Referat til bestyrelsesmøde d. 25 juni kl.17.00 Vangevej 3, 6064 Jordrup 1. Valg af ordstyrer, mødeleder og referent. Definition af roller referent Maibritt mødeleder Anne ordstyrer Annette 2. Godkendelse af dagsordenen 3. Godkendelse og underskrivning af referat fra sidste møde. 1. Nyt fra formanden Kolding kommune arrangement kulturnat 21.8. 2. Nyt fra kassereren 3. Nyt fra butiksgruppen 8 mødt op ud af 20 fødevarestyrelsen godkendt af, mangler lokale foreløbigt vagtplan for pakkerne, 2 personer struktur MØFF, kontaktgruppe af 4 personer, har kontakt til fødevarestyrelsen og regler, modtagervagt med 4 personer, sørger for indkommende kasser og kontrollerer kvalitet, varer er tjekket før der pakkes. lokaler søges konsulent ud til at håndtere varer indkøb af vægte, poser m.m. budget, Odense erfaring samkøb med MØFF stofposer godkendt af fødevarestyrelsen igang skilte og pakkeborde samarbejde med kommunikationsgruppen
4. Nyt fra indkøbsgruppen checkliste drivhuse ikke opvarmet 60 km fra Kolding, demetermærke, eller røde mærke er det nogen der går op i det med sjæl pris spørgeskema for ønsker hvilke afgrøder for at lave aftaler og skabe god personlig kontakt kan landmændene levere ja eller nej og hvordan æg kød udenom org pga fødevarestyrelsen bestilling søndag aften levering, pakning plan ekstra levering af f.eks. Anton Safter en pose med først til mølle fra landmand vi ikke har fast aftale med men har varer tilovers temaposer julepose, efterårspose, saisonposer Madværket i Vejle ud og besøge landmænd, grupper for at lave aftaler 5. Nyt fra kommunikationsgruppe intern komm. og ekstern komm. intern for at få den viden vi har brug for Wiki, Podio ekstern, kontakt til medier og kommunikere udadtil, samarbejdspartnere strategi som det der arbejdes med, fokus, internt eksternt strukturering af arbejdsopgaver og områder tænker kernen om hvem vi er ind i kommunikationsstrategien protokol og tjekliste for arbejdsopgaver vagtplanen åben kun for medlemmer? keep it simpel med åben facebook gruppe, venter med Twitter adgang til mødereferater for alle medlemmer
6. Nyt fra logistikgruppen 7 pers ud af 8 tavle/ kort ved afhentning over logistikken, helt konkret 2 farver nåle leverandører, afhentere skal alle oplyse deres postnummer på arbejde når de alligevel ikke forpligter sig til at køre? diskussion for og imod. Facit foreløbig: Vi bliver ved med at bede folk om det og ser hvordan det går. Ingen flere kolonner ved indmeldelse. Kørselsfolk, buffer til kørselsvagter som personlig makker der kan overtage vagten med kort varsel. Hvordan ser flowet ud med hvem der har ansvar for hvad samarbejde mellem logistik, butik og indkøb 7. Nyt aktivitetsgruppen. 4 ud af 8 deltagerer (nu 10 deltagere i gruppen) Hvilke arrangementet vil vi deltage i retningslinjer? (arb. sammen med kommunikation gruppen). Åbne arrangementer for alle medlemmer. Lukkede arrangementer fx. hvis vi i KoldingFF skal ud og holde et foredrag eller i medier (radio, tv etc.) (samarbejde mellem arrangement gruppen og kommunikation gruppen). Se arrangement referat v. arrangement gruppen. Medlemsfest: 5/9 er for tidligt rejsegilde i de kommende nye lokaler. Omkostningsfri! Sammenskudsgilde med ret til sig selv. I starten er det vigtigt at der som min. altid er én fra bestyrelsen på vagtplanen til arrangementer. på vagt). Høstfest d. 6/9. 21/8 Kulturnat vi har en bod (bod som på KoldingFF) (her er vi nød til at være mange. P4 spirer: vi mangler dato og informationer. Heidi: på P4 Trekanten fortæller de højt hvad der sker på dagen i lokalområdet.. (Anne tager bolden).
Skovvandring i september mdr. for at samle svampe. Skal noget fra arrangement gruppen annonceres tager torvholder fra arrangement gruppen fat i kommunikation gruppen. Torvholder på arrangement oplyses på hjemmesiden, så man ved hvem man tager fat i. 8. CVR. v/ Anne Er booket. Digital postkasse og medarbejdersignatur (Digital signatur) (3 stk. Nicky og Anette) skal også bookes. 9. Gennemgang af økonomisystem V/ Mai Økonomisystem gratis, enkelt til vores behov 10. Oprettelse af bank v. Mai og Nicky VestJysk Bank, se model 1 og 2 (erhvervskunde modeller). Mest attraktive tilbud. Vi kan altid opgradere så vi vedtager model 1! (Nicky er kunde i banken). 11. Oprettelse af betalingsmetode/swipe/mobilepay. Isettle anskaffes Visa Dankort, Visa Electron & Mastercard, (Mastercard Debit). Vi bliver kontantløse, da VestJysk Bank er pengeløse og det er mere simpelt for organisationen. 12. Ad Hoc liste. v/ Anne Definition af opgaver Alle medlemmer kan melde sig ind på listen. Alle arbejdsgruppe kan tilføje på listen. 2 lister. ning etc. Løbende Ad Hoc skrives også ind. Midlertidig Ad Hoc liste fx. til arrangementer med hensyn til bag Ligges under For Medlemmer. 13. Google Drev. v/ Nicky Hvem har adgang til hvad? Administration af Google Drev?
14. Fordeling af e mail. Forslag: info@ : Nicky nytmedlem@ : Anne indkoeb@ : Heidi butik@ : Anette aktivitet@ : Maibritt logistik@ : Søren web@ : Nicky kommunikation@ : Anne oekonomi@ : Mai Kommer på hjemmeside under arbejdsgrupper. 15. Meningsmålinger medlemsportal. Under: For medlemmer meningsmålinger Hvad synes folk? Vil de have basis varer eller mere specielle varer. Nicky arbejder videre. 16. Kulturnat 21 august 2015. v/maibritt 17. Udleveringsdag og vagter/åbningstider. v/ Anette Torsdag fra 15.30 18.30. Vedtaget. 18. Hvem kan underskrive for foreningen 19. Punkter til næste møde logistik problematik, løsningsforslag skæringspunkter for gruppefordeling. vedtægt økologi, biodynamik hvem er vi og hvordan kommunikerer vi? workshops i helikopterniveau som fokus Vi skal kunne klare os selv skal vi have støtte fra kommunen?? Arbejdstider: er det stadig 3 timer pr. medlem? Hvordan overholdes det/registreres det? 20. Dato, og sted for næste møde? Mandag d. 10/8 hos Maibritt, Skovparken 59, 2 th. 21. Evt Kontingent opkræves pr. 1 august så der er råd til opstart (Nicky og Anne).