Dansk Orienterings-Forbund Til Sydkredsens klubber, Kredsudvalget og DOF ved HS og MS ----------------------------------------------------------------------- Referat fra klubledermøde nr. 3, 2011 i Sydkredsen Mødested: FROS klubhus Mødedato: Tirsdag d 8. nov. 2011 kl. 19.00 Mødeindbudte Klubrepræsentanter for Sydkredsens klubber og Kredsudvalg SYD Tilmelding klubledermøde d. 8/11 2011 Klub Formand Deltagere d. 8/11 OK West Søren Pedersen Søren Pedersen OK Esbjerg Rudolf Sørensen Rudolf Sørensen, Louis Sørensen Ribe OK Niels C Andersen OK Gorm Grethe Buch Peter Føns, Merete Larsen OK Snab Henrik Jensen Henrik Jensen, Helle Schou OK Fros Sven Madsen Torben Hansen KOK Susanne Højholt Susanne Højholt, Per Eg, Tina Blach OK HTF Jørn Andersen Jørn Andersen, Jens Peter Jensen AAIG Finn Hove Finn Hove Sønderborg Birger Jønsson Hanne Ljungberg OK OK Melfar Helle Sørensen Helle Sørensen Odense OK Kim Kongstad Kim Kongstad OPI Jørgen Olesen Hans Aage Hvalsø Hansen Faaborg OK Erik Damgaard Erik Damgård, Ole Gjøtterup Svendborg Bjørn Christoffersen Bjørn Christoffersen OK IF Skrydstrup Lars Thestrup afbud Gæster fra DOF: Martin Hedal, Gert Nielsen og Lars Olsen Kredsudvalget: afbud Knud Erik 1
A. Formalia 1. Registrering af de fremmødte 2. Godkendelse af referat af klubledermøde nr. 2 den 30/5-2011. Referatet blev godkendt. B. Orientering og debatpunkter fremadrettet 1. Nyt fra DOF, Vision 2015 ved Martin Hedal og Gert Nielsen: Gerts disposition på PowerPoint er vedlagt. Gert kom netop fra en konference om natur og sundhed, hvor han havde præsenteret Find vej i-projekterne. Find vej i -projekterne er meget efterspurgte, 30 projekter er gennemført/ i gang. Der er stor velvilje i kommunerne. Klubberne er velkomne til at kontakte Gert for flere oplysninger. Gert kommer også gerne på klubbesøg. Martin Hedal fortalte om Vision 2015 Klubtilbud i 2012, Inkl. National Find vej i Danmark -dag (Martins disposition vedlagt). Martin pointerede, at DOF har et tilbud til alle klubber. Man kan vælge Vision 2015 Klubforløb eller Vision 2015 Gearingsforløb Begge dele er beskrevet i et lille hæfte, som man kunne tage med sig fra mødet. Heri er både kravene til klubberne og den hjælp, klubberne kan få, beskrevet. Eventpakken til d. 28.april er også beskrevet heri. Martin opfordrede til, at så mange klubber som overhovedet muligt deltager i Find vej i Danmark -dagen d. 28. april 2012, så der virkelig bliver tale om synlighed. 7 klubber fra Sydkredsen har tilmeldt sig til både d. 28/4 og til at være vision 2015 klubber. 2. Forbundets budget for 2012, orientering ved Lars Olsen, næstformand i DOF s hovedbestyrelse. Lars Olsen gennemgik det udsendte budget for 2012. Budgettet er på godt 8 mil.kr. Lars pointerede, at budgettet endnu ikke er godkendt af hovedbestyrelsen i DOF, men at det sandsynligvis bliver godkendt i kommende uge. Målet er et overskud på 100 000. Det er væsentligt at notere sig, at 2/3 af Forbundets budget kommer fra eksterne midler DIF, Team Danmark og projektmidler. 3. Vision 2015: Fremlæggelse af klubundersøgelsen, (bilag udsendt sammen med dagsordenen) Hvad viser spørgeskemaundersøgelsen i Sydkredsens klubber? Kate indledte med at rose klubberne for deres indsats, og for den aktivitet, der er i klubberne. En ros som også DOF s hovedbestyrelse har tilkendegivet. På grund 2
af tidspres på mødet, valgte Kate kun at tage et punkt frem korttegning. Det er bekymrende, at der er så få korttegnere i Sydkredsens klubber, og at de har en så forholdsvis høj gennemsnitsalder. Jens Peter mente, at vi bliver nødt til at bruge professionelle korttegnere for at sikre kvaliteten. Det er vigtigt, at et kort tegnes af én person af hensyn til ensartetheden, og problemet er, at få eller ingen, der er på arbejdsmarkedet, kan afse så meget tid, at han/hun kan tegne et kort selv. Der var ikke yderligere kommentarer eller spørgsmål fra klubberne. 4. Kredsudvalgets forslag om, at klubberne overtager den praktiske tilrettelæggelse af klubledermøderne. (manual, se bilag). Klubberne mener, at det er vigtigt, at møderne ligger centralt. Det blev derfor besluttet, at møderne i 2012 afholdes i henholdsvis Kolding, Fredericia og Vejle med de respektive klubber som arrangører. 5. Terminslisten ved Mogens. Mogens fremlagde terminslisten med enkelte rettelser i forhold til den udsendte. Den rettede udgave vedhæftes som bilag. Det er et problem for klubberne, at de ikke kan se de andre kredses løbstilbud i planlægningsfasen. Mogens lovede at kigge på det. 6. Mogens redegør for tingenes tilstand i materialevognen. Herefter en drøftelse af eventuelle indkøb og økonomien heri. Det blev besluttet at opretholde traileren. Kredsudvalget påtog sig opgaven med at lave en handlingsplan for en gradvis udskiftning/fornyelse af materiellet. 7. Eftersnak på kredsens arrangementer: Der var ros til arrangementerne, men en række bemærkninger til forhold, vi skal være mere opmærksomme på: a. Passe på med at lave for lange baner til divisionsmatcherne, huske på at det er et arrangement, hvor alle er med. b. Gør ikke Midgårdsormen til et elitestævne. Fåborg vil tage det med i overvejelserne omkring næste års stævne c. Der må ikke købes øl og sodavand i Tyskland med videresalg for øje ved stævnerne. Det er ulovligt, og der er faldet store bøder. d. Ros til H/D-10-banerne, der virkelig har været begynderbaner. Vær bevidst om forskellen på en begynderbane og en let bane. e. Det er ikke tilladt at skygge på H/D-10A, selvom det er samme bane som H/D-10B. Den, der skygger, skal huske, at han/hun er skygge og ikke guide. Det bør være klubberne, der informerer og instruerer egne medlemmer i forhold til skygning. Jens Peter skriver og sender et indlæg om skygning til Sydkredsens sekretær, der videresender til klubberne. 3
f. Det er arrangørklubben, der køber og betaler medaljer til kredsmesterskaberne. a. Det var et manglende flueben, der skabte problemerne i tidtagningen til DM-stafet i Vrøgum arrangeret af OK West. Årsagen blev fundet forholdsvis hurtigt, men bemandingen var for lille til at få skaden udbedret straks. 8. Uddeling af pokaler til de vindende klubber i divisionsmatchen. 3.division: Esbjerg, 2. division: Fros/Melfar, 1. division: Snab. Et stort til lykke til vinderne. 9. Drøftelse af/stillingtagen til Nordkredsens forslag til nyt reglement for JFM-stafet (bilag vedlagt) Meldingen til Nordkredsen er: Prøv det. Dog med følgende bemærkninger: D/H-12 skal være en let bane, og der skal være 3 på alle hold. 10. Status på behov for Nye medlemmer til kredsudvalget a. Snart nærmer januar 2012 sig og dermed valg til kredsudvalget. Alle nuværende medlemmer ønsker at fortsætte, men vi mangler fortsat en næstformand og en repræsentant til eliteudvalget. Vi håber, at klubberne vil gøre en ekstra indsats for, at vi kan blive et fuldtalligt kredsudvalg. Kate opfordrede til at finde en næstformand, der har lyst til at blive formand om 2 år, når Kate stopper. B. Eventuelt 1. Klubbernes holdning til veterankredsmatch: Vi dropper det. Ideen er god, men klubberne har andre og vigtigere opgaver nu. 2. Det har ikke været muligt at finde en leder til U1 kurserne. Derfor har Jens Peter Jensen, Sekretær Syd, Børn og Unge lavet en plan, hvor opgaven går på skift mellem klubberne. Planen går fra efteråret 2011 til efteråret 2015. Der medfølger et udkast til beskrivelse af de opgaver, der skal løses. Planen blev uddelt på mødet. 3. Per Eg uddelte: Udkast til forslag til kriterier for tildeling af Påskeløb og andre løb på langtidsterminslisten i Sydkredsen. Denne var forinden drøftet med Mogens Nielsen, planudvalget. 4. OK Esbjerg fejrer 40 års jubilæum lørdag d.12/11 og afholder jubilæumsløb på det første kort over Nørreskoven. Alle er velkomne. Til lykke til Esbjerg. 5. Melfar: Der kommer på mail en indbydelse til Julemandsræs. 6. Svendborg inviterer til Weekendstævne på kanten d.11.-12. aug 2012 med stævnecenter på Lohals Camping, Langeland. 7. ATK-projekterne stopper med udgangen af dette år 4
Asta Terkelsen 24/11 2011 5