Referat af møde vedrørende etablering af lokalt servicecenter Vestergade 8, 9800 Hjørring.

Referat af møde vedrørende etablering af lokalt servicecenter Vestergade 8, 9800 Hjørring. Mødet blev afholdt mandag den 14. april kl. 18.00 på Hotel Scandic Aalborg. Til mødet var der indkaldt bestyrelserne fra Boligselskabet af 1964 i Hjørring, Domea Aabybro og Domea Randers. Fra Boligselskabet af 1964 i Hjørring deltog: Formand Jørgen Østergaard, næstformand Annette Nørgaard, Allan Baltersen, Renate Hald, John Kilden, Mikkel Smidstrup og Ture Andersen. Fra Domea Aabybro deltog: Formand Anni Thomsen, næstformand Jesper Hasemann, Hanne Winther og Susanne M. Jensen. Fra Domea Randers deltog: Formand Marianne Schultz, næstformand Ulrik Kuntz, Aase Jensen og Karin Thomsen. Fra Domea deltog: Mikki Frandsen, Erik Lønne, Britta Hansen Pinstrup og Preben Lundgreen referent. Mikki Frandsen bød velkommen til mødet og takkede for det store fremmøde til dette første fælles møde i det nye servicecenter. Der var en kort præsentationsrunde af de fremmødte, da ikke alle kendte hinanden. Mikki Frandsen gennemgik dagsordenen, og oplyste, at hvis det viste sig at de enkelte bestyrelser havde behov for at drøfte de enkelte punkter, i egen bestyrelse var der mulighed for at trække sig tilbage i de tilstødende lokaler. Der har tidligere været afholdt møder med de enkelte bestyrelser i forbindelse med 2015 og opstart af servicecentret. 1 Etablering af et lokalt servicecenter og samdrift Etableringen af et lokalt servicecenter har til formål at give en bedre økonomi i driften, at effektivisere beboerservicen og renholdelsen og at varetage en stor del af de opgaver, der hidtil har været løst på de lokale ejendomskontorer og på Domeas regionale boligcentrer. En samlet planlægning og styring af arbejdet i de deltagende afdelinger samt fælles indkøb giver mulighed for at bruge ressourcerne bedre. Denne effektivisering og den deraf følgende besparelse på afdelingernes driftskonti kan tages som en besparelse eller bruges til at sikre mere service for pengene. Med etablering af et lokalt servicecenter følger ansættelse af en kundechef og servicekoordinator. Det betyder mere administrativ service lokalt for både beboere og bestyrelser, øget tilgængelighed samt udvidet åbningstid for beboerhenvendelser. 1.1 Opgaver i det lokale servicecenter De opgaver, som påtænkes løst og koordineret fra det lokale servicecenter er: 1

Planlægning og styring af lokal ejendomsdrift Personaleledelse af driftsledere, ejendomspersonale og øvrigt kontorpersonale Beboerservice, herunder håndtering af tilladelser, renholdelse af fællesarealer og fælles udeområder Sikring af tryghed for beboerne Rekvirering af håndværkere og tilsynsopgaver Oprettelse af rekvisitioner og godkendelse af betalinger Servicering af beboerdemokratiet på organisationsniveau, herunder afholdelse af organisationsbestyrelses- og repræsentantskabsmøder efter aftale med markedschefen Servicering af beboerdemokratiet på afdelingsniveau, herunder navnlig afdelingsbestyrelsen og afholdelse af afdelingsmøder DV-planer inklusiv markvandring med afdelingsbestyrelsen Driftsopgaver, fraflytningssyn m.m. Budgetopfølgning og økonomistyring af konto 114-119 Personlig ekspedition Markedsføring af fx åbent-hus-arrangementer Fremvisning af boliger og udlejning af fælleslokaler Indkaldelser, udsendelser af breve m.m. i forbindelse med bestyrelses- og afdelingsmøder mv. Behandling af simple beboerklager. Dette indebærer, at servicecenteret vil varetage en lang række opgaver, som boligorganisationerne og afdelingerne hidtil har købt hos Domea. Det skal understreges, at ledelsesretten forbliver hos Domea. JH/ Hos os er der ikke noget fælleshus / gildesal, som skal udlejes via servicecenter da vi har en ordning. Det indstilles, at bestyrelsen godkender at boligorganisationen indtræder i et lokalt servicecenter til varetagelse af de ovenfor nævnte opgaver. Punktet blev godkendt. 1.2 Deltagende organisationer/afdelinger i det lokale servicecenter For at kunne udnytte mulighederne ved etablering af et lokalt servicecenter er det nødvendigt at servicecenteret betjener en vis mængde lejemål. Bestyrelsen er tidligere blevet forelagt mulige samarbejdspartnere i det lokale servicecenter. De endelige deltagere ved opstarts af det lokale servicecenter forventes at blive: 1900 BS af 1964 i Hjørring 5800 Domea Aabybro 13800 Domea Randers I alt 1.118,2 lejemålsenheder. 2

Samarbejdet mellem organisationerne i det lokale servicecenter foreslås varetaget ved et samarbejdsforum/en styregruppe. Samarbejdsforummet foreslås at have 2 deltagere udpeget fra hver organisation. Samarbejdsforummet behandler beslutninger og indstiller afgørelser til de respektive organisationsbestyrelsers godkendelse. JK/ Hvor er den nuværende region? JK/ Samarbejdsgruppe på 2 deltagere fra hver organisation, er det en dialoggruppe? JH/Er det den respektive organisationsbestyrelse som træffer beslutninger? AT/ Det er vel Organisationsbestyrelserne som træffer de endelige beslutninger? EL/Det er altid godt med sparring, men det er organisationsbestyrelsen som træffer de endelige beslutninger. Det indstilles, at bestyrelsen godkender at indtræde i det lokale servicecenter med de foreslåede samarbejdspartnere. Punktet blev godkendt. Det indstilles at bestyrelsen tiltræder samarbejdsmodellen mellem organisationerne i det lokale servicecenter. Der var en længere drøftelse om at ansætte og opsige personalet på servicecentret da der her er 3 interessenter, men Domea har ledelsesretten. AB/påpegede at der kunne opstår en situation, hvori et selskab ønskede eks. vis en kundechef opsagt, men de andre 2 selskaber var tilfredse med pågældende kundechef, og her var det Domea som i form af ledelsesretten vil stå i en situation, og skulle agere dommer. JØ/Tror på et godt samarbejde i fremtiden, men er enig med AB om at drøfte ledelsesretten internt. AB/Skal alle 3 bestyrelser være enige om eks. ledelsesretten på lige fod eller vægter den store organisation mest? MF/Bestyrelserne vægter ens og er uafhængige af lejemålsenheder. Punktet afklares i de enkelte organisationsbestyrelser, og den enkelte bestyrelse forbeholder sig retten til indsigelser inden den 28. april 2014. herefter anses punktet som godkendt. 1.3 Dato for opstart af det lokale servicecenter Bestyrelsen har tidligere godkendt at det lokale servicecenter starter op 1. juli 2014. Det indstilles til bestyrelsen at tage orienteringen til efterretning. Punktet blev godkendt 1.4 Navngivning af det lokale servicecenter Det lokale servicecenter vil foreslås navngivet Servicecenter Nord. 3

Det indstilles, at bestyrelsen godkender at servicecenteret navngives Servicecenter Nord. JH/AN/ foreslog navnet: Servicecenter Bolig Nord. Forslag Servicecenter Bolig Nord blev vedtaget og godkendt. 1.5 Placering af det lokale servicecenter Det lokale servicecenter placeres centralt i forhold til de boligorganisationer og afdelinger, som skal dækkes af servicecenteret. Bestyrelsen har tidligere besluttet at servicecenteret bliver placeret i de eksisterende lokaler på Vestergade 8, 9800 Hjørring. I lokalerne placeres også et søster-servicecenter, også navngivet Servicecenter Nord. Herved kan de to servicecentre udadtil fungere med fælles telefonnummer, hjemmeside m.v., mens det indadtil bliver muligt at dele servicekoordinatorer og driftsleder, hvilket giver en bedre fleksibilitet i forhold til den daglige betjening. Det indstilles, at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning. Punktet blev taget til efterretning og godkendt. 1.6 Etableringsudgifter Etableringen og opstart af et lokalt servicecenter i lokalerne på Vestergade 8 vil koste ca. kr. 115.000,-, heraf skal deltagerne i Servicecenter Nord 1 betale halvdelen, kr. 57.500,- fordelt efter antal lejemålsenheder. 1900 BS af 1964 i Hjørring 5800 Domea Aabybro 13800 Domea Randers Overslag over etableringsudgifterne vedlægges som bilag. Etableringsudgifterne foreslås dækket af det/de deltagende afdelinger i forhold til antal lejemålsenheder. Etableringsudgifterne aktiveres i afdelingerne og nedskrives lineært i forhold til forventet levetid her max 5 10 år alt efter aktivets forventede levetid. Det indstilles, at bestyrelsen godkender at dække selskabets andel af etableringsomkostningerne fra arbejdskapitalen. Der var spørgsmål til eksisterende inventar mm. på kontoret i Vestergade 8. Hjørring MF/ Domea overdrager det inventar mm. som dd. er på kontoret i Vestergade 8 Hjørring. Der er behov for at indkøbe et writeboard, etablere lidt bedre lys mm. Men her er vi i småtingsafdelingen. 4

Punktet blev taget til efterretning og godkendt. 1.7 Personale på det lokale servicecenter Kundechef Med etableringen af et lokalt servicecenter vil der blive ansat en kundechef. Kundechefen skal fungere som den daglige leder af servicecenteret og dets medarbejdere. Dette vil som hovedregel omfatte driftsledere, ejendomspersonale og øvrigt kontorpersonale, således som det kendes i dag fra det lokale ejendomskontor. Kundechefens rolle og profil vil således i vidt omfang minde om den nuværende driftschefprofil, der kendes fra Domeas regionale boligcentrer. Foruden ledelsen af kontorets medarbejdere vil kundechefen skulle servicere bestyrelserne og varetage opgaver af overordnet betydning for driften af boligorganisationen. Her tænkes navnlig på planlægning, koordinering af udbud, økonomistyring på driftskonti, rådgivning til beboerdemokratiet, kontakt til myndigheder mv. Den styrkede ledelse af driften forventes at medføre en højere kvalitet i servicering og planlægning. Dette vil sikre den bedst mulige udnyttelse af de personalemæssige ressourcer. Kundechefen vil referere til en markedschef i Domea. Servicekoordinator Herudover ansættes en servicekoordinator. Servicekoordinatoren skal assistere i den daglige administration og være kontorets blæksprutte. Servicekoordinatoren vil bl.a. skulle tage sig af beboerhenvendelser samt udstede godkendelser og tilladelser til fx husdyrhold. Herudover vil servicekoordinatoren udsende dagsordener til- og evt. deltage i og tage referat af bestyrelsesmøderne. Ansættelse af en servicekoordinator på det lokale servicecenter indebærer også, at åbningstiderne for beboerhenvendelser kan udvides. I Servicecenter Nord bliver Mikki Frandsen ansat som kundechef, Britta Hansen Pinstrup som servicekoordinator og Preben Lundgreen halv tid som driftsleder. Ansættelsesforhold Medarbejderne vil blive ansat i boligorganisationen/-erne. Derved overgår lønudgiften fra Domea til boligorganisationen/-erne. Boligorganisationen vil derved opnå en besparelse ved ansættelse af medarbejderne, idet boligorganisationen ikke skal afholde moms på lønningerne. Hidtil er lønningerne blevet betalt over administrationsbidraget til Domea hvorpå der er tillagt moms. Administrationsbidraget, som boligorganisationen betaler til Domea, vil blive nedsat med kr. 454 eksklusiv moms (2013-priser) pr. deltagende lejemålsenhed, jf. punkt 4.12. Domea vil fortsat bevare ledelsesretten over medarbejderne i det lokale servicecenter. Boligorganisationen og den/de enkelte afdelinger vil således ikke opleve en ændring herved. Anciennitet For de medarbejdere, hvis ansættelsesforhold overgår fra Domea til boligorganisationen (kundechef og servicekoordinator), vil ancienniteten blive videreført. Det vil sige, at har den pågældende medarbejde oparbejdet en anciennitet på eksempelvis 15 år, da vil denne blive medtaget. Øvrige ansættelsesvilkår vil herudover også blive bevaret iht. gældende overenskomst og tilhørende lokalaftaler. Såfremt det på et tidspunkt måtte vise sig at være nødvendigt, at afskedige den pågældende kundechef og/eller servicekoordinator, da vil Domea dække den andel af en eventuel fratrædelsesgodtgørelse, der er erhvervet i løbet af den tid, medarbejderen har været ansat 5

hos Domea inden ansættelsen blev overflyttet til boligorganisationen. Denne forpligtelse fra Domeas side bortfalder, når medarbejderen har opnået samme anciennitet mht. opsigelsesvilkår i boligorganisationen, som vedkommende havde ved overførslen fra Domea, samt hvis boligorganisationen skifter administrator. Eksempel 1: Kundechefen har en anciennitet fra Domea på 12 år. Efter 3 års ansættelse i boligorganisationen afskediges kundechefen. Kundechefen har da 15 års anciennitet i alt og ret til en fratrædelsesgodtgørelse svarende til 2 måneders løn. Domea betaler den ene måned svarende til godtgørelsen efter 12 års ansættelse, og den anden måned betaler boligorganisationen. Eksempel 2: Kundechefen har en anciennitet fra Domea på 12 år. Efter 12 års ansættelse i boligorganisationen afskediges kundechefen. Kundechefen har da 24 års anciennitet i alt og ret til en fratrædelsesgodtgørelse svarende til 3 måneders løn. Boligorganisationen betaler 3 måneders fratrædelsesgodtgørelse, da kundechefen har opnået samme anciennitet mht. opsigelsesvilkår i boligorganisationen, som kundechefen forinden havde opnået i Domea. Eksempel 3: Kundechefen har en anciennitet fra Domea på 12 år. Efter 11 års ansættelse i boligorganisationen afskediges kundechefen. Kundechefen har da 23 års anciennitet i alt og ret til en fratrædelsesgodtgørelse svarende til 3 måneders løn. Domea betaler den ene måned, og 2 måneder betales boligorganisationen. Det indstilles, at bestyrelsen godkender overflytning af personale fra Domea til det lokale servicecenter på de angivne vilkår. AB/Kan Domea enerådigt bestemme løn mm. til de ansatte? El/Der laves husaftaler til KC og andre ansatte følger overenskomster gællende på området. Punktet blev godkendt, og der føres til referat at der ikke kan udbetales erkendtligheder mm. uden accept fra den/de respektive bestyrelser. Punktet blev taget til efterretning og godkendt. 1.8 Fordeling af omkostninger i det lokale servicecenter Omkostninger i det lokale servicecenter fordeles i henhold til fordelingsnøgle i servicecenteraftale. Det administrative personale på det lokale servicecenter, kontorholdsudgifter, husleje for servicecenter mv. fordeles efter antal lejemålsenheder. Omkostningerne til blåt og grønt arbejdes holdes adskilte i de enkelte selskaber og fordeles her i boligorganisationers interne driftsfællesskaber. Fra 01.01.2016 fordeles udgifter til blåt og grønt arbejde efter timeregistreringen i Eazy Project i boligorganisationernes respektive driftsfællesskaber. 6

Servicecenteraftale indeholdende fordelingsnøgle vedlægges som bilag. Det indstilles, at bestyrelsen godkender og underskriver servicecenteraftalens generelle og specifikke del. Punktet blev godkendt og underskrevet. 1.9 Etablering af lokal samdrift i boligorganisationerne Afstanden fra afdelingerne/organisationerne til det lokale servicecenter er for stor til, at det kan betale sig for ejendomspersonalet at have arbejdsplads på det lokale servicecenter. Derfor startes servicecenteret op med fortsat brug af de nuværende ejendomskontorer i de deltagende organisationer. Disse ejendomskontorer ledes af en lokal ejendomsmester, der refererer til driftslederen på servicecenteret. Ejendomskontorerne indeholder en kontorarbejdsplads, hvor ejendomsmesteren kan varetage administrative opgaver i nødvendigt omfang. Beboerhenvendelser og størstedelen af det administrative arbejde varetages i det lokale servicecenter, der vil dog stadig være lokal kontortid på ejendomskontorerne. De deltagende organisationer med tilhørende afdelinger er derfor med i den administrative del af servicecenteret og betaler fuld andel til servicecenteret i henhold til fordelingen i servicecenteraftalen. Eksisterende samdrift i de respektive organisationer fortsætter uændret. Der indføres et planlægnings- og opgavestyringssystem, som bruges til at planlægge opgaver over året og fordele dagens opgaver til medarbejdere via medarbejdernes mobiltelefoner. Systemet bruges også til tidsregistrering, således at tidsforbruget i hver enkelt afdeling kan bestemmes. Det indstilles, at bestyrelsen godkender at driften i boligorganisation varetages lokalt og at hidtidig samdrift bibeholdes som ovenfor beskrevet. Punktet blev taget til efterretning og godkendt. 1.10 Overslag over driftsøkonomien i lokalt servicecenter Bestyrelsen er tidligere blevet forelagt et overslag over driftsøkonomien, beregnet ved gennemsnitslønninger og udgifter i 2012-priser, ved indtrædelse i lokalt servicecenter. Bestyrelsen har godkendt dette overslag. Det indstilles, at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning. Punktet blev taget til efterretning og godkendt. 1.11 Tillæg til forretningsføreraftale 7

Etableringen af det lokale servicecenter betyder som ovenfor beskrevet, at personale og opgaver flyttes ud lokalt. Som følge af dette nedsættes administrationsbidraget pr. deltagende lejemålsenhed med kr. 454 eksklusiv moms (2013-priser). Tillæg til forretningsføreraftalen er vedlagt som bilag. Det indstilles, at bestyrelsen tiltræder og underskriver tillægget til forretningsføreraftale. Punktet blev taget til efterretning, godkendt og underskrevet. Mikki Frandsen takkede herefter deltagerne for god ro og orden, og ønskede dem tillykke med deres nye Servicecenter, Servicecenter Bolig Nord, som opstarter pr. den 01.07.2014. Referent: Preben Lundgreen Hjørring den 16. april 2014. 8