Hovedudvalg. Dagsorden. Den 27. august Tidspunkt: 09:00-11:00. Sted: Rådhuset, Mødelokale 2

Transkript

1 Hovedudvalg Den 27. august 2018 Tidspunkt: 09:00-11:00 Sted: Rådhuset, Mødelokale 2 Deltagere: Henning Haahr, Jette Lorenzen, Karsten Poulsen, Morten Møller, Anne Stenbæk, Ole Stounbjerg, Lone Bay, Torben B. Nielsen, Rikke Liboriussen, Jonas T. Sørensen, Jette Harlund, Viki Kjær Madsen, Thomas Jørgensen, Bodil Jeppesen, Lene Bertram Fischer Afbud: Hanne Fleron

2 Hovedudvalg, den 27. august 2018 Side 1 Indholdsfortegnelse 1. Godkendelse af referat fra sidste møde Godkendelse af dagsorden Status på arbejdsmiljøarbejdet Overordnet retningslinje vedr. forebyggelse og håndtering af digital chikane Status på Økonomi m.v Input til temaer til Hovedudvalgets seminar Kommissorium for fornyelse af personalepolitikken Justering af Områdeudvalg for teknisk område Opfølgning på forretningsorden for Hovedudvalget Fastlæggelse af datoer for Hovedudvalgsmøder Eventuelt...16 Underskriftsark...17 Samlet bilagsliste...i

3 Hovedudvalg, den 27. august 2018 Side 2 1. Godkendelse af referat fra sidste møde Doknr.: Sagsnr.: Til beslutning. Der afsættes 2 minutter til punktet. hovedudvalg_ pdf

4 Hovedudvalg, den 27. august 2018 Side 3 2. Godkendelse af dagsorden Doknr.: Sagsnr.: Til beslutning. Der afsættes 2 minutter til punktet

5 Hovedudvalg, den 27. august 2018 Side 4 3. Status på arbejdsmiljøarbejdet Doknr.: Sagsnr.: Til information og drøftelse Der afsættes 10 minutter til punktet. Baggrund for sagen Hovedudvalget drøfter status på arbejdsmiljøarbejdet generelt. Sygefravær Samlet set ligger sygefraværet i perioden januar-juli 2018 under niveauet for fraværet i tilsvarende periode i Det er både korttids- og langtidsfraværet der er på et lavere niveau end i I forhold til sidste opgørelse bemærkes særligt, at sygefraværet på dagtilbudsområdet nu er lavere end for samme periode sidste år, hvor det i opgørelsen til og med april måned lå betragteligt højere. Det skyldes særligt et lavere niveau i langtidsfraværet. Den grafiske fremstilling af udviklingen i sygefraværet er vedlagt som bilag. Besøg af Arbejdstilsynet Arbejdstilsynet har i maj og juni gennemført besøg i Parkvejens skole, Vennelund, Tandplejen, Jobcenter, Rådhus (ekskl. Jobcenter). Besøget i Vennelund blev afsluttet ved første besøg, mens der de øvrige steder har været genbesøg med henblik på at gennemføre medarbejderinterviews. På Parkvejens skole og Vennelund har besøgene resulteret i grønne smileys uden yderligere bemærkninger. Besøget i Tandplejen har medført en vejledning vedr. psykisk arbejdsmiljø samt et rådgivningspåbud vedr. indeklima. Rådgivningspåbud medfører, at man skal indgå aftale med en autoriseret arbejdsmiljørådgiver, der som minimum skal godkende den løsning der etableres på problemet. Der er indgået aftale med Arbejdsmiljøcentret, som Odder Kommune har en generel samarbejdsaftale med. Derudover er Teknik & Miljø og VitaPark involveret i at finde den konkrete løsning på indeklimaproblemet. På Rådhuset har besøget resulteret i et påbud vedr. arbejdsmængde og tidspres i IT & Indkøb samt en vejledning vedr. arbejdsmængde og tidspres i Teknik & Miljø. Besøget i Jobcentret er endnu ikke afsluttet, men der er på baggrund af de besøg, der er gennemført indtil videre givet påbud om unødig støj i Sekretariatet og i Integrationsteamet samt påbud om at sikre kontorerne i Sygedagpengeteamet mod udefra kommende fugt.

6 Hovedudvalg, den 27. august 2018 Side 5 Interne audits Der er gennemført intern audit på følgende arbejdspladser i første halvår: Vestskolen, afdeling Skovbakken Vejledning og Mestring (opfølgningsaudit) Hundslund Skole og Børnehus Dagplejen Odder by Træning og Rehabilitering Vennelund Ledelse & Udvikling har på baggrund af besøgene udarbejdet halvårsrapport, som beskriver de generelle tendenser og vurdering auditørerne har bemærket i forbindelse med audit. Halvårsrapporten er vedlagt som bilag. Status på sundhedsordningen Arbejdsmiljø-/sundhedsgruppen afholder møde den 16. august, hvor nye ansøgninger til ordningen behandles. Den endelige status på ordningen gives til Hovedudvalget på mødet. Status på anvendelse af psykologordning Der har samlet set været 33 sager om psykologbistand hos Falck Healthcare i første halvår De fordeler sig med 17 arbejdsrelaterede sager og 16 privatrelaterede sager. Der er tale om et markant større antal privatrelaterede sager end vi har set i tidligere år, hvor antallet for hele året har ligget på ca sager.

7 Hovedudvalg, den 27. august 2018 Side 6 Knap halvdelen af de arbejdsrelaterede sager vedr. stress. Derudover omhandler fire sager voldsomme hændelse, fire omhandler ansættelsesforholdet, en vedrører samarbejdsforhold og en øvrige udfordringer i forhold til at håndtere arbejdet (funktionsproblemer). Hovedudvalgets behandling Hovedudvalget drøfter status på arbejdsmiljøarbejdet. Bilag Udvikling i sygefravær januar-juli Halvårsrapport vedr. interne audits i første halvår

8 Hovedudvalg, den 27. august 2018 Side 7 4. Overordnet retningslinje vedr. forebyggelse og håndtering af digital chikane Doknr.: Sagsnr.: Punktet er til beslutning. Der afsættes 20 minutter til punktet. Baggrund for sagen Hovedudvalget besluttede på deres møde den 28. maj 2018, at der skal udarbejdes en fælles overordnet retningslinje for forebyggelse og håndtering af digital chikane overfor Odder Kommunes ansatte. Ledelse & Udvikling har på den baggrund udarbejdet et udkast til retningslinjen til endelig vedtagelse i Hovedudvalget. Forebyggelse og håndtering af digital chikane er et fælles anliggende. Udkastet til retningslinjen beskriver således en definition af digital chikane og Odder Kommunes holdning til digital chikane. Derudover er roller og ansvar hos ledere og medarbejdere og i MED-systemet beskrevet. Den overordnede retningslinje sætter dermed en ramme for arbejdet, men det er afgørende, at de enkelte arbejdsplader udarbejder konkrete handleplaner, således at man lokalt forholder sit til, hvordan man konkret forebygger og handler på digital chikane på den enkelte arbejdsplads. Den overordnede retningslinje indeholder derfor også inspiration til, hvad den lokale handleplan kan indeholde. Under de lokale MED-udvalgs rolle og ansvar er beskrevet, at man bl.a. skal drøfte holdninger til medarbejdernes synlighed på Odder Kommunes hjemmesider og sociale medier i form af billeder, efternavn, kontaktoplysninger m.v. Det vil dog være relevant, at Hovedudvalget forholder sig til, om vi skal have en fælles kommunal holdninger hertil. Det er vigtigt at understrege, at selvom retningslinjen indeholder en definition af digital chikane, så kan der være tilfælde, hvor medarbejdere eller ledere, kan blive påvirket f.eks. at opslag på sociale medier, som udtrykker negative holdninger til vores arbejdspladser eller ansatte, selvom det ikke kan defineres som decideret chikane. Derfor er dialogen på den enkelte arbejdsplads helt afgørende. Digital chikane er stadig et relativt nyt felt, og derfor skal vi i organisationen hjælpe hinanden med håndteringen heraf. I udkastet til retningslinje lægges der derfor også op til, at der oprettes en fælles mail-adresse, som administreres af Ledelse & Udvikling, og hvor tilfælde af digital chikane skal meldes ind. Formålet er at opsamle viden om omfanget og karakteren af digital chikane med henblik på at kunne vurdere om der fremadrettet er behov for fælles tiltag til forebyggelse og håndtering af sager om digital chikane. Ledelse & Udvikling kan endvidere bistå med

9 Hovedudvalg, den 27. august 2018 Side 8 rådgivning både i forhold til arbejdsmiljøperspektivet og i forhold til mulighederne for f.eks. at få fjernet et opslag fra sociale medier. Retningslinjen indeholder endelig en række gode råd til færden på de sociale medier. Hovedudvalgets behandling Hovedudvalget drøfter udkastet til retningslinje med henblik på endelig vedtagelse. Hovedudvalget bedes herunder drøfte følgende spørgsmål: Ønsker Hovedudvalget, at der oprettes en fælles mailadresse, hvor digital chikane skal indberettes? Ønsker Hovedudvalget at have en generel holdning til, om der er billeder af ledere og medarbejdere på vores egne hjemmesider, eller er det op til de lokale MED-udvalg at beslutte? Bilag Odder Kommunes retningslinjer i forhold til digital chikane

10 Hovedudvalg, den 27. august 2018 Side 9 5. Status på Økonomi m.v. Doknr.: Sagsnr.: Punktet er til information og drøftelse Der afsættes 25 minutter til punktet. Baggrund for sagen Direktionen orienterer om den generelle status på økonomi samt øvrige aktuelle emner af relevans for Hovedudvalget, herunder Opfølgning på 2018 Status på budgetproces 2019 Ledelseskommissionens anbefalinger

11 Hovedudvalg, den 27. august 2018 Side Input til temaer til Hovedudvalgets seminar Doknr.: Sagsnr.: Punktet er til information og drøftelse. Der afsættes 20 minutter til punktet. Baggrund for sagen Hovedudvalget afholder seminar den september. I årshjulet er beskrevet at et af temaerne for seminaret kan være rekruttering og kompetenceudvikling. Hovedudvalget giver input til øvrige temaer for seminaret samt afviklingsformer. Formand og næstformand fastlægger herefter det endelige program bistået af Ledelse & Udvikling. Hovedudvalgets behandling Hovedudvalget drøfter ønsker til temaer for det kommende seminar. Udvalget drøfter samtidig, hvordan temaerne kan afvikles bedst så der skabes ejerskab og engagement i hele Hovedudvalget. Afviklingsform på mødet: de første 10 minutter drøftes ønsker til temaer og afviklingsform i grupper af 3, hvorefter der samles op i plenum.

12 Hovedudvalg, den 27. august 2018 Side Kommissorium for fornyelse af personalepolitikken Doknr.: Sagsnr.: Punktet er til beslutning. Der afsættes 15 minutter til punktet. Baggrund for sagen Hovedudvalget besluttede på mødet i april 2018 at nedsætte en arbejdsgruppe, der skulle arbejde med forslag til udvikling af en overordnet personalepolitik for Odder Kommune. Arbejdsgruppen består af: Kommunaldirektør Henning Haahr (Formand) Direktør for Børn, Unge og Kultur Karsten Poulsen Social- og Borgerservicechef Britta Kempel Skoleleder Erik Mønster Fællestillidsrepræsentant for DLF Torben Nielsen Fællestillidsrepræsentant for BUPL Lone Bay Tillidsrepræsentant for AC Jette Harlund Arbejdsmiljørepræsentant Lene Fischer Chefkonsulent Ulla Salling Arbejdsgruppen har afholdt to møder, som bl.a. har resulteret i vedlagte kommissorium, som drøftes med henblik på endelig godkendelse af Hovedudvalget. Det er arbejdsgruppens opfattelse, at der ikke blot skal udarbejdes en overordnet personalepolitik, forstået som et enkelt dokument, men at der udvikles og arbejdes med et fælles personalepolitisk værdisæt, som understøttes af en række delpolitikker, fælles aftaler og retningslinjer. Arbejdsgruppen foreslår derfor en proces i to faser, hvor der i fase et udarbejdet et personalepolitisk værdisæt for Odder Kommune, I fase to gennemgås nuværende delpolitikker, aftaler og retningslinjer og det vurderes, om de skal fastholdes, udvikles eller udgå, når de spejles op mod de fælles værdier. Hovedudvalgets behandling Hovedudvalget drøfter kommissorium for fornyelse af personalepolitikken. Bilag UDKAST til kommissorium for udvikling af ny overordnet personalepolitik

13 Hovedudvalg, den 27. august 2018 Side 12

14 Hovedudvalg, den 27. august 2018 Side Justering af Områdeudvalg for teknisk område Doknr.: Sagsnr.: Punktet er til beslutning. Der afsættes 5 minutter til punktet Baggrund for sagen Som følge af samling af pedelfunktionerne og sammenlægning med det hidtidige Vej og Park til det nye Fælles Drift og Service, har Områdeudvalget for det tekniske område drøftet ønske om tilpasning udvalgets sammensætning. Områdeudvalget ønsker, for at sikre den bredest mulige repræsentation, at udvide antallet af medlemmer i Områdeudvalget for det tekniske område med en medarbejderrepræsentant (TR), en arbejdsmiljørepræsentant samt en teamkoordinator for pedelområdet. Herefter vil udvalget bestå af tre ledelsesrepræsentanter og seks medarbejderrepræsentanter. Hovedudvalgets behandling Hovedudvalget drøfter tilpasningen af Områdeudvalget for det tekniske område med henblik på godkendelse.

15 Hovedudvalg, den 27. august 2018 Side Opfølgning på forretningsorden for Hovedudvalget Doknr.: Sagsnr.: Punktet er til beslutning. Der afsættes 10 minutter til punktet Baggrund for sagen Hovedudvalget følger en gang årligt op på forretningsordenen for udvalget og drøfter eventuelle behov for justeringer. Opfølgningen sker jf. århjulet i tredje kvartal hvert år. Hovedudvalgets behandling Hovedudvalget drøfter forretningsordenen og beslutter om der er behov for justeringer heraf. Bilag Forretningsorden for Hovedudvalget godkendt

16 Hovedudvalg, den 27. august 2018 Side Fastlæggelse af datoer for Hovedudvalgsmøder 2019 Doknr.: Sagsnr.: Punktet er til beslutning. Der afsættes 3 minutter til punktet Baggrund for sagen Hovedudvalget fastlægger møderrække for Under forudsætning af, at antallet af møder fastholdes på seks foreslås følgende mødedatoer: Mandag den 25. februar Mandag den 8. april Mandag den 3. juni Mandag den 26. august Torsdag den 19. september (Temadag) Mandag den 28. oktober Mandag den 2. december Hovedudvalgets behandling Hovedudvalget fastlægger mødedatoerne for 2019, herunder også antallet af møder.

17 Hovedudvalg, den 27. august 2018 Side Eventuelt Doknr.: Sagsnr.:

18 Hovedudvalg, den 27. august 2018 Side 17 Underskriftsark Henning Haahr Jette Lorenzen Karsten Poulsen Morten Møller Anne Stenbæk Ole Stounbjerg Lone Bay Torben B. Nielsen Rikke Liboriussen Jonas T. Sørensen Jette Harlund Viki Kjær Madsen Thomas Jørgensen Bodil Jeppesen Hanne Fleron Lene Bertram Fischer

19 Hovedudvalg, den 27. august 2018 Side i Samlet bilagsliste Status på arbejdsmiljøarbejdet Udvikling i sygefravær januar-juli 2018 Status på arbejdsmiljøarbejdet Halvårsrapport vedr. interne audits i første halvår 2018 Overordnet retningslinje vedr. forebyggelse og håndtering af digital chikane Odder Kommunes retningslinjer i forhold til digital chikane Kommissorium for fornyelse af personalepolitikken UDKAST til kommissorium for udvikling af ny overordnet personalepolitik Opfølgning på forretningsorden for Hovedudvalget Forretningsorden for Hovedudvalget godkendt