Ejerstrategi for Deponi Syd

Transkript

1 Version 32 Den Ejerstrategi for Deponi Syd Forslag til Ejerstrategi for Deponi Syd Indledning Ejerstrategien er udtryk for Ejerkommunernes forventninger til Deponi Syds aktiviteter og udvikling. Ejerkommunernes mulighed for at øve indflydelse følger umiddelbart af vedtægterne for Deponi Syd. Ejerkommunerne ønsker med sit ejerskab af Deponi Syd at skabe de bedst mulige betingelse for fastholdelse af sammenhæng med Deponi Syd og Ejerkommunernes visioner, politikker, strategier, planer mv. Ejerkommunerne ønsker derfor et tæt samarbejde mellem Ejerkommunerne og Deponi Syd. Ejerstrategien skal - Skabe klarhed om Ejerkommunernes forventninger til Deponi Syd, for bestyrelsen, leder og medarbejdere ved Deponi Syd - Skabe sammenhæng mellem Ejerkommunernes og Deponi Syds strategi, politik og visioner - Regulere samarbejdet mellem Ejerkommunerne og Deponi Syd indenfor rammerne af selskabets vedtægtsmæssige begrænsninger og med respekt af de til enhver gældende regler og konkrete myndighedspålæg mv. Indhold Indledning Baggrund Ejerkommunernes mål for Deponi Syd Udvikling af forsyningsområdet og -selskabet Prisstrategi & forsyningssikkerhed

2 Miljøprofil Politikker, planer og indsatsområder Personaleforhold Samarbejder med brancheforeninger Økonomi Koordination og samarbejde mellem ejere og Deponi Syd Bestyrelsen Samarbejde Revision Ikrafttræden Definitioner Deponeringsaffald: i nærværende ejerstrategi dækker det over 2 kategorier. 1)blandet affald. 2)asbest affald. For øvrige kategorier som mineralsk affald og farligt affald behandles disse ikke i strategien, idet de håndteresdeponeres af andre selskaber for kommunerne. Forsyningssikkerhed: I nærværende ejerstrategi defineres forsyningssikkerhed som den kapacitet der skal til, for at ejerkommunerne kan deponere deponeringsegnet affald produceret inden for kommunegrænserne på eget deponi gældende for blandet affald og asbest løbende de næste årmed en horisont på 30 år. Baggrund Deponi Syd er et fælleskommunalt affaldsselskab ejet af kommunerne Billund, Esbjerg, Haderslev, Kolding, Vejen og Vejle. Selskabet startede i januar 2011 og modtager de 6 ejerkommuners deponiaffald. Deponi Syd ejer og driver hhv. Grindsted Deponi i Billund Kommune og Måde Deponi i Esbjerg Kommune og modtager årligt ca tons affald, herunder asbestholdigt affald, PCB-holdigt affald og affald indeholdende miljøfremmede stoffer som bly og zink. Ejerkommunernes mål for Deponi Syd Deponi Syds formål og strategiske mål Ejerkommunerne driver Deponi Syd med det formål at sikre høj forsyningssikkerhed indenfor deponering af affald, med henblik på at sikre en høj sundheds- og miljømæssig kvalitet i overensstemmelse med samfundets krav. Deponi Syds udvikling skal at ske i et tæt samarbejde med Ejerkommunerne

3 Driften skal varetages med fokus på langsigtet kapacitet til deponering af affald fra ejerkommunerne. Udvikling af forsyningsområdet og -selskabet Deponi Syd skal sikre, at værdierne i selskabet løbende optimeres gennem en effektiv drift samt løbende vedligeholdelse og udvikling af anlægsaktiver. Samtidig forventer Ejerkommunerne, at Deponi Syd bidrager til, at der er en forsyningssikkerhed for ejerkommunerne til deponering af deres affald. Prisstrategi & forsyningssikkerhed Forsyningsselskabets priser fastlægges i overensstemmelse med de til enhver tid gældende regler. Deponi Syd skal arbejde modfor at sikre stabile priser og priser der er på niveau i forhold tilmed sammenlignelige deponeringsselskaber. Systemet BEATE skal anvendes tildenne benchmarking. Deponi Syds takster interessentkommunerne imellem er solidariske. Ejerkommunerne forventer, at priserne fastsættes ved at prioritere en rimelig balance mellem, i prioriteret rækkefølge: - Forsyningssikkerhed - Langsigtede løsninger, der også tager hensyn til en nedlukning og efterbehandling af deponeringsområdet - Prisstabilitet (kan vi angive hvor meget vi vil acceptere at prisen svinger) - Priser på niveau med andre sammenlignelige deponier der samtidig understøtte, at deponering minimereskonkurrencedygtige priser der samtidig understøtte, at deponering minimeres Ejerkommunernes administration orienteres om budgetter og priser mv. forinden forsyningsselskabets bestyrelse godkender budget og priser. Miljøprofil Deponi Syd skal, i samarbejde med ejerkommunerne, drive en udvikling med at reducere affaldsmængderne til deponi i deres arbejde med deponiaffald understøtte Ejerkommunernes arbejde med at reducere affaldsmængderne til deponi. Politikker og indsatsområder Deponi Syds aktiviteter skal ses i sammenhæng med kommunens samlede indsatser på affaldsområdet. Disse indsatser er fastsat i kommunernes affaldsplaner og affaldsregulativer. Heraf følger det, at deponering af affald ikke er et mål i sig selv men en måde at håndtere det affald på, som endnu ikke kan genanvendes eller nyttiggøres. Deponi Syd kan løse konkrete opgaver for ejerkommunerne inden for deponi, hvor dette er meningsfyldt for begge parter, og hvor dette er forenelig med kommunalfuldmagten og anden relevant lovgivning. Det er ejerkommunen/ejerkommunerne hvor opgaven ønskes løst, der fastsætter serviceniveau og betaler for omkostningerne til løsning af de konkrete opgaver

4 Bestyrelsen godkender for hver valgperiode en 4 årig plan for hvilke strategiske områder, selskabet i den gældende periode skalvil have særlig fokus på med henblik på at nå ejerstrategiens mål og visioner. Planen kan fx indeholde tids- og handlingsplaner for aktiviteter og projekter i den pågældende periode. Udkast til planen udarbejdes af Deponi Syds direktør i et samarbejde med Rådgivergruppen. 1 gang årligt får Bestyrelsen en status for arbejdet med planen af Deponi Syds direktør. Personaleforhold Deponi Syd skal sikre, at selskabet er en attraktiv arbejdsplads gennem fokus på medarbejdertrivsel, ledelse og udvikling. Deponi Syd skal ligesom det gennem kompetenceudvikling, rekruttering og fastholdelse skal sikres, at de rette kompetencer til løsning af selskabets opgaver og sikring af den fortsatte udvikling, enten er tilstede i Deponi Syd eller kan tilkøbes om muligt ved en af ejerkommunerne. Ledelse og medarbejdere ved Deponi Syd forventes at bidrage til branding af Deponi Syd som en attraktiv arbejdsplads. Samarbejder med brancheforeninger Ejerkommunerne forventer, at Deponi Syd søger medlemskab af relevante faglige affaldsorganisationer med henblik på at styrke det faglige miljø. Økonomi Deponi Syd skal være et 60 selskab i henhold til den kommunale styrelseslov. Interessenterne skal indbyrdes hæfte i forhold til de registrerede indbyggertal hver interessentkommune pr. 1. januar forud for forpligtelsens aktualisering. Anlægsudgifter til deponering skal i vides muligt omfang finansieres ved, at selskabet optager lån i overensstemmelse med gældende regler for kommunal låneoptagelse. Deponi Syds udgifter til drift og administration dækkes af selskabets takst for deponering og andre indtægter efter hvile i sig selv princippet. Deponi Syds regnskabsår er kalenderåret. Regnskab med revisionsbemærkninger og de afgørelser der er truffet i forbindelse hermed skal sendes til interessenterne. Koordination og samarbejde mellem ejere og Deponi Syd Bestyrelsen Bestyrelsen for selskabet skal i videst mulig omfang tage hensyn til Ejerkommunernes prioritering: - Forsyningssikkerhed - Langsigtede løsninger, der også tager hensyn til en nedlukning og efterbehandling af deponeringsområdet - 4 -

5 - Prisstabilitet - Priser på niveau med andre sammenlignelige deponier der samtidig understøtter, at deponering minimeres Samarbejde ejerkommuner og Deponi Syd Ejerkommunerne ønsker et tæt samarbejde mellem Ejerkommunerne og Deponi Syd i forbindelse med udarbejdelse af planer, regulativer mv. og gensidig respekt for fordelingen af opgaver mellem myndighed og drift. Deponi Syd skal aktivt bidrage til udviklingen af planer og regulativer mv. i ejerkommunerne og indrette virksomhedens virke indenfor planernes grænser. Organisering Deponi Syd består af en Bestyrelse, et Forretningsudvalg og en daglig ledelse som beskrevet i vedtægterne. Til at rådgive bestyrelse og direktion med hensyn til planlægning og drift af selskabets aktiviteter samt at afstikke de nærmere retningslinjer for disse aktiviteter er der nedsat en Rådgivergruppe, som består af en administrativ medarbejderrepræsentant fra forvaltningen fra hver af interessentkommunerne. Rådgivergruppen kan efter behov nedsætte underarbejdsgrupper. Samarbejde med andre kommuner Deponi Syd vil være positive over for henvendelser fra andre deponiselskaber eller kommuner med henblik på at blive optaget som interessent i selskabet. En henvendelse vil blive vurderet i forhold til følgende punkter: - Forsyningssikkerhed - Langsigtede løsninger, der også tager hensyn til en nedlukning og efterbehandling af deponeringsområdet - Prisstabilitet - Priser på niveau med andre sammenlignelige deponier der samtidig understøtter, at deponering minimeres Organisering af administrationen Deponi Syd skal have hjemsted i en af ejerkommunerne, hvori der er et aktivt deponi. En administrationsaftale bør, såfremt det er muligt, indgås mellem Deponi Syd og den kommune, som er hjemsted for selskabet. Revision Ejerstrategien revideres mindst hvert fjerde år, første gang i Revisionen sker i forlængelse af kommunalvalget. Ikrafttræden Nærværende ejerstrategi træder i kraft xxx

6 Ejerstrategien blev godkendt på byrådsmødet i Esbjerg Kommune den XX. 2017, i VVejle Kommune den XX. 2017, I Vejen Kommune den xxx. 2017, i Kolding Kommune den xxx. 2017, i Billund Kommune den xxx 2017 og Haderslev Kommune den xxx Endelig godkendelse af Ejerstrategien er sket på bestyrelsesmødet den XX. December 2017 Underskrifter - 6 -