Referat Hovedudvalget Mødedato 7. marts 2012 kl. 10:00 Mødelokale Deltagere Afbud Mødelokale 2, Slagelse Bibliotek, Stenstuegade, 4200 Slagelse Søren Lund Hansen, Lars Hansen, Ole Kristensen, Vini Lindhardt, Birgit Dürkop, Kim Kruse Rasmussen, Lone Irene Petersen, Per Haugaard, Lene Theill Petersen, Helle Dalsgaard, Rene Bohl, Bjarne Svan-Hansen, Susanne Irene Nielsen, Per Hansen Berg, Allan Gildhoff, Jacob Klinck, Bettina Hinrichsen Rie Perry, Jenny Grønsdal, Berit Paludan, Torsten Ross, Tina Larsen, Leif Borregaard Hansen Stedfortrædere Mødet hævet 13:00
Indholdsfortegnelse Hovedudvalget den 7. marts 2012 kl. 10:00 Sag nr. Side 1. Godkendelse af dagsorden (B)... 1 2. Godkendelse af referat (B)... 1 3. Hovedudvalgets årsberetning for 2012 (B)... 1 4. Hovedudvalgets strategiske drøftelse samt opfølgning på seminar (B)... 2 5. Hovedudvalgets personalepolitiske drøftelse med Økonomiudvalget (D)... 3 6. Personalepolitisk retningslinje for fri- og mærkedage (B)... 3 7. Tilbud om supplerende arbejdsmiljøuddannelse (D)... 4 8. Årlig Status fra følgegruppen vedrørende sygefraværsindsatsen i Slagelse Kommune (O)... 4 9. Sygefraværsprocent for 2011 (O)... 5 10. Orientering om talentudvikling af ledertalenter (O)... 6 11. Telefonpolitik - analyse af kvaliteten i telefonservicen i Slagelse kommune (O)... 7 12. Status på regnskab 2011 og budgetproces 2013 (O)... 7 13. Gensidig orientering (O)... 8 14. Eventuelt (O)... 9
Hovedudvalget, den 7. marts 2012 kl. 10:00 Side 1 1. Godkendelse af dagsorden (B) Sagsnr.: 330-2012-3954 Dok.nr.: 330-2012-128449 Åbent Godkendelse af dagsordnen. at Dagsordnen godkendes. Godkendt. 2. Godkendelse af referat (B) Sagsnr.: 330-2012-3954 Dok.nr.: 330-2012-128462 Åbent Godkendelse af referat fra Hovedudvalgets møde den 18. januar 2012. at Referatet godkendes. Godkendt. 3. Hovedudvalgets årsberetning for 2012 (B) Sagsnr.: 330-2012-21658 Dok.nr.: 330-2012-138884 Åbent Hovedudvalgets skal udarbejde en kort årsberetning for udvalgets arbejde jf. MED-aftalens 7 stk. 7.
Hovedudvalget, den 7. marts 2012 kl. 10:00 Side 2 Af årsberetningen fremgår nogle af de temaer, som Hovedudvalget har arbejdet med i 2011. De enkelte temaer er uddybet yderligere i HR-redegørelsen. HR/Personalechefen indstiller, at Hovedudvalget godkender årsberetningen. Godkendt med bemærkning om, at årsberetningen suppleres med Hovedudvalgets drøftelser om løntilskud og at det tydeliggøres, at kursus om MED-inddragelse er afholdt. 330-2012-138881 Årsberetning 2012 Hovedudvalget 4. Hovedudvalgets strategiske drøftelse samt opfølgning på seminar (B) Sagsnr.: 330-2011-208473 Dok.nr.: 330-2012-139233 Åbent Der er udarbejdet et kort resume fra Hovedudvalgets seminar i forhold til oplæg og proces. I forhold til de fire indsatsområder, som Hovedudvalget udpegede som led i den strategiske drøftelse og arbejdsmiljødrøftelsen, er disse beskrevet i Hovedudvalgets strategiplan. De enkelte indsatsområder skal nu beskrives mere indgående ligesom det skal fastlægges, hvordan Hovedudvalget vil arbejde videre med dem, og hvornår de enkelte indsatsområder skal igangsættes. Enkelte af indsatsområderne er i tråd med allerede iværksatte initiativer eller processer, som derfor skal medtænkes i det videre arbejde. at Hovedudvalget drøfter, hvordan indsatsområderne skal afdækkes og beskrives forud for fastlæggelse af konkrete effektmål. at Hovedudvalget drøfter, hvornår de enkelte indsatsområder skal igangsættes. at Hovedudvalget godkender strategiplanen. Hovedudvalget godkendte strategiplanen og besluttede at igangsætte arbejdet med indsatsområderne "Tydelighed i Kommunikationen" og "Stress". Tydelighed sættes i gang med det samme og forventes at vare 4-6 måneder, mens Stress planlægges med et 2-årigt perspektiv.
Hovedudvalget, den 7. marts 2012 kl. 10:00 Side 3 330-2012-139121 Opsamling på Hovedudvalgets seminar 2012 330-2012-139203 Hovedudvalgets strategiplan for 2012-2013 5. Hovedudvalgets personalepolitiske drøftelse med Økonomiudvalget (D) Sagsnr.: 330-2012-22514 Dok.nr.: 330-2012-135362 Åbent Kompetence: Drøftelse Det fremgår af Slagelse Kommunes MED-aftale, at Hovedudvalget en gang årligt har en personalepolitisk drøftelse med Økonomiudvalget. Den årlige drøftelse gennemføres i 2012 den 19. marts 2012. Forud for mødet skal Hovedudvalget drøfte, hvilke temaer Hovedudvalget finder det vigtigt at drøfte med Økonomiudvalget, og hvordan Hovedudvalget ønsker drøftelsen tilrettelagt. at Hovedudvalget drøfter temaer og tilrettelæggelse af den personalepolitiske drøftelse med Økonomiudvalget. Økonomiudvalget præsenteres for Hovedudvalgets strategiplan. Temaer i forhold til den attraktive arbejdsplads så som trivselsmidler og tryghed i ansættelsen kan også være aktuelle. Fra Hovedudvalgets side vægtes dialogen med Økonomiudvalget. Formand og næstformand forbereder drøftelsen. 6. Personalepolitisk retningslinje for fri- og mærkedage (B) Sagsnr.: 330-2011-127324 Dok.nr.: 330-2012-130150 Åbent I forbindelse med udarbejdelse af den nye personalepolitik i 2009, aftaltes det, at fri og mærkedage skulle udformes som en personalepolitisk retningslinje, men indholdsmæssigt uændret. Retningslinjen fremlægges til godkendelse. HR/Personalechefen indstiller,
Hovedudvalget, den 7. marts 2012 kl. 10:00 Side 4 at Hovedudvalget godkender personalepolitisk retningslinje for fri- og mærkedage. Godkendt med bemærkning om, at det tydeliggøres, at der er tale om betalte fridage. Der opfordres til, at man lokalt drøfter retningslinjen. 330-2012-130145 Personalepolitiske retningslinje for fri- og mærkedage 070312 7. Tilbud om supplerende arbejdsmiljøuddannelse (D) Sagsnr.: 330-2012-22581 Dok.nr.: 330-2012-137712 Åbent Kompetence: Drøftelse Slagelse Kommune blev den 21. februar 2012 opmærksom på, at FOA i en pressemeddelelse har oplyst, at de har anmeldt Slagelse Kommune til Arbejdstilsynet, idet FOA hævder, at arbejdsmiljørepræsentanterne ikke tilbydes supplerende arbejdsmiljøuddannelse. Slagelse Kommune er ikke blevet kontaktet eller orienteret af FOA forud for anmeldelsen. Vi har derfor rettet henvendelse til FOA og bedt om en tydeliggørelse af, hvad der er grundlag for den kritik, som FOA har rejst. Samtidig har vi redegjort for de tilbud om supplerende arbejdsmiljøuddannelse, som Slagelse Kommune har tilbudt siden 2010. at Hovedudvalget drøfter ovenstående. Drøftet. 8. Årlig Status fra følgegruppen vedrørende sygefraværsindsatsen i Slagelse Kommune (O) Sagsnr.: 330-2010-112789 Dok.nr.: 330-2012-109932 Åbent
Hovedudvalget, den 7. marts 2012 kl. 10:00 Side 5 Følgegruppen blev nedsat af HU den 7. oktober 2009. Følgegruppen er et fast udvalg med kommissorium, der leverer en årlig status til HU. Følgegruppen har som formål at medvirke til at skabe synergi og sammenhænge mellem de forskellige aktiviteter, der iværksættes på sygefraværsområdet. Følgegruppen opgaver er at have fokus på formidling, effekten af indsatser samt give løbende sparring i forhold til planlægning og udmøntning Status Følgegruppen har det sidste år afholdt et møde i juni 2011 og et i januar 2012. Gruppens sammensætning er i løbet af året revurderet efter opbakning fra HU og er suppleret med et medlem fra Jobcentret og et medlem fra Center for Sundhed og Omsorg. Desuden er der foretaget en udskiftning begrundet i ændret sammensætning i HU. Følgegruppe har foretaget status over arbejdet på sidste møde i januar 2012 og betragter gruppen som konstruktiv. Der vil fremover være særligt fokus på at arbejde fremadrettet og tematiseret. Kommissoriet er gennemgået. Det er vurderet, at det stadig er dækkende for følgegruppens arbejde. Følgegruppen anbefaler således, at gruppen fortsætter uændret. Følgegruppen har desuden videregivet sine anbefalinger til det fremadrettede arbejde til Hovedudvalgets strategiske drøftelse. HR/Personalechefen indstiller, at Hovedudvalget tager den årlige status til efterretning. Orienteringen tages til efterretning. 9. Sygefraværsprocent for 2011 (O) Sagsnr.: 330-2010-61416 Dok.nr.: 330-2012-138213 Åbent Kompetence: Orientering Med overgangen til SD Løn og pga. ændringer i organiseringen er data i sygestatistikken for 2011 ikke direkte sammenlignelige med 2010. Sygestatistikken vil fremover være tilgængelig via InSlag ca. en måned efter kvartalsafslutning. På baggrund af ovenstående fremlægges kun den samlede sygefraværsprocent for 2011, som er sammenlignelig med de foregående år. Samlet sygefraværsprocent i Slagelse Kommune for perioden 2008-2011 Periode Sygdom i % 2008 5,8 2009 5,6 2010 5,1 2011 5,0
Hovedudvalget, den 7. marts 2012 kl. 10:00 Side 6 På Hovedudvalgsmødet i juni drøftes fraværsstatistikken for at vise forståelse for den nye model. HR/Personalechefen indstiller, at Orienteringen tages til efterretning. Orienteringen tages til efterretning. Hovedudvalget drøfter arbejdet med sygefravær på kommende møde, bl.a. i relation til indsatsområdet stress. Følgegruppen kan evt. medvirke til at komme med oplæg til mål for nedbringelse af sygefravær. 330-2012-139343 Sygefraværsstatistik 2011 10. Orientering om talentudvikling af ledertalenter (O) Sagsnr.: 330-2011-6791 Dok.nr.: 330-2012-131980 Åbent Kompetence: Orientering HR Strategien for Slagelse Kommune blev godkendt januar 2011 og en række indsatsområder er under udrulning blandt andet gennem HR Partnerskabsaftaler. Et af indsatsområderne er talentudvikling, hvor der ligeledes er godkendt en strategi. Talentudviklingens ene spor ledertalentudvikling sættes nu i gang. Der er indgået aftale med ekstern konsulent i forhold til første rul, hvorefter HR og Personale vil gennemføre kommende rul. Talentudvikling er et strategisk tiltag, der skal sikre, at medarbejdernes alsidige talenter kan udfoldes og at Slagelse Kommune opleves som en arbejdsplads med attraktive udviklingsmuligheder. Talentudvikling går ud på At skabe optimale rammer for udviklingen af talentfulde ansatte, der understøtter kommunens overordnede målsætninger. At fremme det tværgående helhedssyn ved at talentudvikling både går i dybden og i bredden. At skabe rum til at talentet kan blive ved med at vokse i koncernen. HR/Personalechefen indstiller, at Hovedudvalget tager orienteringen til efterretning. Orienteringen taget til efterretning.
Hovedudvalget, den 7. marts 2012 kl. 10:00 Side 7 330-2011-45439 Strategi for talentudvikling - godkendt af Direktionen 20110120 11. Telefonpolitik - analyse af kvaliteten i telefonservicen i Slagelse kommune (O) Sagsnr.: 330-2011-137988 Dok.nr.: 330-2012-130519 Åbent Kompetence: Orientering Direktionen har tidligere besluttet, at telefonpolitikken for administrationen bestod i, at telefonerne skulle besvares med en svarprocent på minimum 97 %. Dette mål er nået og Direktionen har på direktionsmødet d. 26. januar 2012 fået forelagt et oplæg til model og proces for analyse af telefonservicen i Slagelse Kommunes administration med fokus på kvaliteten i telefonbetjeningen. På baggrund af det fremlagte forslag besluttede direktionen følgende: Der gennemføres en måling via ekstern part som beskrevet i sagen. Cheferne og Hovedudvalget skal orienteres om model og proces. Umiddelbart herefter skal alle orienteres via InSlag. Når resultatet af målingen foreligger, skal den drøftes i Direktionen med henblik på at afklare videre proces. Af de vedlagte bilag fremgår nærmere om proces, model og afrapportering. at orientering tages til efterretning Orienteringen taget efterretning med bemærkning om, at der udsendes en orientering, som tydeliggører formålet med undersøgelsen. 330-2012-130444 Kvalitetsanalyse af Slagelse Kommunes telefonservice - Hovedudvalget 330-2012-45395 Eksempel på afrapportering - kvalitetsanalyse 12. Status på regnskab 2011 og budgetproces 2013 (O) Sagsnr.: 330-2012-22580 Dok.nr.: 330-2012-137711 Åbent Kompetence: Orientering På mødet gives en orientering om status på regnskab 2011 og på budgetprocessen for budget 2013.
Hovedudvalget, den 7. marts 2012 kl. 10:00 Side 8 Økonomidirektøren indstiller, at Orienteringen tages til efterretning. Orienteringen taget til efterretning. Der forventes pt. et overskud i forhold til regnskabet for 2011. Vi har dermed fået vendt udviklingen i forhold til 2009 og 2010. I forhold til budget 2013 er der endnu ikke indgået aftale mellem KL og regeringen, så derfor kendes rammerne endnu ikke. Økonomiudvalget har ønsket udarbejdet et katalog med besparelsesforslag på 20-30 mio. kr. til arbejdet med budget 2013. 13. Gensidig orientering (O) Sagsnr.: 330-2012-3954 Dok.nr.: 330-2012-128485 Åbent Kompetence: Orientering Gensidig orientering herunder orientering om Lederevaluering Status på forhandling af MED-aftale. at Orienteringen tages til efterretning. Orienteringen om lederevaluering og status på forhandling af MED-aftale tages til efterretning. Direktionen har besluttet at invitere tillidsrepræsentanter til en TR-konference den 16. april 2012. Fra medarbejdersiden roses initiativet. Med overgangen til SD-løn er der opstået nogle fejl som følge af konverteringen, som betyder, at medarbejdere får for lidt eller for meget i løn. Der arbejdes ihærdigt på at få løst problemerne. Til kommende Hovedudvalgsmøde ønskes fra medarbejdersiden drøftet, hvorvidt kredsen af brugere af jobbanken kan udvides til også at omfatte medarbejdere, som skal overgå til Udbetaling Danmark. Fase 2 i Projekt Ringparken er ved at blive sat i gang. Det betyder, at projektet også omfatter Motalavej.
Hovedudvalget, den 7. marts 2012 kl. 10:00 Side 9 I forhold til trivselsmidler har formuleringen omkring ledelsesretten givet anledning til misforståelser i Handicap og Socialpsykiatri. Fra Handicap og Socialpsykiatri efterspørges en opgørelse over, hvor mange løntilskudsansættelser i kommunen, der efterfølgende har medført ansættelse. Jobcentret undersøger, hvorvidt det er muligt at opgøre det. 14. Eventuelt (O) Sagsnr.: 330-2012-3954 Dok.nr.: 330-2012-128542 Åbent Kompetence: Eventuelt. Den vedtagne skolestruktur har også betydning for rengøringsassistenter ansat på skoleområdet.