Retningslinjer for udformningen af it aktstykker

Retningslinjer for udformningen af it aktstykker September 2012

Retningslinjer for udformningen af it-aktstykker Nyt kapitel 1. Formål Med Budgetvejledning 2011 punkt 2.2.18 It-projekter er der indført nye regler for håndtering af statslige it-projekter. It-projekter i pkt. 2.2.18 er defineret som investeringsprojekter, der omfatter nyudvikling eller væsentlig tilpasning af standard it-løsninger eller omfatter væsentlig tilpasning af allerede eksisterende it-løsninger. Med reglerne er det bl.a. et krav, at den fællesstatslige projektmodel skal anvendes ved gennemførelse af alle it-projekter i staten, og at alle ledelsesprodukter skal anvendes på alle itprojekter over 10 mio. kr. Dette bidrager til at sikre en ensartet praksis omkring it-projekter. Modellen findes på Digitaliseringsstyrelsens hjemmeside www.digst.dk. Projektmodellen indeholder 5 obligatoriske faser: Idéfase, hvor idéen kvalificeres og udmøntes i et projektoplæg Analysefase, hvor projektet defineres og udmøntes i et projektinitieringsdokument mv. Anskaffelsesfase, hvor der foretages kravspecificering og eventuelle udbud Gennemførelsesfase, hvor projektets leverancer udvikles Realiseringsfase, hvor projektet sættes i drift og business casen realiseres Det er herudover i punkt 2.2.18 fastsat, at alle it-projekter med samlede udgifter til anskaffelse og udvikling på 10 mio. kr. eller derover skal indsendes til Statens IT-projektråd. Dette skal ske efter analysefasen, men inden anskaffelsesfasen påbegyndes. I lighed med tidligere gælder herudover, at it-projekter med samlede udgifter til anskaffelse og udvikling på 60 mio. kr. eller derover skal forelægges Folketingets Finansudvalg inden iværksættelse. Forelæggelsen skal ske efter analysefasen, og inden et udbud offentliggøres. Inden forelæggelsen for Finansudvalget skal it-projektet være behandlet i Statens ITprojektråd. Nærværende vejledning indeholder en gennemgang af de oplysninger, der typisk skal medtages i et aktstykke til Finansudvalget, hvori der søges om tilslutning til, at et givent it-projekt iværksættes. Retningslinjer for udformningen af it aktstykker 1

Det skal bemærkes, at tærskelværdierne på 10 mio. kr. og 60 mio. kr. vedrører de samlede udgifter til anskaffelse og udvikling opgjort udgiftsbaseret og dermed uden medregning af de renter, der tilkommer pga. finansiering indenfor den statslige likviditetsordning. Dette skyldes, at renterne ikke isoleret set har betydning for beslutningen at igangsætte et it-projekt, jf. også den udgiftsbaserede business case. Renterne kan derimod være et incitament til at gennemføre besluttede projekter effektivt og hurtigt. Som det fremgår nedenfor skal der, jf. Budgetvejledning 2011 punkt 2.2.18.3, forelægges efterfølgende orienterende aktstykker for Finansudvalget i overensstemmelse med en fastlagt tidsplan. Opbygningen af disse er ikke omfattet af nærværende vejledning, men det vurderes hensigtsmæssigt at tage udgangspunkt i relevant information fra aktstykket om iværksættelse, som er omfattet af denne vejledning. Nærværende vejledning skal ses som et supplement til Budgetvejledning 2011 punkt 3.5 Udarbejdelsen af aktstykker, hvori de generelle krav til aktstykker er fastlagt. Budgetvejledningens bestemmelser om udformning af aktstykker er således nærmere uddybet i relation til de særlige oversigter og oplysninger, der typisk skal medtages i et it-aktstykke. Dette drejer sig navnlig om aktstykkets b-stykke. Det bemærkes, at nærværende vejledning ikke indeholder egentlige retningslinjer for afklaring af spørgsmål af finansieringsmæssig karakter, herunder hvis der samtidig ønskes søgt om tilslutning til en bestemt finansiering af det pågældende it-projekt, som beskrives i budgetvejledningen punkt 3.5. Vejledningen er som udgangspunkt derfor rettet mod it-projekter med en positiv business case som finansieres inden for ministeriets egne rammer. Skal der i aktstykket endvidere tages stilling til finansiering mv. rettes henvendelse om projektet tidligst muligt til Finansministeriet. Vejledningen skal dog også anvendes ved udarbejdelse af aktstykker om iværksættelse af it-projekter, hvor der samtidig søges om tilslutning til en bestemt finansiering. Spørgsmål vedrørende vejledningen generelt kan rettes til Finansministeriets departement. Spørgsmål særligt vedrørende business casens tabeller og øvrigt materiale i relation til business casen kan rettes til Sekretariatet for Statens IT-projektråd i Digitaliseringsstyrelsen. 1.1. Særligt om it-programmer Retningslinierne i nærværende vejledning og budgetvejledningens punkt 2.2.18 gælder for itprojekter, der har en selvstændig business case og dermed har en selvstændig værdi og kan tages i brug uafhængigt af eventuel gennemførelse af senere projekter. Der er ligeledes tale om et selvstændigt it-projekt i det tilfælde, hvor gevinstrealiseringen kan øges ved gennemførelse af senere it-projekter. Hvis ibrugtagning af ét it-projekt derimod fuldt afhænger af gennemførelse af et andet itprojekt, og derfor indgår i et it-program med en samlet business case, skal disse to projekter behandles samtidigt, og de samlede udgifter til anskaffelse og udvikling af it-programmet, som består af de to projekter, vurderes i forhold til ovennævnte grænser på 10 mio. kr. og 60 mio. kr. 2 Retningslinjer for udformningen af it aktstykker

Såvel it-program som de enkelte it-projekter i et program behandles i Statens IT-projektråd, hvis der er samlede udgifter til anskaffelse og udvikling i it-programmet eller det enkelte itprojekt på 10 mio. kr. eller derover. 2. Oplysninger der typisk skal medtages i It-aktstykker Udformningen af et it-aktstykke skal følge de generelle retningslinjer i Budgetvejledning 2011 punkt 3.5 og skal derfor opbygges omkring følgende punkter: a. Indledning b. Sagsfremstilling c. Motivering for forelæggelsen d. Tilslutning fra andre myndigheder e. Forslaget f. Finansministeriets tilslutning Nedenfor gennemgås de enkelte punkter, idet det bemærkes, at særligt b-stykket afviger fra normale aktstykker. 2.1 Indledning (punkt a) Indledningen skal i kortfattet form indeholde oplysninger om, hvilket ministerium der stiller forslaget, hvad der konkret søges om tilslutning til, de samlede udgifter ved forslaget samt den eventuelle udgift i finansåret, jf. BV pkt. 3.5.1. Der søges typisk om tilslutning til igangsættelse af projektet ved offentliggørelse af udbud, dvs. efter kravspecificering er foretaget. I de sjældne tilfælde hvor der endnu ikke er udarbejdet kravspecifikation, og projektet dermed ikke er klar til udbud, søges blot om tilslutning til igangsættelse. De samlede udgifter ved forslaget angives som de totale risikojusterede projektudgifter inkl. renter. For it-aktstykker fremhæves endvidere, om projektets primære formål er effektivisering, kvalitetsløft eller implementering af international lovgivning, jf. oplysningerne i projektets business case. Såfremt det undtagelsesvis er påkrævet, at aktstykket ikke offentliggøres, kan aktstykket betegnes som fortroligt. Det kan i aktstykket angives enten, at såvel eksistensen som indholdet af aktstykket er fortroligt, eller at eksistensen af aktstykket er offentlig, mens indholdet er fortroligt. Baggrunden for fortroligheden bør angives i aktstykket, ligesom det så vidt muligt bør angives hvornår fortroligheden kan ophæves. Dette kan særligt i relation til it-aktstykker være relevant, da disse forelægges inden et udbud offentliggøres. Fortrolighed kan i denne sammenhæng være begrundet i hensyn til statens forhandlingsposition ved udbud og kontrahering af projektet. Denne fortrolighed vil typisk kunne ophæves efter kontraktindgåelse, dvs. når udbudsprocessen er tilendebragt. Der kan Retningslinjer for udformningen af it aktstykker 3

som udgangspunkt kun i helt særlige tilfælde være tale om længerevarende fortrolighed. Aktstykkets oplysninger om risikoprofil udgør som udgangspunkt ikke en sådan begrundelse, idet oplysninger om risikoprofilen mv. endvidere kan findes andet steds. 2.2. Sagsfremstilling (punkt b) Sagsfremstillingen skal i kortfattet form indeholde en redegørelse for (i) projektets formål, organisering mv,(ii) udgifter ved projektet, (iii) projektets gevinster, (iv) risikoprofil, (v) behandling i Statens IT-projektråd, (vi) en specifikation af udgifter og indtægter i indeværende finansår samt (vii) tidsplan for fremtidige orienteringer. Emnerne (i)-(vii) gennemgås under hver sin overskrift i aktstykket. Redegørelsen skal baseres på projektets business case, risikotjekliste og projektinitieringsdokument samt evt. andet materiale, der har indgået i forbindelse med behandlingen af projektet i Statens IT-projektråd, jf. BV pkt. 3.5.2.1. Sagsfremstillingen skal ligeledes inddrage udtalelser og anbefalinger fra Statens IT-projektråd samt eventuelle handlingsplaner indsendt til rådet. 2.2.1 Projektets formål, organisering mv. Sagsfremstillingen indledes med en kortfattet beskrivelse af den forretningsmæssige begrundelse og formål med projektet. Beskrivelsen vil typisk omfatte følgende emneområder: Den nuværende situation Formål med projektets løsning Situationen efter indførelse af løsningen Situationen hvis ikke projektet gennemføres Beskrivelsen udarbejdes på baggrund af redegørelsen i pkt. 2 i det projektinitieringsdokument, der er udarbejdet i forbindelse med projektet. Beskrivelsen suppleres med en kort beskrivelse af organiseringen af projektet. 2.2.2 Udgifter ved projektet Udgifterne ved projektet udspecificeres på projektets enkelte faser og på fordelingen over år. De udgifter, der skal indgå under dette punkt, er de samlede udgifter til anskaffelse og udvikling af projektet (som udgør den relevante definition ifht. forelæggelsesgrænsen på 60 mio. kr.), jf. BV pkt. 2.2.18.3., plus de totale renteudgifter. Der redegøres eksplicit for hvilken dato for ibrugtagning samt hvilken økonomisk levetid (længde af afskrivningsperioden), der er anvendt i det følgende. Informationerne herom findes i business casens stamdata. Udgiftsfordelingen vil typisk kunne opstilles ved anvendelse af nedenstående tabel 1, der kan hentes fra business casen tabel 1.3.a. Det bemærkes, at opgørelsen er udgiftsbaseret og dermed ikke afspejler det tidsmæssige udgiftstræk på omkostningsbaserede bevillinger af typen driftsbevilling og statsvirksomhed. Det bemærkes særligt, at i forhold til business casen er tabel 1 udvidet med renteomkostninger for at sikre overensstemmelse mellem de totale udgifter opgjort udgiftsbaseret og omkostningsbaseret. 4 Retningslinjer for udformningen af it aktstykker

Det bemærkes endvidere, at der tages udgangspunkt i de risikojusterede udgifter, som er estimeret på baggrund af usikkerheder knyttet til projektets enkelte forudsætninger. De risikojusterede udgifter beregnes via to metoder afhængigt af projektets risiko; simpel sandsynlighed (vægtet sandsynlighed) eller Monte Carlo-simulering: For it-projekter, der af Sekretariatet for Statens IT-projektråd vurderes til at være normalrisikoprojekter, fastlægges den risikojusterede business case via vægtet sandsynlighed omkring spredningen. (Se vejledning til statens business case model) For it-projekter, der af Sekretariatet for Statens IT-projektråd vurderes at være højrisikoprojekter, fastlægges den risikojusterede udgifter via Monte Carlo-simulering.(Se vejledning til staten business case-model) Aktstykker vil ofte men ikke altid omhandle højrisikoprojekter med samlede udgifter til anskaffelse og udvikling på 60 mio. kr. og derover, og dermed er de risikojusterede udgifter fastlagt ved Monte Carlo-simulering. I aktstykket omtales risikopuljen, dvs. forskellen mellem risikojusterede og ikke-risikojusterede udgifter, i afsnittet om risikoprofil, jf. afsnit 2.2.4 i nærværende vejledning. Tabel 1 Faseopdelte projektudgifter i mio. kr. (risikojusteret) (20xx-pl) Total Tot. % 20xx 20xx 20xx 20xx 20xx 20xx 20xx 1. Ide - 0% - - - - - - - 2. Analyse - 0% - - - - - - - 3. Anskaffelse - 0% - - - - - - - 3.1. Specificering - 0% - - - - - - - 3.2. Udbud - 0% - - - - - - - 4. Gennemførsel - 0% - - - - - - - 5. Realisering - 0% - - - - - - - Total ekskl. renter - 100% - - - - - - - Renter, jf. tabel 2 - n.a. - - - - - - - Total inkl. renter - n.a. - - - - - - - Med udgangspunkt i tabellen foretages en kort beskrivelse af de enkelte faser og udgifterne knyttet til disse. Herefter foretages i tabel 2 en kort gennemgang af udgiftspåvirkningen på den omkostningsbaserede bevilling hvorunder projektet gennemføres. I denne gennemgang skal der tages højde for såvel opdeling af udgifter på aktivérbare og ikke-aktivérbare udgifter samt afskrivningsperiodens længde og tidspunktet for ibrugtagning. Retningslinjer for udformningen af it aktstykker 5

Projektudgifterne, dvs. de samlede udgifter til anskaffelse og udvikling af projektet, fordeles i nedenstående tabel 2. Sidste år i tabellen er det sidste afskrivningsår. Tabellen kan underopdeles efter behov. Opgørelsen kan med fordel udarbejdes med baggrund af tabel 1.4 i projektets business case, hvor udgifter opgøres i driftsudgifter (ikke-aktivérbare udgifter) og udgifter til aktiver (kan aktiveres). Driftsudgifterne kan opdeles i renter samt øvrige ikke-aktivérbare udgifter, der påvirker driften. Udgifter, der påvirker institutionens resultatopgørelse inden ibrugtagning, er de udgifter, der i henhold til Moderniseringsstyrelsens regnskabsregler, ikke kan indregnes på balancen, jf. ØAV. Dette vil typisk være udgifter i opstarts- og planlægningsfasen (stort set frem til og med kravspecifikation og gennemført udbud, dvs. til og med anskaffelsesfasen) samt udgifter i forbindelse med ibrugtagningen. Udgifter, der afholdes efter ibrugtagning vil primært afspejle afskrivninger og renter i tilknytning til aktivering af de på balancen indregnede udgifter til bl.a. udviklingsfasen. Tabel 2 Omkostningsbaserede projektudgifter, mio. kr. Total Ibrugtagning 20xx 20xx 20xx 20xx 20xx 20xx 20xx Udgifter til aktiver: afskrivninger - - - - - - - - Driftsudgifter - - - - - - - - Heraf - øvrige udg. - - - - - - - - - renter - - - - - - - - Total inkl. renter - 20xx - - - - - - - I tillæg til gennemgangen af den omkostningsbaserede udgiftsfordeling beskrives påvirkningen af institutionens låneramme, og hvorvidt den omkostningsbaserede udgiftsfordeling kan holdes inden for institutionens bevillingsmæssige ramme. Projektets påvirkning af lånerammen vil per definition være størst umiddelbart i forbindelse med ibrugtagning. Det bemærkes i den sammenhæng, at eventuelle ansøgninger om merbevilling skal tage udgangspunkt i den omkostningsbaserede udgiftsfordeling, dvs. at bevillinger på finansloven afsættes til renter og afskrivninger i overensstemmelse med den tidsmæssige afholdelse af disse samt evt. til de ikke-aktivérbare udgifter, der påvirker resultatopgørelsen direkte. Det bemærkes endvidere, at i de tilfælde hvor der gives merbevilling til projektet (med aktstykket eller på bevillingslov), vil ministeriet som udgangspunkt ikke fra starten få adgang til den fulde risikopulje, som udgøres af forskellen mellem de risikojusterede projektudgifter og de ikke-risikojusterede projektudgifter, jf. også afsnit 2.2.4 i nærværende vejledning. 6 Retningslinjer for udformningen af it aktstykker

2.2.3 Gevinster ved projektet Gevinsterne ved projektet er i projektets business case opdelt på effektiviseringsgevinster (økonomiske gevinster) og kvantitative gevinster (ikke-økonomiske gevinster). Effektiviseringsgevinster opgøres som forskellen mellem to fremtidige driftsudgiftsscenarier henholdsvis med og uden projektets gennemførelse. Effektiveringsgevinsterne er de gevinster som har en direkte effekt på institutionens budget og som derfor kan indbudgetteres på finansloven eller i institutionens budget. I aktstykket medtages en oversigt over effektiviseringsgevinster. Hvorvidt effektiviseringsgevinster er risikojusteret ved vægtet gennemsnit eller Monte Carlo simulering bør fremgå. Effektiviseringsgevinster vil typisk kunne opstilles ved anvendelse af nedenstående tabel 3, der sammensættes af tabel 1.4. og 1.5. i business casen. Tabellen, og dermed oplysningerne om driftsudgifter afledt af projektet, skal afspejle den fulde afskrivningsperiode fra ibrugtagning af projektet til afskrivningerne er afsluttet. Effektiviseringsgevinsterne opgøres i tabellen både brutto, dvs. som forskellen mellem driftsudgifter med og uden projektet, og netto, hvor der endvidere er taget højde for de samlede projektudgifter, inkl. renter. Tabel 3 Effektiviseringsgevinster, mio. kr. (pl. 20xx) Total Tot. % 20xx 20xx 20xx 20xx 20xx 20xx 20xx 1. Driftsudgifter, hvis ikke projektet gennemføres - - - - - - - - - 2. Driftsudgifter, hvis projektet gennemføres - - - - - - - - - 3. Bruttogevinster/reducerede udgifter (1-2) - - - - - - - - - Heraf personaleomkostninger - - - - - - - - - 4. Projektudgifter (total inkl. renter), ref. tabel 2 - - - - - - - - - 5. Nettogevinster (3-4) - - - - - - - - - Med udgangspunkt i tabellen fortages en kort beskrivelse af effektiviseringsgevinsterne, herunder konsekvenser for personaleomkostninger. Såfremt der er tale om et projekt som implementerer international lovgivning, og der af denne grund ikke er effektiviseringsgevinster ved projektet, kan tabel 3 i særlige tilfælde overvejes udeladt og manglen på effektiviseringsgevinster blot berøres kort i teksten. Efter gennemgangen effektiviseringsgevinsterne angives de ikke-økonomiske gevinster, dvs. gevinster ved projektet der generelt forbedrer mulighederne og økonomien for erhvervslivet, borgerne, etc. Retningslinjer for udformningen af it aktstykker 7

Med udgangspunkt i tabel 1.6 i business casen angives som udgangspunkt de fem vigtigste kvalitative gevinster (ikke-økonomiske gevinster), jf. tabel 4, som beskrives kort. Tabel 4 Ikke-økonomiske gevinster Gevinst nr. Beskrivelse 1 Fx Borgertilfredshed 2 3 4 5 2.2.4 Risikoprofil Efter gennemgangen af projektets udgifter og gevinster angives projektets risikoprofil. Risikoprofilen vil typisk kunne opstilles ved anvendelse af nedenstående tabel 5, hvor projektets økonomiske konsekvenser opgøres ud fra en risikojusteret og en ikke-risikojusteret business case, hvor den risikojusterede business case tager højde for usikkerheden og risikoen i projektets forudsætninger. Oplysninger er hentet fra business casens tabel 1.2 Tallene kommenteres kort. Kommentarerne kan med fordel tage udgangspunkt tabel 1.8 i business casen. Tabel 5 Risikoprofil for Økonomiske nøgletal (20xx-pl) Beskrivelse Risikojusteret Ikke risiko-justeret Nettonutidsværdi, mio. kr. - - Intern rente - - Samlede projektudgifter inkl. renter, mio. kr., jf. tabel 2 - - Samlet bruttogevinst, mio. kr. - - Samlet nettogevinst, mio. kr. - - Bruttogevinsten afspejler forskellen mellem driftsudgifter med og uden projektet, og nettogevinsten afspejler bruttogevinsten fratrukket de samlede projektudgifter inkl. renter, jf. også tabel 3. 8 Retningslinjer for udformningen af it aktstykker

I sammenhæng hermed kommenteres på risikopuljen og dens størrelse og fordeling. Om risikopuljen gælder følgende, jf. også Indbudgettering af risikopulje ifm. nye it-projekter, Finansministeriet, september 2012: De risikojusterede samlede projektudgifter er det Monte Carlo simulerede udgiftsskøn, der er 70 pct. sandsynligt. Den samlede risikopulje udgør forskellen mellem dette skøn og det ikkerisikojusterede udgiftsskøn. Som udgangspunkt vil det gælde, at for projekter som ministeriet selv finansierer, indbudgetteres risikopuljen efter eget ønske uanset om der er tale om projekter med normal eller høj risiko. Herudover gælder som udgangspunkt med mindre andet aftales konkret, at for projekter, der finansieres af merbevilling, og hvor den samlede risikopulje er under 10 mio. kr., sker indbudgettering af den fulde risikopulje på det pågældende ministerområde efter aftale med Finansministeriet. Dette gælder endvidere for projekter med normal risiko, der finansieres af merbevilling, og hvor den samlede risikopulje er 10 mio. kr. eller derover. Endelig gælder som udgangspunkt med mindre andet aftales konkret, at for projekter med høj risiko, der finansieres af merbevilling, er det det Monte Carlo-simulerede gennemsnitlige udgiftsskøn, der indbudgetteres på finansloven på det pågældende ministerområde. Den ekstra risikopulje, som kan beregnes som forskellen mellem det Monte Carlo-simulerede gennemsnitlige udgiftsskøn og udgiftsskønnet med 70 pct. sandsynlighed, indbudgetteres på 35.11.60 Reserve vedr. gennemførelse af højrisiko it-projekter og frigives kun efter aftale mellem Finansministeriet og det pågældende ministerium. Fordelingen af risikopuljen kan findes i business casens tabel 1.12. Til slut gennemgås projektets 5 væsentligst risici og hvorledes disse forventes håndteret. Det bemærkes særligt, om der er tale om risici på udgiftssiden eller gevinstsiden af projektet. Risiko elementerne gennemgås med udgangspunkt i projektinitieringsdokumentet og tabel 1.8 i business casen hvor risikoelementernes økonomiske effekt er opgjort. 2.2.5 Behandling i Statens IT-projektråd Inden aktstykket forelægges for Folketingets Finansudvalget er it-projektet blevet risikovurderet og behandlet i Statens IT-projektråd og kan have været genstand for et eksternt review. Resultatet af både risikovurderingen og review i IT-projektrådet er en række anbefalinger til projektet. Ved et review udarbejder projektet en handlingsplan på baggrund af anbefalingerne fra IT-projektrådet. Kopi af IT-projektrådets rådsudtalelse inkl. anbefalinger samt anbefalinger fra evt. eksternt review vedlægges som obligatorisk bilag til aktstykket sammen med myndighedens handlingsplaner. I aktstykket opsummeres kort anbefalinger fra IT-projektrådets risikovurdering eller review og ministeriet kommenterer på håndteringen af anbefalingerne. Der kan evt. citeres direkte fra anbefalingerne og IT-projektrådets øvrige bemærkninger. Der vil typisk være flere måneder mellem behandlingen i IT-projektrådet og forelæggelsen for Finansudvalget, idet kravspecificeringen er foretaget i mellemtiden. Det kan således eksem- Retningslinjer for udformningen af it aktstykker 9

pelvis bemærkes, såfremt der i kravspecificeringen eller genberegning af business casen er taget højde for punkter rejst af IT-projektrådet. Har projektet ændret sig betydeligt siden første behandling i IT-projektrådet skal institution indlede en dialog med IT-projektrådet om evt. genbehandling. I forbindelse med de fremadrettede halvårlige statusrapporteringer til Digitaliseringsstyrelsen bemærkes, at 0-punktet for projekter over 60 mio. kr. er den business case, der ligger til grund for aktstykket. 2.2.6 Specifikation af udgifter og indtægter i indeværende finansår Redegørelsen for projektet, omkostninger og risikoprofil afsluttes med en specifikation af udgifter og indtægter i indeværende finansår på under- og standardkonti, herunder om der er konsekvenser for forslag til lov om tillægsbevilling. 2.2.7 Tidsplan for fremtidige orienteringer Det følger af Budgetvejledning 2011 punkt 2.2.18.3, at Finansudvalget som minimum skal orienteres på følgende tidspunkter: Orientering om resultatet af det gennemførte udbud samt projektstatus i øvrigt. Orientering i forbindelse med overgang til drift og om den afsluttende implementering samt projektstatus i øvrigt. Orientering om projektets drift og effekter ca. ét år efter overgang til drift. Herudover kan tidsplanen evt. udvides med et orienterende aktstykke under gennemførelsesfasen ved større og meget komplicerede projekter. I aktstykket udarbejdes en konkret tidsplan for ovenstående 3 orienteringer som er bindende, idet det af Budgetvejledning 2011 punkt 2.2.18.3 fremgår, at Såfremt der påregnes forsinkelser i forhold til ovennævnte tidsplan på 3 måneder eller mere, orienteres Finansudvalget. Er der tale om forelæggelse af et it-projekt, som indgår i et it-program, fremlægges herudover en tidsplan for forelæggelse af de resterende dele af programmet. 2.3 Motivering for forelæggelse (punkt c) Det anføres, at aktstykket fremlægges med henblik på at projektet igangsættes og typisk at opgaven kan udbydes. Der anvendes følgende formulering: Aktstykket forelægges Finansudvalget med henblik på, at projektet igangsættes og det forberedte udbud kan offentliggøres. Finansudvalget vil blive orienteret når udbuddet er gennemført, såfremt dette ligger inden for rammerne af aktstykket. Alternativt forelægges et søgende aktstykke. 10 Retningslinjer for udformningen af it aktstykker

2.4. Tilslutning fra andre myndigheder (punkt d) Tilslutning mv. fra andre myndigheder skal indeholde oplysninger om foreskrevne godkendelser fra andre myndigheder. Det er ikke nødvendigt at anføre, at ministeriet som led i en almindelig koordinationsproces har hørt et eller flere andre ministerier om forslaget. Det anføres eksplicit, at aktstykket har været forelagt Statens IT-projektråd. Der anvendes følgende formulering: Projektet har været forelagt Statens IT-projektråd, hvis udtalelse vedlægges som bilag til dette aktstykke. Selve udtalelsen fra Statens IT-projektråd samt øvrigt materiale vedlægges aktstykket, jf. b- stykket. Dokumenterne scannes og oversendes til Finansudvalget som en pdf-fil. 2.5 Forslaget (punkt e) Forslaget skal angive den bevillingsmæssige formalisering af den disposition, der søges tilslutning til. Se Budgetvejledning 2011 punkt 3.5.5 og bilag 3 for eksempler på udformningen af punkt e i aktstykker til Finansudvalget. I det typiske it-aktstykke søges om tilslutning til igangsættelse af projektet og offentliggørelse af udbud. Følgende formulering kan anvendes: Under henvisning til ovenstående anmodes om tilslutning til at xxx-projekt igangsættes og udbud offentliggøres. Det samlede økonomiske ramme for projektet er xxx mio. kr. svarende til de totale risikojusterede projektudgifter inkl. renter. Der skal ligeledes eventuelt søges om tilslutning til at optage konsekvenser af aktstykket på forslag til lov om tillægsbevilling eller hvis projektets gennemførelse forudsætter en forhøjelse af lånerammen i det aktuelle finansår. Hvor den disposition, der søges om tilslutning til, ikke skal optages som en udgift på tillægsbevillingsloven, angives, at dette er en følge af: At udgiften afholdes af en given bevilling At udgifterne/indtægterne vil blive søgt på senere bevillingslov eller At dispositionen ikke medfører udgifter. Retningslinjer for udformningen af it aktstykker 11

2.6 Finansministeriets tilslutning (punkt f) Det angives at Finansministeriets tilslutning foreligger. Der anvendes følgende formulering: Finansministeriets tilslutning foreligger. 3. Oversendelse af aktstykke Der henvises til Budgetvejledning 2011 punkt 3.4 om fremgangsmåden ved forelæggelse af aktstykker for Finansudvalget. 12 Retningslinjer for udformningen af it aktstykker

www.fm.dk