Padborg, 07.12.2015 Forvaltningsgruppemøde den 4. november 2015 kl. 9.00 på Regionskontor Protokoll der Verwaltungsgruppensitzung, den 4.Nnovember 2015 um 9.00 Uhr im Regionskontor Deltagere: Christiane Plischke (indtil kl. 10.00), Tønder Kommune, Claus Dall, Haderslev Kommune, Palle Menzel, Kreis Nordfriesland, Thomas Pfannkuch & Susanne Lamaack, Land Schleswig-Holstein, Margriet Pless Jansen, Aabenraa Kommune, Uwe Jessen, BDN, Martin Lorenzen, SSW, Kia Sofie Abildtrup, Region Syddanmark, Mathias Jahnke (indtil kl. 11.10), Kreis Schleswig-Flensburg, tolk Ute Schmidt, Peter Hansen & Lis Blake, Regionskontoret Teilnehmer: Christiane Plischke (bis 10.00 Uhr), Tønder Kommune, Claus Dall, Haderslev Kommune, Palle Menzel, Kreis Nordfriesland, Thomas Pfannkuch & Susanne Lamaack, Land Schleswig-Holstein, Margriet Pless Jansen, Aabenraa Kommune, Uwe Jessen, BDN, Martin Lorenzen, SSW, Kia Sofie Abildtrup, Region Syddanmark, Mathias Jahnke (bis 11.10 Uhr), Kreis Schleswig-Flensburg, Dolmetscherin Ute Schmidt, Peter Hansen & Lis Blake, Regionskontor Afbud: Aygül Fatma, Stadt Flensburg, Peter Mølgaard, Sønderborg Kommune Entschuldigt: Fatma Aygül, Stadt Flensburg, Peter Mølgaard, Sønderborg Kommune Peter Hansen bød alle velkommen. Peter Hansen begrüßte alle Teilnehmer. 1. Efterbehandling af bestyrelsesmødet den 29.09.2015 Budget 2015 og 2016 Peter Hansen kunne meddele at der finder samtaler sted i Kreis Schleswig-Flensburg omkring den økonomiske situation, og han er fortrøstningsfuld at der kommer en løsning inden den 30.11.2015. Mathias Jahnke kunne tilføje at der er møde i det ansvarlige udvalg den 19.11.2015 og så mødes den tyske side den 24.11.2015, hvor man regner med en afgørelse på den 1. Nachbereitung der Vorstandssitzung vom 29.09.2015 Haushalt 2015 und 2016 Peter Hansen konnte mitteilen, dass derzeit im Kreis Schleswig- Flensburg Gespräche zur wirtschaftlichen Situation stattfinden und er zuversichtlich ist, dass es bis zum 30.11.2015 eine Lösung gibt. Mathias Jahnke konnte ergänzen, dass der verantwortliche Ausschuss am 19.11.2015 tagt und sich die deutsche Seite dann am 24.11.2015 trifft, wo man dann mit einer Entscheidung 1 / 10
økonomiske situation. Mathias Jahnke tilføjede at Kreis Schleswig-Flensburg stadig ønsker det grænseoverskridende samarbejde. Peter Hansen afventer løsningen fra Kreis Schleswig-Flensburg, hvorefter kontoret sætter beløb på de forskellige områder, hvor der skal spares jævnfør bestyrelsesbeslutningen den 29.09.2015. Flere medlemmer af forvaltningsgruppen så gerne at man fremlagde scenarier for bestyrelsen, således at de kan se hvad det vil betyde, hvis der skal spares store beløb hvilket vil betyde fyringer. Peter Hansen svarede at disse beregninger foreligger; men kun hos formandskabet. hinsichtlich der wirtschaftlichen Situation rechnet. Mathias Jahnke ergänzte, dass der Kreis Schleswig-Flensburg die grenzüberschreitende Zusammenarbeit weiter wünscht. Peter Hansen wartet die Lösung aus dem Kreis Schleswig-Flensburg ab. Danach benennt das Regionskontor Beträge für die verschiedenen Bereiche in denen laut Vorstandsbeschluss vom 29.09.2015 gespart werden soll. Mehrere Mitglieder der Verwaltungsgruppe wünschten, dass man dem Vorstand Szenarien vorlegt, so dass ersichtlich ist, was es bedeuten wird, wenn so große Beträge eingespart werden sollen, was Kündigungen zur Folge hätte. Peter Hansen antwortete, dass diese Berechnungen bereits vorliegen, allerdings nur den Vorstandsvorsitzenden. Forvaltningsspørgsmål Efter gennemgang af forvaltningsspørgsmålene bliver beslutningerne i forvaltningsgruppen forelagt bestyrelsen ved det næste bestyrelsesmøde. 1. Struktur / organisation Der er indkommet flere tilkendegivelser om manglende gennemskuelighed i forhold til strukturerne Det blev besluttet at aktualisere skrivelse fra 2012 omkring dobbeltstrukturer i regionen. For at gøre økonomien mere overskuelig blev det besluttet at gøre mere brug af forklarende fodnoter samt at lave en side for hver Regionskontoret, KursKultur og Kulturaftalen Sønderjylland- Schleswig. Verwaltungsfragen Nach einem Durchgang der Verwaltungsfragen werden die Beschlüsse der Verwaltungsgruppe dem Vorstand zur nächsten Vorstandssitzung vorgelegt. 1. Struktur / Organisation Es sind mehrere Äußerungen zur fehlenden Transparenz der Strukturen eingegangen. Es wurde beschlossen, dass das Schreiben zu den Doppelstrukturen in der Region von 2012 aktualisiert wird. Um die Finanzen übersichtlicher darzustellen wurde beschlossen, dass mehr erläuternde Fußnoten genutzt werden, sowie das Regionskontor, KursKultur und die Kulturvereinbarung auf jeweils einer eigenen Seite darzustellen. Darüber hinaus gab 2 / 10
Derudover kom der et ønske frem omkring et flerårigt budget. es den Wunsch nach mehrjährigen Haushalten. 2. Beslutningsreferater i stedet for samtalereferater / Kortere referater gerne fra en bestemt medarbejder i stedet for en fællesmail Forvaltningsgruppen så ikke et problem her, men mente at referaterne har den rigtige længde. 2. Ergebnisprotokolle statt Gesprächsprotokolle/ Kürzere Protokolle gerne von einem bestimmten Mitarbeiter statt einer gemeinsamen E-Mail Die Verwaltungsgruppe sah hier kein Problem, meinte aber, dass die Protokolle die richtige Länge haben. Mødeindkaldelse via Outlook Det blev besluttet at Regionskontoret fremadrettet udsender Outlook-invitationer til møder; uden dog at forvente at alle gør brug af det. Sitzungseinladung via Outlook Es wurde beschlossen, dass das Regionskontor zukünftig Outlook-Einladungen zu den Sitzungen versendet; ohne jedoch zu erwarten, dass alle diese nutzen. Reducering af antal medlemmer af udvalget Det er politisk bestemt hvor mange medlemmer der er i regionens ene udvalg; kulturudvalget. Reduzierung der Anzahl der Ausschussmitglieder Es ist politisch bestimmt, wie viele Mitglieder im einzigen Ausschuss der Region, dem Kulturausschuss, sind. Eventuel (såfremt det er muligt) undvære simultantolkning Det blev besluttet at fortsætte som hidtil indenfor alle politiske organer samt på administrativt niveau. Eventuell (sofern dies möglich ist) auf Simultandolmetschen verzichten Es wurde beschlossen in allen politischen Organen sowie auf Verwaltungsebene wie bisher fortzufahren. 3. Standardiseret rapporteringssystem Det blev besluttet at Peter Hansen til næste forvaltningsgruppemøde laver et forslag til emner man kan 3. Standardisiertes Berichtswesen Es wurde beschlossen, dass Peter Hansen zur nächsten Verwaltungsgruppensitzung einen Vorschlag erarbeitet zu den 3 / 10
informere omkring i form af tal eller oversigter et par gange om året. Themen, über die man in Form von Zahlen oder Übersichten mehrmals im Jahr informieren kann. Sammenhængen mellem organisation og budget gøres mere synlig Som besluttet tidligere under dette punkt opdeler Regionskontoret budgettet med 1 side til hver Regionskontoret, KursKultur og Kulturaftale Sønderjylland- Schleswig. Der Zusammenhang zwischen Organisation und Haushalt wird sichtbarer gemacht Wie früher unter diesen Punkt beschlossen, teilt das Regionskontor den Haushalt auf mit je einer Seite für Regionskontor, KursKultur und Kulturvereinbarung Sønderjylland-Schleswig. Undersøge kompetencer / Undgå dobbeltstrukturer / Undersøge, hvilke opgaver man selv skal påtage sig eller i givet fald kan varetages af andre institutioner / Oversigt over kompetencer og ansvar Det blev besluttet at Regionskontoret udarbejder et kort over aktører i det grænseoverskridende samarbejde for hvert af regionens 3 kerneområder. Det var enighed om, at Region Sønderjylland-Schleswig skal forblive indenfor kerneområderne politisk sekretariat, arbejdsmarked og kultur. Derudover skal bestyrelsen have mulighed for at udtale sig til andre grænseoverskridende emner. Der var ligeledes enighed om, at det er en myte med dobbeltstrukturerne. Prüfung der Kompetenzen/ Vermeidung von Doppelstrukturen /Prüfen, welche Aufgaben man selbst über-nehmen soll oder welche ggf. von anderen Institutionen wahrgenommen werden können /Übersicht über Kompetenzen und Verantwortung Es wurde beschlossen, dass das Regionskontor eine Karte über die Akteure in der grenzüberschreitenden Zusammenarbeit für jedes der drei Kerngebiete der Region ausarbeitet. Es herrschte Einigkeit darüber, dass die Region Sønderjylland-Schleswig innerhalb der drei Kerngebiete, politisches Sekretariat, Arbeitsmarkt und Kultur bleiben soll. Darüber hinaus soll der Vorstand die Möglichkeit haben sich zu anderen grenzüberschreitenden Themen zu äußern. Es herrschte ebenfalls Einigkeit darüber, dass es sich bei den Doppelstrukturen um einen Mythos handelt. 4 / 10
4. Regionskontorets beliggenhed (borgernærhed, omkostningsreduktion) Det blev besluttet at Regionskontoret udarbejder en økonomisk opstilling ved en flytning til tysk side, således at bestyrelsen har et grundlag at tage beslutningen ud fra. Peter Hansen tilføjede at udover det økonomiske aspekt er det også et spørgsmål om bl.a. retsform, moms og lønninger. 4. Standort des Regionskontors (Bürgernähe, Kostenreduzierung) Es wurde beschlossen, dass das Regionskontor eine wirtschaftliche Aufstellung für einen Umzug auf die deutsche Seite erarbeitet, so dass der Vorstand eine Grundlage zur Entscheidungsfindung hat. Peter Hansen ergänzte, dass neben dem finanziellen Aspekt auch Fragen der Rechtsform, Umsatzsteuer sowie Gehälter zu berücksichtigen sind. Finansiering 5. Ekstern finansiering til støtte for de strategiske målsætninger / EaSI-støtte, Interreg / Personaleomkostninger skal for størstedelens vedkommende refinansieres via EUtilskudsmidler eller permanente tilskud fra tredjepart / Ekstern finansiering Femern Bælt-rådgivning > Reduktion af tilskuddene fra partnerne / Afklaring af kompetencer økonomisk samarbejde med andre aktører Peter Hansen kunne meddele at det ikke er muligt at få støtte til strukturelle opgaver / driftstilskud. Tilskuddet fra Erhvervsministeriet er et spørgsmål om lobbyarbejde og i forbindelse med EaSI-midler fra 2017 arbejder Regionskontoret på muligvis at stille en ansøgning indenfor arbejdsmarked. Finanzierung 5. Externe Finanzierung zur Unterstützung strategischer Zielsetzungen /EaSi-Förderung, Interreg / Personalkosten größtenteils über EU Fördermittel oder durch dauerhafte Zuschüsse Dritter zu refinanzieren / Externe Finanzierung - Fehmarnbelt Beratung > Herabsetzung der Zuschüsse von Partnern / Klärung der Zuständigkeiten finanzielle Kooperation mit anderen Akteuren Peter Hansen konnte mitteilen, dass es nicht möglich ist, finanzielle Unterstützung für strukturelle Aufgaben/ Betriebszuschuss zu bekommen. Der Zuschuss vom dänischen Wirtschaftsministerium ist der Lobby-Arbeit zu verdanken und im Zusammenhang mit EaSI-Mitteln ab 2017 arbeitet das Regionskontor daran möglicherweise einen Antrag im Bereich Arbeitsmarkt zu stellen. 5 / 10
6. Præcisering af 11 (tidsfrist, hvis en partner ikke kan opfylde sine forpligtelser) / Undersøgelse af retlig status (inddragelse af resultater 2011) / (Planlægningssikkerhed) Peter Hansen kommenterede at på dansk side ligger der ikke noget problem med betaling af tilskud; problemet ligger på tysk side, og det vil være svært at løse. 6. Präzisierung von 11 (Zeitfrist wenn ein Partner seine Verpflichtungen nicht nachkommen kann) / Rechtsformprüfung (Einbeziehung Ergebnisse 2011) / (Planungssicherheit) Peter Hansen sagte, dass es auf dänischer Seite keine Probleme mit der Zahlung der Zuschüsse gibt; das Problem liegt auf deutscher Seite und wird schwer zu lösen sein. 7. Personaleallokering skal fremgå mere gennemskueligt / Gennemsigtighed og transparents om midlernes anvendelse Peter Hansen kunne meddele at Regionskontoret allerede er startet på at fremsende regelmæssige personaleoversigter til forvaltningsgruppen. 7. Personaleinsatz transparenter darstellen / Transparenz und Nachvollziehbarkeit der Mittelverwendung / Peter Hansen konnte mitteilen, dass das Regionskontor bereits angefangen hat, regelmäßig Personalübersichten an die Verwaltungsgruppe zu senden. Transparens, udførligt budgetudkast skal forelægges for det kompetente fagudvalg i de tyske Kreise i god tid Det ville være ønskeligt for at være mere transparent hvis budgettet bliver flerårigt. Transparenz, frühzeitige Vorstellung eines detaillierten Haushaltsentwurfes im Fachausschuss des Kreises Es wäre wünschenswert, transparenter zu sein, falls der Haushalt mehrjährig wird. 8. Valutakonto Peter Hansen kunne meddele at det ikke er muligt at bruge valutakonto til betaling af tilskudsregninger, idet Regionskontoret er underlagt Aabenraa Kommune og deres økonomisystem. Palle Menzel meddelte at Kreis Nordfriesland snarest behandler problematikken politisk. 8. Valutakonto Peter Hansen konnte mitteilen, dass es nicht möglich ist ein Valutakonto für die Zahlung der Zuschussrechnungen zu nutzen, da das Regionskontor der Aabenraa Kommune und deren Wirtschaftssystem unterstellt ist. Palle Menzel teilte mit, dass der Kreis Nordfriesland die Thematik zeitnah politisch behandeln wird. 6 / 10
Evaluering kommissorium fra Region Syddanmark Efter en diskussion i forvaltningsgruppen med ændringsforslag til udkastet til kommissoriet fra Region Syddanmark retter Kia Sofie Abildtrup udkastet til og det fremlægges så på bestyrelsesmødet den 10. december. Evaluierung Prozesspapier der Region Syddanmark Nach einer Diskussion in der Verwaltungsgruppe mit Änderungsvorschlägen zu dem Entwurf für ein Prozesspapier von der Region Syddanmark korrigiert Kia Sofie Abildtrup den Entwurf entsprechend und dieser wird dann auf der Vorstandssitzung am 10. Dezember vorgelegt. Peter Hansen kunne meddele at der er penge i budgettet til generelle oversættelser, men ikke afsat et bestemt beløb. Peter Hansen konnte mitteilen, dass im Haushalt Geld für allgemeine Übersetzungen ist, es ist aber kein bestimmter Betrag veranschlagt. 2. Forberedelse af bestyrelsesmødet 10.12.2015 Det er stadig uklart om det er dansk og eller tysk formøde Budget 2015 og 2016 Evaluering kommissorium fra Region Syddanmark bilag Gensidig information Forvaltningsspørgsmål bilag Handlingsplan 2016 bilag. Peter Hansen sætter tekst på overskrifterne og sender til rundt til forvaltningsgruppen i udkastform inden den kommer ud som bilag til bestyrelsen. Mødekalender 2016 bilag. Peter Hansen udleverede udkast til mødekalender for 2016 med ønske om en hurtig tilbagemelding omkring deltagelse af bestyrelsesmedlemmerne. 2. Vorbereitung der Vorstandssitzung 10.12.2015 Es ist immer noch unklar, ob es eine dänische und/oder deutsche Vorbesprechung gibt. Haushalt 2015 und 2016 Evaluierung Prozesspapier der Region Syddanmark Anlage Gegenseitige Information Verwaltungsfragen Anlage Handlungsplan 2016 Anlage. Peter Hansen formuliert die Überschriften und schickt diese in Entwurfsform an die Verwaltungsgruppe bevor sie als Anlage an den Vorstand gesendet werden. Sitzungskalender 2016 Anlage. Peter Hansen verteilte den Entwurf für den Sitzungskalender 2016 mit der Bitte um eine schnelle Rückmeldung hinsichtlich der Teilnahme der 7 / 10
Regionskontoret fremsender den også elektronisk. Nyt fra Interreg-programmet Erfaringer fra andre grænseregioner Diverse Vorstandsmitglieder. Das Regionskontor versendet den Kalender auch elektronisch. Neues aus dem Interreg-Programm Erfahrungen aus anderen Grenzregionen Verschiedenes 3. Dobbeltstrukturer i det grænseoverskridende samarbejde Dette emne blev behandlet tidligere. 3. Doppelstrukturen in der grenzüberschreitenden Zusammenarbeit Dieses Thema wurde schon früher behandelt. 4. Gensidig information Christiane Plischke kunne meddele at man i Tønder jubler over 70 nye offentlige arbejdspladser til byen i forbindelse med udlægning af offentlige arbejdspladser fra Hovedstaden. Christiane Plischke meddelte at hun ikke vil være at finde i forvaltningsgruppen fra 2016, idet hun ikke sidder med det grænseoverskridende mere; der kommer en afløser. Hun takkede for en række gode år. I forbindelse med udlæggelse af offentlige arbejdspladser fra Hovedstaden kunne Claus Dall meddele at Arbejdsskadestyrelsen kommer til Haderslev. Palle Menzel henviste til arrangementet Nationale Minderheiten in Europa den 13. og 14. november 2015 i NordseeCongressCentrum Husum. 4. Gegenseitige Information Christiane Plischke konnte mitteilen, dass sich Tønder sehr über 70 neue Arbeitsplätze im öffentlichen Dienst freut, die im Zusammenhang mit der Auslagerung von Arbeitsplätzen aus der Hauptstadt in die Stadt kommen. Christiane Plischke teilte mit, dass sie ab 2016 nicht mehr in der Verwaltungsgruppe sein wird, da grenzüberschreitende Angelegenheiten nicht mehr zu ihrem Arbeitsgebiet gehören. Es wird ein Nachfolger kommen. Sie bedankte sich für viele gute Jahre. Im Zusammenhang mit der Auslagerung von Arbeitsplätzen im öffentlichen Dienst konnte Claus Dall mitteilen, dass die Arbejdsskadestyrelse nach Haderslev kommt. Palle Menzel wies auf die Veranstaltung Nationale Minderheiten in Europa am13. und 14. November 2015 im NordseeCongressCentrum Husum hin. 8 / 10
Thomas Pfannkuch kunne meddele at den nye regionsrådsformand for Region Syddanmark, Stefanie Loose har været på besøg i Kiel den 19. oktober 2015 og givet udtryk for at man ønsker at fortsætte det gode samarbejde. Samtidig kunne han meddele at minister Anke Spoorendonk og Ministerpræsidenten har været på besøg hos den nye regering i København, hvor de talte med statsminister Lars Løkke Rasmussen samt yderligere medlemmer af den nye regering. Der blev bl.a. talt om højskolesamarbejde og Jyllandskorridor. Sluttelig meddelte Thomas Pfannkuch at Susanne Lamaack overtager hans plads i forvaltningsgruppen fra det nye år. Claus Dall kom ind på at Haderslev Kommune er på optagelseslisten til trekantsområdet og det skal nu behandles af alle byråd indenfor trekantsområdet. For borgmester H. P. Geil er det vigtigt at Haderslev Kommune ikke fravælger det sønderjyske og heller ikke Region Sønderjylland-Schleswig. Peter Hansen kom ind på en problematik i Aabenraa Kommune syd for Tinglev omkring danske og tyske vindmøller og støj herfra. Peter Hansen rundsender artikler om emnet. - Bilag - Thomas Pfannkuch konnte mitteilen, dass die neue Regionsratsvorsitzende der Region Syddanmark, Stefanie Loose am 19.Oktober 2015 in Kiel zu Gast war und geäußert hat, dass man wünscht, die gute Zusammenarbeit fortzusetzen. Gleich-zeitig teilte er mit, dass Ministerin Anke Spoorendonk und der Ministerpräsident bei der neuen Regierung in Kopenhagen zu Gast waren. Gesprächspartner waren Ministerpräsident Lars Løkke Rasmussen und weitere Mitglieder der neuen Regierung. Gesprächsthemen waren hier u. a. die Universitätszusammenarbeit und der Jyllandskorridor. Schließlich teilte Thomas Pfannkuch mit, dass Susanne Lamaack zum neuen Jahr seinen Platz in der Verwaltungsgruppe übernimmt. Claus Dall erklärte, dass die Haderslev Kommune auf der Aufnahmeliste für das Dreiecksgebiet (Anm.:Fredericia,Vejle, Kolding) steht und dies soll nun in den drei Stadträten behandelt werden. Für Bürgermeister H. P. Geil ist es wichtig, dass Haderslev Kommune nicht Sønderjylland und auch nicht die Region Sønderjylland-Schleswig abwählt. Peter Hansen ging auf eine Problematik in Aabenraa Kommune südlich von Tinglev mit deutschen und dänischen Windmühlen und dem Lärm ein. Peter Hansen versendet die Artikel zu diesem Thema. - Anlage - 9 / 10
5. Aktuelt fra Regionskontoret Kontovalg ved betalinger Peter Hansen henviste til at man indbetaler til det kontonummer, der står på fakturaen fra regionen. KursKultur Alle 4 medarbejdere er nu startet i det nye Interregprojekt KursKultur, og Peter Hansen er fortrøstningsfuld at det hele kører til udgangen af året. Bachelorarbejde Regionskontoret udsender et link til et interessant bachelorarbejde. 5. Aktuelles aus dem Regionskontor Kontowahl bei Zahlungen Peter Hansen wies darauf hin, dass man auf das Konto einzahlen muss, das auf der Rechnung der Region angegeben ist. KursKultur Alle 4 Mitarbeiter haben nun ihre Arbeit in dem neuen Interreg-Projekt KursKultur aufgenommen und Peter Hansen ist zuversichtlich, dass bis Ende des Jahres alles gut läuft. Bachelorarbeit Das Regionskontor sendet einen Link zu einer interessanten Bachelorarbeit. 6. Diverse Der var ingen kommentarer under dette punkt. 6. Verschiedenes Es gab keine Kommentare zu diesem Punkt. Mødet sluttede kl. 12.00. Die Sitzung endete um 12.00 Uhr. Med venlig hilsen Peter Hansen 10 / 10