Dagsorden AARHUS UNIVERSITET. Møde den: 18. august 2016 kl Mødelokale: (videolink ) Møde i LAMU for AU Uddannelse

Transkript

1 Møde den: 18. august kl Mødelokale: (videolink ) Møde i LAMU for AU Uddannelse Dagsorden Deltagere: Kristian Thorn, Annette Graae, Ditte Jessing, Gitte Gjøde, Gitte Pedersen Viftrup, Mette Bøj Brodersen, Pernille Christiansen, Signe Osbahr (referent) Kl møde afholdes sammen med LSU 1. Godkendelse af dagsorden 2. Psykisk APV Godkendelse af afsnittenes handleplaner (bilag 6a) Grundet højt arbejdspres i Optagelse udfoldes deres handleplan først i efteråret. Grundet arbejdet med sammenflytningen i AUL BSS udfoldes deres handleplan først i løbet af august. Drøftelse af samlet AU Uddannelses handleplan (udkast medsendt som bilag 6b) Side 1/1 3. Evaluering af psykisk APV og fysisk APV HAMU/HSU har bedt om én evaluering fra hvert vicedirektørområde. Vedlagt er spørgeskema for dette (bilag 7a) 4. Eventuelt Aarhus Universitet

2 HANDLINGSPLAN FOR PSYKISK APV FOR AU Library Emdrup Udarbejdet 16. juni Opdateret - Anerkendelse - Mere anerkendelse på arbejdspladsen i dagligdagen 1. Feedback/sparring MUS samtaler samt plads i kalenderen til individuelle samtaler Leder Jun 2017 påbegyndt men væsentlige 2. Feedback/sparring Starte hos sig selv og være åben overfor kolleger Medarbejdere Jun Åbenhed overfor alle typer af arbejdsopgaver og forandringer i opgaver (gensidig anerkendelse) Medarbejdere Jun Hjælpsomhed i forhold til alle typer af opgaver Medarbejdere Jun God ledelse, medbestemmelse og gensidig tillid - Synlighed og tilgængelighed i dagdagen samt fortsat udvikling af tillid medarbejdere/ledelse 1. Klar struktur med afklarede roller Leder Mar 2017 påbegyndt men

3 væsentlige 2. Kalenderfri timer i leders kalender Leder Jun 2017 næsten gennemført 3. Uddelegering af mindre opgaver Leder Dec Ledelse inddrager medarbejdere også de der holder sig lidt tilbage Leder og medarbejdere Dec 2017 påbegyndt men væsentlige 5. Tidlig inddragelse af medarbejdere skaber tillid Leder Dec 2017 påbegyndt men væsentlige 6. Gensidig tillid går begge veje Leder og medarbejdere Dec 2017 påbegyndt men væsentlige - Håndtering af usikkerhed - fremtidsudsigter - Skabe afklaring og større sikkerhed i forhold til fremtiden 1. Leder tilbyder et møde/sparring om muligheder Leder Okt Efterfølgende afklaring/plan for medarbejderne Leder 14 dage efter 3. Tilbud om individuelt forløb med ekstern konsulent (særligt berørte medarbejdere) Leder Dec 2017 påbegyndt men væsentlige

4 - God omgangstone og omsorg - At vi i forhold til brugere og kolleger har en tillidsskabende kommunikation. 1. Fælles værdisæt/ proces med alle medarbejdere Emnet drøftes løbende på møder 2. Tag den 1 til 1 ikke med 3. mand. Vend evt. tilbage, hvis ikke i øjeblikket Vær opmærksom på egne og andres grænser Vær opmærksom på, at stress påvirker omgangstone Leder og medarbejdere Leder Alle Dec Behandl andre som du gerne selv vil behandles Alle påbegyndt men væsentlige

5 HANDLINGSPLAN FOR PSYKISK APV FOR AU Library Arts Aarhus Udarbejdet Opdateret God ledelse i dagligdagen (stressforebyggelse) - Færre stress-symptomer og øget afklaring af arbejdsmæssige forventninger. ANSVARLIG FOR 2 timers kursus for alle i effektive møder. Leder sept/ okt Tidsstyring og ny dagsorden på personalemøder Louise og Søren Okt Øget fokus på at definere klare mål/delmål og forventningsafstemme ved igangsættelse af opgaver og mindre projekter påbegyndt men væsentlige beskrevet og Leder og projektejere Nu beskrevet og Øget brug af ad-hoc arbejdsgrupper til lokal opgaveløsning Leder og alle beskrevet og Færdiggørelse af funktionsbeskrivelses-katalog samt Hvem laver hvad Leder Aug næsten gennemført Fortsat fokus på håndtering af stress-problematikker: Individ: opmærksomhed på stresssymptomer både hos dig selv og andre Leder: Arbejd med prioritering Leder og alle Nu påbegyndt men væsentlige Forklaringer: : For hvert indsatsområde og mål aftales konkrete tiltag. For at opnå den største effekt og sikre en forbedring af arbejdsmiljøet er det en fordel at udfylde et tiltag for hvert af organisationens niveauer (gruppe, afdeling, institut, AU). I sikrer dermed også at få beskrevet tiltag, som det pågældende niveau reelt kan gøre noget ved, og at alle niveauer trækker i samme retning. Ansvarlig for tiltag: Personen i enheden med ansvar for at tiltaget iværksættes. Den ansvarlige person kan have en eller flere hjælpere. Dette kan være en person eller afdeling uden for enheden, hvis hjælp vurderes nødvendig for at iværksætte tiltaget. Hjælperens navn påføres først, hvis og når denne har accepteret opgaven.

6 - God omgangstone Større trivsel Øget fokus på anerkendelse, respekt og god tone mellem kollegaer Alle Nu påbegyndt men væsentlige Udviklingsforløb i samarbejde med AU HR omkring: Leder Efterår - Kommunikation og samarbejde - Konflikthåndtering - Stress og trivsel Fortsat fokus på at få samarbejdsrelationer i skranken i Nobel til at fungere optimalt Leder og Alle Nu påbegyndt men væsentlige Forklaringer: : For hvert indsatsområde og mål aftales konkrete tiltag. For at opnå den største effekt og sikre en forbedring af arbejdsmiljøet er det en fordel at udfylde et tiltag for hvert af organisationens niveauer (gruppe, afdeling, institut, AU). I sikrer dermed også at få beskrevet tiltag, som det pågældende niveau reelt kan gøre noget ved, og at alle niveauer trækker i samme retning. Ansvarlig for tiltag: Personen i enheden med ansvar for at tiltaget iværksættes. Den ansvarlige person kan have en eller flere hjælpere. Dette kan være en person eller afdeling uden for enheden, hvis hjælp vurderes nødvendig for at iværksætte tiltaget. Hjælperens navn påføres først, hvis og når denne har accepteret opgaven. Frist: Den ønskede tidsfrist for iværksættelse af tiltag.

7 - Styrk fællesskabet Stærkere relationer til kollegaer og den enkelte føler sig bedre tilpas Fælles frokost efter fællesmøder Leder og alle Aug Frivillig korttids job-rotation/føl-ordning mellem Arts bibliotekerne (og evt. SB) AUL Arts klubben jævnlige arrangementer af ikke faglig karakter udenfor arbejdstid (bio, teater, cafe, gymnastik, fredags-øl m.m.) Carina 2017 Alle Fast årlig studietur Lisbeth og Leder Daglig fælles-pause i Nobel kl 9 og kl 12 Alle August Forsøg med ugentligt stressnedsættende fælles gymnastik/yoga tiltag Carina og Leder Forår 2017 påbegyndt men væsentlige Forklaringer: : For hvert indsatsområde og mål aftales konkrete tiltag. For at opnå den største effekt og sikre en forbedring af arbejdsmiljøet er det en fordel at udfylde et tiltag for hvert af organisationens niveauer (gruppe, afdeling, institut, AU). I sikrer dermed også at få beskrevet tiltag, som det pågældende niveau reelt kan gøre noget ved, og at alle niveauer trækker i samme retning. Ansvarlig for tiltag: Personen i enheden med ansvar for at tiltaget iværksættes. Den ansvarlige person kan have en eller flere hjælpere. Dette kan være en person eller afdeling uden for enheden, hvis hjælp vurderes nødvendig for at iværksætte tiltaget. Hjælperens navn påføres først, hvis og når denne har accepteret opgaven.

8 HANDLINGSPLAN FOR PSYKISK APV FOR AUL BSS. AUL BSS har meddelt, at de først kan afslutte arbejdet med handleplanen ultimo august. Udarbejdet d. 8. juli Opdateret [dato] - God ledelse i dagligdagen Bedre kommunikation God ledelse i dagligdagen - Synlig ledelse

9 - God ledelse i dagligdagen - Kompetenceudvikling - Anerkendelse, både kollegialt og fra ledelsen - Individuel anerkendelse Forklaringer: : For hvert indsatsområde og mål aftales konkrete tiltag. For at opnå den største effekt og sikre en forbedring af arbejdsmiljøet er det en fordel at udfylde et tiltag for hvert af organisationens niveauer (gruppe, afdeling, institut, AU). I sikrer dermed også at få beskrevet tiltag, som det pågældende niveau reelt kan gøre noget ved, og at alle niveauer trækker i samme retning.

10 Ansvarlig for tiltag: Personen i enheden med ansvar for at tiltaget iværksættes. Den ansvarlige person kan have en eller flere hjælpere. Dette kan være en person eller afdeling uden for enheden, hvis hjælp vurderes nødvendig for at iværksætte tiltaget. Hjælperens navn påføres først, hvis og når denne har accepteret opgaven. Frist: Den ønskede tidsfrist for iværksættelse af tiltag. Status: Status opdateres løbende i handleplanen. - (rød) - (orange) - påbegyndt men væsentlige (gul) - næsten gennemført (lysegrøn) - gennemført (grøn)

11 HANDLINGSPLAN FOR PSYKISK APV FOR AU Library - ST Udarbejdet Opdateret [dato] - Fremtidsudsigter - Skabe tryghed om fremtiden 1 Vi afdækker/bliver bevidste om, hvad der skaber utryghed Leder + medarbejdere Ultimo september 2 Vi arbejder med de afdækkede områder, der skaber utryghed Leder + medarbejdere Ultimo september - Fremtidsudsigter - Vi får en ny vision/mission for AUL 1 Vi deltager i udarbejdelsen af version 2 af AUL-rapporten AUL Ledelsen Ultimo - Fremtidsudsigter - Vi bliver mere synlige i de faglige miljøer

12 1 Følge op på vores måder at kommunikere med de faglige miljøer på Leder + medarbejdere Aug/Sept 2 Forbedre og udvikle nye måder at kommunikere med de faglige miljøer på Leder +medarbejdere November 3 Forbedre og udvikle nye måder at kommunikere med Dekanatet og institutlederne Leder + medarbejdere - Fremtidsudsigter - Dialog med bibliotekschef 1 Bibliotekschefen er med på 2 personalemøder om året Leder Oktober - Anerkendende ledelse - Skabe rum for samtale 1 Tilbud om systematisk opfølgning på MUS 1 gang i kvartalet Leder Start efterår 2 Leder indkalder til møder Leder Hvert kvartal Forår 2017 påbegyndt men væsentlige beskrevet og

13 3 Forventningsafstemning mht. opgaveløsning Leder + medarbejdere Løbende - Anerkendende ledelse - Gøre arbejdet synligt, så anderkendelse er mulig 1 Del din succes med lederen Leder + medarbejdere Løbende fra aug. 2 Del din succes på medarbejdermøderne Leder + medarbejdere Løbende fra aug. 3 Leder og medarbejder deler succeser i AUL Nyhedsbrevet Leder + medarbejdere Løbende fra aug. påbegyndt men væsentlige næsten gennemført - Anerkendende ledelse - Anderkendelse af god indsats 1 Faglig udflugt/temadag 1 gang om året Et betjeningssted/alle - Ledelse og forventnings afstemning

14 - At kende rationalet bag ledelsens beslutninger (daglig ledelse) 1 Mere fokus på udmelding af rationalet bag strategiske og økonomiske beslutninger 2 Evaluering af tiltaget efter ½ år Leder + medarbejdere Januar 2017 Leder Løbende næsten gennemført beskrevet og - Ledelse og forventnings afstemning - Klare rammer mht. inddragelse og indflydelse (daglig ledelse) Kompetencer og viden skal videreformidles. Orienteres begge veje. Leder + medarbejdere Udstikke rammerne for frihed til initiativer og pilotprojekter(små) Leder Tilbyder hjælp til prioritering af arbejdsopgaver generelt og i perioder med Leder stor arbejdsbelastning næsten gennemført Revision af årshjul Leder + medarbejdere Ultimo beskrevet og - Ledelse og forventnings afstemning - Kommunikation/Forventningsafstemning (daglig ledelse)

15 Tydelig uddelegering af opgaver og forventningsafstemning af niveauet for opgaveløsningen, efter behov Leder Løbende Forklaringer: : For hvert indsatsområde og mål aftales konkrete tiltag. For at opnå den største effekt og sikre en forbedring af arbejdsmiljøet er det en fordel at udfylde et tiltag for hvert af organisationens niveauer (gruppe, afdeling, institut, AU). I sikrer dermed også at få beskrevet tiltag, som det pågældende niveau reelt kan gøre noget ved, og at alle niveauer trækker i samme retning. Ansvarlig for tiltag: Personen i enheden med ansvar for at tiltaget iværksættes. Den ansvarlige person kan have en eller flere hjælpere. Dette kan være en person eller afdeling uden for enheden, hvis hjælp vurderes nødvendig for at iværksætte tiltaget. Hjælperens navn påføres først, hvis og når denne har accepteret opgaven. Frist: Den ønskede tidsfrist for iværksættelse af tiltag. Status: Status opdateres løbende i handleplanen. - (rød) - (orange) - påbegyndt men væsentlige (gul) - næsten gennemført (lysegrøn) - gennemført (grøn) For hvert indsatsområde og mål aftales konkrete tiltag. For at opnå den største effekt og sikre en forbedring af arbejdsmiljøet er det en fordel at udfylde et tiltag for hvert af organisationens niveauer (gruppe, afdeling, institut, AU). I sikrer dermed også at få beskrevet tiltag, som det pågældende niveau reelt kan gøre noget ved, og at alle niveauer trækker i samme retning.

16 HANDLINGSPLAN FOR PSYKISK APV FOR INTERNATIONAL UDDANNELSE Udarbejdet: 18. juni Opdateret: 23. juni - Forebyggelse af stress indsæt fra tidligere - Oplæg om stress på kontormøde Alle medarbejdere tilbydes mini-mus og kvartalsvise 1:1 samtaler som supplement til MUS. Møderne skal bl.a. have fokus på opgaveløsning- og prioritering, trivsel og afvikling af flex. Der udarbejdes et stressbarometer, som kan anvendes på 1:1 samtaler og mini-mus/ MUS til indikation af stressniveau ANSVARLIG FOR Ledelse med inddragelse af medarbejder Ledelse Ledelse God ledelse i dagligdagen Fokus på at sætte realiserbare udviklingsmål i forhold til ressourcer Ledelse Ingen frist

17 Leder og medarbejder skal løbende prioritere opgaverne og afstemme forventninger i forhold til kvalitet og det endelige produkt. Ledelse og medarbejdere Ingen frist - Fremtidsudsigter - ANSVARLIG FOR MUS skal have fokus på karriereveje og fremtidsudsigter Ledelse og medarbejdere Gå-hjem møde (VD-niveau) om kompetenceudvikling og karriereveje Mulighed for sidemandsoplæring og besøg i andre afdelinger for at få nye ideer, indsigt i samarbejdspartneres områder og perspektiver på arbejdsgange Ledelse i samarbejde med AU Uddannelse Ledelse og medarbejdere Anerkendelse, både kollegialt og fra ledelsen - ANSVARLIG FOR Kontormøder anvendes til kollgial sparring. Oplæg på kontormøde om Ledelse og medarbejdere

18 projekt vedr. kollegial sparring i Fredrikshus Fortsat prioritering af sociale aktiviteter som f.eks. fredagsmorgenmad, elastikøvelser og Fin Fredag Ledelse og medarbejdere Ingen frist Forklaringer: : For hvert indsatsområde og mål aftales konkrete tiltag. For at opnå den største effekt og sikre en forbedring af arbejdsmiljøet er det en fordel at udfylde et tiltag for hvert af organisationens niveauer (gruppe, afdeling, institut, AU). I sikrer dermed også at få beskrevet tiltag, som det pågældende niveau reelt kan gøre noget ved, og at alle niveauer trækker i samme retning. Ansvarlig for tiltag: Personen i enheden med ansvar for at tiltaget iværksættes. Den ansvarlige person kan have en eller flere hjælpere. Dette kan være en person eller afdeling uden for enheden, hvis hjælp vurderes nødvendig for at iværksætte tiltaget. Hjælperens navn påføres først, hvis og når denne har accepteret opgaven. Frist: Den ønskede tidsfrist for iværksættelse af tiltag. Status: Status opdateres løbende i handleplanen. og tilføj derefter farve: - (rød) - (orange) - påbegyndt men væsentlige (gul) - næsten gennemført (lysegrøn) - gennemført (grøn)

19 HANDLINGSPLAN FOR PSYKISK APV FOR OPTAGELSE, Optagelse og Studiesystemer, AU Uddannelse. Grundet det høje arbejdspres i Optagelse i juni måned, er det aftalt at afsnittet først afholder dialogmøder om mål og tiltag i sensommeren. Udarbejdet d. 24. juni, Opdateret [dato] - Forebyggelse af stress Konstant indlejret opmærksomhed på stress - Samhørighed -

20 - Fremtidsudsigter - Anerkendelse - Konfliktløsning -

21 Forklaringer: : For hvert indsatsområde og mål aftales konkrete tiltag. For at opnå den største effekt og sikre en forbedring af arbejdsmiljøet er det en fordel at udfylde et tiltag for hvert af organisationens niveauer (gruppe, afdeling, institut, AU). I sikrer dermed også at få beskrevet tiltag, som det pågældende niveau reelt kan gøre noget ved, og at alle niveauer trækker i samme retning. Ansvarlig for tiltag: Personen i enheden med ansvar for at tiltaget iværksættes. Den ansvarlige person kan have en eller flere hjælpere. Dette kan være en person eller afdeling uden for enheden, hvis hjælp vurderes nødvendig for at iværksætte tiltaget. Hjælperens navn påføres først, hvis og når denne har accepteret opgaven. Frist: Den ønskede tidsfrist for iværksættelse af tiltag. Status: Status opdateres løbende i handleplanen. - (rød) - (orange) - påbegyndt men væsentlige (gul) - næsten gennemført (lysegrøn) - gennemført (grøn)

22 HANDLINGSPLAN FOR PSYKISK APV FOR Studiesystemer, Funktionsområde Optagelse og Studiesystemer AU UDDANNELSE Udarbejdet Opdateret [dato] - Afklaring af stress i afdelingen - At få forbedret situationen for personer i afdelingen, der oplever stærke stresssymptomer Via 1:1 med personaleleder (evt. i samarbejde med relevant TR) skal det Personaleleder afklares hvem der er udfordret med stressrelaterede symptomer Individuel handlingsplan for stressramte medarbejdere Personaleleder + medarbejder Et forløb eller et arrangement der fokuserer på forebyggelse af stress evt. Ledelse ved stress-coach eller HR - Afklaring af ensomhed i afdelingen - Afhjælpe/fjerne følelsen af ensomhed hos ramte personer Via 1:1 med personaleleder (evt. i samarbejde med relevant TR) skal det Personaleleder afklares hvem der er udfordret med følelsen af ensomhed Handlingsplan for håndtering af ensomhed i afdelingen Ledelse + medarbejdere

23 - Samhørighed interne og eksterne relationer - At skabe en større samhørighed blandt medarbejderne internt i Studiesystemer samt funktionsområdet og i AU UDD Seminar hvert år/hvert andet år for medarbejderne i Studiesystemer Ledelse eksempelvis et konferencedøgn på Sandbjerg Dannelse af faglige netværk i afdelingen evt. med deltagelse af relevante Medarbejdere eksterne interessenter netværk med fokus på eksempelvis Test, Projektledelse, Support mm. Gå-hjem-møder med relevant fagligt indhold eller workshops Medarbejdere + ledelse - Synliggørelse af medarbejdernes ansvar og opgaveløsning - Øge kendskabet til hinandens fagområder (samt kompetencer), hvilket vil forbedre mulighederne for at bidrage konstruktivt i opgaveløsning Bordet rundt på afdelingsmøder Medarbejdere påbegyndt men væsentlige Redskaber til kompetencemapning (LSU projekt) Ledelse Vidensdeling via oplæg på afdelingsmøder, præsentationer af opnået resultater, mm. Medarbejdere + ledelse påbegyndt men væsentlige

24 Ibrugtagelse af allerede udfærdiget generiske rollebeskrivelser Medarbejdere påbegyndt men væsentlige - Forventninger til ansvar og opgaveløsning gennem synlig ledelse - Fjerne usikkerhed hos den enkelte medarbejder Øget opmærksomhed på opgavestillelsen og forventninger til Ledelse opgaveløsningen Løbende opfølgning med personaleleder også på 1:1 og ved MUS Personaleleder + medarbejder påbegyndt men væsentlige Ibrugtagelse af allerede udfærdiget generiske rollebeskrivelser Medarbejdere påbegyndt men væsentlige Forklaringer: : For hvert indsatsområde og mål aftales konkrete tiltag. For at opnå den største effekt og sikre en forbedring af arbejdsmiljøet er det en fordel at udfylde et tiltag for hvert af organisationens niveauer (gruppe, afdeling, institut, AU). I sikrer dermed også at få beskrevet tiltag, som det pågældende niveau reelt kan gøre noget ved, og at alle niveauer trækker i samme retning. Ansvarlig for tiltag:

25 Personen i enheden med ansvar for at tiltaget iværksættes. Den ansvarlige person kan have en eller flere hjælpere. Dette kan være en person eller afdeling uden for enheden, hvis hjælp vurderes nødvendig for at iværksætte tiltaget. Hjælperens navn påføres først, hvis og når denne har accepteret opgaven. Frist: Den ønskede tidsfrist for iværksættelse af tiltag. Status: Status opdateres løbende i handleplanen. - (rød) - (orange) - påbegyndt men væsentlige (gul) - næsten gennemført (lysegrøn) - gennemført (grøn)

26 Psykisk APV Handleplansskema for Uddannelsesstrategisk Sekretariat 1 Indsatsområde: Fremtidsudsigter/Karriere Indsatsområde: Fremtidsudsigter/Karriere Mål: At medarbejderne bliver klogere på fremtidsudsigter og mulige karriereveje Prioritering Ansvarlig for tiltag Frist Status 1 Årlig budgetgennemgang VD Løbende 1 Afholde afdelingsseminar om identitet, opgaveportefølje og rolle for Uddannelsesstrategisk Sekretariat Funktionschef E16/F17 1 Konkret udmøntning af satsningen på kompetenceudvikling VD/Funktionschef E16 1 Synliggøre/kommunikere muligheder for finansiering af kompetenceudvikling VD/Funktionschef Løbende 2 Indsatsområde: Dialog Indsatsområde: Dialog Mål: At det bliver lettere at drøfte uhensigtsmæssig eller manglende dialog med vores samarbejdspartnere Prioritering Ansvarlig for tiltag Frist Status 1 Fast pkt. på teammøder vedrørende uhensigtsmæssig dialog eller manglende dialog Teamkoordinator Løbende 1 Gøre opmærksom på uhensigtsmæssig kommunikation Medarbejdere Løbende 1 Følge op på uhensigtsmæssig kommunikation VD/Funktionschef Løbende 1 Bruge kollegaer til at sparre om kommunikation Medarbejdere Løbende 1 Opmærksomhed på inddragelse af alle relevante samarbejdspartnere i opgaveløsningen, herunder VIP ere. 1 Fokus på at finde måder at forebygge uhensigtsmæssig eller manglende dialog blandt andet med udgangspunkt i de situationer, hvor det går gnidningsfrit (også i den interne dialog i afdelingen) 1 Nedsætte en arbejdsgruppe, på tværs af medarbejdergrupperne, der skal arbejde med forebyggelse af uhensigtsmæssig kommunikation. Arbejdet skal munde ud i nogle kortfattede, konkrete anbefalinger for, hvordan man f.eks. kan: kommunikere tydeligt i forhold til at klarlægge og/eller fastslå, hvem der har ansvar for hvilke dele af en opgave sikre, at det kommer til at handle om bolden og ikke manden sikre, at dialogen ikke bliver mudderkastning, og at folk ikke føler sig tromlet ned, hvis de VD/Funktionschef Løbende Alle Løbende Teamkoordinatorer

27 ikke får deres vilje sikre, at alle parter føler sig hørt og forstået 3 Indsatsområde: Synliggørelse af driftsopgaver Indsatsområde: Synliggørelse af driftsopgaver Mål: At driftsopgaver bliver anerkendt og indgår i planlægning/opgavestyring i sekretariatet Prioritering Ansvarlig for tiltag Frist Status 1 Udarbejdelse af plakater med årshjul Teamkoordinatorer Kende og italesætte driftsopgaver ifm. opgavestyring/aftaler med andre enheder Funktionschef/VD Løbende 1 Systematisk dialog mellem hver enkelt medarbejder og funktionschef* Funktionschef Løbende NB*: Det endelige format for denne dialog skal aftales med den nye funktionschef for Uddannelsesstrategisk Sekretariat 4 Indsatsområde: Forventningsafstemning og rammer for opgaveløsning Indsatsområde: Forventningsafstemning og rammer for opgaveløsning Mål: At sikre, at der er tilstrækkeligt grundlag for at løse en given opgave, inden opgaven påbegyndes. Prioritering Ansvarlig for tiltag Frist Status 1 Nedsætte arbejdsgruppe på tværs af ledelse og medarbejdere vedrørende formater for rammesætning Teamkoordinator og forventningsafklaring i forbindelse med opgaver. Arbejdet skal udmunde i en model eller nogle sigtelinjer/punkter, som vi som medarbejdere kan tænke i, når vi får en ny opgave. F.eks. Hvad er tidsfristen?, Hvad er det forventede tidsforbrug? og Hvad er formålet?. VD/Funktionschef 1 Øget skriftlighed fra ledelsen (både intern og eksternt) om opgavens indhold, formål og frister. VD/Funktionschef Løbende 5 Indsatsområde: Prioritering af opgaver Indsatsområde: Prioritering af opgaver Mål: At lette arbejdspresset hos medarbejderne via prioritering af opgaver Prioritering Ansvarlig for tiltag Frist Status 1 Ledelsen skal stå til rådighed for prioritering af opgaver og stå på mål for prioriteringer som rygdækning VD/Funktionschef Løbende for den enkelte medarbejder. 1 Fokus på, at opgaver skal kunne løses af flere medarbejdere. VD/Funktionschef Løbende 2

28 1 Orientering af funktionschef i forhold til større ad hoc opgaver, så funktionschefen har mulighed for at følge med i opgaveporteføljen og eventuelt påvirke ressourceallokeringen om nødvendigt. Medarbejdere Løbende 3

29 HANDLINGSPLAN FOR PSYKISK APV for funktionsområdet Vejledning og Studiestøtte 4 Afsnit i funktionsområdet: SU og SPS (22 medarbejdere), Vejledning og Studieinformation (10 medarbejdere), Studievalg Østjylland (14 medarbejdere), Rådgivnings- og Støttecentret (30 medarbejdere) Udarbejdet 21. juni Opdateret [dato] Ledelse på forskellige niveauer Udvikling af afsnitslederkreds i Vejledning og Studiestøtte 1 I den samlede afsnitslederkreds i Vejledning og Studiestøtte arbejdes med roller og ledelsesrum efter infusionering af RSC. Fx ønsker medarbejdere ved Vejledning og Studieinformation højere grad af alignment mellem afsnitsleder og funktionschef. Det er et generelt ledelsesdilemma i omskiftelige organisationer at ledelseslagene igen og igen skal finde sine roller, ansvarsfordeling og rammer. En øvelse ledelsen i Vejledning og Studiestøtte har skullet igennem med halve års intervaller over de sidste 6 år. Den 8. august holder kredsen dagseminar, hvor der arbejdes med ansvar, roller, kultur, processer med mere. 2 Lederkredsen vil konkret arbejde med life-work-balance og stress på seminar 8. august. Forud læser hver leder bogen Stop Stress håndbog for ledere og den drøftes på seminaret med henblik på at skabe større viden og bevidsthed omkring egen ageren som leder, men også om Gitte Viftrup Gitte Viftrup medarbejdernes. GV holder desuden oplæg og laver øvelser. 3 Individuel og fælles udvikling via uddannelsesforløb ved HR Den samlede lederkredsen og HR 8. august 8. august og decemb er 2017

30 Forebyggelse af stress Forebyggelse af stress og målrettet arbejde til at skabe sammenhæng mellem arbejde og privatliv (work-life-balance) 1 Hele funktionsområdet skal på seminar i november, hvor en del af tiden vil blive brugt på at øge viden om stress symptomer, spotting, beredskab, handlingsplaner og der vil blive arbejdet med facetter som work-lifebalance. Forud for seminaret, er der kørt proces i lederkredsen jf. ovenstående indsat. 1 RSC har udarbejdet stress-handlingsplan på bagrund af AUs stresspolitik. Denne handlingsplan kvalificeres og udbredes til funktionsområdets øvrige afsnit på workshop ved seminar i november. Lederkreds og arbejdsgruppe og HR Arbejdsgruppe på tværs af Vejledning og Studiestøtte 1 Studievalg Østjylland afholder dagsseminar om stress og trivsel HR og medarbejdere og leder Studievalg Østjylland 2 Løbende fokus på forebyggelse af stress og fokus på Life-work balance i relevante afsnit Tabellen kan kopieres og indsættes efter, hvor mange indsatsområder, der besluttes. HR og ledere novembe r novembe r 18 og 19 august Januar 2017 næsten gennemført Anerkendelse, god omgangstone og kultur Kulturarbejde med henblik på at udvikle den anerkendende organisation og kollegiale sparringskultur understøtte godt fællesskab og ordentlig omgangstone 1 Temadag i Rådgivnings- og støttecentret. Dag med HR med fokus på etablering af ny kultur i den ny organisation. Oplæg, workshops og walk & talk. 1 Internt seminar ved Studievalg Østjylland. HR afholder forløbet med fokus på trivsel (og deraf kultur). HR og udvalgte medarbejdere plus afsnitsleder og koordinator. Oplæg ved afsnitsleder og funktionschef HR, leder og udvalgte medarbejdere 1. juni gennemført 18. og 19. august

31 1 SU og SPS- afholdt dialogmøde, hvor der er enighed om at de har en god kultur med høj grad af anerkendende tilgang og stort fællesskab og derfor skal de gode tiltag identificeres, så øvrige afsnit kan lære af det. 1 Der er værdibaseret ledelse i funktionsområdet Vejledning og Studiestøtte, hvilket bl.a. er udmøntet i en række leveregler/værdier i funktionsområdet. Disse er præsenteret og drøftes/kvalificeres på seminar i november 1 Dagseminar om roller, kultur i Vejledning og Studieinformation, der har flere nye medarbejdere og nye opgaver. Alle SU og SPSmedarbejdere plus leder Alle medarbejdere i funktionsområdet Alle vejledere i Vejledning og Studieinformation Septemb er/oktob er Novemb er Juni Fremtidsudsigter Forsat sikre karrieremuligheder, perspektiv i jobbet, faglig selvsikkerhed og selvindsigt 3 Sikre fortsat fokus på den enkelte medarbejders kompetencer i ledelsen Sommer funktionsområdet til sikring af øget faglig robusthed og egen selvbevidst om faglige kompetencer, så den enkelte er beredt til nyt job, afskedigelse, omorganisering mm 3 Udvikling via efteruddannelse, kurser, jobrotation, kollegial sparring Ledelsen og medarbejdere Sommer

32 HANDLINGSPLAN FOR PSYKISK APV FOR SDC-Sekretariatet Udarbejdet Opdateret - Videndeling og styrket samarbejde - Styrke løsning af arbejdsopgaver i teams og undgå faglig isolation 1 Større arbejdsopgaver på sekretariatet bør løses i teams, således der sikres sparring og fremdrift. Flere opgaver (bl.a. kommunikationsopgaver) er på det seneste blevet løst på den måde og det har fungeret godt. 2 Fælles halvårlige arbejdsseminarer, hvor der er tid til at diskutere de store linjer. Kræver grundig forberedelse af alle ellers er de tidsspilde. 3 Vigtigt at der fortsat sikres videndeling i det daglige arbejde via s, dialog på kontoret, etc. Også med kollegerne i Beijing, så vi ikke ender med et rent satellitkontor Morten Laugesen Løbende Morten Laugesen og løbende medarbejderne ved SDC Alle løbende Forbedring af fysisk arbejdsmiljø - Sikre tidssvarende arbejdspladser til et øget antal medarbejdere, mindske støjniveauet 1 Indvending renovering af bygning 1190 ny belysning, opsætning af støjdæmpende loftbeklædning, lysisolering af skillevægge, etc. Morten Laugesen, (Gustaf Lohm) Sept. påbegyndt men væsentlige

33 - Ledelsesinvolvering og opgaveprioritering - Mere ledelsesinvolvering ift. prioritering af arbejdsopgaver, feedback, etc. for den enkelte medarbejder 1 Det er vigtigt, at der afsættes tid til definere arbejdsopgaver for de enkelte medarbejder, herunder klare mål og realistiske tidsfrister. Morten Laugesen løbende Forklaringer: : For hvert indsatsområde og mål aftales konkrete tiltag. For at opnå den største effekt og sikre en forbedring af arbejdsmiljøet er det en fordel at udfylde et tiltag for hvert af organisationens niveauer (gruppe, afdeling, institut, AU). I sikrer dermed også at få beskrevet tiltag, som det pågældende niveau reelt kan gøre noget ved, og at alle niveauer trækker i samme retning. Ansvarlig for tiltag: Personen i enheden med ansvar for at tiltaget iværksættes. Den ansvarlige person kan have en eller flere hjælpere. Dette kan være en person eller afdeling uden for enheden, hvis hjælp vurderes nødvendig for at iværksætte tiltaget. Hjælperens navn påføres først, hvis og når denne har accepteret opgaven. Frist: Den ønskede tidsfrist for iværksættelse af tiltag.

34 Status: Status opdateres løbende i handleplanen. - (rød) - (orange) - påbegyndt men væsentlige (gul) - næsten gennemført (lysegrøn) - gennemført (grøn)

35 HANDLINGSPLAN FOR PSYKISK APV FOR AU Uddannelse Udarbejdet 18. august Opdateret [dato] - Opfølgning på psykisk APV - Der arbejdes med forbedring af det psykiske arbejdsmiljø i de enkelte afsnit/funktionsområder 1 LSU vedtager proces, hvor der arbejdes med det psykiske arbejdsmiljø på afsnits/funktionsområde-niveau, frem for på vicedirektør niveau. 1 Der formuleres handleplaner baseret på dialogmøder i de enkelte afsnit/funktionsområder 1 Der følges der op på handleplanerne i de enkelte afsnit/funktionsområder, således at det psykiske arbejdsmiljø forbedres 1 LSU modtager opdateringer på status for arbejdet med udmøntning af handleplanerne i afsnit/funktionsområder. LSU 23/5 16 gennemført Funktionschefer og afsnitsledere 1/7 16 næsten gennemført 31/12 16 Funktionschefer og afsnitsledere LSU Løbende - Arbejdspres - At sænke det oplevede arbejdspres 1 Det er vigtigt, at der ses på tiltag i de enkelte afdelinger, frem for på overordnet niveau, da årsagerne til det oplevede arbejdspres varierer. 1 Der skal fokuseres mere på konkrete tiltag end generelle kulturprojekter, når der arbejdes med stress i enhederne. Eksempler på konkrete tiltag kan være håndfaste prioriteringer fra ledelsens side eller reduktion af krydspres Funktionschefer og afsnitsledere Funktionschefer og afsnitsledere løbende løbende påbegyndt men væsentlige

36 gennem klare beslutningsgange og bestillinger. - Fremtidsudsigter - Medarbejderne skal se lysere på fremtiden ved AU Uddannelse 1 Arbejdet med strategisk kompetenceudvikling og synliggørelse af mulighederne fuldføres LSU Efteråret påbegyndt men væsentlige 1 Der afsættes midler til kompetenceudvikling i hvert afsnit/funktionsområde. VD og funktionschefer løbende gennemført 1 Der arbejdes kontinuert med den langsigtede økonomiske planlægning, således at økonomisk betingede afskedigelser afværges i videst muligt omfang. VD og funktionschefer løbende næsten gennemført - Tiltale - Antallet af tilfælde af grov tiltale skal nedbringes 1 I afsnit/funktionsområder, hvor der opleves interne, gentagne tilfælde af grov tiltale, skal der arbejdes med den interne kultur 1 Der sikres via organisering og løbende dialog en respektfuld omgangstone mellem enhederne på AU Funktionschefer og løbende afsnitsledere LEA og Universitetsledelsen løbende påbegyndt men

37 1 Der udbydes universitetsbrede kurser i konflikthåndtering, hvor medarbejder undervises i at nedskalere konflikter med brugere, så grov tiltale så vidt muligt undgås væsentlige VD i dialog med AU HR Juni Anerkendelse - At alle medarbejdere såvel som ledere føler, at deres indsats er værdsat. 1 Anerkendelse har mange former ligesom behovet herfor varierer fra medarbejder til medarbejder. Den kan komme fra både ledere, kollegaer, medarbejdere og brugere. Særlig vigtig er anerkendelsen i ens hverdag, hvorfor der kontinuert skal arbejdes med emnet i afsnit/funktionsområder 2 Det er vigtigt at den øverste ledelse ser og anerkender de opgaver, den enkelte medarbejder løser. Dette kan bla. ske gennem årlige besøg af VD i hvert afsnit/team. Ledelsen og medarbejdere på alle niveauer løbende VD løbende næsten gennemført - Ensomhed - At ingen er kede af at møde op på sin arbejdsplads 1 Medarbejdere, der oplever negativ ensomhed, skal vide, at ledelsen og TR står til rådighed i forhold til at afhjælpe problemet. Dette kan f.eks. nævnes på afdelingsmøder eller i forbindelse med øvrig opfølgning på psykisk apv. Funktionschefer, afsnitsledere, TR løbende

38 - God ledelse i dagligdagen - Den enkelte medarbejder oplever en ledelse, som sætter retning, skaber gode rammer og understøtter personlig og faglig udvikling 1 Der arbejdes med at videreudvikle ledere i AU Uddannelse gennem bl.a. den daglige opgavevaretagelse, samarbejde i interne og eksterne fora samt formel kompetenceudvikling rettet mod ledelse 2 Der arbejdes på at skabe velfungerende ledelsesteams på tværs af AU Uddannelse og i samarbejde med fakulteterne igennem bånd og samarbejdet med uddannelsescheferne Ledelse Løbende Ledelse Løbende Forklaringer: : For hvert indsatsområde og mål aftales konkrete tiltag. For at opnå den største effekt og sikre en forbedring af arbejdsmiljøet er det en fordel at udfylde et tiltag for hvert af organisationens niveauer (gruppe, afdeling, institut, AU). I sikrer dermed også at få beskrevet tiltag, som det pågældende niveau reelt kan gøre noget ved, og at alle niveauer trækker i samme retning. Ansvarlig for tiltag: Personen i enheden med ansvar for at tiltaget iværksættes. Den ansvarlige person kan have en eller flere hjælpere. Dette kan være en person eller afdeling uden for enheden, hvis hjælp vurderes nødvendig for at iværksætte tiltaget. Hjælperens navn påføres først, hvis og når denne har accepteret opgaven. Frist: Den ønskede tidsfrist for iværksættelse af tiltag.

39 Status: Status opdateres løbende i handleplanen. - (rød) - (orange) - påbegyndt men væsentlige (gul) - næsten gennemført (lysegrøn) - gennemført (grøn)

40 Evaluering af APV Evalueringen igangsættes for fakultetet/enhedsadministrationen gennem FAMU/AAMU og FSU/ASU, som i samarbejde sikrer den behørige involvering. I Enhedsadministrationen er Enhedsadministrationens APV-følgegruppe tovholder på evalueringen. Administrationscentre og vicedirektørområder kan hver især indsende én samlet evaluering til Enhedsadministrationens APV-følgegruppe (lie@au.dk) senest d. 15. september. Psykisk APV Evaluering af spørgeskemadelen og rapportdelen (fx sammenlignelighed af spørgsmål med APV, mulighed for specifikke spørgsmål, rapportering på 4. niveau, mulighed for særkørsler mm) Hvad fungerede godt og ønskes bibeholdt i næste APV? Hvad er fakultetets/enhedsadministrationens vigtigste anbefaling(er) til en kommende APV? Evaluering af procesdelen (fx inspirationsmaterialet på temamøder om psykisk APV, følgegruppeorganiseringen, samarbejdet mellem AMO og SU, handlingsplansudarbejdelse, dialogmøder m.m.) Hvad fungerede godt og ønskes bibeholdt ved næste psykiske APV? Hvad er fakultetets/enhedsadministrationens vigtigste anbefaling(er) til en kommende APV? Fysisk APV Evaluering af spørgeskemadelen (fx ift. information om processen, relevante og dækkende spørgsmål og svarmuligheder, passende spørgeskemalængde, modtagelse af link til datarapporter m.m.) Hvad fungerede godt og ønskes bibeholdt i næste APV? Hvad er fakultetets/enhedsadministrationens vigtigste anbefaling(er) til en kommende APV? Evaluering af handlingsplansdelen (fx ift. brugen af handleplansprogrammet Rambøll APV, justeringsforslag ift. processen omkring fysisk APV m.m.) Hvad fungerede godt og ønskes bibeholdt i næste APV? Hvad er fakultetets/enhedsadministrationens vigtigste anbefaling(er) til en kommende APV? 1