Kapitel 3 Personale Indeksnr. 300 3.0 Tjenestefri med løn til private formål Personaleadministrative retningslinier - Index nr.: 9.10: Overordnet beskrivelse Tjenestemænd, reglements- og funktionæransatte samt varigt ansat timelønnet personale kan bevilges ekstraordinær frihed med løn, såfremt særlige personlige lejlighedsvise forhold gør sig gældende. Tjenestefrihed med løn kan bevilges i følgende tilfælde: 1. Bryllup Eget Børn 2. Sølv-, guld-, diamant- og krondiamantbryllup Forældre Eget Forældre Svigerforældre Bedsteforældre Oldeforældre 3. Jubilæum i Odense Kommune Eget 25 års jubilæum Eget 40 års jubilæum Eget 50 års jubilæum 4. Dødsfald Børn Børnebørn Svigerbørn Forældre Svigerforældre Ægtefælle Søskende Bedsteforældre 1 dag på bryllupsdagen 1 dag på sølv/guld/diamant/ krondiamantbryllupsdagen 1 dag i forbindelse med jubilæet 1 dag i forbindelse med Dødsfaldet 5. Begravelse Børn 1 dag på begravelsesdagen Børnebørn Svigerbørn Forældre Svigerforældre Ægtefælle Søskende Bedsteforældre Oldeforældre 6. Indkaldelse til sessionbehandling Nødvendig frihed på indkaldelsesdagen (Side 1 af 2)
Indeksnr. 300 7. Eksamen Kommunomuddannelserne Jf. overenskomst, eksamensdagen + dagen før, såfremt denne er en arbejdsdag Forvaltningshøjskolen Jf. overenskomst, eksamensdagen + dagen før, såfremt denne er en arbejdsdag Kontorelever Frihed som anført for Kommunomuddannelserne Lærlinge Frihed som anført for Kommunomuddannelserne 8. Lægebesøg m.v. Læge- og tandlægebesøg Skal normalt lægges uden for almindelig arbejdstid Graviditetsundersøgelse Bloddonor Nødvendig frihed til transport og behandling Nødvendig frihed til transport og blodtapning Ambulant behandling og speciallæge Nødvendig frihed til transport og behandling Nødvendig frihed til deltagelse i retsmøde + transporttid Nødvendig frihed til deltagelse i retsmøde + transporttid 9. Afgivelse af vidneudsagn 10. Indkaldelse til skifteretten i forbindelse med dødsfald 11. Flytning Tjenestefrihed kan ikke ydes 12. Runde fødselsdage Tjenestefrihed kan ikke ydes Senest revideret: 27-07-2007 (Side 2 af 2)
3.0.1 Tjenestefrihed uden løn. Personaleadministrative retningslinier - Index nr.: 9.8: Indeksnr. 301 Overordnet beskrivelse Lovbestemte/aftalemæssige rettigheder til tjenestefrihed uden løn Der er en række tilfælde, hvor den ansatte har ret til tjenestefrihed uden løn. For yderligere oplysninger herom henvises til: Aftale mellem KL og KTO om tjenestefrihed til nærmere afgrænsede formål (omhandler bl.a. egen/ægtefælle/samlevers udsendelse til udlandet) Lov om orlov til lønmodtagere, der passer nærtstående med handicap eller alvorlig sygdom Bekendtgørelse af Lov om værnepligtsorlov og om orlov til FN-tjeneste m.v. Bestemmelser herom i enkelte overenskomster. Principper for bevilling af tjenstefrihed uden løn Ansøgning om tjenestefrihed uden løn kan normalt ikke imødekommes: for ansatte med under 5 års beskæftigelse ved Odense Kommune for chefer (på ledelsesniveau 1-3). Ansøgning om tjenestefrihed uden løn behandles efter flg. hovedregler: Til følgende formål kan der bevilges tjenestefrihed: Stillingsskifte til privat eller anden offentlig virksomhed Ophold i udlandet Uddannelsesformål (vil efter konkret vurdering kunne imødekommes efter 3 års beskæftigelse ved Odense Kommune) Andre formål efter individuel vurdering. Til følgende formål kan der bevilges tjenestefrihed selvom beskæftigelseskravet ikke er opfyldt: Private årsager (fysiske eller psykiske helbredsproblemer eller sociale forhold - jf. Odense Kommunes fraværs- og fastholdelsespolitik) Organisationsarbejde (KompetenceCenter HR bør kontaktes for yderligere information om særlige vilkår). Tjenestefrihed uden løn bevilges normalt kun, såfremt den ansættende myndighed kan sikre, at den pågældende stillings funktioner på anden vis kan varetages i orlovsperioden. Tjenestefrihed uden løn bevilges normalt kun for en periode på indtil 1 år. Forlængelse kan i særlige tilfælde bevilges, såfremt dette er foreneligt med de driftsmæssige forhold. (side 1 af 3)
I særlige tilfælde kan der bevilges tjenestefrihed uden løn mere end 1 gang i løbet af et ansættelsesforhold under forudsætning af, at dette er foreneligt med de driftsmæssige forhold. Genindtræden før tjenestefrihedens udløb kan kun imødekommes, såfremt dette er foreneligt med de driftsmæssige forhold. I ganske særlige tilfælde kan der bevilges tjenestefrihed uden løn, selv om betingelserne ikke er opfyldt. Vilkår Fraværsperiodens konsekvenser for anciennitet, pensionsforhold og ferie fastlægges efter bestemmelser i gældende aftaler og overenskomster m.v. Bemærk at orlovsperioder vil blive medregnet i jubilæumsancienniten. Den ansatte har ikke krav på at kunne vende tilbage til nøjagtig det samme job efter endt orlov, men har ret til tilbagevenden til en stilling på tilsvarende niveau. Kompetence Den ansættende myndighed har kompetencen til at bevilge tjenestefrihed uden løn. Den ansættende myndighed har ansvaret for at sikre, at den ansatte kan vende tilbage til en stilling på tilsvarende niveau efter endt orlov. Information Visma Services skal orienteres, når der bevilges tjenestefrihed uden løn. UDSTATIONERING En ansat ved Odense Kommune kan ikke søge tjenestefrihed uden løn (orlov) fra sin stilling ved Odense Kommune for at få et andet job ved Odense Kommune, fast som midlertidigt. Såfremt der opstår behov for, at en fastansat i en midlertidig periode, kort eller lang, overgår i eksempelvis et projekt med begrænset levetid vil dette blive betragtet som udstationering. Udstationering vil således hyppigst forekomme ved, at en ansat bliver anmodet om at indtræde i en midlertidig funktion, eller ved, at et internt stillingsopslag fastslår, at en stilling er af begrænset varighed. Ved udstationering op til et år gives garanti om tilbagevenden til hidtidig stilling. Strækker udstationeringen sig udover et år tilstræbes, at tilbagevenden sker til en tilsvarende funktion eller eventuelt andet konkret ønske. Det bemærkes, at udstationeringen udelukkende kan forekomme i forbindelse med løsning af opgaver indenfor Odense Kommune. (side 2 af 3)
Bemærkninger / uddybende forklaring Såfremt den ansatte eller den ansattes ægtefælle/samlever via Udenrigsministeriet udstationeres til at udføre arbejde i et udviklingsland, eller ansættelse sker på Grønland eller Færøerne, bevilges orlov jfr. aftale om tjenestefrihed til nærmere afgrænsede formål. I orlovsskrivelser anføres, at den ansatte senest 3 måneder før orloven udløber, skal give besked til arbejdsstedet om hvorvidt han/hun agter at vende tilbage. Særlige områder Børn- og Ungeforvaltningen: Da regelsættet administreres noget forskelligt i de enkelte afdelinger inden for Børn- og Ungeforvaltningen, er det på chefmødet besluttet, at afvigelser fra regelsættet skal godkendes af direktøren, med undtagelse af tjenestefrihed uden løn til: Pasning af syge børn/ægtefæller. Ansøgere der er blevet ansat i en tjenestemandsstilling uden for kommunen med en prøvetid på 2 år. Tjenestemænd der udfører udviklingssamarbejde, tjeneste ved internationale organisationer m.v. Disse forhold er reguleret i en bekendtgørelse, og til disse formål kan bevilges tjenestefrihed indtil videre. For tjenestemænd i den lukkede gruppe er der særlige regler. Ansatte der udfører organisationsarbejde. I øvrigt kan spørgsmål i forbindelse med tolkningen af regelsættet rettes til den respektive fagafdeling. Ansøgninger, der skal forelægges direktøren til godkendelse, fremsendes via den respektive fagafdeling. Senest revideret: 27-07-2007 (side 3 af 3)
3.0.2 Tjenestefrihed uden løn - lokalaftale Indeksnr. 302 Tjenestefrihed i 1-2 dage. En sådan tjenestefrihed vil kunne lade sig gøre, hvor det er foreneligt med tjenestens tarv, og hvor det skønnes rimeligt at bevilge tjenestefriheden. Frihed kan gives mod løntræk, afspadsering eller ved kollegial aftale (den fraværende trækkes ikke i løn og kollegaen, der her normalt ville have fri, optjener ikke løn). Tjenestefrihed i 3-5 dage, samt, i særlige tilfælde, i op til 10 dage. En sådan tjenestefrihed vil kunne lade sig gøre, hvor det er foreneligt med tjenestens tarv, og hvor det skønnes rimeligt at bevilge tjenestefriheden. Friheden kan gives mod løntræk eller ved afspadsering. (Medarbejdere med et betydeligt fravær p.g.a. sygdom, kursus o.a. kan ikke forvente, at frihed efter disse retningslinier er forenelig med tjenestens tarv). Tjenestefrihed i mere end 10 dage. I disse tilfælde henvises til reglerne om orlov. Tjenestefrihed til TR, naturvejleder, Dansk Skoleidræt. I disse tilfælde følges Odense Kommunes regler for fritagelse til TR-arbejde. Vedtaget i MED-udvalget den 28/9-2000
Indeksnr. 303 3.0.3 Procedure i forbindelse med overtalligt personale på Rosengårdskolen. Når ledelsen erfarer, at der skal ske indskrænkning i personalet ud over naturlig afgang, orienteres tillidsrepræsentanten (TR) for personalegruppen og MED-udvalget. Ledelse og TR drøfter de handlemuligheder skolen har i situationen. Ledelse og TR orienterer personalegruppen, og det undersøges, om der er medarbejdere, der ønsker frivillig overflytning/fratræden, nedsat arbejdstid, orlov eller tilsvarende. Personalet orienteres om: at tillidsrepræsentant og suppleant, at MED-udvalgsmedlemmer og suppleanter, at sikkerhedsrepræsentanter, er omfattet af særlige beskyttelse. Personalet orienteres, hvis der fra kommunen er henstillinger om, at vise særligt hensyn til enkelte personalegrupper. Der tages hensyn til fastansatte frem for midlertidigt ansatte. Kriterier for overflytning/afsked skal ske ud fra et helhedssyn, således at skolen efterfølgende kan fungere bedst muligt. Det betyder, at der tages hensyn til: aktivitetsområder pædagogiske og faglige områder, uddannelse og erfaring, køn og aldersfordeling. Skolelederens endelige indstilling hviler på ovenstående kriterier, men de enkelte indstillinger til forflyttelse/afsked må være begrundet i individuelt skøn. Forflyttelse/afsked kan i denne sammenhæng ikke ske med begrundelse i tjenstlige forhold og sygdom. Skolelederen orienterer TR om sin beslutning, og rollefordelingen mellem leder og TR afklares inden følgende procedure iværksættes: Før afskedigelsessamtalen: Ledelsen orienterer om antal indstillinger til forflyttelse/afsked, og hvornår disse iværksættes. Det sker på et personalemøde, hvor der er afsat god tid til spørgsmål fra medarbejderne. Afskedigelsessamtalen: Afskedigelsessamtalen skal foregå tidligst muligt på ugen, når medarbejderen møder ind. Deltagerne i samtalen er leder(e), TR og medarbejder. (side 1 af 2)
Disse skal have ubegrænset tid på selve dagen. Indeksnr. 303 Indstillinger til forflyttelse/afsked skal begrundes af lederen, og medarbejderen får udleveret begrundelsen skriftligt. I forbindelse med samtalen orienteres medarbejderen om mulighed for videre samtale(r) med TR og leder. Leder og TR spørger ind til om medarbejderen har nogen at tale med, når de forlader arbejdspladsen. Leder og TR skal være opmærksom på medarbejderens reaktion og handle ud fra det. Efter afskedigelsessamtalen: Ønsker medarbejderen at få fri resten af dagen imødekommes dette. Leder og TR skal være opmærksom på medarbejderen, der forlader stedet samt de tilbageblivende kolleger. Medarbejderen forsøges overflyttet til andet arbejdssted i kommunen via opslag på NOTES. Formalia i form af lovgivning, overenskomster og/eller kommunale beslutninger følges i hvert enkelt tilfælde og er gundlaget for disse lokale retningslinier. MEDudvalget den 5. februar 2004
3.0.4 Børns hospitalsindlæggelse. Personaleadministrative retningslinier Index nr.: 10.9 Indeksnr. 304 Overordnet beskrivelse Børns hospitalsindlæggelse Aftale om fravær af familiemæssige årsager 36. Stk. 1 Fra den 1. oktober 2005 har ansatte, som er forældre til børn under 14 år, ret til tjenestefrihed med sædvanlig løn i op til 5 arbejdsdage pr. barn indenfor 12 på hinanden følgende måneder ved barnets hospitalsindlæggelse, herunder hvis barnet under indlæggelsen opholder sig i hjemmet. Stk. 2 Tjenestefriheden er i øvrigt betinget af følgende: Retten til tjenestefrihed efter denne bestemmelse kan for begge forældre tilsammen ikke overstige 5 arbejdsdage inden for 12 på hinanden følgende måneder. Den ansatte skal på opfordring fremlægge dokumentation for hospitalsindlæggelsen. Der er ikke ret til fravær med sædvanlig løn efter denne bestemmelse i umiddelbar tilknytning til fravær efter 37 i aftalen. Bemærkning: Ved forældre forstås biologiske forældre, adoptivforældre eller personer, som har forældremyndigheden over barnet. Hvem har rettet? Fra den 1. oktober 2005 har forældre til børn under 14 år ret til frihed med løn ved hospitalsindlæggelse og indlæggelse, hvor barnet opholder sig i hjemmet. Det er i bemærkningen udtømmende defineret, hvem der regnes som forældre. Hvis begge forældre er ansat på samme arbejdsplads, samme kommune, amt eller region kan fraværet for forældrene tilsammen ikke overstige 5 arbejdsdage. Der er ikke noget krav om at arbejdsgiveren skal kontrollere om en forældre er ansat i en anden kommune, andet amt eller region, dette vil give for meget bureaukrati i administrationen af ordningen. Omfang af fravær Arbejdsgiveren skal føre et løbende regnskab med fraværet. Der er ret til fravær i op til 5 arbejdsdage i alt pr. barn indenfor 12 løbende måneder. Senest revideret: 27-07-2007
3.0.5 Omsorgsdage. Indeksnr. 305 En ansat har ret til 2 omsorgsdage med løn pr. kalenderår pr. barn til og med det år, hvor barnet fylder 7 år. Overførsel af omsorgsdage kan udelukkende ske Fra det år barnet bliver født til førstkommende kalenderår. Hvis den ansatte, på grund af graviditet/barsel/adoption samt i situationer, hvor der afvikles børnepasningsorlov i kombination med graviditet/barsel/adoption, er forhindret i at afholde omsorgsdage, kan de overføres til det år vedkommende ophører med orlov. Hvis omsorgsdage ikke afvikles i de øvrige år mistes retten til dem. Retten til omsorgsdage omfatter biologiske forældre, adoptivforældre eller indehavere af forældremyndigheden. Barnet skal have ophold hos den ansatte, herunder enten adresse eller regelmæssigt samkvem med den ansatte. Uddrag af HR s personaleadministrative retningslinier 2008
3.0.6 Barns 1. og 2. sygedag Indeksnr. 306 Der kan gives hel eller delvis tjenestefrihed med løn til pasning af et sygt barn på dettes første og anden sygedag, hvis 1. barnet er under 18 år, 2. har ophold hos den ansatte, 3. fravær er nødvendigt af hensyn til barnet og 4. det er foreneligt med forholdene på tjenestestedet. Hvis den ansatte misbruger ordningen, kan adgang til fravær inddrages. I vurderingen af, om der skal gives tjenestefrihed, indgår en afvejning af barnets alder og sygdommens karakter. Der udbetales sædvanlig løn, dog ikke arbejdstidsbestemte tillæg. Fravær efter denne bestemmelse noteres særskilt på de lister, der føres over medarbejderens sygefravær Uddrag fra HR s personaleadministrative retningslinier gældende fra 1/4-2009
3.0.7 SOS projektopgave/når en fastansat lærer træder ind for kollega Indeksnr. 307
3.0.8 Ekstern hjælp til medarbejder i krise. Indeksnr. 308
3.0.9 Seniordage Indeksnr. 309 KTO/SHK-forliget + O-08.+Odense Kommune pr. 1. januar 2009