Endelig version, 17. august 2016 Notat om etablering af nyt samarbejde om farligt affald Oversigt Indledning Nyt Alfa s ydelser Nyt Alfa s finansiering Nyt Alfa s budget 2017 Nyt Alfa s vedtægter Nyt Alfa s ressourcer Nyt Alfa s organisation Tidligere forpligtelser Proces for etablering af Nyt Alfa Indledning De 2 fælleskommunale affaldsselskaber I/S REFA og I/S AffaldPlus har i ca. 11 år i fællesskab, og med hver 50 %, ejet selskabet I/S Alfa Specialaffald. Dette selskab har løst alle ejernes opgaver vedrørende farligt affald, herunder især afhentning og videreformidling til behandlere af farligt affald fra genbrugspladserne og forpligtelsen til at have en kommunal ordning for farligt affald. Alfa Specialaffald er et rent administrationsselskab, der varetager indsamling, transport og videreformidling af farligt affald til behandlingsanlæg. Alfa Specialaffald udfører ikke selv egentlig behandling af farligt affald. Alfa Specialaffald har en omfattende kursusvirksomhed, forhandler emballage, udfører sikkerhedsrådgivning for transport af farligt gods, udfører lejlighedsvis pakkeopgaver, udarbejder informationsmaterialer og andre ydelser i tilknytning til administration af ordninger for farligt affald. Alfa Specialaffald og det fælleskommunale affaldsselskab I/S Norfors har i flere år samarbejdet, bl.a. om kurser og sorteringsvejledninger. Det har på den baggrund været drøftet, hvorvidt det kunne være hensigtsmæssigt, at Norfors indtrådte som medejere af Alfa Specialaffald på lige fod med de 2 nuværende ejere. Denne mulighed er beskrevet i notat Om samarbejdsmuligheder mellem I/S Alfa Specialaffald og I/S Norfors af 15.10.2015. Notatet oplister en række stordriftsfordele ved at drive ordningerne for farligt affald i et fælles selskab, især fælles udbud, fælles indkøb, udnyttelse af de specielle administrative systemer, gennemførelse af udviklingsprojekter, information og markedsføring samt større fagligt miljø, men notatet peger også på udfordringer, herunder den geografiske afstand. Skemaet nedenfor viser nogle få hovedtal: [1]
I/S Norfors I/S REFA I/S AffaldPlus Indbyggerantal 207.000 104.000 308.000 Antal genbrugspladser 6 14 20 Geografisk opland (km 2 ) 406 1.755 2.893 Mængder farligt affald (tons) 1.100 1.750 Omsætning (kr.) ca. 5 mio. ca. 13,5 mio.* *inkl. emballagesalg og kursusvirksomhed På baggrund af en drøftelse af notatet har ledelserne i de 3 affaldsselskaber besluttet at arbejde videre med tankerne om, at Norfors indtræder som medejere af Alfa Specialaffald, hvor alle 3 ejere derved opnår en ejerandel på 1/3. I dette notat bruges betegnelsen Nyt Alfa om det mulige nye samarbejde. Formelt vil der være tale om, at det eksisterende I/S Alfa Specialaffald fortsætter med uændret CVR-nummer, men med en udvidet ejerkreds og med nye vedtægter. Når der i dette notat nævnes ejerne, menes de direkte ejere af Alfa, altså de fælleskommunale affaldsselskaber. Nyt Alfa s ydelser Alle kommuner er ifølge Bekendtgørelse om affald forpligtede til at have ordninger for farligt affald. For farligt affald fra private borgere er der krav om, at man har en indsamlingsordning. Den kan være organiseret i form af mindst muligheden for at aflevere affaldet på en genbrugsplads og en kommunebetalt apotekerordning, eventuelt suppleret med andre ordninger. For farligt affald fra virksomheder kan ordningen organiseres enten som en indsamlingsordning eller en anvisningsordning, dog således at virksomheder under alle omstændigheder har krav på at have en genbrugsplads til rådighed pr. kommune for begrænsede mængder farligt affald. Formålet med Nyt Alfa er herefter at forestå den praktiske udførelse af indsamling og bortskaffelse af farligt affald i forhold til disse forpligtelser. Nyt Alfa s ydelser opdeles i: Basisydelsen, som betales efter pr. indbygger Sikring af administrative systemer, herunder specielt udviklet IT-systemer Indgåelse af aftaler med forskellige behandlingsanlæg, Udarbejdelse og levering af statistikker til kommunerne og indberetning af mængder til statens Affaldsdatasystem, Opretholdelse af teknisk og faglig viden om farligt affald, herunder håndtering Opretholdelse af formidlingskanaler om farligt affald herunder en hjemmeside med sorteringsvejledninger og faglig viden om forskellige kemiske stoffer, Afholdelse af faglige arrangementer for kommunernes og interessenternes medarbejdere Sikring af tilgængelig akutlager for UN-godkendt emballage til brug for miljøuheld mv. Ordninger som betales efter forbrug (eksempelvis pr. ton): Indsamling, transport og videreformidling af farligt affald fra alle genbrugspladser Indsamling, transport og videreformidling af emballeret farligt affald fra de virksomheder, som vælger at benytte den kommunale ordning Varetagelse af den obligatoriske opgave som sikkerhedsrådgiver for farligt gods for alle genbrugspladser [2]
Undervisning af personale på genbrugspladserne. Indsamling, transport og videreformidling af klinisk risikoaffald fra lægehuse og apoteker, Tømning af olie- og benzinudskillere, samt tilhørende sandfang, og videreformidling af affaldet, Indsamling af vandbaseret malingsaffald til ejernes egen-behandling Indsamling, transport og videreformidling af ikke-emballeret farligt affald (affald der afhentes i slamsuger eller tankbil). Nogle af disse ordninger udføres straks fra starten fælles for alle ejere, mens andre i en overgangsperiode kan håndteres forskelligt. Andre ydelser, Salg af UN-godkendt emballage og anden relevant emballage, Salg af ydelsen som sikkerhedsrådgiver for farligt gods, Aktiv indsats ved miljøuheld og oprydningsopgaver Salg af undervisning om håndtering af farligt affald. Nyt Alfa s finansiering Basisydelsen finansieres via en fast takst pr. indbygger. Omkostningerne til at varetage basisydelsen indgår i det samlede budget 2017, men er udregnet specielt med henblik på at fastsætte taksten pr. indbygger. Taksten for basisydelsen er på den baggrund beregnet til 3 kr. pr. indbygger i 2017. Dette beløb er i god overensstemmelsen med erfaringerne fra andre selskaber for de tilsvarende ydelser. Alle øvrige ydelser finansieres via variable takster, som dækker de omkostninger, herunder også administrative omkostninger, der er forbundet med håndtering af det farlige affald for den enkelte ydelse. Erfaringerne fra det nuværende Alfa Specialaffald har vist, at likviditeten kan svinge over 1 mio. kr. fra den ene dag til den anden. Bestyrelsen for Alfa Specialaffald har derfor besluttet, at et kapitalberedskab i det nuværende selskab bør være 3 mio. kr., for at have kapital til udviklingsaktiviteter og til de nævnte likviditetsudsving. Samtidig anbefaler bestyrelsen, at der også i Nyt Alfa er et tilsvarende kapitalberedskab. Ved stiftelse af et Nyt Alfa må derfor påregnes, at hver af parterne leverer et kontant indskud på 1 mio. kr. Hverken Norfors ordning for farligt affald eller Alfa Specialaffald råder over store materielle aktiver (se senere), hvorfor der ikke påregnes udarbejdet en speciel værdiansættelse af disse ved dannelse af Nyt Alfa. Alle materielle ressourcer, som indgår ved Alfa Specialaffald i 2016, overgår til Nyt Alfa. Nyt Alfa budget 2017 De stordriftsfordele, som er identificeret ved at sammenlægge aktiviteterne for farligt affald i Norfors og Alfa Specialaffald, forventes først at slå igennem gradvist. De fordele, som måtte slå igennem i 2017, forventes overslagsmæssigt at modsvare de transaktionsomkostninger, som der vil være i forbindelse med implementeringen af Nyt Alfa. Budgettet for 2017 forventes derfor stort set at svare til summen af de allerede godkendte budgetoverslag for farligt affald i Norfors og Alfa Specialaffald. Budgetoverslaget for 2017 er herefter: [3]
Budget 2017 Nyt Alfa Specialaffald Alfa Norfors Alfa Norfors Nyt Alfa Regnskab Regnskab Budget Budget Budget 2015 2015 2017 2017 2017 i 1.000 kr. i 1.000 kr. i 1.000 kr. i 1.000 kr. i 1.000 kr. Ordninger 12.965 4.293 13.067 3.750 15.630 Sikkerhedsrådgivning mv. 571 565 565 Basistakst 700 670 1.857 Driftsindtægter i alt 13.536 4.993 13.632 4.420 18.052 Driftsudgifter 9.289 3.496 9.425 3.188 12.613 Administration 3.326 1.082 3.909 988 4.897 Bygning 253 60 237 100 337 Afskrivning 94 20 31 7 38 Opstart af Nyt Alfa 2017 200 Driftsudgifter i alt 12.962 4.658 13.602 4.283 17.885 Finansielle indtægter 78 1 85 0 85 Driftsresultat 652 334 115 137 52 Nyt Alfa s vedtægter Opgaven med at varetage ordningerne for farligt affald er for såvel REFA, AffaldPlus og Norfors overdraget fra interessentkommunerne til det fælleskommunale affaldsselskab. Denne overdragelse er sket på lidt forskellig vis. Etablering af Nyt Alfa ændrer ikke på de bestående forhold på dette punkt. Praksis fra godkendelse af vedtægter hos Statsforvaltningen har vist, at Statsforvaltningen lægger stor vægt på, at de fælleskommunale selskaber ikke afgiver den til dem overførte kompetence videre til anden side. Der er derfor udarbejdet et oplæg til vedtægter for Nyt Alfa, som med stor omhu sikrer, at der ikke overdrages formel kompetence fra ejerne til det nye selskab. Udkast til vedtægter er udarbejdet af advokatfirmaet Bech-Bruun, som har erfaring fra udarbejdelse og godkendelse hos Statsforvaltningen af andre vedtægter for samarbejder mellem fælleskommunale I/S er. Nyt Alfa er således et selskab, der alene udfører de praktiske opgaver for ejerne, men uden nogen selvstændig kompetence. Det betyder bl.a., at ejerne skal godkende regnskab og budget. [4]
Det betyder også, at såfremt ejerne ikke er enige om en vis fælles mængde opgaver til løsning i Nyt Alfa, så opløses selskabet. Udkast til vedtægter fremgår af et særskilt dokument. Nyt Alfa s ressourcer Nyt Alfa vil fra opstarten råde over følgende fysiske aktiver: Administrationssystemet STM udviklet specielt til modtagestationer for farligt affald 1 nyere personbil på gule plader 1 ældre varebil på hvide plader 2 stk. kemikaliecontainere, hvoraf den ene er bestykket som beredskabscontainer med emballager, pakkematerialer m.v. Lejede administrationslokaler og undervisningslokale på Mogenstrup Genbrugsplads 1 arbejdsplads i Hørsholm Lejet emballagelager i Nørre Alslev Lejet emballagelager og omlasteplads på Toelt Losseplads, Kvistgaard Nyt Alfa vil fra opstarten råde over følgende personalemæssige ressourcer: 4 fultidsmedarbejdere med fra 5 til over 20 års erfaring med indsamling af farligt affald 2 deltidsmedarbejdere med fra 5 til over 20 års erfaring med indsamling af farligt affald Ud af de i alt 6 personer er 3 personer uddannede sikkerhedsrågivere for transport af farligt gods. Nyt Alfa s organisation Som nævnt overdrages der ikke selvstændig kompetence fra ejerne - de fælleskommunale affalds-i/s er - til *Nyt Alfa. Øverste beslutningskompetence ligger således hos bestyrelserne i de fælleskommunale affaldsselskaber. Disse bestyrelser udpeger repræsentanter til Nyt Alfa s bestyrelse. Der påregnes 2 repræsentanter fra hvert selskab. Da Nyt Alfa løser en ren praktisk driftsopgave, hvoraf den største del vedrører bortskaffelse af farligt affald fra genbrugspladserne, består Nyt Alfa s bestyrelse af ledelsesrepræsentanter fra hvert af affaldsselskaberne, typisk af selskabets direktør og en ledelsesrepræsentant udpeget af direktøren. Blandt bestyrelsens medlemmer nedsættes et driftsudvalg, der bistår driftschefen med varetagelse af selskabets opgaver. Der udarbejdes en forretningsorden for bestyrelsens arbejde, herunder driftsudvalget, og denne forelægges ejernes bestyrelser. Alfa s eget personale har hidtil alene beskæftiget sig med de rent faglige opgaver med farligt affald, mens øvrige administrative opgaver som bogholderi, lønadministration og sekretariatsbestand er pt. udført af ejerne mod betaling for medgået tid. Denne fordeling af opgaverne fortsætter uændret i første omgang. Organisationen ser herefter ved opstarten således ud: [5]
AffaldPlus (bestyrelse) REFA (bestyrelse) Norfors (bestyrelse) Alfa bestyrelse Driftsudvalg Bogholderi (p.t. REFA) Driftschef Medarbejdere Medarbejder Mogenstrup Hørsholm Løn og sekretær (p.t. AffaldPlus) Tidligere forpligtelser I forbindelse med etableringen af Nyt Alfa ønsker alle parter at sikre sig mod, at man ikke via sit medejerskab kan blive inddraget i forpligtelser, som påhviler en af ejerne fra tidligere eller nuværende aktiviteter. Der kan eksempelvis være tale om forpligtelser vedrørende oprydning eller afværgeforanstaltninger på forurenede grunde. Oprindeligt blev Alfa Specialaffald stiftet som et helt nyt selskab alene med et kontant indskud, men uden at overtage fysiske ejendomme, forpligtigelser i forbindelse med leje af fysiske arealer eller andet fra ejerne, altså ikke eksempelvis de tidligere modtagestationer for farligt affald. ALFA Specialaffald har således ikke overtaget eventuelle forpligtelser fra ejerne. Tilsvarende gælder for I/S Norfors. Herudover er indskrevet i vedtægterne, at ejerne ikke kan blive gjort ansvarlig for forhold, som oprindeligt vedrørte en enkelt af ejerne, eller for forhold som opstod før indtræden i Nyt Alfa. Proces for etablering af Nyt Alfa September Forelæggelse af udkast til vedtægter for ejernes bestyrelser og herefter fremsendelse til Statsforvaltningen for godkendelse Forelæggelse af udkast til takster i Nyt Alfa for ejernes bestyrelser og herefter fremsendelse til de kommuner, som ordningerne omfatter. Planlægning af fælles ordning for emballereret affald, herunder implementering i opdateret IT-system. Januar 2017 Nyt Alfa går i drift. [6]