Statens IT-projektråd. Eventdag for it-projektledere d. 3. oktober 2013

Transkript

1 Statens IT-projektråd Eventdag for it-projektledere d. 3. oktober

2 Krav til statslige it-projekter Alle it-projekter skal følge den fælles it-projektmodel, itprojekter over 10 mio. skal endvidere anvende de obligatoriske produkter i modellen It-projekter på over 10 mio. kr. skal risikovurderes af ITprojektrådet efter analysefasen og inden anskaffelse IT-projektrådet kan anbefale, at der gennemføres et eksternt review ved høj risiko og for projekter over 60 mio. kr. Finansudvalget ser anbefalingerne fra IT-projektrådet, før de træffer beslutning om bevillinger Igangværende it-projekter over 10 mio. kr. skal halvårligt statusrapportere til IT-projektrådet og ØU Kilde: Budgetvejledning

3 Baggrund: Professionalisering af it-projekter i staten 3

4 FEM PRINCIPPER FOR GENNEMFØRSEL AF IT-PROJEKTER I STATEN 1. Ambitiøs men second mover 2. Genbrug af nuværende løsninger i videst muligt omfang. 3. Business case af omkostninger, gevinster og effekt 4. Projekter skal afgrænses ved at minimere omfang og kompleksitet med fokus på de forretningsmæssige mål 5. Modenhed: Projekterne skal gennemføres med fælles metoder og kvalificerede ressourcer 4

5 MEDLEMMER AF RÅDET 9 medlemmer med it-erfaring fra offentlige, halvoffentlige og private organisationer. Sekretariatsbetjenes af Digitaliseringsstyrelsen Formand Mogens Pedersen Kommitteret Finansministeriet Næstformand Birgit Nørgaard, Bestyrelsesmedlem Jesper Jarmbæk, fhv. direktør, Kort og Mat. styrelsen Michael Moesgaard Koncern itdirektør Dong Energy Mads Tofte Rektor IT-universitetet Lars Mathiesen, Direktør, Nykredit Erik Andreasen, Underdirektør Danske Bank Lillian Mogensen Direktør ATP Ole Kjær Direktør Skatteministeriet 5

6 Rådets fokus Målet er at få flere it-projekter godt igennem Erfaring bruges til at vejlede projekterne så tidligt, at der er mulighed for korrektioner og for at skærpe fokus Der er ikke fokus på kontrol, men på at vejlede Mål om hurtig behandling Fokus på realitetsforbedringer Vejleder myndighederne til at genbruge andres erfaringer 6

7 Projekternes behandling i IT-projektrådet 1. Projektgrundlag indsendes (Cover, PID, Business case og risikotjekliste) 1. Risikovurdering (10 dg) 2. Rådsbehandling 3. Anbefalinger, evt. review 5. Halvårlig statusrapportering 6. Indsende projektafslutningsrapport og opdateret gevinstrealiseringsplan 7. Indsende gevinstrealiseringsrapport (+ 1 års drift) 7

8 Proces for en risikovurdering Hvem deltager i risikovurderingen? En facilitator fra sekretariatet for IT-projektrådet To vurderingspersoner fra vurderingskorpset. Korpset består af erfarne projektledere fra staten og private virksomheder En business case-person, der til dagligt arbejder med business cases Et rådsmedlem 8

9 Proces for en risikovurdering Myndighederne indmelder et it-projekt via hjemmesiden og en dato fastsættes 1. dag 2. dag 3. dag 4. dag dag Materialet indsendes kl. 12 Læsedag Workshop hvor materialet gennemgås Dialogmøde med myndighed og faglig risikovurdering Anbefalings -brev skrives, godkendes og sendes til myndigheden 9

10 Anbefalingsbrevet Brevet indeholder typisk en række konkrete anbefalinger til projektet. Myndigheden skal ved statusrapporteringen tilkendegive om anbefalingerne er blevet fulgt og hvilken værdi den enkelte anbefaling har haft. Anbefalingsbrevet sendes til det ansvarlige direktionsmedlem og den ansvarlige i departementet. Vi har gennemgået alle anbefalinger og har taget nogle tal med til jer. 10

11 Emnerne i anbefalingsbrevene 11

12 Hvilken værdi har anbefalingerne? 12

13 Eksempler på anbefalinger Det anbefales, at der hurtigst muligt udpeges en gevinstejer Det anbefales, at tidsplanen revurderes. Det anbefales, at projektets risikopulje genovervejes i forhold til projektets risikoprofil Det anbefales, at det afklares, hvem der afholder omkostninger til den fremtidige drift. Det anbefales, at projektledelsen taler med andre myndigheder, som har erfaringer med agile udviklingsforløb eller har gennemført et it-arkitekturprojekt af tilsvarende kompleksitet. Det anbefales, at projektet rescopes og deles op i mindre implementeringer i henhold til princip fire for statslige itprojekter. Det anbefales, at der etableres en tydeligere governancestruktur for projektet. Det anbefales at lade medarbejdere fra repræsentative kommuner indgå i projektarbejdet, eventuelt i projektgruppen. Det anbefales, at kompleksiteten af alle integrationer til andre systemer vurderes på forhånd Det anbefales, at projektet fokuserer på brugerinddragelse af alle væsentlige interessenter i projektet i form af en plan for dette. 13

14 Rådet ser særlige risici i it-projekter Organisering: Organisering af projekt og set-up til at styre projekt og sikre leverancer fra vigtige bidragsydere og fastlæggelse af ansvar hos væsentlige interessenter er ikke på plads Interessenter inddrages ikke tidligt nok og deres ansvar defineres ikke Ikke nok fokus på inddragelse af slutbrugere og deres incitamenter for anvendelse af løsningen (herunder hvilke krav der skal stilles om benyttelse for at opnå gevinster) Implementeringsopgaven er undervurderet og driftsscenarier ikke gennemarbejdet Øvrige: Juridiske problemstillinger, ex. i forhold til datalovgivning, er ikke afklarede Tekniske valg begrundes ikke altid med forretningsmæssige behov Kompleks it-arkitektur, mange integrationer og governance for data 14

15 Rådet ser særlige risici i it-projekter Planlægning og scope: Mål og succeskriterier er ikke fastlagt og ophæng til strategier ikke klart Projektet vil for meget indenfor en for kort tidsplan: Født med overskridelse Udbudsstrategi er mangelfuld og set-up for leverandørstyring ikke professionelt nok Der er ikke indhentet erfaringer fra andre myndigheder eller fra andre EU-lande Business case: Ikke tydeligt nok hvilke leverancer der peger mod største gevinster Gevinstrealisering er ikke gennemtænkt og ejer ikke udpeget Risici er ikke værdisat i business case og der mangler forudsætninger og estimeringer 15

16 En vurderingspersons erfaringer Medlem af Statens IT-projektråds vurderingskorps: Jesper Weng Haar fra Rigspolitiet 16

17 Spørgsmål Har nogle af jer fået lyst til at være med i korpset? Hvad er jeres tanker om processen for en risikovurdering? Har I selv it-projekter, der skal til risikovurdering? 17