SAMS Aarhus Bestyrelsesmøde D

Transkript

1 SAMS Aarhus Bestyrelsesmøde D Leder af mødet: Cathrine Nørgaard. Deltagere: Cathrine Nørgaard, Pernille Libach Hansen, Pernille Nikolajsen, Tessa Dahl-Jensen og Helene Hørløck. 1. Underskrift af referat fra sidste bestyrelsesmøde Printe kopi af referatet fra dags dato og tage det med til næste møde (Helene). 2. Ny dato til næste bestyrelsesmøde , kl Meddelelser fra formanden Det går godt med foreningen. Vi har fået mange medlemmer. Vi beslutter at der skal logo på referaterne fra bestyrelses og månedsmøder. Bestyrelsesmøder skal være med navne på og skal skrives under. De skal sendes i PDF format. Det skal udpensles hvem der gør hvad og med tidsangivelse for hvornår det skal være gjort. Referaterne skal sendes til IT-ansvarlig indenfor 3 dage, og IT-ansvarlig skal ligge det ud på hjemmesiden indenfor 3 dage. Vi skal forsøge at holde fast i at bestyrelsesarbejdet skal være omkring 2-3 timers arbejde hver uge. Herudover er det en god idé, hvis vi forsøger at lappe ind over hinanden og hjælpe hinanden, fordi der er meget travlt for tiden med studiestart, lægedage, årsmøde og andre ting. 1

2 Cathrine har haft kontakt til Per Kallestrup fra partners in practice angående mulighed for at komme ud i praksis i 2-3 uger i Nepal. Oprindeligt er dette et tilbud til de praktiserende læger, og muligvis bliver dette tilgængeligt for SAMS medlemmer. Som udgangspunkt skal dette tilbud være til de mest aktive medlemmer. Cathrine tager kontakt til ham igen med henblik på dette. Herudover kan vi muligvis få et foredrag ved ham i november. I vedtægterne står der at vi skal have bestyrelsesmøde hver 3. måned, dog er dette udskudt over sommeren grundet eksamener. Det aftales dags dato internt, at der er 14 dages varsel ved indkaldelse til bestyrelsesmøde. 4. Dagens intention for mødet Opsamling på foreningsarbejde og bestyrelsesarbejde. 5. Bordet rundt Pernille Libach Hansen: Landsmøde Anne Mette og Maria fra København samt Cathrine og Pernille Libach Hansen arrangerer mødet, og der foreligger snart en færdig plan for årsmødet. Der bliver 3 foredragsholdere. Pernille fortæller herudover om hvordan det går med planlæggelsen af årsmødet sammen med SAMS København. Angående Landsmødet er der plads til flere, men der er ikke penge nok til det med de vi har fået tildelt. Vi har besluttet at betale af vores paragraf 7 støtte for at få flere medlemmer med, grundet den store efterspørgsel. Dog skal alle selv betale transport. Arrangørerne bliver formentlig mest fremtrædende på selve dagen, mens resten af bestyrelsen træder mere i baggrunden, men springer til hvis der er brug for hjælp. 2

3 Rus-intro: Der blev taget imod de nye russer i fredags. Dette var en succes. Gruppen, som tog imod, havde lavet en video, havde et slideshow med og delte flyers ud. Slideshowet kan formentlig sagtens bruges igen en anden gang. Pernille Nikolajsen: Efterspørger om vi skal betale skat af paragraf 7 støtten. Pernille har snakket med den økonomiansvarlige fra DSAM, som ikke mener at vi skal. Nu kontakt til SKAT via mail som der afventes svar på. Pengene må bruges til hvad vi ønsker, der er ingen restriktioner. Vi diskuterer økonomien i foreningen hvor vi får 5000 kr. fra DSAM pt. år, og muligvis kan få ekstra støtte. Der er et stigende antal medlemmer, som betaler 225 kr. for at være medlem, og i den kontekst diskuterer vi, om 5000 kr. er et tilstrækkeligt stort beløb. Vi føler ikke, at vi kan tilbyde vores medlemmer noget tilsvarende dette beløb, for de penge vi har til rådighed. Idet vi er en nystartet forening må vi tage dette til genovervejelse når der er lavet årsregnskab, for at se om vores støtte fra DSAM kan dække de udgifter vi har haft i foreningen. Vi overvejer i denne forbindelse, om størrelsen af støtten fra DSAM skal gives, alt efter hvor mange medlemmer der er i SAMS undergrupperne, som på nuværende er SAMS København og SAMS Aarhus. Vi diskuterer ligeledes muligheden for at søge fonde, som vi vil gå igang med snarest muligt. Helene: Referatet sendes til Tessa og fælles gmail. Se Københavns referater og opbygge vores på samme måde. Tessa: Har arbejdet meget på hjemmesiden, som nu er helt opdateret. Vil dog gerne have flere billeder ind. Teksten om de forskellige grupper har Tessa rettet til og lagt ud. Hun ønsker at vi også giver 3

4 inputs til dette og til hjemmesiden. Vi aftaler at alle går ind og ser på hjemmesiden snarest. Ny facebookansvarlig bliver Mia Kamp Jensen. Hun skal oprette events, så snart de er planlagt og sørge for at siden er opdateret. Herudover bliver det sådan, at vi kan kontakte hende med ting som vi gerne vil have ud på Facebook. Tessa kontakter hende angående om hun er interesseret i at tage billeder, når hun er med til foredrag, møder og kurser. Såfremt hun ikke er med, skal hun i så fald kontakte en anden, som kan udføre dette job. Foreningsdage: Plakater og flyers er hængt op og delt ud. Vi er i acuta angående månedsmødet mandag. Mail problematik: Mailen virker stadig ikke. Brugte mange timer på at få denne til at virke. Nu vil de lave en ny mailadresse i stedet, da den gamle ikke kommer til at virke. Tessa kontakter dem i morgen for at høre om de har fået den ordnet. Sociale tiltag gruppen orienteres om muligheden for at kontakte PR-gruppen med henblik på at få promoveret deres arrangementer. Cathrine: Det præciseres, at det i vedtægterne er besluttet at formand, næstformand og sekretær må skrive på vegne af SAMS Aarhus. Andre må kun skrive på vegne af dem selv og på vegne af deres grupper. Kontakt til de praktiserende læger, gennem gruppen Besøg i praksis, sker dog via aarhussams mailen på vegne af SAMS Aarhus. Annettes medlemslister: Sørge for at disse bliver opdateret hver gang der er et nyt medlem, såfremt dette er muligt. (Cathrine - i løbet af næste uge) Cathrine har til opgave at ligge månedsmøde op på Stud.med.sam. 4

5 6. Udestående emner fra tidligere bestyrelsesmøder Vi mangler en intern revisor. Skal findes snarest. Dette skal slås op på vores interne facebookside, og vi tager det op på månedsmødet mandag. Henvendelse angående dette skal ske til aarhussams mailen. (Pernille Nikolajsen - i løbet af næste uge) 7. Evt. udvalgs rapport/status på deres arbejde samt væsentlige aktiviteter Honorar til foredragsholdere: Som udgangspunkt 350 kr. til store foredrag og 150 kr. til små foredrag. Grupperne: o Ophold ved lægevagten er lige nu en del af gruppen med sociale tiltag. Lægevagtsgruppen skal være med i en anden gruppe, og det ville være oplagt at medtage denne i gruppen Besøg i almen praksis. Cathrine hører sin gruppe om de vil være interesseret i dette, og Pernille N kan potentielt være tovholder for denne undergruppe. o Vi overvejer at nedlægge up to date gruppen, da de ikke har så meget at lave. I stedet kunne vi dele kursus og lægedage gruppen i to. Dette tager vi op på månedsmøde. Pernille Libach vil snakke med sin gruppe om hvad de siger til dette. o Engagementet i nogle af grupperne er ikke helt optimalt. Vi skal diskutere dette i de forskellige grupper ved behov, for at fastslå at man gerne skal være aktiv når man er i grupperne. Således er det i orden at bestyrelsesmedlemmet i hver gruppe tager kontakt til mindre engagerede medlemmer, for at høre om de stadig er interesserede i at være en del af gruppen. o Hvis der er brug for hjælp i grupperne tager gruppen dette op på månedsmøde, og beslutter selv hvor mange der er arbejde til i gruppen, og således hvor mange nye medlemmer gruppen forventer at have brug for. 5

6 Fremtidige månedsmøder: o Til månedsmødet foreslår vi, at grupperne kan forsøge at planlægge et møde i tilslutning til månedsmødet, således inden eller efter. o Dagsorden skal ligges på facebook. Gerne nogle dage i forvejen. Der er lavet skabelon for dagsordnen, som Helene ligger ud på facebook, sender til Mikkel og sender til aarhussams mailen, så den er klar til næste månedsmøde. Cathrine er ordstyrer. o Der skal sendes en seddel rundt til hvert månedsmøde, hvor man skriver navn og medlemsstatus, således at deltagere kan noteres i referatet. o Der er lavet powerpoint show til månedsmødet, som gennemgås. o Infomateriale om SAMS skal printes og med til månedsmødet, 30 stk. Tessa sørger for dette. DSAM Årsmødet: o Cathrine skal med Annette finde ud af hvad vores opgaver bliver til DSAM årsmødet. o Bestyrelsen er blevet tilbudt at være medhjælpere. Dette skal skrives på eventen på facebook. o Indlogering til årsmødet er booket men skal følges op på. Cathrine tager fat i Anne Mette angående dette. o Vi skal lave et indslag til DSAMs årsmøde i fællesskab med SAMSKøbenhavn. Drejebogen: ligges op på facebook. Helene tjekker den igennem indenfor den næste uge og sender den til Tessa, som sender den til Cathrine, som derefter sender den til Pernille N, som til sidst sender det færdige eksemplar ud til alle inden den opdateres på facebook. 8. Gennemgang af perioderegnskab og budget. Godkendes og underskrives. 6

7 Cathrine Nørgaard Formand Pernille Nikolajsen Kasserer Pernille Libach Hansen Næstformand Tessa Dahl-Jensen IT-ansvarlig Helene Hørløck Sekretær 7