REFERAT bestyrelsesmøde 12. August 2014

Transkript

1 REFERAT bestyrelsesmøde 12. August 2014 Deltagere: Malene Nielsen, Nadja Jensen, Anne Fritzner, Jakob Agergaard, Michael Lindberg, Nikolaj Clausen, Kasper Brix og Jakob Færch Afbud: Charlotte Olsen 1. Godkendelse af dagsorden (punkter til eventuelt) og referat Referat fra sidste møde blev godkendt. Dagsorden godkendt. Det blev aftalt at referater fremover sendes til bestyrelse og instruktører på facebookgrupperne, og til alle medlemmer på hjemmesiden. 2. Evaluering af introforløb og SUP afdeling a. Fungerer introforløbet? Hvordan bliver det modtaget hos deltagerne? Har vi hørt noget fra de nye medlemmer? Forløb er godt. Frigivelse hvornår? Hvad bagefter frigivelse? Gennemføre en evaluering med instruktørerne, så vi får feedback derfra. Instruktørerne kan give feedback fra kursisterne. Mere faste hold fremover som en anden model. Lette administrationen, ikke risikere der ikke er medlemmer ude. Hvad sker der når de 10 intro træninger er gennemført/overstået? Måske kalde det er SUP træningsforløb. Tillidsbånd. Frigivelse hvornår.? Der er meget forskelligt niveau blandt deltagerne, hvordan håndteres det? b. Hvad kan vi gøre fremadrettet for at optimere SUP afdelingen, introforløb mv.? Måske indføre en ny model 2015: Kunne være gennemføre 5 træninger i træningsforløb à giver adgang til alm. træning på forskellige hold (m. instruktør) Herudover krav til frigivelse - før man kan paddle med maker. Instruktørerne skal bidrage til en fast fremtidig model. Sluses de nye ud på træningshold? Registreres det, og hvordan kan vi holde øje med det?

2 Kan intro træningen gennemføres som intense weekender, eller én fast træning hver uge over hvor mange uger? Evt. også deltagelse på forskellige træningshold der kører hele sæsonen. Kulturen er vigtigt, og hvordan får vi taget højde for det? Instruktørmøde: Vi skal have et møde om det. Mette Julie har skrevet et oplæg ift. Evaluering. I samme forbindelse så skal der drøftes fremadrettet struktur. Dato for mødet er Torsdag den 30. oktober 2014, kl Niko+Brix laver oplæg. Spg. Til debat: Hvordan kan træningen forløbe? Flere scenarier. Evt. tre alternativer, som der kan debatteres ud fra. Dem fra før sommerferien; Hvem er færdige? Hvordan frigives de? A: Frigivelse (der bliver sat dage op) 2- mands paddling sammen. B: Træne med på eksisterende hold (Anne skriver at folk kan booke sig ind) Instruktører skal have træning, lære mv. Hvor kommer instruktør viden fra? Kompetencer bringes I spil, og spredes på tværs. Skal der være inspiration udefra.

3 3. Medlemmer i CWS a. Hvor mange betalende medlemmer er vi? Ca. 140 medlemmer b. Hvordan holder vi fast i vores medlemmer fremadrettet? Er SUP/CWS en engangsforestilling eller formår vi at fastholde medlemmerne så de bliver I klubben Der er lige nu vækst. Der er behov for faste træninger og give mulighed for at mødes sammen som klub. Der er for travlt! Det kræver meget at skabe en fed klub. Attraktive træningshold, initiativet. Faste instruktører på hold Instruktører for ad hoc. 4. Instruktører i CWS a. Pleje af frivillige/ instruktører I CWS skal der arbejdes mere med at understøtte frivilligheden, dels ved at synliggøre hvorfdan klubben drives som den gør, hvorfor der arbejdes frivilligt, og skabe en kultur hvor vi fejrer og anerkender frivilligheden. Der skal indføres nogle traditioner for instruktører; en opstartsdag, en afslutningsdag. Instruktørfest. Mulighed for opkvalificering, videreuddannelse og andre goder. Første instruktør fest afholdes den 3. oktober 2014 kl. 18. Nadja inviterer instruktørgruppen. Færch undersøger specific aktivitetsmulighed. b. Evalueringsmøde med instruktører planlægges til den 30. oktober c. Betaling for deltagelse i events Der er som sådan ikke aflønnning eller honorar for klubaktiviteter internt I CWS. Instruktører kan hjælpe til ved eksterne arrangementer, events, hvor kunden betaler klubben for aktiviteten, og klubben dels får noget indtjening og instruktørerne honoreres. Der kan ikke laves løbende udbetalingerne for disse aktiviteter. Instruktørerne kan bruge optjente honorarer til at betale kontingent, leje af boards og lign.

4 Hvert år udarbejdes en kontrakt for hver instruktør som har lavet events med honorar, og på baggrund af kontrakten udbetales der så et årligt skattefrit honorar, der oplyses til SKAT. Max grænsen er kr. for Reglerne omkring events og honorering skal meldes ud til instruktørgruppen. 5. Kommunikation i CWS Interne regler om intern kommunikation på fcaebook skal udarbejdes. Retningslinjer; instruktørmøde. Mødestruktur ift. Instruktører før sæson, midt I sæson og efter sæsonens afslutning. Instruktør arrangementer. Arrangementer for de forskellige aktiviteter på tværs, hvis der er flere enheder/aktivitetsområder. Referater; referentens opgave at informere instruktører. Nyhedsbrev skal op og køre ikke alle medlemmer er pp facebook eller læser facebook. Alle har en , så Nyhedsbrev skal køre via en. Formand ansvarlig for at lægge ny dagsorden op Referent ansvarlig for at lægge referat op bør lægges på instruktør gruppen, bestyrelesgruppen og klubbens facebook gruppe. 6. Udvikling af CWS a. Hvordan organiserer vi CWS? Flere projekter igang og flere muligheder. CWS kan udvikle sig I en bred retning. Administration, nye aktiviteter der kan sættes igang, når muligheden byder sig, og det giver mening for klubben. Projektorganiseringsmodel, for hvornår det kan lykkes. b. Udvalg, arbejdsopgaver og arbejdsfordeling i CWS For mange opgaver falder ned mellem stolen, når flere folk skal være inde over de forskellige områder.der skal derfor fremadrettet arbejdes mod en model med aktivitetsspecifikke udvalg. Michael kommer med oplæg. Der skal skabes frie rammer for aktivitetsudvalgskabe grundlag for at kaktiviteterne kan

5 udvikle sig hver for sig. De har forskellige behov, rammer og muligheder. Flad struktur, hvor alt kan sættes igang bare der er en gruppe folk til at drive aktiviteten. 7. Procesmøde i november a. Hvem arrangerer? Hvem indkalder? Hvem finder på form, indhold mv.? Anne Fritzner tovholder på mødet, med Nadja som hjælper. Mål: Orienteringsmøde for alle nye og gamle medlemmer. Klubbens struktur og arbejdsopgaver lægges frem så medlemmer får mulighed for byde sig til. Nedsætte de nye aktivitetsgrupper. Bestyrelsesmøde efter procesmøde, hvor der samles op på opgaverne, 8. Arbejdsdag i CWS a. Opdatering på udstyr Meddelelse ud til medlemmer om at al klubudstyr til tilbage og ligge fast I containerne (Færch) Reparation af trænings SUP board (Brix) Rafts skal fixes (Færch) Optælling af våddragter mv. (Brix) b. Placering/fordeling af udstyr En reminder til medlemmer og instruktører om at alt udstyr skal være på Holmen. Så hvis der har været en event på en anden location, så skal udstyr så hurtigt som muligt tilbage igen. Midlertidig flytning af udstyr skal meldes på instruktør siden. Der skal udarbejdes en plan for placering af udstyr (Nikolaj). Imagine SUP boards må gerne blive flyttet til Den Blå Foreningsby, hvis det kan frigive plads. Casper Mortensen vil undersøge ventilation til containerne, som led I Friluftslaboratoriet. 9. Sommercamp 2015 i CWS a. Oplæg v. Jakob Færch (Idé: Charlotte Olsen og Jacob Juul) Bestyrelsen synes godt om initiativet og beder charlotte og Jacob arbejde videre med idéerne. Charlotte kan præsentere oplæg eller give en status på et kommende bestyrelsesmøde. 10. Opdatering på projekter i CWS DBF DBF: Der er møde I næste uge. Evt. lidt penge til stativer I rummet, så vi kan få boards derud.

6 Evt. designes til SUP boards. Fælles udstyr på vej. CWS har budgt ind med ønske om grundpakke af udstyr; rafts sup board. Kan søges af sponsorudvalg men bliver I første omgang sægt af DGI og bestyrelsen I DBF. Vi skal have flere nøgler til instruktører. DBF er KUN til instruktørdrevne aktiviteter. CWWP Der er I jukiu afholdt studietur til Glasgow med By & Havn, der arbejdes videre med forskellige placeringsmuligheder I Nordhavnen. WAKE Afventer godkendelse og lejeaftale fra By & Havn Friluftslab Venter stadig på kommunen: grundlejepriser og byggetilladelse / dispensation fra fredning. 11. Eventuelt a. Afstemning om tilbagebetaling af kontingent til nyt medlem som ikke kan træne med længere og gerne vil have kontingent tilbage. Der var flertal for at tilbagebetale kontingent, da medlemmet endnu ikke havde været på kursus. b. Race udstyr. JF arbejder videre med model for leje af raceboards for resten af Det meldes ud til raceholdet.