FARUM TENNISKLUB REFERAT AF GENERALFORSAMLING DEN 14 APRIL 2015 Deltagere fra Bestyrelsen: Formand Michael Zwinge, bestyrelsesmedlemmer Signe Versterre, Sidsel Sommer og Jeanne Laisbo. Suppleanter Stig Frederiksen og Henrik Fehrn. Max Frederiksen var inviteret af bestyrelsen. Der var ca. 60-70 fremmødte til Generalforsamlingen som blev afholdt på bane 3. 1. Valg af dirigent Bestyrelsen peger på Peter Gottlieb som dirigent. Peter blev enstemmigt valgt. Dirigenten kunne konstatere, at indkaldelsen var udsendt rettidigt til alle medlemmer samt at generalforsamlingen i øvrigt var lovlig i alle henseender i henhold til vedtægterne. 2. Formandens beretning. Formanden fremlagde sin beretning som vedlægges på hjemmesiden. Der var spørgsmål vedr. beretningens visioner og klubbens fremtid? - Bestyrelsen vil arbejde henimod en målsætning i en eventuel ny periode, da vi har haft travlt med andre områder, inklusiv økonomien i klubben. Spørgsmål om hvad formålet er at ansætte en cheftræner? - Vi skal have en overordnet ansvarig for at lægge linjerne for træningen, det synes vi er nødvendig. Der var flere spørgsmål vedr. klubmodul? - Vi arbejder på at få det forbedret, hvis det ikke lykkes må vi skifte det ud, men da andre systemer er meget dyrere, forsøger vi om vi kan overleve med klubmodul indtil videre. De krav vi har stillet til klubmodulsystemet, har ikke været gode nok, og det er vi ved at forbedre. Spørgsmål om hvordan Bestyrelsen forholder sig til skolereformen? - Bestyrelsen vil arbejde med dette efterfølgende. Spørgsmål om hvordan Bestyrelsen ser udviklingen i medlemstallet - Vi forventer en medlemsstigning på ca. 5%, hvilket der er budgetteret med. Beretningen blev godkendt. 3. Udvalgenes beretning. A) Vedligeholdsudvalget blev fremlagt af en skriftlig del fra Jens Larsen, der ikke kunne deltage. Spørgsmål om LED lys til EL-besparelse, Mogens kender et system fra Skovshoved som DONG har installeret. - Bestyrelsen har planer om en el besparelse og vil snarest få sat det i værk, måske også med solceller på taget. God idé med LED lys, kommunen vil evt. støtte solcellerne.
Spørgsmål om forhandlinger med kommunen om udendørsbanerne. - Der er indledt forhandlinger og der foreligger et budget. Det drejer sig om centre Court evt. skal ændres til minitennis, reparation af Hard Court banerne og evt. køb af klubhus. Bolden ligger hos kommunen og vi afventer deres svar. Spørgsmål til status med revner i taget - Der arbejdes fortsat med problemet og der er intet nyt. Det blev fremlagt at forhandlinger stadig er i gang med kommunen, herunder om tribunen og bane 3+4. Tingene tager lang tid og det er ikke nemt. Der var møde for 2 uger siden og der er fremlagt et budget for disse områder. Bane 1 er livsfarlig, det er kommunens anlæg, så der er lagt en plan. Omlægning af grusbaner og Hard Court baner er også med. Bolden ligger hos kommunen omkring forslag og finansiering. Man vil gerne finde en større aftale omkring klubhus og baner, herunder centre Court. Kommunen synes det lyder spændende. Spørgsmål til minitennis banen, den er ikke i god stand. - Banen indgår i betragtningerne. Spørgsmål til Medi baner (orange baner), hvad er planerne for disse? - Der arbejdes på dette, at lave 4 stk. på centre Court, så disse er omfattet. Beretningen blev enstemmigt godkendt. B) Sportsudvalgets beretning v. Signe. Udvalget har 5 hovedområder: Motionistudvalget og Veteranudvalget: Består af Steen, Ulla, Søren og Frank, de har været meget selvkørende. Arrangerer turneringer og KM, Beginners Open. Siden sidste GF skabt onsdagstræf, ny indmeldte møder op, meget positive og der er fokus på det. Fortsat et initiativ der forbliver hele sommeren. Formiddagstennis også stadig en stor succes, men de opfordrer til at flere melder sig til dette udvalg, da Steen selv træder ud efter udendørssæsonen. Opfordrer ligeledes til at specielt herre spillere melder sig til de forskellige arrangementer. Truls nævner at et evt. samarbejde med Hareskov-Værløse vil være en god mulighed for at øge samarbejdet inden for motionistdelen. Pinseturnering afholdes den 25/5. Ungdomsudvalget og turneringsudvalget: flot arbejde de har selv stået for turneringer og afholdt dem og fået det hele til at glide. Klubben har fået ansat Søren som ny cheftræner, og han er startet 1/4. Siden Morten stoppede, har Truls, Nils Trier, Mark og Timm været en stor hjælp, tak til dem. Det nye team består nu af: Søren, Truls, Kim, Philip, Bjørn, Esther og Hiwa. Frivillige søges til at hjælpe ved turneringerne, så meld jer gerne.
Junior (Ungdomsudvalget) Der henvises til referat fra udvalget. Man ønskes større samarbejde med trænerteamet. Der kommer snart et opslag i klubben om vores trænere, hvor man vil kunne bestille enetimer hos nogle af dem. Der skal ses på frikortsordningen henover sommeren. Der lyder en stor tak til alle dem som hjælper, herunder Kim, Niels Engelhardt og Jens Haase som yder et kæmpe stykke arbejde i at arrangere og afholde turneringer, virkeligt flor, stor tak. Turneringer er vigtige, da de kan øge indtægterne til klubben. Flere frivillige søges til at hjælpe ved turneringer. Seniorudvalget: et udvalg der vel er eksisterende, men da der kun er 10 medlemmer, giver det ingen mening af have det fortsat. Det er vigtigt at vi arbejder på tværs af udvalgene, og vi arbejder på at lave et frivillighedsudvalg i fremtiden. Beretningen blev enstemmigt godkendt. 4. Fremlæggelse af revideret regnskab til godkendelse og decharge for bestyrelsen v. Jeanne. Det har været en stor mundfuld at sætte sig ind i klubbens økonomi. Herudover, har det været en stor opgave at være kasserer i denne klub, hvorfor vi har nedsat et økonomiudvalg: Stig, Jeanne og Max. Max som har ydet en stor hjælp, er revisor og næsten gratis. Det eneste vi betaler for, er den reelle bogføring. Vi har i nuværende måned et Cash flow overtræk på 150.000,- som varer 3 uger ind i april, indtil kontingenterne kommer ind 1/5. Stig står for sponsoraftaler, mange af de nuværende sponsorer har vi ikke fået penge for i 3-4 år. Da vi har haft restancer tilbage til sept. 2014 har det været en stor opgave at få dem indkrævet eller ophævet hvis de var fejl i regnskabet. Problemet med økonomien er, at vi er underlagt bankens og medlemmernes goodwill. For banken vil ikke indfri medlemmernes ønsker, og vi har endnu ikke pengene til det. Spørgsmål om tilskud til trænerne ser ud til at være forsvundet? - Det er lagt sammen under ét punkt Aktivitetstilskud. Spørgsmål til slutbeløb for indtægter for turneringer, når banelejen er trukket fra? - Svært at sige generelt, men en indtægt på kr. 1.000- kr. 5.000 pr. turnering. Der var flere mindre spørgsmål til regnskabet som blev afklaret. Spørgsmål om når vi nu ikke har mistet medlemmer, hvad skyldes så indtægtsnedgangen? - Revisoren har bemærket en nedgang på 19%, men trænerlønninger er steget med et lignende beløb. Herudover, mangler der opkrævninger der først er sket i 2015 og fortsat arbejde med. Regnskabet blev godkendt uden yderligere bemærkninger.
5. Behandling af indkomne forslag Forslag 1 modtaget fra Bengt Albjerg om Benyttelse af klubbens anlæg. Forslaget blev uddybet og diskuteret. Der var ganske få der stemte for, så forslaget blev forkastet. Forslag 2A modtaget fra Henrik Nagel om at afbookningsreglen på kontrakt baner ændres så der i lighed med tidligere er fri afbookning helt frem til spille tidspunkt, samt at man i klubmodul selv kan "sætte sin kontakt time i banken" som man kunne i Globus data. Der var ganske få der stemte for så forslaget blev forkastet. Forslag 2B modtaget fra Henrik Nagel om rabat på timeprisen når der tegnes kontrakt. Forslaget blev kort diskuteret. Der var ganske få der stemte for så forslaget blev forkastet. Forslag 2C modtaget fra Henrik Nagel om at der IKKE skal være loft over antal gæstespil indendørs. Forslaget blev kort diskuteret. Der var ganske få der stemte for så forslaget blev forkastet. Forslag 2D modtaget fra Henrik Nagel om at der i klubmodul kan indbetales til en saldo, hvorfra der trækkes efter hånden som man booker baner. Forslaget blev droppet, da det teknisk ikke kan lade sig gøre lige nu. Forslag 2E modtaget fra Henrik Nagel hvor det foreslås at FTK får et site på Facebook. Dette findes allerede i dag, så forslaget blev droppet. Forslag 3 modtaget fra Ole Midtgaard om Deltagelse på generalforsamlinger med fuldmagt. Forslaget blev vedtaget med stor opbakning. Vedtægtsændring skal dermed foretages.
Forslag 4A fra Bestyrelsen vedrørende afbooking af faste banetimer og erstatningstimer skal ske med 14 dages varsel imod de nuværende 8 dage. Forslaget blev med stor opbakning forkastet. Forslag 4B fra Bestyrelsen vedr. en kontingentforhøjelse på ca. 7% forhøjelse af årskontingentet fra kr. 1.650,00 til kr. 1.780,00. Forslaget blev vedtaget med stor opbakning, gældende for alle kontingenttyper. 6. Fremlæggelse af budget, herunder kontingent og eventuelt medlemstilskud til godkendelse Budgettet blev fremlagt af Max. Spørgsmål til manglende finansiering af kr. 400.000 i samlet løn af trænerne kr. 1,4 mio og tilsvarende indtægter på kr. 1,0 mio. - Dette inkluderer aftrædelsesløn til tidligere Cheftræner. Kommunen giver et instruktør tilskud, så juniorerne betaler ikke fuldt for træningen selv. Budgettet blev godkendt med stor opbakning. 7. Valg af bestyrelse. Formand Michael Zwinge blev uden modkandidat og med akklamation genvalgt. Sekretær Sidsel Sommer blev uden modkandidat og med akklamation genvalgt. Anlægs og vedligeholds formand Jens Larsen blev uden modkandidat og med akklamation genvalgt. Suppleanter Stig Frederiksen og Henrik Fehrn blev uden modkandidat og med akklamation genvalgt. 8. Valg af 2 revisorer (vælges hvert år) og valg af 1 revisorsuppleant Frank Bengtson og Tage Smith blev uden modkandidat og med akklamation genvalgt. Lars Peter Haahr blev valgt som ny revisorsuppleant. 9. Eventuelt. Bente siger med opbakning fra forsamlingen tak til bestyrelsen for det store arbejde, og mener vi skal være fritaget for kontingent. Der var stor enighed i forsamlingen om kontingentfrihed for bestyrelsen. Poul Henning siger tak for en bestyrelse der kan bringe klubben videre i en god åben dialog, indbyrdes forståelse og tillid. Og at der også fortsat venter bestyrelsen en stor opgave, i både at holde budgettet, men også få klubben til at samarbejde på tværs af aldersgrupper
Henrik Fehrn knytter en kommentar til klubmodul, det blev vedtaget i sin tid fordi man mente det var det bedste for at få styr på medlemmerne og økonomistyringen. Det har desværre vist sig ikke at være så funktionelt som vi troede. Man vil se på om vi skal beholde og udvikle Klubmodul eller skifte til et andet system, men lige nu er det Klubmodul vi bruger, af hensyn til klubbens økonomi. Så må vi prøve at få det til at være mere brugervenligt. Husk at betale med dankort, det gør det meget nemmere at administrere. Taget er utæt, firmaet der har bygget hallen er gået konkurs. Brixtofte lagde nyt tag på som foræring til klubben. Taget er vores, men der er ingen garanti på taget længere. Tak for en god generalforsamling