Tids- og handleplan for etablering af en professionel ejendomsadministration i Ringkøbing-Skjern Kommune
Tids- og handleplan Aktiviteter Direktionsmøde: Oplæg til proces og sagsfremstilling drøftes Formandsskabet i HovedMED orienteres inden ØEU-møde Chefforum; drøfter proces, sagsfremstilling, kommunikation m.m. Økonomi- og Erhvervsudvalget: Godkender forløb og indstilling Byrådet orienteres om forløbet HovedMED; Orientering om proces. Levere input til temadag (indhold, deltagerkreds mm.), kommunikation m.m. Afklaring af politisk mandat Jan Feb Mar Apr Maj Jun Aug Sep 21. jan Evt. justering af proces og sagsfremstilling 25. jan 27. jan 2. feb 9. feb 8. feb Kommunikationsplan udarbejdes FagMED/LokMED: Alm. orientering Info-møder m. fagforeninger, medarbejder- og ledergrupper m.fl. Inspirationstur(e) for relevante interessenter Temadag/workshop Direktion og udvalgte fag- og stabschefer drøfter og kvalificerer overordnet ramme for beslutningsoplæg (=output fra temadag) Uddybning, analyse og beregning på temaer/modeller etc. Organisationen i arbejdstøjet Orientering i MED-sys Planlægning Opsamling Analyse m.m. Analyser, beregninger m.m. sammenfattes og udsendes til chefforum i god tid før næste møde. Sommerferie Fag- og stabshefer drøfter i egne/respektive ledergrupper mhp. at være klædt bedst muligt på til møde i chefforum Chefforum drøfter oplæg og beslutter indstilling til ØEU Høring i MED-systemet (=budgetprocessen) Beslutningsoplæg kvalificeres internt Lokale drøftelser 13. jun Høring i MED-sys Forelæggelse i ØEU Forelæggelse i Byrådet Politisk afklaring 21. jun 16. aug Udarbejdelse af implementeringsplan Next step
Drøftelse i Direktionen Tid: 21. januar 2016 Hvem: Direktionen Hvad: Oplæg til proces og udkast til sagsfremstilling Direktionen bedes: - drøfte og beslutte oplæg til proces og udkast til sagsfremstilling Oplæg m.m. justeres på baggrund af drøftelserne og videresendes til chefforum Formandskabet i HovedMED orienteres om planen den 25. januar 2016
Drøftelse på Chefforum Tid: 27. januar 2016 Hvem: Chefforum Hvad: Oplæg til proces og udkast til sagsfremstilling m.m. drøftes Chefforum bedes: - Drøfte, kvalificere og beslutte oplæg til proces samt sagsfremstilling, herunder indhold og deltagerkredsen i de forskellige steps i forløbet - Godkende, at der under vejs i forløbet vil være behov for at trække på interne konsulenter samt ressource- og nøglepersoner på tværs af organisationen. - Drøfte hvordan kommunikationen mest hensigtsmæssigt kan ske fra nu af og frem Oplæg m.m. justeres på baggrund af drøftelserne
Forelæggelse for Økonomi- og Erhvervsudvalget Tid: 2. februar 2016 Hvem: Økonomi- og erhvervsudvalget Hvad: Proces og sagsfremstilling forelægges til godkendelse Direktionen forelægger: - proces og sagsfremstilling for udvalget til godkendelse Eventuelt justering af proces Flyer, info-folder el.lign., der fortælle om det påtænkte arbejde udsendes både til politikere og internt i organisationen
Orientering og inddragelse af HovedMED Tid: 8. februar 2016 Hvem: HovedMED Hvad: Proces og sagsfremstilling præsenteres og forløb drøftes HovedMED: - Orienteres om den overordnede proces og sagsfremstillingen - Bedes komme med input til temadag/workshop i marts, herunder: - Indhold på dagen, deltagerkreds m.m. - Deltager evt. i selve planlægningen af temadagen, hvis det ønskes - Bedes komme med input, hvad de har behov for, for at kunne gå hjem og fortælle om processen og det arbejde, der sættes i gang - Bedes komme med input til, hvordan vi sikrer en god kommunikation i det hele taget ------------------------- Efterfølgende: - Orientering på fagmed/lokmed - Udarbejdelse af kommunikationsplan - Planlægning af workshop - Evt. justering af proces
Orientering af Byrådet Tid: 9. februar 2016 Hvem: Byrådet Hvad: Proces og sagsfremstilling forelægges til orientering Direktionen forlægger: - proces og sagsfremstilling for Byrådet til orientering
Informationsmøder samt inspirationstur(e) Tid: Hvem: Hvad: Februar og marts Fagforeninger, medarbejder- og ledergrupper Informationsmøder og inspirationsture Der afholdes informationsmøder rundt omkring i organisationen. Møderne vil indgå som en del af kommunikationsplanen og adresseres de forskellige grupper af interessenter. Møder kan holdes efter ønske fra de respektive grupper, som åbent hus -møder, hvor man kommer, hvis man interesse i det, som løbende statusmøder undervejs i forløbet osv. Ligeledes planlægges inspirationsture for grupper af medarbejdere og ledere.
Temadag/workshop om den kommunale ejendomsadministration Tid: Hvem: Hvad: Primo marts Deltagerkreds besluttes dels af chefforum dels af HovedMED Arbejdsdag i form af temadag / workshop med bred deltagelse Indholdet af workshoppen samt deltagerkreds baseres på input - dels fra HovedMED, dels fra chefforum - dagen planlægges med hjælp fra IUP Forslag til deltagerkreds: - Direktionen - Fagcheferne for Dagtilbud og undervisning, Sundhed og Omsorg samt Handicap og Psykiatri udpeger en repræsentativ gruppe af ledere - Serviceledere - HovedMed - Fag-/stabschefer - Kommunale ejendomme Konklusioner fra temadag opsamles og systematiseres i temaer/blokke samt omsættes til et overordnet beslutningsgrundlag, der forelægges de fag- og stabschefer, der har størst interesse i forløbet, dvs. den kreds, der var samlet 3. december 2015
Direktion samt udvalgte fag- og stabschefer kvalificerer overordnet beslutningsgrundlag Tid: marts-april 2016 Hvem: Direktion samt udvalgte fag- og stabschefer (=kreds fra 3/12-15) Hvad: Kvalificerer output og beslutningsoplæg fra temadag/workshop Konklusioner fra temadagen opsamles og præsenteres i en række temaer/blokke i form af et overordnet beslutningsgrundlag for det videre arbejde. Direktionen samt fag- og stabscheferne drøfter og kvalificere materialet inden der arbejdes videre med uddybende analyser og beregninger.
Nøgle-/ressourcepersoner: Tema analyseres - beregninger foretages Tid: april-maj 2016 Hvem: Ressource-/nøglepersoner i organisationen Hvad: Analyserer, beregner og uddyber input/temaer fra temadagen Der trækkes på ressourcer og nøglepersoner på tværs af organisationen. Arbejdet koordineres fra RKSK-Ejendomme Materialet sendes til fag- og stabschefer, der drøfter det i deres respektive lederfora forud for chefforum i maj. Der er ikke tale om en formel høring, men alene en almindelig ledelsesmæssige drøftelse i ledergrupperne i fagområderne med henblik at sikre, at de respektive fag- og stabschef er klædt godt på til de efterfølgende drøftelser i chefforum.
Chefforum: Drøftelse af et samlet beslutningsoplæg Tid: Maj 2016 Hvem: Chefforum Hvad: Drøfter det samlede oplæg / materiale i plenum Chefforum drøfter og justere oplægget samt beslutter indstillingen til Økonomi og erhvervsudvalget. Oplægget vil ikke indeholde en detaljeret implementeringsplan men alene nogle modeller og nogle tidsrammer i form af større blokke. En egentlig implementeringsplan udarbejdes først, når det er endelig besluttet, hvad der skal ske, dvs. efter Byrådsmødet 16. august 2016. Forinden indstillingen sendes i udvalget gennemføres en høringsproces i MED-systemet (i lighed med budgetprocessen)
Høring i MED-systemet Tid: 13. juni 2016 Hvem: HovedMED Hvad: Drøfter det samlede oplæg / materiale i plenum Efterfølgende gennemføres en høringsproces i MED-systemet i lighed med budgetprocessen
Forelæggelse hhv. Økonomi- og Erhvervsudvalget samt Byrådet Tid: 21. juni 2016 Hvem: Økonomi- og erhvervsudvalget Hvad: Drøfter indstillingen fra administrationen Der er alene tale om en helt overordnet plan, der præsenteres i nogle blokke. En detaljeret implementeringsplan udarbejdes først, når retning og indhold er godkendt. Tid: 16. august 2016 Hvem: Byrådet Hvad: Drøfter og godkender indstillingen
Implementeringsplan Tid: August-september 2016 Hvem: Ressource- og nøglepersoner i organisationen Hvad: Udarbejdelse af Implementeringsplan Når den overordnede retning og plan er godkendt, udarbejdes mere detaljerede implementeringsplaner for de spor/initiativer, der er besluttet.