage. For at opfylde en sådan målsætning for de særlige voldssager skal en række faktorer være opfyldt. Bl.a. skal byretten, anklagemyndigheden og forsvarerne have tid i deres kalendere til at møde samtidig på et givet tidspunkt for afholdelse af hovedforhandlingen inden 37 dage. Byretten kunne i alle sagerne i 2013 tilbyde tider inden for fristen på 37 dage, men desværre var der langt fra i alle situationer et tidspunkt, hvor den forsvarer, der var beskikket, havde tid i sin kalender. Selvom hovedforhandlingen kunne berammes med alle aktørerne inden for 37 dage, skete det i en del tilfælde, at politiet ikke kunne forkynde tilsigelsen til retsmødet for den tiltalte og vidnerne. Hvis ikke tilsigelsen er forkyndt, og den pågældende som følge heraf ikke møder op, skal retsmødet ofte udsættes, og fristen på 37 dage springer. Selvom politiet i 2013 havde forkyndt tilsigelsen, skete det desværre også hyppigt, at den tiltalte, eller et af vidnerne, alligevel udeblev fra det berammede retsmøde, således at politiet skulle anholde og fremstille den pågældende. Det er i den forbindelse ikke i en storby realistisk at forvente, at politiet kan køre ud og finde den pågældende i løbet af få timer, hvorfor sager også i den situation ofte bliver udsat og omberammet med deraf følgende længere sagsbehandlingstid. Endelig kunne det være påkrævet at udsætte sager, hvis det ikke var muligt for politiet at fremskaffe de fornødne erklæringer vedrørende f.eks. tekniske beviser og personlige oplysninger m.v. til brug for sagen. Byretten kan dog med glæde konstatere, at vi i 2013 opfyldte domstolenes egen målsætninger, der er på 60 % afsluttede sagen inden 37 dage, således at der blev afsluttet 70 % sager i 2013 inden 37 dage. På de øvrige sagsområder er det lykkedes at nedbringe sagsbehandlingstiden. For så vidt angår straffesager, er der indgået aftale med anklagemyndigheden om, at der dagligt møder et fast antal anklagere, der kan berammes til uden forudgående aftale. Det frigør ressourcer til at forhåndsberamme større straffesager og nævningesager, hvilket gerne skulle kunne lette udfordringen med at finde plads i forsvarenes og anklagernes kalendere og i det hele taget fremme afviklingen af de store sager.
8 Straffesager For straffesagerne var udfordringen i 2013 særlig stor for nævningesagerne. Det er lykkedes stort set at opfylde målsætningerne helt eller delvist, og generelt var målopfyldelsen i 2013 bedre end i 2012. Det er lykkedes blandt andet byretten at knække den negative kurve med hensyn til de særlige voldssager. Straffesager: Resultat 2013 Målsætning 2013 Gennemsnit alle byretter 2013 Nævningesager under 4 mdr. 35,3 % 60 % 55,4 % under 6 mdr. 47,1 % 80 % 69,6 % Domsmandssager under 3 mdr. 68,9 % 65 % 60,6 % under 6 mdr. 87,3 % 90 % 87,4 % Bødesager under 2 mdr. 85,7 % 65 % 84,9 % under 6 mdr. 95,8 % 95 % 95,3 % Tilståelsessager under 2 mdr. 60,1 % 62 % 56,9 % under 6 mdr. 90,9 % 90 % 90,5 % Særlige voldssager under 37 dage 70,0 % 60 % 52,7 % under 2 mdr. 76,2 % 70 % 66,0 % Voldtægtssager under 37 dage Ingen modtaget 55 % 42,2 % under 2 mdr. Ingen modtaget 75 % 57,8 % I 2013 modtog landets byretter til sammen 168 nævningesager. Heraf blev 34 af sagerne modtaget i Københavns Byret, hvilket svarer til ca. 20 % af alle modtagne nævningesager ved landets byretter. Det har været særdeles vanskeligt at afvikle en række meget store sager hurtigt, idet det dels ved berammelsen er vanskeligt at koordinere mødetidspunkter, der passer ind i forsvarernes kalendere, dels er der tale om tunge sager, hvor hovedforhandlingen strækker sig over et betydeligt antal retsdage. Dette medførte, at Byretten i 2013 indførte modeller for forhåndsberammelse af større straffesager, herunder nævningesager. Ordningen indebærer blandt andet, at der sker berammelse af hovedforhandlingen på et tidligere tidspunkt, da berammelsen nu ofte sker inden, der foreligger et endeligt anklageskrift. Herved sikres på sigt bedre mulighed for at sagerne berammes hurtigt. Den gennemsnitlige sagsbehandlingstid målt i dage er i 2013 steget fra 164 dage i 2012 til 182 i 2013. Byretten forventede, at ordningen med forhåndsberammelse af større straffesager ville nedbringe sagsbehandlingstiderne yderligere i 2013, men ordningen kom først rigtig i gang i starten af 2014.
9 For så vidt angår målopfyldelsen for domsmandssager, har byretten ligeledes forbedret sin målopfyldelse for domsmandssager under 6 måneder fra 80,9 % i 2012 til 87,3 % i 2013. Den gennemsnitlige sagsbehandlingstid målt i dage er således faldet fra 128 dage i 2012 til 96 dage i 2013. For sager uden domsmænd (bødesager) er resultatet bemærkelsesværdigt godt. Her ligger resultatet for 2013 klart over målsætningen for 2013. Det var således 95,8 % af sagerne, der var afsluttet efter 6 måneder. Dette flotte resultat kan tilskrives etablering af afdeling 80, sammenholdt med at endnu flere bødesager kan afgøres på skriftligt grundlag uden afholdelse af retsmøde. Den gennemsnitlige sagsbehandlingstid målt i dage udgjorde således 27 dage i 2013. For tilståelsessager har der ligeledes været tale om en forbedring af målopfyldelsen fra 2012 til 2013. For tilståelsessager under 6 måneder er resultatet for 2013 således på 90,9 % mod 85,2 % året før, hvilket svarer til gennemsnittet for alle byretter i landet og er lige over målsætningen på 90 %. Den gennemsnitlige sagsbehandlingstid er således faldet fra 92 dage til 74 dage. For så vidt angår særlige voldssager, hvor der fra politisk side er fastsat en målsætning om behandling inden 37 dage, opfylder byretten målsætningen trods de udfordringer, der henvises til bemærkningerne i indledningen. Med en markant forbedring af målopfyldelsen er det nu 70,0 % procent af sagerne, der er sluttet inden 37 dage. Dette er lykkedes ved en prioritering af sagerne og ved fokus på samarbejdet med de øvrige interessenter. Antallet af voldssager afsluttet på under 2 måneder er fra 2012 til 2013 steget fra 71,4 % til 76,2 %, således at målsætningen også er nået her. Antallet af voldtægtssager er heldigvis beskedent, hvilket medfører, at en enkelt sags behandling kan give meget betydelige udslag i resultatet.
10 Civile sager I 2013 blev gennemløbstiden for de civile sager reduceret på alle sagsområder i forhold til 2012. For de almindelige sager er målsætningen opfyldt. Det var et langt sejt træk, og der var ofte en række forsinkende faktorer, som domstolene ikke er herrer over. Ægteskabssager er fortsat en udfordring. Civile sager: Resultat 2013 Målsætning 2013 Gennemsnit alle byretter 2013 Tunge alm. sager ¹) under 15 mdr. 47,9 % 45 % 46,1 % under 18 mdr. 60,3 % 60 % 58,5 % Øvrige sager ²) under 12 mdr. 51,8 % 60 % 55,1 % under 15 mdr. 66,7 % 72 % 67,9 % Alle sager ³) under 6 mdr. 64,3 % 70 % 66,5 % under 12 mdr. 82,7 % 85 % 84,8 % Ægteskabssager under 4 mdr. 45,2 % 56 % 56 % under 6 mdr. 76,5 % 83 % 79,2 % 1) Ved tunge alm. sager forstås sager, hvor sagsværdien overstiger 1 mio. DKK, hvor der er tale om en forvaltningssag eller sager, hvor der har fundet kollegial behandling sted. 2) Sager med forhandlingsmaksime inkluderer almindelige sager, boligretssager og småsager. 3) Inkluderer både sager med og uden hovedforhandling, herunder udeblivelsesdomme, forligte sager, henviste og afviste sager. En faktor, der også fortsat påvirkede byrettens sagsbehandlingstider, var i 2013 det store antal tunge civile sager, der tidligere var 1. instanssager i landsretten. Sagerne som ved domstolsreformen blev henlagt til at starte i byretten ofte som 3-dommersager, er meget ressourcetunge for byretten. Endelig blev sagsbehandlingstiden også påvirket af forhold, retterne ikke er herre over, f.eks. forelæggelse for Retslægerådet eller Arbejdsskadestyrelsen, vanskelig forkyndelse m.m. Disse ofte meget langvarige sager påvirkede den gennemsnitlige sagsbehandlingstid så meget, at den ikke længere er retvisende for det store flertal af sager.
11 Fogedsager På fogedområdet faldt sagsbehandlingstiden fortsat i hastigt tempo i 2013 var målopfyldelsen på almindelige fogedsager i sager afsluttet inden 2 måneder forbedret med tæt ved 100 % i forhold til 2012. Københavns Byret nærmede sig derved målsætningen, som endnu ikke er nået helt. Der var på de øvrige sager plads til forbedringer, da de seneste tiltag ikke var slået fuldt ud igennem i 2013. Fogedsager: Resultat 2013 Målsætning 2013 Gennemsnit alle byretter 2013 Alm. Sager under 2 mdr. 61,3 % 72 % 71,1 % under 4 mdr. 84,7 % 93 % 91,8 % Særlige sager under 2 mdr. 78,1 % 80 % 83,4 % under 4 mdr. 94,2 % 97 % 96,6 % Betalingspåkrav under 2 mdr. 46,9 % 55 % 68,2 % under 4 mdr. 75,0 % 85 % 91,6 % Dødsboskiftesager Dødsboskiftesager: Resultat 2013 Målsætning 2013 Boudlæg - under 2 mdr. 93 % 85 % - Gennemsnitstal for alle byretter 2013 er pt. ikke tilgængeligt Uskiftet bo under 2 mdr. 89 % 65 % - Udleveret til efterlevende ægtefælle under 2 mdr. 56 % 70 % - Uskiftet bo under 2 mdr. 95 % 85 % - * I 2014 måles i stedet på Privat skifte udleveret inden for 3 mdr., og målsætningen for denne er 70 %.
12 4. Byrettes mål og målsætninger i 2013 Handlingsplanen for Byretten i 2013 indeholdt disse målsætninger og mål: Korte sagsbehandlingstider, Mere ensartethed i opgaveløsningen, Tidssvarende kommunikation, Fortsat være en attraktiv offentlig arbejdsplads og Helhedsorienteret kvalitetsudvikling Nedenfor beskrives de enkelte gennemførte tiltag og projekter i 2013 under hvert mål. Korte sagsbehandlingstider Der blev i 2013 iværksat et lean-projektet vedrørende behandling af civile sager i samarbejde med Bedste Praksis. I projektgruppen deltog medarbejdere på tværs af sektionerne og afdelingerne. Projektgruppen gennemgik den typiske sagsgang for en civil sag. Målet med projektet var kortere sagsbehandlingstider, at beskrive en civil sags tidsmæssige perfekte forløb, samt at skabe ensartethed i sagsbehandlingen. Projektgruppen afleverede i efteråret 2013 en række forslag, der kunne være med til at forkorte sagsbehandlingstiden og samtidig sikre en fortsat høj kvalitet i sagsbehandlingen. En række forslag blev vedtaget og implementeret i november 2013 (fase 1). Forsættelsen af dette projekt omtales nedenfor i afsnittet udviklingsplaner. I 2013 blev der endvidere iværksat et lean-projekt vedrørende behandlingen af straffesager. Projektgruppen bestod af medarbejdere fra sektion 1. Projektet gennemgik den typiske sagsgang for domsmandssager og store straffesager (eksempelvis nævningesager, sager af mere end 5 dages varighed eller sager med 3 eller flere tiltalte). Målet med projektet var kortere berammelsestider, samt at skabe mere ensartethed i sagsbehandlingen. Projektgruppen afleverede i efteråret 2013 en række forslag, der kan være med til at sikre en hurtigere berammelse og mere ensartethed i sagsbehandlingen. Mere ensartethed i opgaveløsningen Københavns Byret har på grund af sin størrelse et behov for også internt i organisationen at sikre, at der i sektionerne er en ensartet administrativ behandling af sagerne. Byrettens medarbejdere har udarbejdet manualer for behandlingen af de forskellige typer sager. Det er afgørende, at manualerne anvendes, og de skal derfor være let tilgængelige. Byretten har derfor i 2013 fået lagt en særlig genvejfunktion ind på byrettens intranet. Ensartet behandling af nye sagskomplekser Byretten modtog i 2013 lejlighedsvis et større antal sager vedrørende et fælles specifikt juridisk problem. Det kunne være civile sager om overdragelse af kolonihaver, erstatning pga. forsinkede eller aflyste fly eller straffesager om kørsel i hashpåvirket tilstand. Disse sagers afgørelser blev i 2013 samlet i vidensnotater, som kunne fungere som inspiration til, at kunne behandle sagerne efter ensartede principper. Tidssvarende kommunikation Byretten havde også i 2013 en stor opgave med at videregive oplysninger om, hvordan retssystemet i Danmark fungerer. Mange mennesker tror, at det danske retssystem virker som det, der beskrives i amerikanske film.
13 Københavns Byret fremstod igen i 2013 som en åben arbejdsplads, som dagligt modtog gæster, ofte i form af besøg af skoleklasser og foreninger m.fl., der ønskede at overvære retsmøder. Der gennemførtes i gennemsnit mindst en rundvisning om ugen i Københavns Byret. Det kunne være for udenlandske besøgende, foreninger, skoleklasser m.fl. Vi modtager også delegationer fra en række udenlandske domstole. Retten medvirkede i udarbejdelsen af undervisningsmateriale samt producerede en flot folder, der dels beskrev bygningen, dels beskrev byrettens arbejde. Vi lavede endvidere et klassesæt, der kune uddeles ved skolebesøg mv. Igen i 2013 deltog byretten i Kulturnatten, hvor ca. 8.-10.000 mennesker besøgte os. Til brug herfor havde retten lavet diverse plancher, der beskrev retssystemet og C.F. Hansens smukke Domhus. I 2013 indspillede vi sammen med Københavns Politis kriminalpræventive afdeling en film med en sag om gadevold, der viste et overfald og den følgende retssag. Der var muligt at få lov at fungere som domsmand, idet tilhørerne via et særligt system kunne stemme om straffens størrelse. I 2013 gennemførte byretten en brugerundersøgelse, der viste et stort ønske fra domsmændene og advokaterne om, at de kan kommunikere med byretten via e-mail. Dette blev ikke gennemført i 2013 pga. manglende teknisk understøttelse. Fortsat være en attraktiv offentlig arbejdsplads Trivselsundersøgelsen Sidst i 2013 blev der gennemført en trivselsundersøgelse ved Danmarks Domstole. Resultatet for Københavns Byret var meget flot og en forbedring i forhold til den forrige undersøgelse. Der var dog punkter, hvor tilfredsheden var mindre end på andre. De punkter, hvor tilfredsheden var mindst selvom den var indenfor området for et tilfredsstillende resultat var 1. Vidensdeling mellem afdelinger/sektioner, 2. Respekt og hjælpsomhed mellem afdelinger/sektioner, 3. Opfølgning på MUS, 4. Nærmeste leders konfliktløsning og 5. Nærmeste leders drøftelse af målopfølgning med medarbejderen. De fysiske rammer Dele af byretten blev malet og istandsat, men der manglede i slutningen af 2013 stadig flere retssale og kontorer. Vedligeholdelse og opdatering skete i overensstemmelse med byrettens plan for rækkefølgen af vedligeholdelse mv. Trivsel i øvrigt Der var fortsat fokus på trivsel i afdelinger og sektioner. De enkelte afdelinger og sektioner drøfter på de månedlige afdelings-/sektionsmøder det psykiske arbejdsmiljø og tager evt. problemer op til behandling. Københavns Byret støttede endvidere i videst muligt omfang fælles sociale arrangementer (f.eks. sportsarrangementer som DHL-staffetten, fester og Kunst- og personaleforening), herunder faste arrangementer som temadage og julefrokost. Helhedsorienteret kvalitetsudvikling
14 Service og sikkerhed Københavns Byret tog i 2013 hul på et større projekt vedrørende servicekvalitet. I 2013 blev der således nedsat to projektgrupper en gruppe der havde til opgave at komme med forslag til bedre service/sikkerhed og en gruppe til bedre service/kvalitet for domsmænd, vidner og service i retssalene. Forslagene fra gruppen om service sikkerhed er langt hen af vejen ført ud i livet. Projektet er blevet meget positivt modtaget af brugere og medarbejdere. Projektet synliggjorde, også behovet for bedre service/kvalitet for domsmænd og vidner. Københavns Byret skal have fokus på, hvilke personer, der bevæger sig rundt i bygningen, på bange vidner, på samarbejdet med politiet og på etablering af egnede venterum, hvor vidnerne kan tilbringe ventetiden uden at være i kontakt med andre af sagens aktører eller personer tilknyttet disse aktører. Handlingsplan vedrørende sygefravær Sygefraværet i Københavns Byret er igennem tiden blevet nedbragt markant med de initiativer, der er taget siden slutningen af 2009. Fokus på sygefraværet blev fastholdt i 2013, og indsatsen mod korttidsfraværet blev prioriteret yderligere. Sygefraværet var i 2013 8,1 dag pr. ansat om året i Københavns Byret, mod 8,6 dage pr. ansat om året i gennemsnit ved byretterne. 5. Udviklingsaktiviteter i 2014 Der er for Danmarks Domstole udarbejdet en handlingsplan for 2014, som koncentrerer sig om specifikke fokusområder og indsatsområder under den overordnede målsætning. Domstolene vil på landsplan særligt fokusere på følgende områder: Sikring af digitale kompetencer. Klar, parat, digital - Fokusområdet skal sikre, at alle retter har de fornødne digitale kompetencer. Indsatsområderne består af en behovsanalyse i forhold til medarbejdernes digitale kompetencer, en kompetenceindsats for sikre at medarbejderne har de rette kompetencer, og en effektmåling for at klarlægge om medarbejderne har fået de forventede digitale kompetencer. Tekstudvalgene - Fokusområdet skal sikre, at de tre tekstudvalg skal styrkes, og der skal laves en gennemgang af teksterne i de sagstyper, der skal digitaliseres. Indsatsområderne består af en opdatering af koncepter, hurtig gennemførelse af ændringsforslag til tekster, en grundig gennemgang af eksisterende tekster i forhold til en kommende digitalisering. Kvalitet gennem vidensdeling - Fokusområdet skal sikre systematisk vidensdeling på tværs af Danmarks Domstole, samt bidrage til faglig udvikling og mere ensartet opgaveløsning. Indsatsområderne består af bidrag til systematisk at videndele ved Danmarks Domstole og at sikre juridisk og administrativ vidensdeling på straffe-, civil-, foged- og skifteområdet. Digitale retsmøder - Fokusområdet skal sikre, at retternes kan afvikle digitale retsmøder. Indsatsområderne består i etablering af AV-udstyr og i understøttelse af brugen af AV-udstyr, tablets mv., samt at etablere bedste praksis og at sikre samarbejdet med anklagemyndigheden og forsvarerne. Inden for disse fokusområder og indsatsområder, vil Københavns Byret i 2014 gennemføre disse udviklingsaktiviteter: Lean Straffe - De resterende forslag indenfor Lean Straffe forventes vedtaget og gennemført i 2014. Københavns Byret nedsætter endvidere en projektgruppe vedrørende domsmandssager og store
15 straffesager (eksempelvis nævningesager, sager af mere end 5 dages varighed eller sager med 3 eller flere tiltalte) med henblik på blandt andet at nedsætte berammelsestiderne. Der arbejdes videre med projektgruppernes forslag i 2014. Manualerne vedrørende behandlingen af straffesager vil i 2014 blive gennemgået og revideret i forbindelse med vedtagelsen og implementeringen af nye forslag vedrørende domsmandssager og store straffesager. Telefonforkyndelse I 2013 træder nye regler vedrørende forkyndelse, herunder telefonforkyndelse, i kraft. Telefonforkyndelser har til formål blandt andet at være med til at reducere sagsbehandlingstiderne. I forbindelse med de nye muligheder for telefonforkyndelse, blev det i Københavns Byret besluttet, at de nye regler for telefonforkyndelse skulle afprøves ved i første omgang at gennemføre et pilotprojekt i efteråret 2013. På baggrund af de indsamlede erfaringer fra pilotprojektet (fase 1) er det besluttet, at telefonforkyndelser fortsætter i 2014 (fase 2). På baggrund af de indsamlede erfaringer for pilotprojektet (fase 1) og erfaringer i foråret 2014 (fase 2), vil der i 2014 blive udarbejdet nye manualer for telefonforkyndelser. Det faseopdelte forløb forventes at sikre en ensartet anvendelse af reglerne om telefonforkyndelse i byretten. Konkret målsætning for produktivitet For straffesagerne vil der i 2014 være fokus på at nå det sidste stykke til opfyldelse af målene, på trods af de forsinkende faktorer, som domstolene ikke er herrer over. Byretten vil i samarbejde med anklagemyndigheden og forsvarerne i 2014 sikre forhåndsberammelse af de store arrestantsager Konkret målsætning for produktivitet I de civile sager vil der i 2014 være særligt fokus på øvrige sager og ægteskabssager, hvor sagsbehandlingstiden skal forbedres, så de overholder domstolenes målsætning. Målsætning for foged og skifte Fogedrettens mål vil i 2014 være at opfylde målsætningen for fogedsagerne på alle sagsområder. Der er allerede fra 2012 til 2013 sket en markant forbedring af målopfyldelsen, og målet er, at den gode udvikling fortsætter. For skiftesagerne opfyldes alle mål allerede med undtagelse af målsætningen for dødsboskiftesager, i de sager hvor boet udleveres til den efterlevende ægtefælle. Hidtil er målsætningen blevet målt som antal afsluttede sager efter 2 måneder, men dette har været en målsætning, der grundet fristerne i sagstypen har været svær at nå. Denne frist ændres for 2014 til 3 måneder. Byretten vil i 2014 fastholde de gode resultater for de øvrige sagstyper og arbejde for at nå den nye målsætning for privat skiftede sager. Ensartet behandling af nye sagskomplekser - Byrettens dommere og øvrige jurister vil også i 2014 på byrettens intranet samle afgørelser i sådanne sagskomplekser, så sagerne kan behandles efter ensartede principper. Byretten vil også arbejde for, at der med Østre Landsret og Højesteret aftales en model for, hvordan et udsnit af sagerne fra sagskomplekser kan fremmes bedst muligt til endelig dom. Når en sådan model foreligger, vil der hurtigere kunne skabes præcedens i nye typer af sagskomplekser. Lean Civil - I 2014 vil de resterende forslag fra projektgruppen blive drøftet i ledelsen. Disse forslag forventes at blive implementeret i løbet af 2014 (fase 2). Manualerne vedrørende de civile sager vil i 2014 blive gennemgået og revideret i forbindelse med afslutningen af fase 2.
16 Nyt Intranet - I april 2014 får alle retter nyt Intranet, der på mange områder adskiller sig fra det eksisterende. Løsningen er baseret på Sharepoint 2013, som giver mange nye tekniske muligheder. Fremover vil retterne i højere grad have adgang til hinandens vidensmateriale, hvilket giver mange fordele i forhold til vidensdeling. Manualer, arbejdsvejledninger, praksisnotater mv. vil således nemt kunne fremsøges og bruges af de ansatte ved én ret, selvom de er udarbejdet af en anden ret. Vedligeholdelse af Intranettet - Byretten vil i 2014 med udgangspunkt i Domstolsstyrelsens fælles plan, vha. et projekt styret af administrationen og i samarbejde med sektionerne og afdelingerne sikre, at alt materiale overføres korrekt til Intranettet, og at det efterfølgende opdateres og vedligeholdes. Møder med samarbejdsparterne - Der vil også i 2014 blive afholdt møder med de beneficerede forsvarere, Kriminalreporterforeningen, Københavns Politi, Statsadvokaturen m.fl., hvor vi drøfter de forskellige gruppers oplevelser som brugere af byretten, og hvor forslag og tiltag til forbedringer drøftes. Møderne afholdes løbende og er et led i bestræbelserne på at imødekomme brugerne, hvor det er muligt. Information om Byretten - Vi har endvidere en indgående information om bl.a. byrettens bygninger og opgaver på vores hjemmeside. Der er også en mere detaljeret orientering til forskellige grupper af brugere, herunder navne på medarbejdere, som journalister kan kontakte for yderligere information. Byrettens pressekontaktdommer modtager dagligt henvendelser fra journalister. Der udarbejdes også i 2014 pressemeddelelser i forbindelse med afslutningen af større sager. Endelig er der på grund af en række sagers profilerede karakter ofte TV-transmissioner fra byretten. Kommunikation med domsmænd og advokater - I 2014 vil byretten indføre retningslinjer for e-mail-kommunikation med disse aktører. Retten vil desuden, hvis Domstolsstyrelsen stiller den fornødne teknologi til rådighed, gennemføre en forsøgsordning med påmindelses-sms'er til domsmænd, der skal møde i en sag i byretten, således at domsmændene modtager en påmindelses-sms få dage før retsmødet. Dette sker som nævnt under forudsætning af, at en passende teknisk løsning er skabt. Digital afsendelse - I 2014 vil byretten i samarbejde med Domstolsstyrelsen undervise i anvendelse af digital afsendelse fra sagsbehandlingssystemet. Undervisningen er påbegyndt i januar 2014. Når personalet har de nødvendige kompetencer, udarbejder byrettens administrationsafdeling en samlet oversigt over, hvordan dokumenter kan sendes til parterne. Herefter træffer byretten beslutning om, hvilken digital fremsendelsesmetode, der skal anvendes ved de enkelte dokumenttyper, så byrettens sektioner håndterer afsendelse af dokumenter ens. AV-udstyr - Byretten vil i 2014 indrette tre større retssale med AV udstyr, der vil muliggøre fuld elektronisk afvikling af blandt andet nævningesager. Hertil kommer, at der i flere mindre retssale vil blive installeret udstyr, der muliggør elektronisk forelæggelse af sager mv. Der vil i 2014 i alle retssale være digital lyd- og rumoptagelsesudstyr. I 2014 undervises dommerne og de øvrige jurister i brugen af Ipads/tablets under hovedforhandlingerne. Video 3 - I 2014 installeres der teknisk udstyr i nogle retssale i byretten, der gør det muligt at gennemføre hovedforhandlinger ved brug af videokonferenceudstyr, så sagens aktører ikke er til stede i retten. I forbindelse med forberedelsen af udrulningen af Video3-projektet har en referencegruppe bestående af forskellige personalegrupper fra domstolene, anklagemyndigheden, politiet og Kriminalforsorgen gennemgået eksisterende arbejdsgange for at afdække nødvendigheden af nye arbejdsgange, f.eks. når samtlige relevante aktører i et givent retsmøde ikke længere altid er fysisk til stede i retssalen. Byretten vil i 2014 implementere sagsgangene for Video3 i samarbejde med sektionerne og afdelingerne.
17 Mobile arbejdspladser i fogedretten - Der gennemføres forsøg med tablets med G-On nøgler på udkørende fogedforretninger, således at fogederne kan behandle sagerne i fogedsystemet ude, mens forretningen foretages. Dette forventes at minimere efterarbejdet, når fogeden kommer hjem på kontoret. Opfølgning på trivselsundersøgelsen - De nærmeste leders vil i forbindelse med opfølgning på MUS, konfliktløsning og drøftelse af målopfyldelse med medarbejderne indgå i drøftelsen af byrettens retningslinjer for god ledelse. Disse skal drøftes og implementeres i første halvår 2014 og evalueres i efteråret 2014. Efter indstilling fra domstolenes evalueringsråd, vil retspræsidenten fra 2014 gennemføre 6-års-samtaler med de dommerfuldmægtige, der har 6 års anciennitet ved domstolene. Byretten forventer at afsluttet alle de relevante samtaler i 2014 som foreskrevet af Evalueringsrådet. Service og sikkerhed - I 2014 vil forslagene fra projektgruppen, der har arbejdet med forslag til bedre service/kvalitet for domsmænd, vidner og service i retssalene, blive gennemgået og indgå i en plan for, hvorledes Københavns Byret til stadighed kan leve op til en fortsat høj kvalitet og servicering af brugerne af byretten. Københavns Byret, april 2014 Søren Axelsen retspræsident