A/B BØGEHØJ - SANDRÆKKERNE BESTYRELSESMØDE

Størrelse: px

Starte visningen fra side:

Download "A/B BØGEHØJ - SANDRÆKKERNE BESTYRELSESMØDE"

Marianne Mølgaard
4 år siden
Visninger:

1 BESTYRELSESMØDE DATO: TORSDAG d DELTAGERE: Rune, Malene, Christian, Lærke og Allan 1. Bestyrelsesarbejdet Opgaver i bestyrelsen - Fordeling af opgaver. o Tagprojekt Steen Lærke/Allan o Tagprojekt Jonas Allan/Lærke o Likvidation Rune/Allan o Jonas Rapport Allan/Rune o Ny administrator Rune/Malene o Mailen Lærke/Allan o Økonomi Rune/Allan o Sokler Christian/Rune o Opdatering af hjemmesiden Lærke/Allan o Mødeindkaldelser Lærke/Christian o Referater Lærke/Malene o Arbejdsdage Malene/Allan o Kloak Christian/Rune o Legeplads Allan/Lærke o Afholdelse af møder inkl. forplejning - Malene - Fordeling af ansvar for kontakter/samarbejdspartnere, skal der være fast personer som kun kommunikere med disse? Kontaktpersoner/samarbejdspartnere under de respektive ansvarsområder følger personerne i bestyrelsen med ansvaret for disse. Fx ved økonomi er det som udgangspunkt kun Rune og Allan der har kontakten med Jesper og Admin er det som udgangspunkt kun Rune og Malene der har kontakten her til. Inddragelse af suppleanter - Hvordan inkluderer vi suppleanterne bedre? o Vi foreslår at de tager nogle projekter o Vi vil derudover kaste mindre projekter ud til alle beboerne, som så må byde ind på dem de finder vigtige. Intern kommunikation - Sms er o Vi ønsker at minimer brugen af sms er. o Ting der kan vente til møder eller er bedre på en mail, flyttes dertil - Dialog i mindre grupper

2 o Der vil i specielle projekter være nødvendigt at holde møder i mindre grupper, hvis enkelte i bestyrelsen er inhabile. Det er her vigtigt, at vi ikke drøfter andre bestyrelsesemner, end det pågældende emne. Extern kommunikation - Brug af bestyrelsesmailen o Man må gerne bruge egen mail til kommunikation med samarbejdspartnere, hvis bestyrelsesmailen sættes cc, så alt dialog er samlet der o Lærke bruger fortsat bestyrelsesmailen til kommunikation med samarbejdspartnere - Kommunikationen med samarbejdspartnere o Hvilken information/dialog skal Kristian og Jesper mfl. være en del af. Ingen dagligdagsinfo Rune/Allan vurderer hvad de skal have af information o Alle aftaler, anmodninger, svar på aftaler, anmodninger o.lign, skal altid foretages skrifteligt. - Kommunikationen med beboerne o Alt kommunikation foregår fra bestyrelsesmailen, uden privat signatur, men signatur fra samlet bestyrelse Hjemmesiden - Vedligeholdelse (se ovenfor) - Skal der laves en ny hvis den ikke kan flyttes? o Vi afventer at ny administrator finder ud af om hjemmesiden kan overflyttes til dem Igangværende projekter Tag projektet v Lærke - Status: Vi afventer at der sker mere i retsagen. - Telefonmøde med Steen K o Gennemgang af mail med økonomien og hans betaling. Vi mener hans beregninger sagsgenstanden er forkerte/for høje. Steen undersøger sagen igen. Vi får en status på en forventet økonomi for af advokatomkostningerne for resten af sagen midt maj. Snak om muligheder for sagens udfald og worst case senario. Vi vurderer ikke vi har andet valg end at fortsætte sagen, medmindre en EOGF beder os om at stoppe sagen. Vi

3 Vinder vi sagen, men kan taber ikke betale alle omkostninger til advokaten, skal vi betale omkostningerne til Steen. Rapport fra Jonas v Allan - Vi har fået en rapport fra Jonas på gennemgang af problematikker i bolig nr 3, 9, 22, 24 og 28. Rapporten giver anledning til følgende o Nr 3 der er sat fugtmålere op*. Den del af loftet der har fugt og skimmel i værelset mod vejen, skal fjernes. Skimmel skal fjernes ved døren og resten af boligen af beboer. Vi afventer datoer fra beboer for hvornår vi kan komme ind og fjerne loftet. Kommunen er blevet involveret pga. skimmel af beboerne. o Nr 9 der er sat fugtmålere op*. Den del af loftet der har fugt og skimmel i værelset mod vejen, skal fjernes. Skimmel skal fjernes ved døren og resten af boligen af beboer. o Nr 22 taget skal laves omkring det ene velux vindue da der kommer vand ind o Nr 24 afventer retsagen, da problemet med vand kun opstår når det regner og blæser fra en helt specielt vinkel o Nr 28 gavlen skal laves *der er sat fugtmålere op i nr 16 til reference Fugtmåler kan ikke nå sendeboks, så der kommer sendeboks senest næste uge Likvidation (Andel til ejer) v Rune - Status: Der var formøde før EOGF. Kristian er ved at gennemgå hele sagen og laver et beslutningsgrundlag i forhold til køb. o Ejendomsmægleren er ved at undersøge markedsprisen på lejeboliger og prisdifferencen på boligerne. - Udstykningsplanen o Vi tager dialogen med Skel.dk om hvor der er målt op til og fra. Hvad er inkluderet i opmålingerne. Er P- pladsen en del af grunden. Måles der til bagerste del af hækken, uanset tykkelsen på hækken? Vendeplads - Vi mangler skilte der indiker at der ikke må parkeres o Allan bestiller skilte Ny administrator v Rune - Dialog / information o Give dem info om vores procedurer ved fx regninger

4 o Hvordan ønsker de at tingene kører o Adgang til bestyrelsesweb Aftalen var at vi ikke havde den store dialog den første måned, da de var presset på at tage os ind med så kort varsel. Nu vi kommer ind i maj måned, går vi i dialog med dem, så vi sikre at samarbejdet kører og får forventningsafstemt. Fælles områder v Allan - Legepladsen - Lamper på skur - Husnumre o Da vi har ukendte udgifter til udbedringer ifølge Jonas rapport, afventer vi en måned med at kigge på disse opgaver Sokler v Christian - Christian kontakter ny murer, da den vi tidligere har haft fat i ikke vender retur. 3. Økonomi Regnskab Rune undersøger om Jesper mangler noget eller nogle godkendelser for at vi kan lukket dette Budget Rune får Jesper og Kristian til at godkende budgettet så det kan fremlægges på GF Kvartaltsrapport Q1 - Vi beder de nye om at lave kvartalsrapporter til os. - Vi har ikke modtaget Q1 fra RealAdmin Allan undersøger om vi kan dele et google drive abonnement til deling af dokumenter. Er det ikke muligt, køber vi dropbox adgang til alle medlemmer i bestyrelsen. 4. Mails fra beboerne Nr 15 vand ind ved vinduerne. Listerne ved vinduerne skifter beboerne selv. Nr 9 vi beder om billeder på før/efter billeder på fjernelse af skimmel. 5. Køb / Salg 6. Kommende arrangementer Generalforsamling - der skal findes en dato o 20., 23. eller 28. er forslag til datoer til ny administrator Rune finder en dato o De to likvidatorer tilbydes at deltages - hvem er på valg o alle fortsætter i kontaktudvalget - nye kræfter til kontaktudvalget?

5 o Vi beder om hjælp til opgaver, hvis der kommer nye ind, som nævnt tidligere Arbejdsdag søndag d. 5. maj - Vi har lavet en liste over opgaver der skal laves o Malene er tovholder o Festudvalget sørger for forplejning 7. Lokalrådet Intet nyt 8. Næste møde Vi holder møde umiddelbart før GF 9. Evt.

Relaterede dokumenter

Andelsboligforeningen Uvelse Haves Generalforsamling 2017

Andelsboligforeningen Uvelse Haves Generalforsamling 2017 Sted: Uvelse Have Dato: 06. April 2017 Vi beklager at referatet ikke er sent ud inden fristen på de 4 uger. 1. Valg af dirigent og referent. Thorkild