ARTS LAMU-møde i ACA den 16. september 2016 Kl. 10.30-12.30 (Fællesmøde med LSU kl. 10.30-11.30) Dagsorden Aarhus bygning 1443, lokale 440 Emdrup lokale D118 Mødedeltagere: Medarbejdere Ledere Lars Friis (LF) Ole Jensen (OJ) Birgitte Katrine Adams (BKA) Signe Hvid Maribo (SHM) Aino Lea Winther-Pedersen (AWP) Lars Mitens (LM) Berit Granum (BG) Candy Joan Clifforth (CJC) Referent: Anne Rasmussen (AWR) Dato:september 2016 Side 1/2 1. Godkendelse af dagsorden 2. Godkendelse af referat fra sidste møde (møde d. 25. maj) Bilag: Referat fra LAMU-møde d. 25. maj 2016 3. Opfølgning: Møde i arbejdsmiljøgruppe Kontor (ACA) Motivering: Møde afholdt i AMG Kontor den 13. september 4. Opfølgning: Fysisk APV Motivering: Opfølgning på handlingsplan, herunder rygning og medarbejderinddragelse i forhold til løbende håndtering af mindre problemer Bilag: Status på fysisk APV handlingsplan, herunder rygning (artikel samt oplæg til plakat), link til handlingsplan: http://medarbejdere.au.dk/fileadmin/www.medarbejdere.au.dk/hovedomraader/ar ts/bygninger/arts_bygningsservice/handleplansrapport_17.08.16_pdf.pdf 5. Uddannelse af arbejdsmiljøorganisationen Motivering: Drøftelse af status og ideer til det videre arbejde Bilag: Notat om supplerende arbejdsmiljøuddannelse 6. Årlig arbejdsmiljødrøftelse Motivering: Forberedelse af den årlige arbejdsmiljødrøftelse Bilag: Årlig arbejdsmiljødrøftelse 2016 7. Arbejdsskade Arts Bygningsservice Aarhus Universitet Tåsingegade 3 8000 Aarhus C Tlf.: +45 8715 0000 Fax: +45 8715 0201 E-mail: hum@au.dk arts.au.dk/omarts/administrationscentret/
ARTS Motivering: Forebyggelseskampagne samt anmeldelse af arbejdsskade a) Arbejdsskade i Emdrup b) Kampagne for at forebygge snubleulykker Side 2/2 8. Fysioterapeut ordning i Emdrup Motivering: Hvordan forbedres kommunikationen mellem ledere og medarbejdere ved omlægning af personaleordninger? 9. Eventuelt Fælles med LSU (kl:10:30-11:30) A. Godkendelse af dagsorden B. Opfølgning på den psykisk APV, herunder handleplaner for ACA Motivering: Drøftelse af forslag til handleplaner for ACA, som skal rapporteres opad i systemet. Bilag: Udfyldte handleplaner C. Evaluering af psykisk APV og fysisk APV Motivering: HSU/HAMU har besluttet at gennemføre en evaluering af koncepterne for APV, som der skal svares på 16.9. (Har fået udsættelse til den 20.9.) Bilag: Spørgsmål til evalueringen, drøftelse af trivselsmålinger D. Drøftelse af den seneste arbejdsmiljøstatistik Motivering: Som tidligere aftalt, drøftes udviklingen i sygefravær mv. Bilag: Arbejdsmiljøstatistik E. Eventuelt Ole Jensen Ivy Kirkelund Aino Lea Winther-Pedersen Formand Næstformand Næstformand LSU og LAMU LSU LAMU
ARTS LAMU-møde i ACA den 25. maj 2016 Kl. 11:00-12:00 (Fællesmøde med LSU kl. 10:00-11:00) Referat Aarhus bygning 1443, lokale 340 Emdrup lokale A011 Mødedeltagere: Medarbejdere Aino Lea Winther-Pedersen (AWP) Lars Friis (LF) Birgitte Katrine Adams (BKA) Berit Granum (BG) Candy Joan Clifforth (CJC) Ledere Ole Jensen (OJ) Lars Mitens (LM) Signe Hvid Maribo (SHM) Dato: 30. maj 2016 Referent: Anne W. Rasmussen (AWR) Side 1/3 Bemærk: Punkterne A-E er fælles med LSU 1. Godkendelse af dagsorden Dagsorden er godkendt. 2. Godkendelse af referat fra sidste møde (den 11. marts 2016) Referatet er godkendt. 3. Opfølgning på handleplaner - fysisk APV LM informerede om, at ud af de 17 punkter på handleplanen kan 8 lukkes. Et af de uløste problemer er rygning ved bygningerne. I forhold til dette arbejdes på en plan om at formindske røggener dels ved at etablere overdækkede rygepladser, dels ved bedre skiltning. 4. Opfølgning på evakueringsøvelser i Emdrup AWP orienterede om de afholdte evakueringsøvelser i bygning A og bygning D. Evalueringen af øvelserne under ledelse af Per Bruus fra RM-Group og Anders Kragh Moestrup fra AU Økonomi og Bygninger konkluderede, at evakueringen af bygning A gik planmæssigt. Dog kunne alarmen ikke høres i alle lokaler i bygningen, hvilket skabte enkelte udfordringer. I bygning D var der manglende engagement hos medarbejderne og frustration over manglende internt lydalarmeringssystem. Det fremgår af rapporten, at der bør afholdes en øvelse i bygning D igen i år. LM fastslog, at det er op til DPU at bestemme, om der skal afholdes en ny øvelse i bygning D til efteråret. Forankringen af evakueringskonceptet er placeret i AU's Beredskabsgruppe, hvor LM deltager. Arts Bygningsservice Aarhus Universitet Tåsingegade 3 8000 Aarhus C Tlf.: 87150000 Fax: 87150201 E-mail: hum@au.dk arts.au.dk/omarts/administrationscentret/
ARTS 5. Evaluering af ergonomikursus i Emdrup AWP informerede om afholdte ergonomikurser i Emdrup. Tilfredsstillende fremmøde og positiv feedback fra kursusdeltagere. AWP konkluderede, at de medarbejdere, som havde fået individuel vejledning af underviseren, havde fået det største udbytte af kurset. Det blev aftalt, at arbejdsmiljøgrupperne som udgangspunkt skal arrangere ergonomikurserne hvert andet år. Side 2/3 6. Opfølgning på sygefraværsstatistik, herunder indsatser for at reducere fravær OJ informerede om, at sygefraværet for medarbejderne i ACA ligger på niveau med sygefraværet i de andre administrationscentre, men højere end vicedirektørområderne. Det skyldes, at bygningsdriftens medarbejdere med fysisk krævende stillinger generelt har højere fravær end medarbejdere på kontor. LM lagde vægt på, at sygefraværssamtaler er vigtige, fordi de kan afdække baggrunden for fraværet og være udgangspunkt for, at medarbejderens arbejdsvilkår tilpasses dennes behov. AWP fortalte om forskning i regi af Nationalt Forskningscenter for Arbejdsmiljø, der viser, at kortvarig daglig træning kan være med til at nedbringe sygefraværet. SHM pointerede, at træningen helst skal foregå organiseret og i et fællesskab for at skabe motivation hos medarbejderne. BG fortalte, at indkøbet af massagestol til medarbejdere i rengøringspersonalet i Emdrup har været gavnligt. 7. Eventuelt LM orienterede om, at der har været afholdt tre førstehjælpskurser i Aarhus. Kurserne har fået positive tilbagemeldinger. LF har kontakten til instruktøren, når/hvis der skal arrangeres flere kurser. OJ orienterede om, at fysioterapiordning i Emdrup ophører for ACA's medarbejdere. Fælles med LSU (kl. 10:00-11:00) A. Godkendelse af dagsorden Dagsorden er godkendt B. Drøftelse af psykisk APV rapport OJ udtrykte stor tilfredshed med den høje svarprocent og OJ vurderede, at rapportens resultater overordnet ser fornuftige ud, herunder at medarbejderne generelt trives og er tilfredse med arbejdspladsen. Han glædede sig ikke mindst over, at ACA s samarbejde med fakultetet vurderes at være i orden. Der var herefter en drøftelse af undersøgelsen, bl.a. om følgende punkter:
ARTS Mobning og grov tale: Vigtigt at der skabes en kultur, hvor man straks taler om dette med fx en kollega, en tillidsrepræsentant eller en leder. Ellers er problemet svært at komme til livs. For at målrette en indsats er det væsentligt at vide, om det er kollegaer, studerende, VIP ere eller andre, der gør brug af groft sprogbrug. Dette skal gerne frem på dialogmøderne. Fremtidsudsiger: Manglende tilfredshed med fremtidsudsigterne kan hænge sammen med besparelserne i de kommende år. LNP påpegede, at god kommunikation mellem ledelse og medarbejdere kan være med til at afbøde dette problem. Stressforebyggelse: Det vil være en mulighed at indhente rådgivning om dette i afdelingerne Geografi: Administrationscentrets placering både i Aarhus og Emdrup har betydning for ledelse og samarbejde. OJ ønsker, at dette punkt tilføjes listen over AU s 4 hovedtemaer (forebyggelse af stress, god ledelse, anerkendelse og god tone) som skal tages op på dialogmøderne. Dialogmøder og handleplan: OJ understregede, at det nu er vigtigt, at man i den enkelte afdeling får en dialog om, hvordan resultaterne skal forstås og hvordan man vil arbejde med forbedringer. SHM nævnte, at man i Kommunikation ville prøve en panel-model, hvor medarbejdere præsenteres for cases, som danner udgangspunkt for diskussion. KHN foreslog fokusgruppeinterviews eller samtaler med tillidsrepræsentant som mulig opfølgning på APV rapporten. Endvidere foreslog KHN vidensdeling indenfor organisationen afdelingerne med det bedste APV resultat bør dele deres gode erfaringer. Der var enighed om, at traditionelle handleplaner ikke er givtige i sig selv og at afdelingerne må finde de former som fungerer bedst og rapportere om arbejdet til LAMU/LSU. Side 3/3 C. Orientering OJ orienterede om, at ledergruppen havde haft et møde med erhvervspsykolog og coach, Jette Wied Hatting om stress og stresshåndtering. OJ var åben for at invitere hende igen til møder med medarbejdere i de enkelte afdelinger. D. Arbejdsmiljøstatistik 2. kvartal 2016 OJ konstaterede, at sygefraværet i første kvartal af 2016 har været lidt lavere end i første kvartal 2015 og at det i øvrigt ligger på niveau med de andre administrationscentre. E. Eventuelt Intet tilføjet.
Fysisk APV - Handleplaner Efterår 2015 LAMU, Administrationscenter Arts 17.08.2016 Problemresumé: Afdeling Arbejdsmiljøgruppe Status 1. Manglende info om arrangementer Arts Byg1 Rengøring Teknik Og Service Udført 2. Indretning og brug af undervisningslokaler Arts Byg1 Rengøring Teknik Og Service Udført 3. Udnyttelse af gangarealer Arts Byg1 Rengøring Teknik Og Service I gang 4. Løse ledninger og hæve-sænkeborde i kontorer, som ikke fungerer Arts Byg1 Rengøring Teknik Og Service Udført 5. Manglende affaldssortering Arts Byg1 Rengøring Teknik Og Service Udført 6. Problemer med belysning Arts Byg1 Rengøring Teknik Og Service Udført 7. EGA, dårlige arbejdsstillinger Arts Byg1 Rengøring Teknik Og Service I gang 8. Dialog med institutterne Arts Byg1 Rengøring Teknik Og Service I gang 9. Dør går op i Arts HR Emdrup ACA Kontor Udført 10. Overvejelser omkring rengøringsvogne Arts Byg2 Drift Teknik Og Service Udført 11. Ventilation Arts Byg2 Drift Teknik Og Service Udført 12. Løse ledninger og hæve-sænke borde i kontorer, som ikke fungerer Arts Byg2 Drift Teknik Og Service Udført 13. Rygning udenfor siver ind i bygningen ACA Kontor I gang 14. Varme/kulde i Tåsingegade ACA Kontor Udført 15. Dårlig akustik i 1443-440 ACA Kontor Udført 16. Omstilling af festsal/aula Arts Byg2 Drift Teknik Og Service Udført 17. Toiletlyde, meget trafik til/fra toilet og kaffemaskine ACA Kontor Udført
Grønne rygeområder i Tåsingegade Askebægrene er flyttet væk fra bygningerne og afmærket med grønne cirkler, som skal hjælpe studerende og medarbejdere med at spotte de fem nye rygeområder i Tåsingegade. Der er afmærket fem rygeområder med grønt omkring bygningerne ved Tåsingegade. De grønne cirkler har hver et askebæger i midten. Mange medarbejdere oplever, at tobaksrøg udefra siver ind ad vinduer og døre, da rygerne ofte står tæt på murene. Formålet med de grønne cirkler er derfor at få rygerne til at stå længere væk fra murene i deres rygepauser. Lars Mitens, teknisk chef på Arts, fortæller, at det kan være svært at tolke AU s rygeregler. Og ofte tænker rygerne ikke over, at de generer nogen ved at stå op ad muren. De grønne cirkler er derfor lavet for at hjælpe både rygere og ikke-rygere. Vores rygeregler siger, at man skal ryge udendørs, hvor det ikke er til gene for andre. Vi har således anvist, hvor man kan ryge, så det giver mindst gene for andre, uddyber han. Se her, hvor de grønne cirkler befinder sig ved bygningerne i Tåsingegade (link til plakaten) Størst problem i sommerhalvåret Vejret spiller en stor rolle for, hvor rygerne vælger at stille sig. Når det regner eller blæser, rykker man ofte et sted hen, hvor man kan få læ og tag over hovedet, og det er her, problemet opstår. Birgitte Katrine Adams, arbejdsmiljørepræsentant i Administrationscenter Arts, fortæller, at det er forståeligt, at rygerne stiller sig under et tag eller tæt på muren. Derfor tror hun også, at vejret kommer til at have en indflydelse på, om de vil benytte sig af de grønne cirkler eller ej. Hvis vejret er dårligt, så tror jeg ikke, at man vil stille sig ud ved cirklerne og ryge. De grønne cirkler vil sikkert hjælpe, når vejret er godt, fortæller hun. Birgitte Katrine Adams tror også, at behovet for cirklerne er størst om sommeren, hvor vinduerne oftest er åbne. Hvis man kan få konceptet til at virke i sommerhalvåret, så er man også nået et godt stykke, uddyber hun. Hensynsfulde rygere Lars Mitens tror på, at de grønne cirkler vil virke. Han oplever, at de fleste rygere er hensynsfulde. Der er jo ingen, der med vilje vil genere andre med tobaksrøg, uddyber han og tilføjer, at han håber på forståelse for den nye praksis.
Her må du ryge Vi har afmærket 8 områder på Campus Emdrup, hvor du er velkommen til at ryge. Det har vi gjort for at undgå, at røgen siver ind ad vinduer og døre. Find dit rygeområde ved en af de grønne cirkler. TAK fordi du viser hensyn NB: Rygning må også finde sted på græsarealet ved borde-bænksæt med askebæger på. AARHUS AU
Modtager: Administrationens arbejdsmiljøudvalg (AAMU) Notat Angående: Supplerende uddannelse af AMO og dokumentation heraf Uddannelsens omfang og tidspunkt Arbejdsmiljørepræsentanter og arbejdsmiljøledere skal i det første år, hvor de er valgt, have tilbud om 2 dages (15 timers) supplerende arbejdsmiljøuddannelse. I de følgende år skal de have tilbud om 1½ dags (11 timers) supplerende arbejdsmiljøuddannelse. Hvis tilbuddet ikke benyttes, bortfalder det som udgangspunkt. Man kan aftale at sammenlægge 2 års uddannelse, til samlet 3 dage. Det gælder dog ikke for den supplerende uddannelse, som skal tilbydes i første valgperiode. De to dages supplerende uddannelse, som skal tilbydes i det første valgår, skal være tilbudt og kunne være påbegyndt inden for de første ni måneder efter afslutning af den obligatoriske arbejdsmiljøuddannelse. De 1½ dags supplerende uddannelse, som skal tilbydes i de følgende valgår, skal være tilbudt og kunne være påbegyndt inden for samme funktionsår. Hvis man aftaler at sammenlægge 2 års supplerende uddannelse, skal det kunne dokumenteres skriftligt over for AT, eks. vha. mødereferat, e-mails eller andet. Lizzi Edlich Udviklingskonsulent Dato: 30. maj 2016 Side 1/1 Dokumentation Arbejdsgiver (institutniveau) skal over for AT skriftligt kunne dokumentere, at der er givet tilbud om supplerende arbejdsmiljøuddannelse. Typen af dokumentation er frivillig, fx mødereferater, e-mails eller andet. Kompetenceudviklingsplan Arbejdsgiver skal hvert år sørge for, at der bliver udarbejdet en kompetenceudviklingsplan for supplerende arbejdsmiljøuddannelse for arbejdsmiljørepræsentanter og arbejdsledere i AMO. Planen kan være én samlet plan for medlemmerne af AMO, eller det kan være én for hvert medlem. Planen kan f.eks. udarbejdes ifm. den årlige arbejdsmiljødrøftelse. Indhold i den supplerende uddannelse I forbindelse med den årlige arbejdsmiljødrøftelse skal arbejdsgiver og medlemmerne af AMO drøfte det kommende års kompetenceudviklingsplan. Ved uenighed afgør arbejdsgiver, hvad tilbuddet skal indeholde. Almindelige møder i AMO, den årlige arbejdsmiljødrøftelse og f.eks. et kursus i at opstille en maskine tæller ikke som supplerende arbejdsmiljøuddannelse. Uddannelsen skal være relevant i forhold til de opgaver og funktioner, som medlemmerne af AMO har, og sikre løbende og målrettet opdatering af kompetencer hos AMO.
HANDLINGSPLAN FOR PSYKISK APV FOR Arts Bygningsservice Udarbejdet Opdateret 2016-06-22/LM 2016-06-29/LM INDSATSOMRÅDE: - Fokuspunker for opfølgning i efteråret i Arts Bygningsservice MÅL: - Fokus på de udvalgte punkter: motivation og samarbejde (afvikle temadag og fællesmøder), ramme for MUS og god ledelse PRIORITERING TILTAG ANSVARLIG FOR TILTAG FRIST STATUS (1, 2, 3, etc.) (Tilføj tiltag for hvert organisatorisk niveau) 1. Temadag i Aarhus d. 21. september for Rengøring, Bygningsdrift og Stab Samspil og diskussion af temaer 1. MUS, som starter i efteråret, skal have et fælles afsæt i data fra den psykiske APV 1. Temadag i Rengøringen i Emdrup hhv. Aarhus Teamwork, god energi og arbejdsglæde sættes i fokus. 1. Fællesmøder i Emdrup hhv. i Aarhus med emnerne: Anerkendelse, God omgangstone og God ledelse sættes på programmet. Møderne planlægges med inspiration fra Arts Kommunikation, hvor ideen i Mads og Monopolet tages op til at behandle emnerne. JN, IR, LM Sep-16 Tiltag beskrevet og påtænkt igangsat (orange) LM, SP, JN og IR Sep-16 Tiltag beskrevet og påtænkt igangsat (orange) JN, JB og AWR Okt-16 Tiltag beskrevet og påtænkt igangsat (orange) LM, SP, JN og IR Dec-16 Tiltag beskrevet og påtænkt igangsat (orange) 1. God ledelse tages op på BAL-gruppens seminar i efteråret. LM, SP, JN og IR Dec-16 Tiltag beskrevet og påtænkt igangsat (orange)
INDSATSOMRÅDE: - Dialogmøder og en temadag i Emdrup MÅL: Samarbejde og fælles viden PRIORITERING TILTAG (1, 2, 3, etc.) (Tilføj tiltag for hvert organisatorisk niveau) 3. Temadag i Emdrup d. 2. juni. Her blev APV resultaterne og de 5 temaer vendt. Et led i at styrke samarbejde og relationerne i gruppen er at sikre den gode omgangstone og anerkendelse internt. 2. Data fra særkørsel rekvireret delt i Emdrup og Aarhus. Data fra 2016 hhv. 2013 sat op i grafer. Påvisning af udvikling og eventuelle forskelle mellem Emdrup og Aarhus. 1. Dialog om resultaterne af den psykiske APV i Emdrup d. 27.maj og i Aarhus d. 3. juni. Møderne havde et stort fremmøde og var præget af en livlig diskussion. ANSVARLIG FOR TILTAG FRIST STATUS SP Juni-16 Tiltag gennemført (grøn) LM Juni-16 Tiltag gennemført (grøn) LM Juni-16 Tiltag gennemført (grøn)
Forklaringer: Tiltag: For hvert indsatsområde og mål aftales konkrete tiltag. For at opnå den største effekt og sikre en forbedring af arbejdsmiljøet er det en fordel at udfylde et tiltag for hvert af organisationens niveauer (gruppe, afdeling, institut, AU). I sikrer dermed også at få beskrevet tiltag, som det pågældende niveau reelt kan gøre noget ved, og at alle niveauer trækker i samme retning. Ansvarlig for tiltag: Personen i enheden med ansvar for at tiltaget iværksættes. Den ansvarlige person kan have en eller flere hjælpere. Dette kan være en person eller afdeling uden for enheden, hvis hjælp vurderes nødvendig for at iværksætte tiltaget. Hjælperens navn påføres først, hvis og når denne har accepteret opgaven. Frist: Den ønskede tidsfrist for iværksættelse af tiltag. Status: Status opdateres løbende i handleplanen. - Tiltag identificeret (rød) - Tiltag beskrevet og påtænkt igangsat (orange) - Tiltag påbegyndt men væsentlige udeståender (gul) - Tiltag næsten gennemført (lysegrøn) - Tiltag gennemført (grøn)
HANDLINGSPLAN FOR PSYKISK APV FOR Arts Ph.d. og Internationalisering Udarbejdet (start) 16-08-16 Opdateret [dato] INDSATSOMRÅDE: - Forebyggelse af stress MÅL: - PRIORITERING (1, 2, 3, etc.) TILTAG (Tilføj tiltag for hvert organisatorisk niveau) Lave Årshjul med frister - Forventningsafstemme med interne og eksterne brugere - vise om man kan hjælpe hinanden ved spidsbelastninger - Adm-chefen (funktionscheferne) skal forventningsafstemme med institutterne (sikkert bedst med afdelingslederne) i højere grad omkring mulig service/support ligner SLA - Giver højere trivsel - Sikre bedre tone og bakke adm op i konkrete sager - Kollegial forståelse for hinandens rammer - Kommunikation af opgaveprioriteringer ANSVARLIG FOR TILTAG Anna /Steen Hvert enkelt team Steen tager den ind i ACAs lederkreds FRIST STATUS 1.2.17 Vælg status 1.3.17 Vælg status IT-understøttelse - Bedre (eller i det hele taget nogen ) understøttelse og overblik - Opgavestyring synlighed i hvor en opgave er i systemet, så brugerne ikke belaster med forespørgsler om status - Særligt projekt om ph.d.-kurser - Kommunikation - Forbedring af massekommunikation til brugerne (stud. og VIP) giver færre personlige henvendelser = mere tid til opgaven - Benyt fx institutnyhedsbreve - Optimer hjemmesider Sårbarhed - Mange er alene om opgaven og kan ikke spare pga højt specialiseret indhold hvilket giver sårbarhed ved fravær (sygdom, rejse etc) Anna og Marianne 1.11.16 Vælg status Alle 1.2.17 Vælg status Anna og Steen Vælg status
- Bevidsthed om dette Hjemmearbejde - Kan afhjælpe stress at man kan lukke sig inde og få klaret opgaverne koncentreret og uden forstyrrelse Kollegaer skal være villige til at hjælpe hinanden i pressede situationer = godt kollegaskab. - Den som har brug for hjælp skal være bedre til at spørge om den og den som har overskud skal være bedre til at stille sig til sig rådighed Alle/Anna/Steen 1.9.16 Vælg status alle 1.9.16 INDSATSOMRÅDE: - God ledelse i dagligdagen MÅL: - PRIORITERING (1, 2, 3, etc.) TILTAG (Tilføj tiltag for hvert organisatorisk niveau) Sikre forventningsafstemning mellem ressourcer og opgaver - Kommunikere dette til institutterne fra ACAs ledelse - Evt flere små møder med institutterne som afklarer dette og ikke som samlet team men med fokus på den konkrete arbejdsopgave Skabe klarhed om hvad universitetsdirektøren mener når han siger at vi skal levere mere service med færre ressourcer - Hvordan gøres dette konkret - Sikre at digitaliseringen sker sammen med brugerne - Sikre at procesoptimering sker sammen med alle parter og ikke kun internt i adm Sikre at medarbejderne ikke arbejder udenfor arbejdstiden (og i ferien) når det nu er så let med ny teknologi (og forventes af VIP som måske i højere grad kan lade privatliv og arbejdsliv flyde sammen) - Fx Slette mailprogrammer fra telefon i weekend og ferie - Ledelsen skal gå foran i at signalere at man skal være off-line når man har fri for eller kan man ikke samle energi til at være on-line når man er på arbejde. God ledelser er synlig og tilgængelig - Angiver forventninger - Angiver retning - Lytter til input ANSVARLIG FOR TILTAG FRIST STATUS Steen 1.3.17 Vælg status ACAs ledelse - LEA 1.11.16 Vælg status Alle/Anna/Steen 1.8.16 Vælg status Anna/Steen 1.8.16 Vælg status
- Giver ægte svar - Anerkender indsats INDSATSOMRÅDE: - Anerkendelse, både kollegialt og fra ledelsen MÅL: - PRIORITERING (1, 2, 3, etc.) TILTAG (Tilføj tiltag for hvert organisatorisk niveau) Anerkende andre så anerkender de dig - Prøv at forstå deres situation Anerkende hinanden - I teamet internt - Overfor brugere (VIP og studerende) Husk at anerkende de resultater vi opnår - Via kort status på teammøderne ANSVARLIG FOR TILTAG FRIST STATUS Alle 1.9.16 Vælg status Alle 1.9.16 Vælg status alle 1.9.16 Vælg status Vælg status INDSATSOMRÅDE: - God omgangstone MÅL: - PRIORITERING (1, 2, 3, etc.) TILTAG ANSVARLIG FOR TILTAG (Tilføj tiltag for hvert organisatorisk niveau) Forventningsforståelse Alle 1.9.16 Vælg status - Dårlig tone bidrager allermest til stress - Prøv at forstå hvorfor man er udsat for dårlig tone og om man selv kan gå forrest med godt eksempel har man selv andel? - Overvej om egne processer/metoder/kommunikation kan forbedres - Bytte skrivebord med en fjern kollega som man deler opgaver med - Bedre kendskab giver mindre fjendskab Tag et fysiske møde hvis muligt alle 1.9.16 Vælg status FRIST STATUS
-men nærhed koster tid = mindre tid til opgaven Konfronter den anden part med egen oplevelse af situationen - når du siger sådan, så oplever jeg manglende respekt for min situation. (assertiv kommunikation) Alle ledere har et særligt ansvar for at agere på ting de selv oplever eller bliver fortalt Jo bedre vi kender hinanden, des større forståelse og mindre risici for konflikter (dårlig tone). Alle (Anna/Steen) 1.9.16 Vælg status Anna/Steen 1.9.16 Vælg status alle 1.9.16 INDSATSOMRÅDE: - Geografi MÅL: - PRIORITERING (1, 2, 3, etc.) TILTAG (Tilføj tiltag for hvert organisatorisk niveau) Der kan arbejdes på geografisk nærvær i relation til institutterne - Flere kan med fordel rejse ud på institutterne og arbejde derfra og opbygge netværk - Aftal evt skyggerotation hvor man følger en institutkollegas dagligdag som har snitfladerelationer til egne opgaver - Aftal evt rotation med andre fakulteter eller vicedirektørområderne Skal være bedre til videolink - Book lokaler i begge ender (i outlook) hvis du har ansvar for mødet - Mød op i tide og tænd anlæg Benyt Erasmus staff training til at besøge internationale partnere og lær om best practise for eget område. ANSVARLIG FOR TILTAG FRIST STATUS alle 1.9.16 Vælg status mødeindkalder 1.9.16 Vælg status Alle (Eva er ambassadør) 1.9.16 Vælg status Tabellen kan kopieres og indsættes efter, hvor mange indsatsområder, der besluttes. Forklaringer: Tiltag:
For hvert indsatsområde og mål aftales konkrete tiltag. For at opnå den største effekt og sikre en forbedring af arbejdsmiljøet er det en fordel at udfylde et tiltag for hvert af organisationens niveauer (gruppe, afdeling, institut, AU). I sikrer dermed også at få beskrevet tiltag, som det pågældende niveau reelt kan gøre noget ved, og at alle niveauer trækker i samme retning. Ansvarlig for tiltag: Personen i enheden med ansvar for at tiltaget iværksættes. Den ansvarlige person kan have en eller flere hjælpere. Dette kan være en person eller afdeling uden for enheden, hvis hjælp vurderes nødvendig for at iværksætte tiltaget. Hjælperens navn påføres først, hvis og når denne har accepteret opgaven. Frist: Den ønskede tidsfrist for iværksættelse af tiltag. Status: Status opdateres løbende i handleplanen. Vælg status og tilføj derefter farve: - Tiltag identificeret (rød) - Tiltag beskrevet og påtænkt igangsat (orange) - Tiltag påbegyndt men væsentlige udeståender (gul) - Tiltag næsten gennemført (lysegrøn) - Tiltag gennemført (grøn)
HANDLINGSPLAN FOR PSYKISK APV FOR Arts HR Udarbejdet (start) 1-8-16 Opdateret [dato] INDSATSOMRÅDE: - Forebyggelse af stress MÅL: - Mindske stress via videndeling - Mindske stress via anerkendelse PRIORITERING (1, 2, 3, etc.) TILTAG ANSVARLIG FOR TILTAG (Tilføj tiltag for hvert organisatorisk niveau) - Bedre kendskab til hinandens områder i afdelingen giver bedre Alle 1.12.16 Vælg status mulighed for sparring / aflaste hinanden - Særlig ansættelsesteknisk sparring (fx via fællesseminar og møde med Helle/Mette/Steen 1.11.16 Vælg status AU HR Personalejura) vil være i fokus - Vi vil lave et årshjul med alle kendte opgaver Mads/Steen 1.2.17 Vælg status - Anerkendelse mindsker stress; derfor vil vi hver især ved hvert afdelingsmøde kort angive vores opgaver og status på arbejdspres, fx ved at benytte rød/gul/grøn eller anden skala - Klar ledelse og klare signaler giver bedre mulighed for at opfylde mål= mindre stress FRIST STATUS Steen 1.9.16 Vælg status Steen/alle 1.8.16 Vælg status INDSATSOMRÅDE: - God ledelse i dagligdagen MÅL: - PRIORITERING TILTAG (1, 2, 3, etc.) (Tilføj tiltag for hvert organisatorisk niveau) - Når ledelsen sætter en retning giver det bedre arbejdsmiljø via mindre uklarhed - Vi skal sikre via afdelingsmøderne at vi har en fælles forståelse af hvor vi er henne sammen - Forbedre partnermøderne med konkrete sagsmøde så der sikres ensartet praksis på tværs ANSVARLIG FOR TILTAG FRIST STATUS Steen via information 1.8.16 Vælg status Alle 1.9.16 Vælg status Louise/Karina/Mads/Steen 1.9.16 Vælg status
- Møde med fakultetsledelsen og TR som kan sikre et bedre samarbejde Steen 1.12.16 Vælg status - - hvor kan vi bidrage med noget som opleves som værdi - - hvordan kan vi komme rettidigt ind i processerne, som har HR berøring Dette kan måske opnås ved at deltage i FSU møderne (formøderne) tale med dekansekretariatet herom. - Man kan angive rød gul grøn status til afdelingsmøderne alle 1.9.16 Vælg status INDSATSOMRÅDE: - Anerkendelse, både kollegialt og fra ledelsen MÅL: - Anerkendelse giver trivsel TILTAG PRIORITERING (1, 2, 3, etc.) ANSVARLIG FOR TILTAG FRIST STATUS (Tilføj tiltag for hvert organisatorisk niveau) - Dele svære sager og løsninger Alle Vælg status - - så er man også mindre sårbar - Anerkende at vi er placeret i 2 geografier og lære af og om hinandens Alle 1.10.16 Vælg status opgaver -> best practise - Vælg status Vælg status INDSATSOMRÅDE: - God omgangstone MÅL: - Fortsat sikre den gode tone PRIORITERING (1, 2, 3, etc.) TILTAG ANSVARLIG FOR TILTAG (Tilføj tiltag for hvert organisatorisk niveau) - Det bruger vi det giver vi det modtager vi Vælg status FRIST STATUS - Også internt er vi gode til det overfor hinanden Vælg status Fortsat fokus og indstillet på at tale det imod hver gang vi er udsat overfor det (selvom det sker meget sjældent) Vælg status
Fokus på hvorledes det konkret håndteres; dvs først til egen leder, alternativt til næste niveaus leder Fokus på at vi som HR kan høre om forhold, som vi kan opfordre til komme frem, men også vide at vi ikke kan tvinge en sag frem hvis den implicerede part ikke ønsker det. Vælg status Vælg status INDSATSOMRÅDE: - Geografi MÅL: - PRIORITERING (1, 2, 3, etc.) TILTAG ANSVARLIG FOR TILTAG (Tilføj tiltag for hvert organisatorisk niveau) - Jo mere vi deler opgaver og løsninger jo bedre fungerer det og jo lettere Alle 1.9.16 Vælg status kan vi afhjælpe ved arbejdspres det ene sted og jo lettere kan vi levere en ensartet service på hele fakultetet - Mgl nærhed til fakultetsledelsen gør at vi nogle gange oplever at komme Steen 1.12.16 Vælg status på bagkant af beslutninger, så vi vil opdyrke kontakten for at lave bedre løsninger og blive inddraget tidligere. - Således vi vil måske også opleve mere anerkendelse af ACAs service, hvis vi kan levere bedre service. - Møde i tide til aftalte møder og få video op at køre i tide Alle 1.8.16 Vælg status FRIST STATUS - Gøre noget fælles faglig og socialt 1. gang i semesteret (husk Fælles Alle/Steen 1.11.16 Faglighed) men gør det også nogle gange i Emdrup. - Skal vi nogle gange spise frokost på videolink? Steen 1.9.16 Vælg status Tabellen kan kopieres og indsættes efter, hvor mange indsatsområder, der besluttes.
Forklaringer: Tiltag: For hvert indsatsområde og mål aftales konkrete tiltag. For at opnå den største effekt og sikre en forbedring af arbejdsmiljøet er det en fordel at udfylde et tiltag for hvert af organisationens niveauer (gruppe, afdeling, institut, AU). I sikrer dermed også at få beskrevet tiltag, som det pågældende niveau reelt kan gøre noget ved, og at alle niveauer trækker i samme retning. Ansvarlig for tiltag: Personen i enheden med ansvar for at tiltaget iværksættes. Den ansvarlige person kan have en eller flere hjælpere. Dette kan være en person eller afdeling uden for enheden, hvis hjælp vurderes nødvendig for at iværksætte tiltaget. Hjælperens navn påføres først, hvis og når denne har accepteret opgaven. Frist: Den ønskede tidsfrist for iværksættelse af tiltag. Status: Status opdateres løbende i handleplanen. Vælg status og tilføj derefter farve: - Tiltag identificeret (rød) - Tiltag beskrevet og påtænkt igangsat (orange) - Tiltag påbegyndt men væsentlige udeståender (gul) - Tiltag næsten gennemført (lysegrøn) - Tiltag gennemført (grøn)
HANDLINGSPLAN FOR PSYKISK APV FOR ARTS STUDIER Udarbejdet 01.09 2016 APV-rapporten for Arts Studier viser store forskelle i besvarelserne fra de forskellige afsnit i funktionsområdet. Tilsvarende markante forskelle findes i besvarelserne fra de to campusser. Det betyder, at arbejdet med at finde løsninger på de problemfelter, der er identificeret i APVrapporterne, i høj grad fokuserer på udvikling af lokale løsningsmodeller, ligesom processerne i de fleste tilfælde gennemføres lokalt i de enkelte enheder. Nærværende handleplan beskriver tværgående, overordnede tiltag, der er iværksat/planlægges iværksat i mere end et enkelt afsnit. INDSATSOMRÅDE: Forebyggelse af stress MÅL: At reducere eventuelle stressfremkaldende forhold på arbejdspladsen og at give medarbejderne yderligere redskaber til at håndtere stresssituationer PRIORITERING TILTAG ANSVARLIG FOR TILTAG FRIST STATUS (1, 2, 3, etc.) (Tilføj tiltag for hvert organisatorisk niveau) 1 Stress-monitorering Igangsættelse og gennemførsel af seks måneders stressmonitoreringsforløb for alle medarbejdere. Forløbet faciliteres af Resilio i perioden september 2016 februar 2017 og omfatter, udover selve monitoreringen, samtaler med erhvervspsykolog for medarbejdere, der er vurderes at være i farezonen. Igangsat den 5. september. 2 Medarbejderudviklingssamtaler Ved de kommende medarbejderudviklingssamtaler vil der være et særligt fokus på stress. Der vil være mulighed for at medarbejder og leder i forbindelse med samtalen aftaler særlige indsatser for at forebygge stress hos den enkelte medarbejder. Igangsættes oktober 2016. 3 Procesoptimering Med henblik på gennem mere hensigtsmæssigt tilrettelagte Ledergruppen Ledergruppen Ledergruppen/EKA Er igangsat septemb er 2016 afsluttes februar 2017 Afsluttes 2017 Først e etape Tiltag påbegyndt men væsentlige udeståender Tiltag beskrevet og påtænkt igangsat Tiltag påbegyndt Status opdateres løbende i handleplanen. Vælg status og tilføj derefter farve: Tiltag identificeret (rød) -Tiltag beskrevet og påtænkt igangsat (orange) -Tiltag påbegyndt men væsentlige udeståender (gul) Tiltag næsten gennemført (lysegrøn) - Tiltag gennemført (grøn)
forretningsgange at reducere stress-fremkaldende arbejdsrutiner er der iværksat procesoptimeringsforløb på eksamensområdet (EKA). Der påtænkes gennemført procesoptimeringsforløb på andre udvalgte områder (blandt andet UVA og SNUK). Igangsat maj 2016 afsluttes oktober 2016 men væsentlige udeståender Status opdateres løbende i handleplanen. Vælg status og tilføj derefter farve: Tiltag identificeret (rød) -Tiltag beskrevet og påtænkt igangsat (orange) -Tiltag påbegyndt men væsentlige udeståender (gul) Tiltag næsten gennemført (lysegrøn) - Tiltag gennemført (grøn)
INDSATSOMRÅDE: Anerkendelse, både kollegialt og fra ledelsen MÅL: Bedre videndeling PRIORITERING (1, 2, 3, etc.) TILTAG (Tilføj tiltag for hvert organisatorisk niveau) 1 Feedback Udvikling af en kultur der har større fokus på retten og forpligtelsen til at give og modtage feedback. 2 Større viden om og forståelse for hinandens opgaver Tydeliggørelse af de enkelte afsnits opgaver og årshjul samt afhængigheder af hinanden. Opnås gennem videndeling på teammøder, korte møder mellem samarbejdspartner inden start af opgave, fremlæggelse på fællesmøder og lign. Ved udarbejdelse af procedurebeskrivelser skal de indeholde information om, hvem der har brug for orientering om hvad, hvornår man skal spørge hinanden om noget, og på den måde skabe klarhed om hvilke opgaver, hver især har ansvar for. ANSVARLIG FOR TILTAG Ledergruppen/alle Alle FRIST STATUS Tiltag beskrevet og påtænkt igangsat Tiltag beskrevet og påtænkt igangsat Status opdateres løbende i handleplanen. Vælg status og tilføj derefter farve: Tiltag identificeret (rød) -Tiltag beskrevet og påtænkt igangsat (orange) -Tiltag påbegyndt men væsentlige udeståender (gul) Tiltag næsten gennemført (lysegrøn) - Tiltag gennemført (grøn)
INDSATSOMRÅDE: Geografi MÅL: Mere og bedre videokonference PRIORITERING (1, 2, 3, etc.) TILTAG (Tilføj tiltag for hvert organisatorisk niveau) 1 Inddragelse Større fokus på at udvikle ensartede kulturer omkring medarbejderinddragelse på de to campusser (eksempelvis i forbindelse med mødevirksomhed, deltagelse i arbejdsgrupper m.v.). 2 Opbygning af fælles drev Der anvendes forskellige drev på de to campusser, og man har ikke adgang til hinandens drev. Det planlægges at arbejde hen imod flere fælles drev, der kan forøge videndeling mellem de to campusser. ANSVARLIG FOR TILTAG Alle Alle FRIST Ingen udløbsda to Ingen udløbsda to STATUS Tiltag beskrevet og påtænkt igangsat Tiltag beskrevet og påtænkt igangsat Status opdateres løbende i handleplanen. Vælg status og tilføj derefter farve: Tiltag identificeret (rød) -Tiltag beskrevet og påtænkt igangsat (orange) -Tiltag påbegyndt men væsentlige udeståender (gul) Tiltag næsten gennemført (lysegrøn) - Tiltag gennemført (grøn)
INDSATSOMRÅDE: God ledelse i dagligdagen MÅL: Bedre videndeling PRIORITERING (1, 2, 3, etc.) TILTAG (Tilføj tiltag for hvert organisatorisk niveau) 1 Udvikling af lederkompetencer Det er et mål at alle ledere i Arts Studier påbegynder og gennemfører videreuddannelse inden for ledelse med henblik på vedvarende udvikling af de nødvendige ledelseskompetencer hos den enkelte leder til at udøve god ledelse i dagligdagen. 2 Større tydelighed Bedre kommunikation i forhold til beslutninger større tydelighed og klarere begrundelser ANSVARLIG FOR TILTAG FRIST STATUS Ledergruppen Ingen frist Tiltag næsten gennemført Ledergruppen Ingen frist Vælg et element. Status opdateres løbende i handleplanen. Vælg status og tilføj derefter farve: Tiltag identificeret (rød) -Tiltag beskrevet og påtænkt igangsat (orange) -Tiltag påbegyndt men væsentlige udeståender (gul) Tiltag næsten gennemført (lysegrøn) - Tiltag gennemført (grøn)
INDSATSOMRÅDE: God omgangstone MÅL: Bedre videndeling PRIORITERING (1, 2, 3, etc.) TILTAG (Tilføj tiltag for hvert organisatorisk niveau) 1 Temamøde og kodeks Det planlægges at gennemføre et fælles arrangement, der beskæftiger sig med udvikling af kulturer, der fremmer en god omgangstone. Endvidere formulering af et kodeks for den gode omgangstone. ANSVARLIG FOR TILTAG Ledergruppen FRIST Ultimo 2016/pri mo 2017 STATUS Tiltag beskrevet og påtænkt igangsat Status opdateres løbende i handleplanen. Vælg status og tilføj derefter farve: Tiltag identificeret (rød) -Tiltag beskrevet og påtænkt igangsat (orange) -Tiltag påbegyndt men væsentlige udeståender (gul) Tiltag næsten gennemført (lysegrøn) - Tiltag gennemført (grøn)
HANDLINGSPLAN FOR PSYKISK APV FOR ARTS KOMMUNIKATION Udarbejdet 16.06 2016 - opdateret 25.08.2016 INDSATSOMRÅDE: Forebyggelse af stress MÅL: Fortsat fokus på forebyggelse PRIORITERING (1, 2, 3, etc.) TILTAG (Tilføj tiltag for hvert organisatorisk niveau) 1 Fastholde fokus på forebyggelse: Vi vil fortsat og regelmæssigt italesætte og arbejde med stressforebyggelse både i funktionsområdet og i regi af LAMU og det øvrige administrationscenter. 2 Bed om en hånd: Vi er gode til at hjælpe de kolleger, der i perioder har for stort arbejdspres. Men vi kan med fordel italesætte det som standard på morgenmøder i afdelingen, så det bliver nemmere at spørge om hjælp. 3 Hold pauser: Vi kan hjælpe hinanden til at løfte blikket fra opgaven i belastede perioder for at undgå udkørthed. Gå en tur eller jongler med en kollega for at nulstille en overophedet hjerne. Vi tager emnet op på et kommende fællesmøde Den gode pause. ANSVARLIG FOR TILTAG Signe Hvid Maribo / Alle Alle Signe Hvid Maribo /Alle FRIST Ingen udløbsda to Ingen udløbsda to Ingen udløbsda to STATUS Tiltag påbegyndt men væsentlige udeståender Tiltag næsten gennemført Tiltag gennemført INDSATSOMRÅDE: Anerkendelse, både kollegialt og fra ledelsen MÅL: Bedre videndeling PRIORITERING (1, 2, 3, etc.) TILTAG (Tilføj tiltag for hvert organisatorisk niveau) 1 Fra mit bord: Vi vil forsøge at få bedre indblik i hinandens opgaver ved at lægge et punkt på vores teammøder Fra mit bord, hvor kollegerne på skift præsenterer en opgave, en problemstilling eller et godt værktøj. Metoden afprøves i Aarhus i efteråret 2016 og rækkefølgen vil fremgå af brødlisten. ANSVARLIG FOR TILTAG Signe Hvid Maribo FRIST STATUS Tiltag næsten gennemført Status opdateres løbende i handleplanen. Vælg status og tilføj derefter farve: Tiltag identificeret (rød) -Tiltag beskrevet og påtænkt igangsat (orange) -Tiltag påbegyndt men væsentlige udeståender (gul) Tiltag næsten gennemført (lysegrøn) - Tiltag gennemført (grøn)
2 Opsøge anerkendelse: Mens vi er gode til at anerkende hinandens arbejde internt i afdelingen, kniber det nogle gange mere i forhold til kollegerne udenfor afdelingen. Vi vil derfor have fokus på at opsøge anerkendelse ved at bede om feedback på vores ydelser, arbejde med effektmåling og spørge til kundernes/brugernes tilfredshed med de produkter vi leverer og samarbejdet omkring det. Ikke formelt men gerne systematisk. Alle Tiltag påbegyndt men væsentlige udeståender INDSATSOMRÅDE: Geografi MÅL: Mere og bedre videokonference PRIORITERING (1, 2, 3, etc.) TILTAG (Tilføj tiltag for hvert organisatorisk niveau) 1 Bedre videomøder: Bidrag til at gøre videokonference til en naturlig del af arbejdsdagen, så det er muligt at arbejde på tværs af Danmark. Det gælder både vores egne møder og de møder, vi holder med fagmiljøer og andre. Mind kollegerne om, at det er nemt og ukompliceret at inddrage video og opdrag mødearrangører til at booke lokaler på begge lokaliteter, tænke over lokalets indretning og deltagers placering og sørge for at materiale er tilgængeligt for alle. ANSVARLIG FOR TILTAG Alle FRIST Ingen udløbsda to STATUS Tiltag næsten gennemført 2 Fokus på god mødekultur. At afholde møder forpligter, især når nogle af deltagerne kommer rejsende fra / sidder i den anden ende af landet. Vi vil vise respekt for hinandens tid med velforberedte mødedeltagere, god mødeledelse og overholdelse af tiden, ligesom vi kun vil aflyse møder pga. sygdom eller andre tvingende grunde og gør i givet alt, hvad vi kan, for at underrette udenbys mødedeltagere over SMS eller telefon, så de ikke må rejse forgæves. Alle Ingen udløbsda to Tiltag påbegyndt men væsentlige udeståender Status opdateres løbende i handleplanen. Vælg status og tilføj derefter farve: Tiltag identificeret (rød) -Tiltag beskrevet og påtænkt igangsat (orange) -Tiltag påbegyndt men væsentlige udeståender (gul) Tiltag næsten gennemført (lysegrøn) - Tiltag gennemført (grøn)
HANDLINGSPLAN FOR PSYKISK APV FOR ARTS IT Udarbejdet 16.06.2016 - opdateret 25.08.2016 INDSATSOMRÅDE: - God ledelse i dagligdagen MÅL: - PRIORITERING TILTAG (1, 2, 3, etc.) (Tilføj tiltag for hvert organisatorisk niveau) 1 Synlig ledelse: I den nye ledelsesstruktur fra primo 2016 har teamlederne (Erik og Michael) en større rolle og skal betragtes som den daglige ledelse. 2 Rettidige beslutninger: Vi vil prioritere, at der træffes velovervejede, men hurtige ledelsesbeslutninger, så opgaver kan planlægges og udføres rettidigt. ANSVARLIG FOR TILTAG Signe, Michael og Erik Signe FRIST Ingen udløbsda to Ingen udløbsda to STATUS Tiltag næsten gennemført Tiltag næsten gennemført INDSATSOMRÅDE: Geografi MÅL: Bedre sammenhæng mellem afdelingerne i Aarhus og Emdrup PRIORITERING (1, 2, 3, etc.) TILTAG (Tilføj tiltag for hvert organisatorisk niveau) 1 Mere og bedre videndeling: Både Aarhus og Emdrup skal fortsat have fokus på at dele viden og løsninger. Mind kollegerne om, at man husker at give besked i hhv. Emdrup og Aarhus ved ændringer, der kan påvirke arbejdet i begge teams. Og husk at Aarhus nogle gange er eneste kontaktpunkt ved henvendelser fra AU IT. Her bør man altid spørge sig selv, om det er noget, der skal videreformidles til Emdrup. ANSVARLIG FOR TILTAG Alle FRIST Ingen udløbsda to STATUS Tiltag påbegyndt men væsentlige udeståender 2 Socialt fællesskab: Vi vil fortsat prioritere det sociale fællesskab på tværs af geografier ved afholdelse af minimum én fælles seminardag i september Signe Ingen udløbsda to Tiltag næsten gennemført
i skiftevis København/Aarhus. Status: Status opdateres løbende i handleplanen. Vælg status og tilføj derefter farve: - Tiltag identificeret (rød) - Tiltag beskrevet og påtænkt igangsat (orange) - Tiltag påbegyndt men væsentlige udeståender (gul) - Tiltag næsten gennemført (lysegrøn) - Tiltag gennemført (grøn)
HANDLINGSPLAN FOR PSYKISK APV FOR ARTS og AARHUS BSS ØKONOMI Udarbejdet 11. august 2016 Opdateret [dato] INDSATSOMRÅDE: - Forebyggelse af stress MÅL: - Forebygge stress, ensomhed + understøtte fokus på godt socialt og kollegialt samvær i afdelingen PRIORITERING TILTAG ANSVARLIG FOR TILTAG FRIST STATUS (1, 2, 3, etc.) (Tilføj tiltag for hvert organisatorisk niveau) Forebygge stress, ensomhed osv. ved opmærksomhed og italesættelse løbende. F.eks. ved at sætte hvordan har vi det på dagsorden mindst én Martha + teamledere Løbende Tiltag beskrevet og gang om året. påtænkt igangsat Italesættelse af at både en selv og kolleger har et ansvar for at sige til, når for meget travlhed og evt. stress er en risiko. Opmærksomhed på eventuelle stresssymptomer hos kolleger (f.eks. ændret adfærd, sygdom, faglige problemer) og forpligtelse til handling (f.eks. dialog direkte med kollega, tilbud om hjælp, videregive bekymring til ledelsen). Alle Løbende Tiltag beskrevet og påtænkt igangsat Alle Løbende Tiltag beskrevet og påtænkt igangsat INDSATSOMRÅDE: - God ledelse i dagligdagen MÅL: - Tilstedeværende og tilgængelig ledelse, mere inddragende dialog PRIORITERING (1, 2, 3, etc.) TILTAG ANSVARLIG FOR TILTAG FRIST STATUS (Tilføj tiltag for hvert organisatorisk niveau) Ledelsen skal have tid til at være til stede med åben dør. Martha + teamledere Løbende Tiltag påbegyndt men væsentlige udeståender Mere dialogbaseret tilgang på pø- og controllermøder (og evt. andre møder), indarbejde vidensdeling hvor det giver mening. Martha + teamledere Løbende Tiltag påbegyndt men væsentlige udeståender
Ledelsen skal understøtte medarbejderes ønske om at blive bedre til at strukturere tilrettelæggelse af egen dag. Ledelsen skal sikre information og dialog om beslutninger osv., der kan være med til at afmystificere. Martha + teamledere Løbende Tiltag beskrevet og påtænkt igangsat Martha + teamledere Løbende Tiltag beskrevet og påtænkt igangsat Opmærksomhed på eventuelle stresssymptomer. Martha + teamledere Løbende Tiltag beskrevet og påtænkt igangsat Postkasse opsættes til anonyme ønsker/tip osv. Martha August 2016 Tiltag gennemført INDSATSOMRÅDE: - Anerkendelse, både kollegialt og fra ledelsen MÅL: - At blive bedre til at give og modtage anerkendelse PRIORITERING TILTAG ANSVARLIG FOR TILTAG FRIST STATUS (1, 2, 3, etc.) (Tilføj tiltag for hvert organisatorisk niveau) Husk anerkendelse til kolleger, både i egen afdeling og hos diverse samarbejdspartnere. Alle Løbende Tiltag beskrevet og påtænkt igangsat Husk at se og modtage anerkendelsen i de forskellige former, den gives. Alle Løbende Tiltag beskrevet og påtænkt igangsat Opmærksomhed på, at anerkendelse kan komme fra mange andre end egen ledelse. Alle Løbende Tiltag beskrevet og påtænkt igangsat
INDSATSOMRÅDE: - God omgangstone MÅL: - Sikre god omgangstone, socialt og kollegialt godt samvær PRIORITERING (1, 2, 3, etc.) TILTAG ANSVARLIG FOR TILTAG FRIST STATUS (Tilføj tiltag for hvert organisatorisk niveau) Inviter kollegaen med til kaffepausen og accepter også et nej tak. Alle Løbende Tiltag beskrevet og påtænkt igangsat Ud i det blå -arrangement den 2. september Morten/Alle interesserede 2/9-16 Tiltag påbegyndt men væsentlige udeståender Fokus på at konflikter kan mindskes ved at vi taler med hinanden i stedet for om hinanden. Som kollegaer skal vi sige det til hinanden, hvis tonen opleves at genere. Ledelsen inddrages, hvis der føles et behov for det. Alle Løbende Tiltag beskrevet og påtænkt igangsat Alle Løbende Tiltag beskrevet og påtænkt igangsat INDSATSOMRÅDE: - Geografi MÅL: Bedre mulighed for inddragelse af medarbejderne i Emdrup og Herning - PRIORITERING (1, 2, 3, etc.) TILTAG (Tilføj tiltag for hvert organisatorisk niveau) Placere personalemøder, projektøkonommøder, controllermøder og evt. andre møder tidsmæssigt, således medarbejdere i Emdrup kan deltage ved afrejse fra Kbh. om morgenen (dvs. typisk start tidligst kl. 10.00) ANSVARLIG FOR TILTAG FRIST Løbende STATUS Tiltag næsten gennemført
Evaluering af APV 2015-2016 Evalueringen igangsættes for fakultetet/enhedsadministrationen gennem FAMU/AAMU og FSU/ASU, som i samarbejde sikrer den behørige involvering. I Enhedsadministrationen er Enhedsadministrationens APV-følgegruppe tovholder på evalueringen. Administrationscentre og vicedirektørområder kan hver især indsende én samlet evaluering til Enhedsadministrationens APV-følgegruppe (lie@au.dk) senest d. 15. september 2016. Psykisk APV Evaluering af spørgeskemadelen og rapportdelen (fx sammenlignelighed af spørgsmål med APV 2016, mulighed for specifikke spørgsmål, rapportering på 4. niveau, mulighed for særkørsler mm) Hvad fungerede godt og ønskes bibeholdt i næste APV? Hvad er fakultetets/enhedsadministrationens vigtigste anbefaling(er) til en kommende APV? Evaluering af procesdelen (fx inspirationsmaterialet på www.au.dk/psykiskapv, temamøder om psykisk APV, følgegruppeorganiseringen, samarbejdet mellem AMO og SU, handlingsplansudarbejdelse, dialogmøder m.m.) Hvad fungerede godt og ønskes bibeholdt ved næste psykiske APV? Hvad er fakultetets/enhedsadministrationens vigtigste anbefaling(er) til en kommende APV? Fysisk APV Evaluering af spørgeskemadelen (fx ift. information om processen, relevante og dækkende spørgsmål og svarmuligheder, passende spørgeskemalængde, modtagelse af link til datarapporter m.m.) Hvad fungerede godt og ønskes bibeholdt i næste APV? Hvad er fakultetets/enhedsadministrationens vigtigste anbefaling(er) til en kommende APV? Evaluering af handlingsplansdelen (fx ift. brugen af handleplansprogrammet Rambøll APV, justeringsforslag ift. processen omkring fysisk APV m.m.) Hvad fungerede godt og ønskes bibeholdt i næste APV? Hvad er fakultetets/enhedsadministrationens vigtigste anbefaling(er) til en kommende APV? 1
Til medlemmerne af Administrationens arbejdsmiljøudvalg (AAMU) Kære alle Efter aftale med formand og næstformænd i AAMU og ASU inviteres I hermed til en fælles drøftelse med ASU med det formål at afgive Enhedsadministrationens synspunkter vedrørende eventuel indførelse af medarbejdertrivselsundersøgelser på AU. Drøftelsen vil finde sted som et af punkterne på det kommende ASU-møde den 3. oktober, kl. 12.00-14.00. I skal ikke deltage i hele ASU-mødet, men kun under dette punkt. I får mere præcis besked om tidspunkt, når dagsorden for ASU-mødet er fastlagt. Mødet finder sted i Nordre Ringgade 1, lokale 1431-021 + 023, i Aarhus. Der er mulighed for at deltage via videolink. Baggrund Der pågår i HAMU/HSU overvejelserne om at indføre årlige trivselsmålinger på AU som supplement til de lovpligtige 3-årige APV er. Overvejelserne udspringer af et ønske om at kunne følge udviklingen af arbejdsmiljøet tættere, end en 3- årig kadence giver mulighed for samt om muligt at forenkle APV-processen. For at kunne målrette trivselsundersøgelser og gøre dem meningsfulde for AU s ledere og medarbejdere inviteres fakulteterne og Enhedsadministrationen til at komme med deres synspunkter. På det kommende AAMU-møde den 22. september 2016 får udvalget mulighed for en indledende drøftelse forud for den fælles drøftelse med ASU. Dagsorden for AAMU-mødet er lige på trapperne. Mhp. forberedelse kan følgende spørgsmål overvejes: 1. Hvad ville I kunne bruge trivselsmålinger til i det daglige ledelses- og arbejdsmiljøarbejde? 2. Hvor ofte vil det være relevant at måle/spørge? 3. Hvilke 3-4 emner vil være mest relevante at spørge ansatte om? 4. Hvilke ønsker har I til form, rapportering og opfølgning på trivselsundersøgelser? Processen Sammen med synspunkter fra de fire fakulteter, som på tilsvarende vis er inviteret til at give deres holdninger til kende, vil input fra Enhedsadministrationen indgå i drøftelser i Universitetsledelsen og i HAMU/HSU i november/december måned, om hvorvidt det er en god idé at indføre hyppigere trivselsundersøgelser og i givet fald, hvad rammerne skal være. Det fælles svar fra Enhedsadministrationen skal indsendes senest den 6. oktober, kl. 10.00.