Kontrakt om medarbejdertilfredshedsundersøgelse

Udkast Kontrakt om medarbejdertilfredshedsundersøgelse i Region Syddanmark mellem Region Syddanmark Damhaven 12 7100 Vejle CVR-nr. 29190909 (i det følgende benævnt Region Syddanmark) og XXX (i det følgende benævnt Konsulenten) Det med blåt anført, udfyldes i forbindelse med udfærdigelse af kontrakt

2 INDHOLDSFORTEGNELSE BAGGRUND OG FORMÅL...4 1. DEFINITIONER...4 2. OPGAVEN...4 3. TIDSPLAN OG VARIGHED...4 3.1 option på yderligere undersøgelse...5 4. SAMARBEJDE OG REGION SYDDANMARKS MEDVIRKEN...5 4.1 Samarbejde...5 4.2 Region Syddanmarks medvirken...5 5. KONSULENTENS MEDARBEJDERE...5 5.1 Generelt...5 5.2 Udskiftning af medarbejdere...5 6. HABILITET...6 7. VEDERLAG OG BETALINGSBETINGELSER...6 7.1 Vederlag generelt...6 7.2 Beregning af vederlag...6 7.3 Betalingsbetingelser...7 7.3.2. Prisregulering...7 8. KONSULENTENS GARANTIER...7 9. FORSINKELSE...7 9.1 Generelt...7 10. MANGLER...8 11. MISLIGHOLDELSE I ØVRIGT...8 12. KONSULENTENS ERSTATNINGSPLIGT...8 13. FORCE MAJEURE...9 14. REGION SYDDANMARKS FORHOLD...9 15. PROFESSIONSANSVARSFORSIKRING... 10 16. RETTIGHEDER... 10 17. TAVSHEDSPLIGT... 11 18. UNDERLEVERANDØRER... 11 19. OVERDRAGELSE... 11 20. IKRAFTTRÆDEN OG OPSIGELSE... 12 21. FORTOLKNING... 12 22. TVISTIGHEDER... 12 23. UNDERSKRIFTER... 12 Bilagsoversigt:

3 Kontraktbilag 1: kravspecifikation Kontraktbilag 2: Prisbilag Kontraktbilag 3: Oversigt over medarbejdere tilknyttet opgaven Kontraktbilag 4: spørgsmål/svar

4 BAGGRUND OG FORMÅL Denne kontrakt er indgået på baggrund af EU-udbud 20 / S -. Kontrakten fastlægger Parternes indbyrdes rettigheder og forpligtelser i dette samarbejde. 1. DEFINITIONER Ved kontrakten forstås nærværende kontrakt og bilag med alle senere ændringer og tillæg. Ved opgaven forstås de ydelser, som Konsulenten skal levere i henhold til kontrakten. 2. OPGAVEN Konsulenten er forpligtet til at levere de ydelser, der fremgår af nærværende kontrakt samt dennes bilag, herunder særligt kontraktbilag 1, som beskriver Konsulentens forpligtigelser i forhold til Region Syddanmark. Såfremt Konsulenten som led i opfyldelsen af kontrakten skal udarbejde skriftligt materiale, herunder notater, rapporter og publikationer, skal sådant skriftligt materiale ved aflevering til Region Syddanmark være redigeret og korrekturlæst. Konsulenten skal udføre alle de i nærværende kontrakt og dennes bilag beskrevne opgaver samt opgaver der indgår som en naturlig del heraf, fortolket efter dansk rets almindelige regler. Såfremt der i kontraktperioden opstår tvivl om opgavens omfang, er Konsulenten forpligtet til øjeblikkeligt skriftligt at orientere Region Syddanmark herom. 3. TIDSPLAN OG VARIGHED Konsulentens arbejde begynder d. 23.04.2010 og er gældende til den 21.04.2011, medmindre Region Syddanmark vælger at gøre brug af option på forlængelse af kontraktperioden inkl. En yderligere undersøgelse, jf. Kontrakt bilag 1. Konsulenten skal ved opgaveudførelsen i øvrigt overholde de frister, som sættes af Region Syddanmark.

5 3.1 option på yderligere undersøgelse Kunden har ret til at få foretaget en yderligere medarbejdertilfredshedsundersøgelse, enten i 2011 eller 2012. Kunden skal senest tage initiativ til eventuel udnyttelse af optionen 6 måneder før Kontraktens udløb. 4. SAMARBEJDE OG REGION SYDDANMARKS MEDVIRKEN 4.1 Samarbejde Konsulenten skal i nødvendigt og rimeligt omfang indgå i samarbejde med Region Syddanmark. Konsulenten skal herunder på Region Syddanmarks anmodning deltage i møder med Region Syddanmark om opgavens tilrettelæggelse og udførelse. 4.2 Region Syddanmarks medvirken Region Syddanmark er forpligtet til at medvirke til opgavens udførelse i det omfang, det fremgår af kontrakten. Region Syddanmark står herudover i rimeligt omfang til rådighed for besvarelse af Konsulentens spørgsmål i forbindelse med opgavens udførelse. 5. KONSULENTENS MEDARBEJDERE 5.1 Generelt Konsulentens arbejde udføres af de medarbejdere, der er anført i kontraktbilag 3. Konsulenten er forpligtet til i hele perioden frem til opgavens afslutning at opretholde den til udførelse af opgaven fornødne kapacitet og viden, herunder i form af kvalificerede medarbejdere. 5.2 Udskiftning af medarbejdere Af hensyn til kontinuiteten og kvaliteten i arbejdet må udskiftning af medarbejdere ikke have indvirkning på Konsulentens udførelse af opgaven, og udskiftning af medarbejdere må ikke medføre yderligere omkostninger for Region Syddanmark. Konsulentens udskiftning af medarbejdere anført i kontraktbilag 3, andet kernepersonale, ansvarlige medarbejdere og projektledere kan ikke ske uden Region Syddanmarks skriftlige samtykke.

6 Konsulenten skal informere Region Syddanmark om en påtænkt udskiftning af en sådan medarbejder samt angive en begrundelse for udskiftning. Konsulenten skal efter Region Syddanmarks anmodning udskifte en nøglemedarbejder, såfremt Region Syddanmarks anmodning er rimeligt begrundet. 6. HABILITET Af hensyn til uafhængigheden, troværdigheden og pålideligheden ved opgavens udførelse er Konsulenten forpligtet til at drage omsorg for, at hverken Konsulenten eller de hos Konsulenten ansvarlige og deltagende medarbejdere yder eller har ydet rådgivning til klienter i forbindelse med opgaver, som vil kunne medføre tvivl om Konsulentens habilitet. Konsulenten forpligter sig til at oplyse Region Syddanmark om alle opgaver, der måtte kunne give anledning til tvivl herom. 7. VEDERLAG OG BETALINGSBETINGELSER 7.1 Vederlag generelt Konsulentens vederlag fremgår af kontraktbilag 2. Vederlaget er angivet i DKK. Hertil skal lægges moms. Ved ændring af gældende danske afgifter skal den del af vederlaget, der endnu ikke er kommet til udbetaling, reguleres med den økonomiske nettokonsekvens af ændringen, således at Konsulenten og Region Syddanmark stilles uændret. Rejseudgifter er indeholdt i vederlaget. 7.2 Beregning af vederlag Beregning af leverancen udgør en fast pris for gennemførelse af medarbejdertilfredshedsundersøgelse pr. medarbejder. Betalingen falder i 4 rater pr. år bagudrettet kvartalsvis. Andre ydelser afregnes på baggrund af priserne anført i kontraktbilag 2. Evt. ydelser udenfor gældende aftale faktureres særskilt og til pris der aftales mellem Region Syddanmark og Konsulenten.

7 7.3 Betalingsbetingelser Betalingsbetingelserne er løbende måned plus 30 dage efter levering og Kundens modtagelse af fyldestgørende elektronisk faktura. Fakturering sker under henvisning til EAN nummer 5798002569599 og personreferencenummer 9000017050 7.3.2. Prisregulering Priserne er faste i den ordinære kontraktperiode og kan tidligst reguleres pr. den 24.04.2011 med virkning for evt. forlængelsesperiode. Herefter reguleres prisen hver 12. måned. Priserne angives for det niveau, der gælder for 2010 i faste priser. Alle priser reguleres i 2011 med udgangspunkt i nettoprisindekset okt. 2009 okt.2010 Ved forsinket betaling er Konsulenten berettiget til at beregne renter i henhold til rentelovens bestemmelser. 8. KONSULENTENS GARANTIER Konsulenten garanterer, at den ydede undersøgelse og konsulentbistand opfylder de i kontraktbilag 1 angivne krav, og at den leverede ydelse omfatter alle de forhold og den rådgivning, som Region Syddanmark med føje kan forvente i henhold til kontrakten. Konsulenten garanterer, at denne i hele perioden frem til afslutning af opgaven opretholder den til udførelse af opgaven fornødne kapacitet og viden, herunder i form af kvalificerede medarbejdere. 9. FORSINKELSE 9.1 Generelt Overskrider Konsulenten en af de tidsfrister, der sættes af Region Syddanmark foreligger der forsinkelse. Såfremt Konsulenten må forudse, at der er risiko for forsinkelse, skal Konsulenten straks underrette Region Syddanmark herom og om baggrunden herfor samt om den forventede tidsmæssige varighed for færdiggørelsen af opgaven. Konsulenten skal ved risiko for forsinkelse tilbyde at indsætte yderligere medarbejdere for at

8 undgå eller overvinde forsinkelsen, selv om dette måtte ligge ud over rammerne for omfanget af allokerede medarbejdere. Såfremt Konsulentens arbejde forsinkes som følge af mangelfuld medvirken fra Region Syddanmark, jf. punkt 5.2. 1. afsnit, er Konsulenten forpligtet til straks at advisere Region Syddanmark herom. Adviseres Region Syddanmark ikke straks, fortaber Konsulenten retten til at gøre indsigelser begrundet i forsinkelser, der skyldes dette forhold. Reglerne i punkt 12 om øvrige beføjelser finder tilsvarende anvendelse. 10. MANGLER Der foreligger en mangel ved Konsulentens ydelser, såfremt disse ikke opfylder de krav som fremgår af kontrakten eller dennes bilag, såfremt ydelserne ikke lever op til god skik inden for det pågældende brancheområde, eller såfremt ydelserne i øvrigt ikke er, som Region Syddanmark med føje kunne forvente. Såfremt der konstateres mangler ved Konsulentens ydelser, er Region Syddanmark berettiget til at kræve disse mangler afhjulpet inden for en af Region Syddanmark fastsat passende kort frist eller at forlange et forholdsmæssigt afslag i Konsulentens vederlag. Region Syddanmark kan hæve kontrakten, såfremt der forekommer væsentlige mangler, som ikke udbedres af Konsulenten inden for en af Region Syddanmark fastsat passende kort frist. 11. MISLIGHOLDELSE I ØVRIGT Om Region Syddanmarks øvrige beføjelser i anledning af Konsulentens misligholdelse gælder dansk rets almindelige regler. 12. KONSULENTENS ERSTATNINGSPLIGT Konsulenten er erstatningspligtig overfor Region Syddanmark efter dansk rets almindelige regler. Erstatningspligten omfatter ikke driftstab, tabt avance eller andet indirekte tab.

9 13. FORCE MAJEURE Leverandøren er ansvarlig for misligholdelse af kontrakten, med mindre misligholdelsen skyldes forhold, Kunden bærer ansvaret eller risikoen for, eller skyldes force majeure. Force majeure foreligger, når korrekt opfyldelse af kontrakten er umulig og dette skyldes ekstraordinære omstændigheder, som Leverandøren ikke kunne afbøde og ikke burde have forudset så som krig, usædvanlige naturbegivenheder, brand, strejker eller lockouts. For så vidt angår strejker og lockouts er det en betingelse, at disse forhold ikke blot rammer Leverandørens virksomhed. Leverandøren er forpligtet til i videst muligt omfang at opretholde et nødberedskab. Kunden er ansvarsfri under samme betingelser som Leverandøren, jf. 13.1 Hver part afholder egne omkostninger / bærer egne tab som følge af en force majeure begivenhed. Hvis opfyldelsen af Kontrakten helt eller på væsentlige punkter har været umuliggjort på grund af force majeure i en sammenhængende periode på mere end 60 dage eller i mere end 100 dage i en periode på 1 år, kan Kunden vælge at ophæve kontraktforholdet. I så fald gælder pkt. 13.3. 14. REGION SYDDANMARKS FORHOLD Såfremt opgaveudførelsen forsinkes på grund af, at Region Syddanmark ikke yder den forudsatte medvirken til udførelse af opgaven, udskydes de efterfølgende tidsfrister med et til forsinkelsen svarende antal dage, dog ikke fra et tidligere tidspunkt end Konsulentens skriftlige afgivelse af skriftligt påkrav herom til Region Syddanmark. Betalinger udskydes tilsvarende, men Konsulenten har krav på renter med rentelovens sats i forsinkelsesperioden. Såfremt udskydelsen medfører ekstra arbejde for Konsulenten faktureres dette særskilt. Om Region Syddanmarks misligholdelse af betalingsforpligtelser og om Region Syddanmarks fordringshavermora gælder dansk rets almindelige regler. Indirekte tab, herunder driftstab og tabt avance, erstattes dog ikke.

10 15. PROFESSIONSANSVARSFORSIKRING Konsulenten skal opretholde professionsansvarsforsikring til dækning af krav under kontrakten. Konsulenten skal på Region Syddanmarks anmodning dokumentere, at dette krav er opfyldt. 16. RETTIGHEDER Indsamlede rådata såvel som beregnede indeks tilhører Region Syddanmark. Ved evt. udlevering af data fra målingen fra Konsulenten til Region Syddanmark sikres medarbejdernes fulde anonymitet. Data og forretningsoplysninger udleveret fra Region Syddanmark til Konsulenten er fortrolige og opbevares forsvarligt således at enhver videregivelse til tredjemand af sådanne oplysninger forhindres. Alle beregningsmetoder og statistiske modeller, som tages i anvendelse i medarbejdermålingerne, tilhører Konsulenten med mindre andet skriftligt er aftalt. Konsulenten indestår for, at Konsulentopgaven ikke er i strid med andres rettigheder herunder patent- og mønsterrettigheder, varemærker eller eventuelle ophavsrettigheder. Region Syddanmark har ret til at foretage uddrag fra resultater og data, samt til at offentliggøre og udlevere disse til tredjemand. Region Syddanmark har ret til, efter udløbet af kontraktperioden, at gentage undersøgelsen med samme spørgerammer uafhængigt af Konsulenten. Rettighederne erhverves i takt med opgavens udførelse, forudsat Region Syddanmark betaler Konsulenten vederlag i overensstemmelse med kontraktens bestemmelser herom. Konsulenten indestår for, at Konsulenten har ret til at benytte de anvendte metoder og værktøjer. Konsulenten har ret til at anvende den generelle viden, der erhverves, i andre sammenhænge, herunder overfor tredjemand. Dog skal Region Syddanmarks anonymitet altid sikres, medmindre andet på forhånd er skriftligt aftalt.

11 17. TAVSHEDSPLIGT Konsulenten og dennes personale skal iagttage ubetinget tavshed med hensyn til oplysninger vedrørende Region Syddanmarks eller andres forhold, som der opnås kendskab til i forbindelse med opfyldelse af denne kontrakt. Konsulenten pålægger alle underleverandører og andre, der bistår Konsulenten med opgaven, en tilsvarende forpligtelse. Konsulenten må ikke uden Region Syddanmarks forudgående skriftlige tilladelse udsende offentlige meddelelser om denne kontrakt eller offentliggøre noget om kontraktens eller konsulentopgavens indhold. Konsulenten er dog berettiget til at bruge Region Syddanmark som simpel reference, men må derudover ikke benytte Region Syddanmarks navn i markedsføringsøjemed uden Region Syddanmarks skriftlige samtykke. 18. UNDERLEVERANDØRER Konsulenten kan ikke uden Region Syddanmarks skriftlige samtykke overlade kontraktens opfyldelse til underleverandører, med mindre dette udtrykkelig er angivet i kontrakten eller dennes bilag. Underleverandører skal godkendes af Region Syddanmark. Overlades udførelsen efter aftale til en underleverandør, hæfter Konsulenten for underleverandørens opfyldelse af kravene i kontrakten og dennes bilag på ganske samme måde som for sine egne forhold. Underleverandører kan ikke i medfør af kontrakten rejse nogen former for krav overfor Region Syddanmark, hverken betalingskrav eller erstatningskrav. 19. OVERDRAGELSE Region Syddanmark har ret til at overdrage sine rettigheder og forpligtelser efter denne kontrakt til en anden offentlig institution eller en institution, der ejes af det offentlige eller i det væsentlige drives for offentlige midler. Konsulenten kan ikke uden Region Syddanmarks skriftlige samtykke overdrage sine rettigheder og forpligtelser ifølge denne kontrakt til tredjemand eller overlade kontraktens opfyldelse til underleverandører.

12 20. IKRAFTTRÆDEN OG OPSIGELSE Kontrakten træder i kraft ved underskrivelsen. Kontrakten kan opsiges af Region Syddanmark med 30 dages skriftligt varsel. Konsulenten er berettiget til vederlag for faktisk udført arbejde, jf. kontraktbilag 2. 21. FORTOLKNING De til denne kontrakt hørende bilag anses for en integreret del af kontrakten. Henvisning i denne kontrakt til en bestemmelse deri, omfatter også de til kontrakten hørende bilag. Såfremt der måtte være uoverensstemmelse mellem kontraktens ordlyd og ordlyden af kontraktens bilag, har selve kontrakten forrang frem for bilagene. 22. TVISTIGHEDER Kontrakten er undergivet dansk ret. Såfremt der opstår en uoverensstemmelse mellem parterne i forbindelse med kontrakten, skal parterne indlede forhandlinger med henblik på at løse tvisten. Om nødvendigt skal forhandlingerne søges løftet op på højt plan i parternes organisationer. Når ovennævnte har været forsøgt, er hver af parterne berettiget til at kræve uoverensstemmelsen afgjort endeligt ved de almindelige domstole med værneting i Kolding. 23. UNDERSKRIFTER (sted og dato) xxx (Konsulenten) (sted og dato) xxx Region Syddanmark

13 (sted og dato) HR direktør Region Syddanmark Nærværende Kontrakt er udfærdiget i to enslydende eksemplarer, hvoraf Konsulent og Region Syddanmark har et eksemplar hver.