Afdelingsmøde for afd. 36 Viborg Landevej 44 Tirsdag, den 6. september 2016 kl. 16.30. Tilstede fra boligforeningen var direktør Kenneth Hansen (KTH), driftschef Lisbeth Pind (LP) og Britt Espensen. KTH startede mødet med, at byde de 2 fremmødte fra afd. 36 velkommen. KTH gennemgik kort dagsordenen. 1. Valg af dirigent. KTH blev valgt til dirigent. 2. Fremlæggelse af beretning for perioden siden september 2015: KTH henviste til formandens beretning fra repræsentantskabsmødet den 24. maj 2016, som forefindes på vores hjemmeside www.hobroboligforening.dk. Beretningen her på afdelingsmødet vil tage udgangspunkt i den skriftlige beretning og alene omfatte nogle væsentlige emner fra beretningen. Indledning Hobro Boligforening har i 2015 fortsat den gode udvikling. Der er gennemført mange forandringer i de interne procedurer, som skal tjene det formål, at I alle får en bedre og mere ensartet service. Denne gode udvikling vil fortsætte også i de kommende år, hvor der vil være fokus på effektivisering af driften. Fra politisk side er der fokus på effektiviseringer i Danmarks almene boligorganisationer. Vi er allerede gået i gang, og fra bestyrelsens side føler vi, at vores boligforening står godt rustet til fremtiden. BL og boligpolitik Hobro Boligforening er medlem af BL Danmarks Almene Boliger, som er interesseog brancheorganisation for boligorganisationerne i Danmark. Vi deltager aktivt i BL s aktiviteter både i repræsentantskabet og ved at vores medarbejdere deltager i ERFA møder med ansatte fra andre boligorganisationer. Der er øget fokus på benchmark af den almene sektor og dens effektivisering i samarbejde med de relevante ministerier. Det betyder formentlig, at der vil blive sat konkrete mål for de almene boligorganisationers effektiviseringer. I forbindelse med boligaftalen i 2014 blev der udarbejdet en analyse af potentialet for nedsættelse af udgifterne i den almene sektor. Sammenlignet med andre brancher var tallet forholdsvis lavt, og det afspejler jo, at de almene boligorganisationer er veldrevne, men det politiske fokus på effektivitet er der stadig. Som nævnt i indledningen, er vi i Hobro Boligforening allerede godt i gang med en forandringsproces, som vil gøre vores boligorganisation til en moderne og effektiv virksomhed. I de kommende år vil vi især have fokus på at implementere en ny og bedre beboerservice, som blandt andet indebærer, at vores viceværter arbejder sammen i et fælles team på tværs af afdelingerne.
Det er vigtigt for os, at vores beboere får den bedst mulige service. Fælles drift vil forbedre vores muligheder for en mere ensartet service og en højere kvalitet i opgaveudførelsen. BL Danmarks Almene Boliger har også flere steder konstateret, at en sådan organisering af driften betyder en bedre og mere effektiv service for beboerne. Hvad betyder det for dig som beboer? - En bedre og mere ensartet beboerservice - Tryghed ved at opgaven bliver løst af den rette medarbejder - Effektivitet og hurtighed i opgaveudførelsen - Kontakten bliver nemmere Rækkehusene på Hvilhøjvej Helt som forventet er alle 20 huse udlejet, og vi tror på et yderligere behov for disse lidt større rækkehuse. Vi håber stadig at kunne bygge nogle flere huse i området senest i 2018. Startboligerne Startboligerne på Amerikavej har været en stor succes. Det har været en gevinst for afdelingen, at vi har en social vicevært på stedet, som blandt andet arrangerer gode og sunde aktiviteter for de unge beboere. Det er vores opfattelse, at afdelingen generelt har fået et løft, og at det nu er mere populært at bo på Amerikavej end tidligere. Vi besluttede derfor i november måned 2015, at ansøge om en forlængelse af projektet. Vi har på det grundlag fået tilsagn fra Udlændinge-, Integrations- og Boligministeriet om forlængelse af projektet fra de nuværende 10 år til 15 år. Kapitalforvaltningen Det meget lave renteniveau gjorde året 2015 til et vanskeligt år i forhold til at opnå en fornuftig forrentning af afdelingernes opsparede kapital. På grund af de turbulente markedsforhold især i foråret 2015 blev vi allerede i løbet af sommeren klar over, at det ville blive vanskeligt at opnå et positivt afkast af vores kapital. Ved årets udgang kunne vi således konstatere en samlet negativ forrentning på 0,5% for året 2015. Afkastniveauet i 2016 er stadig lavt, men det er dog vores forventning, at vi vil opnå en positiv forrentning for hele året 2016. Renoveringsopgaver Der er i 2015 gennemført mange renoveringsarbejder i vores afdelinger. Der er således anvendt i alt 5,6 mio. kr. fra afdelingernes henlæggelser til planlagt vedligeholdelse og i alt 7,5 mio. kr. til almindelig vedligeholdelse i året løb. Derudover har hovedforeningen givet tilskud til renoveringsarbejder i afdelingerne for i alt 456 tkr, og der er udført lånefinansierede renoveringsopgaver for i alt 4,4 mio. kr. Der er således disponeret 18 mio. kr. i afdelingerne i 2015. I kan finde en specifikation af afdelingerne i årsberetningen, som ligger på vores hjemmeside.
Tab ved lejeledighed Samlet set er tab ved lejeledighed faldet for 3. år i træk. Dispositionsfonden har i 2015 dækket udgifter til lejeledighed for i alt 347 tkr. mod en samlet udgift på 449 tkr. i 2014. I 2012 udgjorde tab ved lejeledighed 1.508 tkr., så tabene er over 3 år faldet med 1.161 tkr. til under en fjerdedel af niveauet i 2012. Det er meget tilfredsstillende, at vi har fået stabiliseret tab ved lejeledighed til et relativt lavt niveau. Tab ved fraflytninger Dispositionsfondens andel af tab ved fraflytninger har i 2015 udgjort i alt 431 tkr. sammenlignet med 512 tkr. i 2014. Rykker- og inddrivelsesproceduren er i årets løb blevet gennemgået og justeret, så proceduren i højere grad har fokus på at begrænse størrelsen af eventuelle tilgodehavender fra fraflyttede lejere. Der er i den forbindelse lavet klare retningslinjer for restancer og afdragsordninger. Lånekonventeringer Renteniveauet har også i 2015 været meget lavt og det har givet mulighed for, at vi igen i det seneste år har omlagt nogle af afdelingernes realkreditlån. Vi vil fortsat være opmærksomme på konverteringsmuligheder, hvis de skulle opstå. Personaleforhold: Ejendomsservice Boligforeningen har fået en ny driftschef, Lisbeth Pind, som startede hos os den 15. november 2015. Vores tidligere inspektør, Thomas Petersen, fratrådte sin stilling hos os den 31. oktober 2015. Lisbeth har haft en travl start, hvor hun har skullet fortsætte de mange projekter, som var sat i gang allerede før hun startede hos os, men hun er faldet rigtig godt til i vores organisation. Administrationen Vores bogholder, Elsebeth Sejersen, kom tilbage fra barselsorlov i maj måned 2016. Samtidig stoppede Ulla Dalsgaard, der har været ansat som barselsvikar for Elsebeth. Vi ønsker Elsebeth velkommen tilbage igen og samtidig ønsker vi Ulla held og lykke i hendes nye job. Orientering om regnskabsåret 2015: KTH gennemgik først regnskabet for 2015 via en oversigt over regnskabstallene, samt et diagram med procentvis inddeling af hovedtallene. De variable udgifter er den eneste andel, som vi har reelt indflydelse på, og i afd. 36 udgør denne post kun 7%. Godkendelse af afdelingens budget 2017: Herefter blev budgettet for 2017 gennemgået. Via et diagram med procentvis opdeling, blev der forklaret, hvor stor en andel specielt den offentlige andel udgør. Denne andel stiger en del i forhold til 2016, bl.a. på grund af stigende udgifter til renovation.
Afdelingen har tidligere haft overskud, og derfor kunne budgettet fremlægges uden en huslejestigning. Budgettet vil medføre en huslejestigning på kr. 0,00 pr. m2/år. Herefter blev budgettet enstemmigt godkendt. 3. Behandling af indkomne forslag: Udendørs stikkontakt, hvor vi kan støvsuge bilerne. Gerne placeret i udhuset. Men LP syntes det var mere praktisk med en udendørs placering. Dette blev vedtaget og LP sørger for etableringen. Ny trillebør og kost. Det skulle viceværten sørge for, og det var på vej. Scootere i cykelrummet skal forbydes, da der lugter af benzin. Scooteren har en meget kraftig lugt af benzin, som gør at hvis man har fx en barnevogn stående i rummet, kommer denne også til at lugte af benzin. Generel meget rodet i cykelrummet. KTH informerede om, at de fremmødte var i deres fulde ret til at vedtage et forbud mod scootere i rummet, men hvem skulle så håndhæve det. Det blev vedtaget, at cykelrummet KUN må bruges til cykler og der sættes et skilt op på skuret. Lang stige. Bliver indkøbt af viceværten. 4. Valg af beboerrepræsentanter og suppleanter: Else Sørensen blev valgt til 2018. 5. Eventuelt: 1. Der skal findes en ordning med vores affaldsrum. Den ene container står udenfor rummet. Samtidigt skal der findes en ordning på affald, da folk ikke sorterer affaldet ordentligt. KTH forklarede kort, at vi desværre godt kender til problemet, idet containerne er meget store og fylder meget i affaldsrummene. En lejer havde talt med viceværten om muligheden for at udvide det eksisterende affaldsskur. Dette mente LP sagtens kunne lade sig gøre. Et større affaldsskur ville skabe større overblik. Forslag om én fast månedlig dag, hvor viceværten fjerner haveaffald i sommerperioden. 2. Der er en beboer, som optager 3 parkeringspladser, hvilket ikke er fair overfor vi andre, der bor i boligerne. Det kan være svært, at finde en parkeringsplads. En lejer mente, at det er vigtigst, at der altid er en parkeringsplads til afdelingens beboere. LP mente også, at der skulle være plads til fx handicaphjælpere. Det blev aftalt, at beboerrepræsentanterne påpeger problemet overfor de andre i afdelingen. 3. Oprydning i cykelskur, da der står alt for mange cykler derude. Det aftaltes, at der sendes et brev rundt med mærker, omkring fjernelse af cykler, som ikke bliver brugt. Ros til en enkelt lejer, som selv fejer omkring sin bolig og på parkeringspladsen en gang imellem.
Der var ikke yderligere til eventuelt og der blev takket for god ro og orden.