Ravnsborg Ældreboligselskab Referat af organisationsbestyrelsesmøde mandag den 19. september 2011 kl. 10.00 i fælleshuset i Boesgårdsparken Dagsorden: 1 Godkendelse af dagsorden... 2 2 Godkendelse af referat... 2 3 Boligselskabet Ravnsborg Ældreboligselskab... 2 3.1 Bestyrelseshonorar... 2 3.2 Boligselskabets årsregnskab... 3 3.3 Revisionsprotokol... 3 3.4 Bestyrelsens årsberetning... 3 3.5 Godkendelse af styringsrapport... 4 3.6 Boligselskabets budget... 4 3.7 Valg af delegerede til Domeas repræsentantskab.... 4 3.8 Valg af kredsdelegerede til BL... 5 3.9 Forvaltningsrevision årlig opfølgning... 5 3.10 Ny lovgivning vedtægtsrevision... 5 3.11 Personaleforhold - Uddannelsespolitik... 5 4 Boligselskabets afdelinger... 7 4.1 Årsregnskaber... 7 4.2 Orientering om driftsforhold... 7 5 Eventuelt... 9 Deltagere fra bestyrelsen: Anni Frederiksen, næstformand Vakant Leif Christensen Anna Lise Knudsen Lars Henriksen Rigmor Johansen Øvrige deltagere: Birgitte Werngreen-Nielsen, Domea Domea Boligcenter Nykøbing F., den 27. september 2011
1 Godkendelse af dagsorden Det indstilles, at bestyrelsen godkender den udsendte dagsorden samt eventuelle tillægspunkter. Dagsordenen blev godkendt. 2 Godkendelse af referat Domea har ikke modtaget kommentarer eller indsigelser til referat af møde den 30. august 2010. Det indstilles, at referatet godkendes og underskrives. Referatet blev godkendt og underskrevet. 3 Boligselskabet Ravnsborg Ældreboligselskab 3.1 Bestyrelseshonorar Bestemmelserne om det samlede årlige honorar til organisationsbestyrelsen findes i 13 i driftsbekendtgørelsen. For regnskabsår, der påbegyndes efter den 31. august 2010 udgør det årlige maksimale vederlag til bestyrelsen kr. 71,49 pr. lejemålsenhed for de første 100 lejemåls enheder i boligorganisationen og kr. 42,89 pr. lejemålsenhed for boligorganisationens øvrige lejemålsenheder De angivne satser indeksreguleres én gang årligt. Honoraret er tidligere udbetalt med 2 portioner til formanden og en portion til øvrige medlemmer. Det indstilles til bestyrelsen at godkende, at honoraret fastsættes til det lovlige maksimumniveau, og at princippet for den interne fordeling af honoraret i bestyrelsen fortsætter uændret i kommende regnskabsår. Det blev besluttet at honoraret fastsættes til det lovelige maksimum og at det deles lige mellem alle medlemmer i organisationsbestyrelsen. Side 2 af 9
3.2 Boligselskabets årsregnskab Boligselskabets årsregnskab godkendes endelig af repræsentantskabet efter forudgående godkendelse i organisationsbestyrelsen. Boligselskabets årsregnskab for perioden 2010/2011 vedlægges som bilag. Regnskabet udviser et underskud på kr. 27.502,- Bemærkninger til årets resultat samt til boligselskabets generelle økonomiske situation fremgår af årsberetningen på regnskabets side 9 til 12. Det indstilles, at bestyrelsen godkender årsregnskabet, som herefter forelægges repræsentantskabet til endelig godkendelse. Regnskabet blev godkendt. 3.3 Revisionsprotokol Revisionsprotokol til årsregnskab for boligselskab og afdelinger godkendes endelig af repræsentantskabet efter forudgående godkendelse i organisationsbestyrelsen. Revisionsprotokol til årsregnskab for perioden 1. april 2010 31. marts 2011 vedlægges som bilag. Det indstilles, at bestyrelsen godkender revisionsprotokollen, som herefter forelægges repræsentantskabet til endelig godkendelse. Revisionsprotokollen blev godkendt. 3.4 Bestyrelsens årsberetning Bestyrelsens beretning for seneste regnskabsår er optrykt i boligselskabets årsregnskab på side 9 til 10 og suppleres eventuelt med andre skriftlige materialer eller en mundtlig beretning på repræsentantskabsmødet. Det indstilles, at bestyrelsen godkender årsberetningen til forelæggelse for repræsentantskabet. Årsberetningen blev godkendt. Side 3 af 9
3.5 Godkendelse af styringsrapport Til brug for den løbende styringsdialog er organisationsbestyrelsen forpligtet til at udarbejde og indsende en årlig rapport om boligorganisationens virksomhed til kommunen. Styringsrapporter for boligorganisation og afdelinger er vedlagt. Rapporternes økonomiske oplysninger mv. er opdateret ift. tidligere udarbejdede rapporter, mens det overlades til bestyrelsen at gennemgå og tilpasse de mere kvalitative og politisk betonede oplysninger. Det indstilles, at bestyrelsen gennemgår, tilpasser og godkender styringsrapporterne. Styringsrapporterne blev gennemgået, tilpasset og derefter godkendt. 3.6 Boligselskabets budget Boligselskabets budget godkendes endeligt af organisationsbestyrelsen og forelægges repræsentantskabet til orientering. Det indstilles, at bestyrelsen godkender budgettet, som herefter forelægges på repræsentantskabsmødet til orientering. Budget for 2012/2013 blev godkendt. 3.7 Valg af delegerede til Domeas repræsentantskab. De administrerede boligselskaber kan til Domeas repræsentantskab vælge én repræsentant for hver påbegyndt 200 lejemålsenheder i drift dog maksimalt 7 repræsentanter. Der vælges blandt bestyrelsens medlemmer og mindst én repræsentant skal være beboervalgt. Ravnsborg Ældreboligselskab kan vælge 1 repræsentant. Det indstilles, at bestyrelsen vælger 1 repræsentant til Domeas repræsentantskab for 1 år. Claes Knudsen blev valgt som repræsentant, med Anni Frederiksen som medrepræsentant, da Claes Knudsen ikke er beboervalgt. Side 4 af 9
3.8 Valg af kredsdelegerede til BL BL s kredsarbejde er åbent for alle afdelings- og organisationsbestyrelsesmedlemmer, men det er kun de valgte/udpegede delegerede, der er opstillings- og stemmeberettigede på BL s kredsvalgmøder. I henhold til BL s vedtægter kan boligorganisationen vælge/udpege 2 kredsdelegerede pr. påbegyndt antal af 500 boliger i kredsen. Boligselskabet Ravnsborg Ældreboligselskab kan vælge op til 2 delegerede. Det indstilles, at bestyrelsen vælger op til 2 kredsdelegerede for 1 år. Pladserne er vakante. 3.9 Forvaltningsrevision årlig opfølgning Boligselskabet er underlagt reglerne om forvaltningsrevision og har i den forbindelse godkendt en række målsætninger med konkrete mål. Der henvises til selskabets årsberetning i årsregnskabet, hvor opfølgning og evaluering på forvaltningsrevision er indarbejdet. Som dokumentation for målsætning om administrativ ledelse vedlægges uddrag af Domeas Mål & Resultater. Det indstilles, at bestyrelsen tager evalueringen til efterretning og godkender at fortsætte med de fastsatte målsætninger og konkrete mål. Forvaltningsrevisionen blev gennemgået og godkendt. 3.10 Ny lovgivning vedtægtsrevision På baggrund af de ændrede regler for almene boligselskaber, som trådte i kraft pr. 1. januar 2010, har Domea udarbejdet vedlagte forslag til vedtægtsrevison. Alle tilføjelser/ændringer er markeret med rød skrift. Det indstilles til bestyrelsen at godkende forslaget til reviderede vedtægter, der herefter forelægges repræsentantskabet til endelig godkendelse. Vedtægterne blev godkendt til forelæggelse på repræsentantskabsmødet. 3.11 Personaleforhold - Uddannelsespolitik Kompetenceudvikling er et højt prioriteret område i Ravnsborg Ældreboligselskab. Løbende og systematisk udvikling af kompetencer er en forudsætning for fremtidssikret udvikling af Ravnsborg Ældreboligselskab - for såvel bestyrelsesmedlemmer Side 5 af 9
som ansatte. Det er en forudsætning for en effektiv og serviceorienteret drift. Med denne uddannelsespolitik vil boligselskabets organisationsbestyrelse sende et tydeligt signal om, at organisationsbestyrelsen prioriterer kompetenceudvikling højt og derfor afsætter de nødvendige midler til at gennemføre relevant udvikling for såvel bestyrelsesmedlemmer som medarbejdere. Kompetenceudvikling en win-win-situation Når bestyrelsesmedlemmer og medarbejdere i boligselskabet får relevant kompetenceudvikling betyder det at: - Samarbejdet mellem det politiske og det driftsmæssige niveau styrkes og kvalificeres, fordi bestyrelsesmedlemmer kompetent udfylder roller, ansvar og opgaver i bestyrelsesarbejdet - Drift og servicering af ejendomme og beboere kvalificeres, fordi mestre og ejendomsfunktionærer får mulighed for at løse opgaver endnu mere kvalificeret, effektivt og selvstændigt Kompetenceudvikling er et samlebegreb for mange aktiviteter f.eks. kurser, fyraftensmøder m. oplæg, seminarer og udviklings/afklaringsprocesser. 1. Kompetenceudvikling af valgte bestyrelsesmedlemmer Mål: - sikre, at selskabet kan rekruttere og fastholde kompetente bestyrelsesmedlemmer - styrke beboerdemokratiet - sikre at bestyrelsesmedlemmerne har de særligt nødvendige kompetencer til at varetage roller, ansvar og opgaver, således at flest mulige opnår en større glæde ved bestyrelsesarbejdet. Midler: - Der afsættes kr. 4.000 pr. valgt medlem pr. år, dog en maks. samlet ramme på kr. 10.000 pr. år. - beløbet finansieres ved et afsætningsbeløb fra Dispositionsfond i forbindelse med budgetlægning 2. Kompetenceudvikling af mestre og ejendomsfunktionærer Mål: - sikre, at selskabet kan tiltrække og fastholde kompetente medarbejdere - sikre at mestre og ejendomsfunktionærer har de særligt nødvendige kompetencer til at varetage funktion og opgaver - sikre fast beløb til disposition i forbindelse med den årlige MUS-samtale mellem chef/mestrer og medarbejder Midler: - der afsættes kr. 5.000 pr. medarbejder pr. år, Dog en maks. samlet ramme på kr. 5.000 pr. år. - beløbet finansieres ved et afsætningsbeløb fra Dispositionsfond i forbindelse med budgetlægning. Det indstilles, at bestyrelsen tiltræder uddannelsespolitikken. Bestyrelsen tiltræder uddannelsespolitikken. Side 6 af 9
4 Boligselskabets afdelinger 4.1 Årsregnskaber Boligafdelingernes årsregnskaber godkendes endelig af organisationsbestyrelsen efter forudgående godkendelse af afdelingsbestyrelsen eller afdelingsmødet. Afdelingernes årsregnskaber for perioden 1.4.2010 31.3.2011 vedlægges som bilag. Afdelingernes regnskaber udviser følgende resultater: Afdeling 2401: overskud på kr. 400.879,- Afdeling 2491: overskud på kr. 5.791,- Bemærkninger til årets resultat samt til afdelingernes generelle økonomiske situation fremgår af årsberetningen på regnskabets side 9 til 12. Det indstilles, at bestyrelsen godkender afdelingernes årsregnskaber. Bestyrelsen godkendte årsregnskaberne for afdelingerne. 4.2 Orientering om driftsforhold Der er i regnskabsåret udført malerarbejde og tømrerarbejde på alle udhuse. Derudover er der lavet flisegang omkring fælleshuset i Boesgårdsparken. Birket: Landsbyggefonden har besigtiget den gule bygning i Birket. Landsbyggefonden indstiller, at bygningen får støtte til nedrivning, da der ikke kan ses nogen muligheder for salg, som tilmed vil give adgangsproblemer for de tilbageblivende boliger. Lolland kommune er forelagt Landbyggefondens indstilling og har skriftligt tilkendegivet, at de er enige i vurderingen, med baggrund i, at der er et boligoverskud på ca. 4.000 boliger i kommunen og det tal er støt stigende. Vi ved, at der skal rives boliger ned både i Nakskov og Rødbyhavn. Derudover er der solgt boliger i Errindlev og endnu en afdeling i Errindlev med 11 boliger er ved at blive solgt. Udgiften skal finansieres med et renoveringslån fra Landsbyggefonden, hvoraf boligselskabet selv skal indskyde 20%. Der er lavet en anslået økonomisk vurdering af projektet, ud fra de oplysninger vi har fået og sagen finansieres således: Side 7 af 9
Restgæld Lolland kommune kr. 622.000 Kapitaldepot jf. nedenstående kr. 200.000 Femtedelsordning i alt kr. 822.000 Som fordeles således: Lolland kommune kr. 164.400 Nykredit (se nedenstående) lån kr. 164.400 Boligorganisation tilskud kr. 164.400 LBF lån kr. 164.400 LBF tilskud kr. 164.400 Der resterer udelukkende lånet til kommunen i bygningen. Kreditforeningen har således ikke et udestående i bygningen. Nykredit har lån/pant i de restende bygninger i afdelingen. Kapitaldepotet er beregnet således: Nedrivningsomkostninger kr. 292.000 Huslejetab indtil nedrivning anslået kr. 100.000 Diverse omkostninger anslået kr. 50.000 I alt kr. 442.000 Dertil kommer honorar til Domea som beregnes efter medgået tid. Disse omkostninger finansieres ved renoveringsstøttelån. Beboerandelen af ydelsen hertil udgør 1. år 3,4% og stiger årligt med 75% af stigningen i nettoprisindekset eller, hvis dette er steget mindre, lønindeks for den private sektor. Disse ydelser forventes neutraliseret vha ovennævnte kapitaldepot beregnet anslået som 442.000 *3,4%*10 ~ 200.000. Det betyder at udgiften for boligorganisationen ud fra de anslåede udgifter udgør kr. 164.400,- Det indstilles, at bestyrelsen godkender nedrivning af den gule bygning i Birket. Efter en lang drøftelse blev det besluttet at få indhentet et overslag på omkostninger i forbindelse med en eventuel istandsættelse af den gule bygning, således at denne udgift kan sammenlignes med omkostningerne ved nedrivning. Det blev endvidere besluttet at indkalde til nyt møde, hvor punktet tages op igen. Side 8 af 9
5 Eventuelt Da der ikke forelå flere sager til behandling, blev mødet hævet. Boligcenter Nykøbing F. den 26. september 2011. Referatet godkendt på bestyrelsesmøde den Næstformand Anni Frederiksen Side 9 af 9