Referat DIREKTIONSMØDE Tid: Onsdag den 19. februar 2014 kl. 08.15-11.00 Sted: SB s kontor i nr. 27. Deltagere: Kopi til: Søren Brixen (SB), Karen Friis Nielsen (KFN), Birgit Gjøl Nielsen (BGN), Troels Rasmussen (TR) og Steen Tinning (ST). Peter Mortensen (PM) deltog i behandlingen af punkterne 2. og 22. Lars Rasmussen deltog i behandlingen af punkt 24. Øvrige ledere på landskontoret. DGI ledelsessekretariat Dagsorden: 1) Godkendelse af dagsorden. Dagsordenen blev godkendt. 2) Opfølgning på møde i DGI Adm. Ledelse den 6. februar 2014. Direktionen skal følge op på møde i DGI Adm. Ledelse den 6. februar 2014. Medbring venligst det udsendte referat. Direktionen gennemgik det udsendte referat. DGI Ledelsessekretariat tager initiativ til at kortlægge de aktuelle årshjul for landsdelsforeningernes budgetarbejde. ST. 3) Opfølgning på møde den 18. februar 2014 vedr. 25-50-75 visionen. Direktionen skal følge op på møde vedr. vision 25-50-75 den 18. februar 2014. Medbring venligst det udsendte materiale. SB orienterede om mødet, som havde været godt og konstruktivt. Et tilsvarende møde afholdes som planlagt i DGI-byen den 25. februar 2014. 4) 25-50-75 visionen. Direktionen skal forberede møde i arbejdsgruppen vedr. 25-50-75 visionen, den 20. februar 2014. Fortroligt. 4.1 Udkast til referat af møde i arbejdsgruppen den 23. januar 2014. 4.2 Dagsorden for møde i arbejdsgruppen den 20. februar 2014. Direktionen drøftede den udsendte dagsorden for mødet i arbejdsgruppen den 20. februar 2014. TR oplyste, at fire af de seks arbejdsgrupper vedr. udvalgte idrætter holder deres første møde inden den fælles DGI-DIF konference 7. marts 2014. Torben Bundgaard, DIF, vil sammen med KFN fungere som processtyrer ved den fælles konference.
5) Kvartalsrapport Q4, 2013. Direktionen skal drøfte den redigerede og kommenterede kvartalsrapport med henblik på efterfølgende behandling på hovedbestyrelsens møde den 26. februar 2014. 5.1 Kvartalsrapport, fjerde kvartal 2013, som redigeret på baggrund af direktionsmøde 5. februar 2014. Fortroligt. 5.2 Kvartalsrapport fjerde kvartal 2013. Direktionens kommentarer. Udkast. Direktionen drøftede det udsendte udkast til direktionens kommentarer til kvartalsrapporten for fjerde kvartal 2013. Udkastet tilrettes på baggrund af drøftelsen og videresendes til HB. ST. HTH opfordres til at holde møde med Maja Bursøe vedrørende den grafiske opsætning af fremtidige kvartalsrapporter. ST. 6) SPOTA på baggrund af tilbagemeldinger fra landsdelsforeningerne. I forlængelse af fællesmødet den 8. december 2013 mellem hovedbestyrelse, landsdelsforeninger og repræsentanter for landsudvalg har alle landsdelsforeninger fastlagt konkrete mål for indsatsen på både indsatsområder og satsningsområder. Direktionen skal drøfte en samlet oversigt med henblik på efterfølgende drøftelse på hovedbestyrelsens møde den 26. februar 2014. 6.1 Målregistreringsskema Direktionen drøftede den udsendte oversigt og noterede, at der er lagt op til en bred og omfattende realisering af årsmødebeslutningen om skarpere prioritering. ST undersøger enkelte uklarheder forud for udsendelse af materialet til HB. 7) Aktivitetsudviklingen i DGI. Kvartalsrapporten for tredje kvartal 2013 blev drøftet på hovedbestyrelsens møde den 6. november 2013 og det blev aftalt at der burde gennemføres en analyse af det faldende aktivitetsniveau i DGI. Kvartalsrapporten for fjerde kvartal rummer tal for 2013 som helhed og sandsynliggør at der fra 2012 til 2013 snarere er tale om en stagnation frem for et egentligt fald. Der er dog stadig grund til at se nærmere på områder inden for DGI Badminton, DGI Fodbold, DGI Håndbold og DGI Tennis. Direktionen skal drøfte et oplæg vedrørende det fremtidige analysearbejde med henblik på efterfølgende drøftelse på hovedbestyrelsens møde den 26. februar 2014. 7.1 Oplæg vedr. det fremtidige analysearbejde. Direktionen drøftede det udsendte oplæg. Oplægget justeres på baggrund af drøftelsen og videresendes til HB. ST. 8) Forberedelse af fælles konference med DIF den 7. marts 2014. Direktionen skal drøfte forberedelsen af den fælles konference med DIF den 7. marts 2014. Punktet behandles på næstkommende direktionsmøde den 26. februar 2014.
9) Forberedelse af temamøde den 8. marts 2014 vedr. organisationsbudget Direktionen skal drøfte forberedelsen af temamødet den 8. marts 2014 mellem hovedbestyrelse, landsdelsforeningsformænd og direktører vedrørende organisationsbudget 26. februar Punktet behandles på næstkommende direktionsmøde den 2014. 10) Forberedelse af landsledelsesmøde den 8. marts 2014. Direktionen skal forberede landsledelsesmødet den 8. marts 2014. Medbring venligst det udsendte dagsordensmateriale. Punktet behandles på næstkommende direktionsmøde den 26. februar 2014. 11) S2018. Punktet udgår. 12) Landsstævne 2013 i Esbjerg Evaluering. DGI Sponsor & Event har i samarbejde med DGI Ledelsessekretariat udarbejdet en kortfattet sammenfattende evaluering af L 2013. Den sammenfattende evaluering peger blandt andet på At det lykkedes at realisere de fem overordnede målsætninger med L 2013. At det lykkedes at planlægge og afholde et landsstævne med et overskud på cirka 3,9 mio. kr. At den rekrutteringsstrategi som blev vedtaget på årsmødet i 2010 har fungeret godt i gymnastik, men ikke mange andre steder. At rekrutteringsforløbet startede for tidligt. At fakta vedrørende idrætternes indhold, deltagerpris og fysiske rammer skal være på plads når rekrutteringen starter. At det ikke lykkedes at opfylde rekrutteringsmålsætningerne for håndbold og fod bold. At tre idrætter havde færre end 70 deltagere (agility, basketball og bordtennis). At der er behov for at afklare hvordan vi håndterer en stor åbenhed for publikum og borgere samtidig med ønsket om 20 25.000 betalende deltagere. At organiseringen i én samlet organisation var en god idé og at der er plads til forbedringer. At DGI s interne organisering af landsstævnearbejdet kan blive skarpere. Direktionen skal drøfte den sammenfattende evaluering med henblik på efterfølgende behandling på hovedbestyrelsens møde den 26. februar 2014. 12.1 L2014 Evaluering. Direktionen drøftede det udsendte bilag, som udbygges forud for udsendelse til HB. ST. 13) Kendskabsanalyse og kvantificering af DGI s typologier. På baggrund af direktionsmødet den 5. februar 2014 har DGI Kommunikation & Marketing udbygget den foreløbige version af resumé og anbefalinger vedrørende kendskabsanalyse og kvantificering af DGI s typologier. Direktionen skal drøftede den udbyggede version med henblik på efterfølgende behandling på hovedbestyrelsens møde den 26. februar 2014.
Medbring eventuelt det fortrolige bilagsmateriale som blev udsendt til direktionens møde den 5. februar 2014. Fortroligt. 13.1 Udbygget version af resumé og anbefalinger vedr. kendskabsanalyse. Direktionen drøftede det udsendte udkast til resumé og anbefalinger. Det tydeliggøres, at materialet er til orientering for hovedbestyrelsen. ST. 14) Typologiundersøgelse. Bliver behandlet som del af punkt 13. 15) Forslag til ny forretningsorden for HB. I forlængelse af HB-mødet den 22. januar 2014 har DGI Ledelsessekretariat udarbejdet et fornyet forslag til ny forretningsorden for HB. Det er præciseret at materiale til HB-møderne udsendes senest fire dage før mødet, således at der er en weekend mellem udsendelse og mødets afholdelse. Det er endvidere en konsekvens af forslaget at bilag til HB-møderne fremover ikke kan findes i Hovedbestyrelsens web-lokale, men alene i grupperum. Direktionen skal drøfte forslaget til ny forretningsorden med henblik på efterfølgende behandling på hovedbestyrelsens møde den 26. februar 2014. 15.1 Forslag til ny forretningsorden til HB. Direktionen drøftede det udsendte forslag til ny forretningsorden for HB. Direktionen indstiller forslaget til godkendelse. 16) Det fremtidige arbejde med udemotion. Direktionen skal drøfte den fremtidige ansvars- og kompetencefordeling på området udemotion med henblik på efterfølgende drøftelse i hovedbestyrelsen. 16.1. Indstilling til HB vedrørende det fremtidige arbejde med udemotion. Direktionen drøftede den udsendte indstilling. Direktionen bakker op om indstillingen med en enkelt sproglig justering. Videresendes til HB. ST. 17) Bestyrelse Karpenhøj. Udpegninger. Punktet udgår. 18) Kompetencegruppe vedrørende idræt for seniorer. Direktionen skal drøfte et forslag til kommissorium for en kompetencegruppe vedrørende idræt for seniorer med henblik på efterfølgende behandling i hovedbestyrelsen. 18.1 Kommissorium. Direktionen drøftede det udsendte forslag til kommissorium. Direktionen indstiller forslaget til godkendelse i hovedbestyrelsen under forudsætning af, at kompetencegruppen fastsætter målbare mål og succeskriterier for sit arbejde. Videresendes til HB. ST. 19) Ansøgning til DGI s Udviklingspulje. Punktet udgår.
20) Ansøgning til DGI s Lånefond. Der resterer inden behandlingen af denne ansøgning 2 mio. kr. i lånefonden i 2014. Ansøger Projekttitel: Formål: Samlet budget: Ansøgt beløb: Andre bidragsydere og beløb: Resumé: Indstilling: Spjald Gymnastikforening Etablering af multisal At skabe faciliteter til gymnastikken i sammenhæng med de øvrige idrætsaktiviteter i Spjald. Derudover ønsker man at skabe mere kapacitet til fitness, samt andre nye idrætstilbud. 5.250.000kr 750.000kr Anslået værdi af evt. frivillig arbejdskraft Tilskud fra kommunen Indsamlinger ved private el. lign. Lån i realkreditinstitutioner Andre lån / Tilskud fra fonde / Mv. 250.000kr 250.000kr 1.500.000kr 2.000.000kr 500.000kr Spjald Gymnastikforenings aktiviteter foregår i dag på 3 forskellige lokaliteter som ligger spredt i og omkring Spjald. Ved at etablere en multisal som en del af Spjald Idrætscenter vil man her skabe kapacitet til at samle aktiviteterne ét sted. Derved forventes det at foreningen dels kan tiltrække og fastholde flere medlemmer i gymnastikforeningen og dels regner man med at Spjald Fitness lave større hold til deres aktiviteter. Derudover har man planer om at lave tiltag for et idrætstilbud for de 12-16 årige på tværs af foreningernes idrætsgrene, ligesom man vil lave et tilbud til børn om eftermiddagen som skal styrke overgangen imellem Skole/SFO og foreningslivet. En øget fortætning af aktiviteter, faciliteter og foreninger i Spjald forventes at kunne styrke foreningerne generelt, men især gymnastikforeningen i dag er spredt ud over flere faciliteter. Selve etableringen af en multisal ved det eksisterende idrætscenter skaber ikke nødvendigvis et stærkere foreningsliv og flere medlemmer. I dette projekt, hvor der er samtidigt fokus på en række øvrige aktivitetstiltag, vurderes projektet dog umiddelbart at kunne skabe et stærkere foreningsliv og ikke mindst flere aktive. Organiserede, såvel som uorganiserede. Det indstilles at ansøgningen imødekommes. Baggrundsmateriale ligger i direktionens grupperum. Indstillingen blev godkendt. 21) Forberedelse af hovedbestyrelsesmøde den 26. februar 2014. 1) Godkendelse af dagsorden. 2) 2013. Foreløbig resultatopgørelse. 3) Kvartalsrapport Q4, 2013. 4) SPOTA på baggrund af tilbagemeldinger fra landsdelsforeningerne. 5) Aktivitetsudviklingen i DGI.
6) Forberedelse af fællesmøde med DIF den 7. marts 2014. 7) Forberedelse af temamøde den 8. marts 2014 vedr. organisationsbudget 8) Forberedelse af landsledelsesmøde den 8. marts 2014. 9) S2018. 10) Landsstævne 2013 i Esbjerg Evaluering. 11) Kendskabsanalyse. 12) Typologiundersøgelse. 13) Forslag til ny forretningsorden for HB. 14) Nedlæggelse af kompetencegruppe for friluftsliv. 15) Bestyrelse Karpenhøj. Udpegninger. 16) Kompetencegruppe vedrørende idræt for seniorer. 17) Ansøgning til DGI s Udviklingspulje. 18) Ansøgning til DGI s Lånefond. 19) Meddelelser: Landsformanden. 20) Meddelelser: Hovedbestyrelsen. 21) Korte meddelelser fra direktionen. 22) Åben for tilføjelser. 23) Næste HB-møde: Tirsdag den 8. april 2014. 24) Eventuelt. Punkterne 11 og 12 behandles som ét punkt. Dagsordenen blev i øvrigt godkendt. 22) Forberedelse af dagsorden til møde i DGI Chefforum den 27. februar 2014. Direktionen skal forberede dagsorden til møde i DGI Chefforum den 27. februar 2014. 22.1 Udkast til dagsorden. Direktionen drøftede det udsendte udkast til dagsorden. Udkastet tilrettes på baggrund af drøftelsen. PM. 23) Motionstriatlon som særligt satsningsområde. Direktionen skal drøfte om der skal etableres et to-årigt udviklingsprojekt med det formål at etablere DGI Triatlon og hvordan det i givet fald skal finansieres. 23.1 Indstilling Punktet behandles på direktionens næstkommende møde den 26. februar 2014. 24) Mulig aftale med ekstern partner. Fortroligt punkt. Fortroligt. 24.1 Fortroligt punkt. Refereres ikke. 25) Næste møde: Onsdag den 26. februar 2013 kl. 08.15-11.00 Opfølgning på møde 25. februar vedr. 25-50-75 visionen. Forberedelse af hovedbestyrelsesmøde den 26. februar 2014 Forberedelse af møde i DGI Chefforum den 27. februar 2014.
Orientering fra arbejdsmiljøudvalgsmøde den 24. februar 2014. Følgende punkter behandles under punktet: Forberedelse af hovedbestyrelsesmøde den 26. februar 2014: Foreløbig resultatopgørelse for 2013. BN deltager. Forberedelse af fælles konference med DIF den 7. marts 2014. Forberedelse af temamøde den 8. marts 2014 vedrørende organisationsbudget Forberedelse af landsledelsesmøde 8. marts 2014. Desuden behandles: 26) Eventuelt. Opfølgning af møde 20. februar 2014 i arbejdsgruppen vedrørende vision 25-50-75. Motionstriatlon som særligt satsningsområde. Intet at referere. Eventuelle spørgsmål til referatet kan rettes til direktionen. Venlig hilsen DGI Steen Tinning