, Alment gymnasium og HF Personalehåndbog 1. august 2015
, Alment gymnasium og HF Forord Denne personalehåndbog har til formål at hjælpe alle medarbejdere ved til at få svar på mange af de spørgsmål, der kan forekomme i det daglige. Håndbogen er bygget op som et minileksikon. Emnerne er oplistet i alfabetisk orden og med en kort beskrivelse og/eller en henvisning til, hvor yderligere oplysninger og informationer kan findes. Har du evt. forslag til forbedringer af denne personalehåndbog er du meget velkommen til at fremsætte dem, således at de kan indgå i overvejelserne i forbindelse med udarbejdelse af næste udgave af håndbogen. Skolen håber, at håndbogen vil være dig til hjælp.
, Alment gymnasium og HF A Adresse-, navne- og tlf. ændring: - Ændring af privat adresse, navn og/eller telefonnummer skal skriftligt meddeles til kontoret. Alkohol - Indtagelse af alkohol i arbejdstiden er ikke tilladt, ligesom det heller ikke er tilladt at møde op i påvirket tilstand. Ved særlige lejligheder kan der gives dispensation af ledelsen. Antal ansatte - Der er ca. 115 ansatte på skolen. Arbejdsmiljø - Arbejdsmiljørepræsentanten, ledende pedel og/eller rektor er kontakt- person med hensyn til det generelle dvs. det psykiske-, fysiske- og det sociale arbejdsmiljø. - Arbejdsmiljøgruppen har ansvaret for at gennemføre og via handle- planer at følge op på medarbejdertrivselsundersøgelser (MTU og arbejdspladsvurderinger (APV), der skal gennemføres minimum hvert 3. år. Arbejdsskader - Arbejdsulykke. En arbejdsulykke skal altid indberettes til rektor/kontoret, som sørger for evt. anmeldelse af ulykken til Arbejdsskadestyrelsen. - Indberetningen til kontoret skal indeholde en beskrivelse af hændelses- forløbet og vedlægges evt. lægeerklæring/skadestuerapport. - Indberetningen skal sendes til rektor/kontoret snarest muligt og senest 9 dage efter ulykken. - For yderligere oplysninger, se www.ask.dk eller kontakt kontoret. - Arbejdsbetinget lidelse. Mistanke om en arbejdsbetinget lidelse (erhvervssygdom) skal anmeldes til Arbejdsskadestyrelsen. Det bedste er at få egen læge til at foretage anmeldelsen, men du kan også selv foretage anmeldelse direkte til Arbejdsskadestyrelsen. For yderligere oplysninger, se www.ask.dk eller kontakt kontoret. Arbejdstid - Arbejdstiden tilrettelægges efter bestemmelserne i relevant overenskomst/aftale med tilhørende vejledninger og lokalt fastsatte retningslinjer.
, Alment gymnasium og HF B Barns sygdom - Der kan efter anmodning i fornødent omfang ydes hel eller delvis tjenestefrihed med løn til pasning af sygt hjemmeboende barn under 18 år på barnets første og anden sygedag, når hensynet til barnet nødvendiggør det og forholdene på skolen tillader det. Se www.modst.dk (Perst.nr.015-08). Se endvidere under sygdom for anmeldelse af fravær Barselsorlov - Moderen har ret til graviditetsorlov fra 6 uger før forventet fødsel. - Rektor/kontoret skal have besked om graviditet senest 3 måneder før forventet fødsel, dog gerne så tidligt som muligt af hensyn til skemaplanlægningen. Du vil kort tid efter du har oplyst om din graviditet modtage et orienteringsbrev som i korte træk beskriver de regler der er gældende. For yderligere oplysninger kontakt kontoret. På moderniseringsstyrelsesns hjemmeside henvises til Finansministeriet og Centralorganisationernes aftale om Barsel, adoption og omsorgsdage (modst.nr.052-14) samt til barselsvejledningen, som ligeledes findes på Moderniseringsstyrelsens hjemmeside www.modst.dk. Se under publikationer: Barselsvejledning 2012. Bestyrelsen - Bestyrelsen varetager skolens interesser som uddannelsesinstitution og fastlægger retningslinjer for skolens organisation, langsigtede virksomhed og udvikling. Bestyrelsen består af 4 eksterne medlemmer og 4 interne medlemmer, hvoraf 1 medlem med stemmeret og 1 medlem uden stemmeret udpeges blandt skolens medarbejdere og 1 medlem med stemmeret og 1 medlem uden stemmeret udpeges af elevrådet. Bestyrelsen er valgt for en 4-årig periode, gældende fra 1. maj efter kommunalbestyrelsesvalget. Rektor er sekretær uden stemmeret. Borgerligt ombud - Offentlige hverv og Borgerligt ombud: Der ydes frihed i forbindelse med udøvelsen af borgerligt ombud. Hvis hvervet er lønnet ydes tjenestefrihed uden løn. Hvis hvervet er ulønnet, bl.a. domsmand, vidne, nævning eller tilforordnet ved kommune- eller folketingsvalg ydes tjenestefrihed med løn. Den nødvendige frihed skal dog så vidt muligt sikres ved omlægning af tjenesten. Se evt. Fmst. cirkl. 25/11 1985 hhv. bekg. nr. 536 af 25/11 1985 (ombudsbekendtgørelsen). C Chikane - Det forventes, at både ledere og medarbejdere ved Sønderborg Stats- skole aktivt medvirker til at understøtte et arbejdsklima, der modvirker enhver form for chikane.
, Alment gymnasium og HF D Deltidsbeskæftigelse Der vil normalt være mulighed for deltidsbeskæftigelse, hvis det er foreneligt med arbejdssituationen på skolen. E Efteruddannelse Efteruddannelse er et væsentligt element i personaleudviklingen. Behovet herfor drøftes i forbindelse med skoleårets planlægning og i forbindelse med medarbejderudviklingssamtaler. Kursusansøgninger afleveres på kontoret. Ansøgningsskemaer ligger i Lectio. Elevfravær Elevers fravær registreres i Lectio, både det fysiske fravær og manglende aflevering af skriftlige opgaver. E-mail - En hensigtsmæssig brug af e-mails skal tilstræbes, og derfor anbefales: - At der så vidt muligt kun sendes e-mails til relevante modtagere svar alle funktionen må kun bruges i relevante tilfælde - Brug emnefeltet, så modtageren kan se i hvilken grad indholdet haster eller kan vente til senere - E-mails med privat indhold sendes som udgangspunkt ikke til hele personalet Håndtering af e-mails efter fratræden - På fratrædelsesdatoen lukkes adgangen til skolens IT-netværk. Alle e- mails, der modtages efter fratrædelsesdatoen og 1 måned frem, returneres automatisk til afsenderen med besked om, at den ansatte er fratrådt sin stilling ved. De modtagne e-mails videresendes ikke. Efter 1 måned slettes den ansattes konto med indhold fra IT-netværket og fra mailløsningen.
, Alment gymnasium og HF F Faggrupper - I hver faggruppe vælges en faggruppeformand til at varetage en række opgaver på faggruppens vegne, bl.a. indkalde til faggruppemøder, koordinere indkøb af fagets materialer, være ansvarlig for faggruppens budget, mv. Ferie - Der optjenes 2,08 dages ferie for hver måneds beskæftigelse i et kalen- derår (kalenderåret er ligmed optjeningsåret). Ved uafbrudt beskæftigelse i hele optjeningsåret. - Optjenes således 25 dages ferie, svarende til 5 ugers ferie. - Feriens afholdelse: Ferien skal holdes i året efter optjeningsåret. Det såkaldte ferieår går fra den 1. maj til 30. april det efterfølgende år. - Lærerne afvikler normalt ferie i de sidste 4 uger i juli måned og den 1. uge i august måned. - Det øvrige personale afvikler normalt 3 ugers ferie i skolens sommerferie og 2 uger i øvrige skolefrie perioder efter aftale med ledelsen. Løn under ferie: - Fastansatte månedslønnede medarbejdere, der har optjent fuld ferieret under ansættelse ved skolen, får udbetalt sædvanlig løn under ferien. For ansatte, der ikke har optjent fuld ferieret i optjeningsåret under ansættelse ved skolen, vil der ske løntræk for den ikke optjente ferie. Særlig feriegodtgørelse: - Fastansatte månedslønnede medarbejdere får et særligt ferietillæg, der i de fleste overenskomster er fastsat til 1,5 % af den løn, der er optjent i det foregående kalenderår. Den særlige feriegodtgørelse udbetales normalt sammen med lønnen for april måned som er til disposition den sidste hverdag i april. Overførsel af ferie: - Indtil 5 feriedage kan efter aftale med ledelsen overføres til efterfølgende ferieår. Sygdom i forbindelse med ferie: - Ved sygdom før planlagt ferie, har medarbejderen ikke pligt til at påbegynde ferien. Ved sygdom efter at ferien er påbegyndt er der mod lægelig dokumentation ret til erstatningsferie efter 5 sygedage. Sygdom under ferie skal anmeldes via skolens hovedmail: post@statsskolen.dk den 1. sygedag. Feriehindring: - Ved feriehindring, eks.vis på grund af barsel eller sygdom, kan medarbejderen i visse tilfælde vælge enten at udskyde ferien eller få feriepengene udbetalt. - Se også afsnit om særlige feriedage.
, Alment gymnasium og HF Fester - Der afholdes indtil flere forskellige arrangementer i årets løb (bl.a. skolens fødselsdag, julefrokost og sommerfrokost). Fleksjob - Ved en varig begrænsning af arbejdsevnen, er der under visse betingelser mulighed for at bevare ansættelsen i et fleksjob. - For yderligere oplysninger, kontakt kontoret. Forsikring - er omfattet af Statens selvforsikringsordning. Ordningen omfatter alle risici, som normalt dækkes ved forsikrings- tegning. Ydelse af erstatning sker efter dansk lovs almindelige regler. - I praksis betyder det, at skolen kun yder erstatning, hvis skolen har udført en uforsvarlig handling, men ikke hvis der er tale om et hændeligt uheld. Se også Arbejdsskader, Rejseforsikringer og Tyveri. Fratrædelse - Fratrædelse skal meddeles skriftligt med minimum 1 måneds varsel til en måneds udgang, medmindre andet aftales med rektor. - Udleverede nøgler, chips og lign. skal tilbageleveres ved fratrædelsen - Hvis der er udleveret PC, skal denne tilbageleveres til skolens IT- ansvarlige ved fratrædelsen. Fædreorlov - Skal varsles senest 4 uger før orlovens forventede start (barnets forventede fødselstidspunkt), dog gerne tidligere af hensyn til skemaplanlægningen. Faderen har i forbindelse med barnets fødsel ret til orlov med løn i indtil 2 sammenhængende uger umiddelbart efter fødslen/barnets hjemkomst. Du vil kort tid efter du har oplyst om barnets forventede fødselstidspunkt modtage et orienteringsbrev som i korte træk beskriver de regler der er gældende. Se endvidere under barselsorlov. Førstehjælpskasse - Findes på kontoret, pedelkontoret og i hallen.
, Alment gymnasium og HF G Gavekasse - Gavekassens formål er at give en fællesgave fra alle ansatte ved følgende lejligheder: - Runde fødselsdage (40, 50, 60 og 65 år), barsel, bryllup, jubilæer, længerevarende sygdom/hospitalsindlæggelse, fratrædelse, samt andet efter skøn. - Medlemskabet er frivilligt og alle ansatte kan tilmelde sig ordningen. Kontingentets størrelse fastsættes af gavekassebestyrerne. - Kontingentet udgør for tiden 10 kr. pr. måned og beløbet opkræves via lønnen. Graviditet - Se barselsorlov. Gruppelivsordning - De fleste medarbejdere ved skolen har en gruppelivsordning tilknyttet til ansættelsen. En gruppelivsordning er en forsikringsordning, der dækker den forsikrede med udbetaling af en forsikringssum i tilfælde af død eller kritisk sygdom. For yderligere information kontakt kontoret. H Hjertestarter - Der er 3 hjertestartere fordelt på skolen: I hallen, i domhuset og ved kontoret. Hærværk - Kontakt pedelkontoret. I Information - Skolens hjemmeside, Lectio, ledelsen, rektor og det ugentlige - Nyhedsbrev er de primære informationskilder for skolens ansatte. Den enkelte ansatte har selv et ansvar for at holde sig informeret om nyheder disse steder. Inhabilitet - Hvis en medarbejder, eks.vis som underviser eller som censor, vurderer, at vedkommende kan være eller betragtes som inhabil, eks.vis i bedømmelsen af en konkret elev, skal medarbejderen snarest underrette rektor, som afgør, hvorvidt der foreligger inhabilitet. - Reglerne findes i Forvaltningsloven. - For yderligere information om inhabilitet: Se personalestyrelsens vejledning om God adfærd i det offentlige eller kontakt kontoret.
, Alment gymnasium og HF J Jubilæer - Ved 25, 40 og 50 års jubilæum ydes jubilæumsgratiale, svarende til de statsligt fastsatte beløb. Gratialet udbetales via lønsystemet. Jubilæer fejres én gang om året i begyndelsen af skoleåret. K Kantine - I skolens kantine kan der købes mad og drikkevarer til rimelige priser. - Kantinens åbningstider er: o Mandag-onsdag: kl. 7-15 o Torsdag: kl. 7-14 o Fredag: kl. 7-13 - Åbningstiderne ændres i eksamens- og terminsprøveperioder. Kombinationsbeskæftigelse - Kombinationsansættelse kan ske efter gældende regler, hvis det er foreneligt med arbejdssituationen på skolen. Kompetenceudvikling - Se Efteruddannelse Kørselsgodtgørelse - Benyttes egen bil til godkendt tjenstlig kørsel, betales kilometerpenge efter statens regler. Rejseafregningsblanket samt dokumentation (udskrift fra KRAK) afleveres på kontoret. Rejseafregningsblanketter (Èn til almindelig tjenstlig kørsel og èn til censorrejser) ligger i Lectio. Afregning sker via lønsystemet. Evt. spørgsmål rettes til kontoret.
, Alment gymnasium og HF L Lectio - Lectio er skolens administrative system. Kalender, skema, lokalebooking, mm. findes her. - Lektier lægges i Lectio så tidligt som muligt, senest dagen før kl. 16. Lektier til mandag skal lægges ind seneste fredag eftermiddag. - Opgaveformuleringen til skriftlige opgaver lægges ind i Lectio minimum 8 dage før afleveringen. - Kontakten mellem undervisere og elever skal primært ske via Lectio frem for webmail. - Ved sygdom aflyser læreren så vidt muligt 1. modul aftenen før. Lectio skal tjekkes ofte! Lægebesøg i arbejdstiden - Fravær i forbindelse med undersøgelse og behandling hos f.eks. praktiserende læge, speciallæge, tandlæge m.fl. aftales med rektor. Andre lægebesøg mv., f.eks. rutinemæssig kontrol hos tandlægen eller andre konsultationer, som den ansatte kan planlægge, skal som udgangspunkt afvikles uden for arbejdstiden. Lønpolitik - Ligger på skolens hjemmeside. Lønudbetaling - indgår sammen med andre almene gymnasier i et servicefællesskab, som indebærer, at lønadministrationen varetages af Aabenraa Statsskole. Lønnen udbetales gennem Silkeborg Data. - Lønnen udbetales månedsvis bagud. Månedsløn er normalt til disposition den sidste hverdag i måneden. Timeløn er normalt til disposition i midten af måneden, såfremt timesedler er kontoret i hænde 14 dage forinden. M Medarbejder udviklingssamtaler (MUS) - Ledelsen indkalder mindst en gang årligt til en samtale. Morgensamling - Afholdes efter behov. Offentliggøres i Lectio.
, Alment gymnasium og HF N NemKonto - Løn og andre udbetalinger foretages til din NemKonto. Nøgler - Ved ansættelsen får nye medarbejdere mod kvittering udleveret nøgler og adgangskort (chip) til skolen. Nøgler og chip skal naturligvis leveres tilbage ved fratrædelse. O Omsorgsdage - Ansatte har ret til 2 omsorgsdage pr. barn pr. kalenderår til og med det år, barnet fylder 7 år. Tidspunkt for afvikling fastsættes ved aftale med ledelsen. Afvikling sker i overensstemmelse med den ansattes ønsker, i det omfang det er foreneligt med arbejdet. Den ansatte skal give varsel om afvikling så tidligt som muligt. - Afvikling af omsorgsdage er som udgangspunkt ikke foreneligt med arbejdet: o Hvis dagene ønskes afviklet i eksamensperioden, o Hvis mange ønsker at afvikle dagene samtidig (ex. på undervisningsdagene i julemåneden), o Hvis flere end 2 dage ønskes afviklet inden for en kort periode. - Omsorgsdage indgår i arbejdstidsopgørelsen med den gennemsnitlige daglige arbejdstid. - Ikke afholdte omsorgsdage bortfalder ved kalenderårets udløb. - I øvrigt henvises til Finansministeriet og Centralorganisationernes aftale om Barsel, adoption og omsorgsdage (modst.nr.052-14) samt til den barselsvejledning, som findes på Moderniseringsstyrelsens hjemmeside www.modst.dk. Se under publikationer: Barselsvejledning 2012. Orlov - Se under tjenestefrihed. Overførsel af ferie - Se under ferie og særlige feriedage.
, Alment gymnasium og HF P Parkering - Biler kan i begrænset omfang parkeres på skolens parkeringsplads ved Ringridervej. Ellers henvises til Ringriderpladsen. - Cykler kan parkeres i cykelstativerne ud for indgangen ved Ringridervej eller i cykelkælderen. Pensionsordning - De allerfleste medarbejdere er omfattet af en overenskomstmæssig pensionsordning. En overenskomstmæssig pensionsordning vil som hovedregel indebære, at der til en nærmere bestemt pensionskasse indbetales et eget bidrag på en vis procentdel af lønnen samt et arbejdsgiverbidrag på 2 x egetbidrag. Der henvises til gældende ansættelsesbrev, hvoraf oplysning om pensionskasse og pensionsprocent vil fremgå. Plejeorlov - Se cirkulære om Tjenestefrihed af familiemæssige årsager (findes på www.modst.dk). For vejledning om gældende regler, kontakt kontoret. Postfordeling - Indgående post til undervisere lægges i dueslag uden for kontoret. - Større forsendelser lægges uden for døren til kontoret. Ved rekommanderet post kontaktes den ansatte direkte eller via mail. - Udgående post afleveres på kontoret inden kl. 15.45. Om fredagen inden kl. 14.30. Pædagogisk Råd - Pædagogisk Råd omfatter undervisere og ledelse. Rådet er rådgivende for rektor i pædagogiske spørgsmål. Rådet afholder mindst 2 møder hvert år.
, Alment gymnasium og HF R Rejseforsikring - Udlandsrejser - Rejseforsikring er en del af statens selvforsikringsordning, hvor forsikringen administreres af Europæisk Rejseforsikring, som står for skadebehandlingen. - På tjenesterejser skal denne forsikring benyttes. Forsikringskort udleveres på kontoret. - Forsikringen dækker kun rejser med tjenstligt formål. Hvis en tjenesterejse forlænges af private årsager gælder ovenstående ikke og du bedes kontakte kontoret inden afrejse. Rejseforskud - Hvis en tjenesterejse vil medføre et forholdsvist stort udlæg, er det efter nærmere aftale med kontoret muligt at få udbetalt et aconto forskud. Rektor - Rektor varetager skolens daglige ledelse inden for de rammer, som bestyrelsen fastsætter. Øvrige ledere varetager deres opgaver efter bemyndigelse fra rektor. Rygning - Der er rygeforbud på hele skolens område, jf. gældende lovgivning om røgfri miljøer. Rygeforbuddet gælder også ved særlige lejligheder.
S, Alment gymnasium og HF Samarbejdsudvalg - Samarbejdsudvalget består af 6 medlemmer, inklusive 1 sikkerhedsseler og 1 sikkerhedsrepræsentant. Rektor, der er født formand, udpeger øvrige ledelsesrepræsentanter (Asiden). - Medarbejderrepræsentanternes øvrige pladser (B-siden) fordeles efter aftale mellem de forhandlingsberettigede organisationers tillidsrepræsentanter og/eller medlemmer. Næstformanden udpeges blandt B-side-medlemmerne. Samarbejdsudvalget skal medvirke til sikring af udviklingen af samarbejdet mellem ledelse og medarbejdere på alle niveauer. Selvejende institution - er en selvejende institution under staten. Seniorklub - Se skolens hjemmeside Seniorordning - Ansatte, der fylder 62 år efter 1. august 2017, har ret til 6 seniordage pr. skoleår. Afvikling og administration følger de regler, der gælder for omsorgsdage. Seniorordningen ligger på skolens hjemmeside. Skattekort - For allerede ansatte henter lønsystemet skatteoplysninger direkte hos SKAT. - Nyansatte skal skriftligt meddele kontoret om Hovedkort, Bikort eller Frikort ønskes lagt til grund for skatteberegningen. Skema - Skolen har 14-dages skema. Lektionslængden er 90 minutter. - Skemaændringer kan ses i Lectio. Skærmbriller - Hvis en ansat har behov for skærmbriller, vil der i særlige tilfælde og efter nærmere aftale med rektor kunne købes skærmbriller efter statsaftalen. Sygdom - Fravær på grund af sygdom skal meddeles telefonisk til kontoret den første fraværsdag inden arbejdstids begyndelse mellem kl. 7.30 7.45. Se endvidere under Lectio.
, Alment gymnasium og HF Særlige feriedage - De 5 særlige feriedage optjenes ligesom almindelige feriedage, men den ansatte har indflydelse på, om dagene skal afholdes, udbetales eller overføres til efterfølgende ferieår. Skolens praksis er, at ikke- afholdte dage udbetales sammen med maj lønnen til disposition sidste bankdag i maj måned, medmindre den ansatte har fremsat ønske om overførsel. Evt. spørgsmål kan rettes til kontoret. T Tavshedspligt - Alle ansatte har tavshedspligt med hensyn til forhold, de bliver bekendt med på skolen, hvis hemmeligholdelse efter Forvaltningslovens - 27 er påkrævet eller bliver pålagt medarbejderne. Tavshedspligten ophører ikke ved fratræden. - For yderligere oplysninger, se personalestyrelsens vejledning om God adfærd i det offentlige eller kontakt kontoret. Tjenestefrihed - Tjenestefrihed uden løn aftales i overensstemmelse med reglerne i overenskomsten og personalepolitikken samt de til enhver tid gældende bestemmelser om tjenestefrihed, bl.a. tjenestefrihed af familiemæssige årsager (Perst.nr.015-08). - Tjenestefrihed med løn kan ydes i ekstraordinære situationer - efter nærmere aftale med rektor. - F.eks.i forbindelse med: o o Alvorlig sygdom, dødsfald og begravelse inden for den nærmeste familie, og Eget bryllup og sølvbryllup samt egen 50, 60 og 65 års fødselsdag, når dagen falder på en hverdag. - Endvidere er der: o Ret til én fridag med løn i forbindelse med eget jubilæum, og o Under visse betingelser ret til tjenestefrihed med løn i forbindelse med barns hospitalsindlæggelse, pasning af alvorligt syge børn under 18 år, plejeorlov, mm, jf. de til enhver tid gældende bestemmelser om tjenestefrihed af familiemæssige årsager (pt. perst.nr. 015-08) og Tjenesterejser - Tjenesterejser skal foretages efter de til enhver tid gældende rejseregler og takster i ind- og udland. Rejseafregninger skal afleveres på kontoret, vedlagt originalbilag for tog, fly, færge mv. Afregningen skal afleveres i underskreven stand af den rejsende. Cirkulære om aftale om tjenesterejser og cirkulære om satser for tjenesterejser kan ses på www.modst.dk - Se også interne retningslinjer i Lectio vedrørende censorrejser. Se også Rejseforsikring, Rejseforskud og Kørselsgodtgørelse.
, Alment gymnasium og HF Tyveri - Erstatning ydes ikke ved tyveri af personalets ejendele. - Værdigenstande bør derfor opbevares aflåst. TV-overvågning - Der er opsat overvågningskameraer 10 steder på skolens område. - Kameraerne er opsat over hovedindgangene, ved bagindgang/ kælderindgang fra Ringridervej, over indgangen ved GEO1, i cykelkælderen og ved cykelparkeringen v/ Peblingestien. Å Åbningstider - På skoledage er hovedindgangene åbne mellem kl. 7.15 og 16.45. - Om fredagen dog kun indtil kl. 15.00. Uden for dette tidspunkt skal der benyttes adgangskode/- chip. Adgangskoden er til personligt brug og må ikke udlånes eller overdrages til andre. Ved brug af chip, tast adgangskode og afslut med #. - Kontoret har åben alle skoledage fra kl. 08.00 til kl. 15.00, dog fredag til kl. 14.00. Telefoner er åben fra kl. 07.30.