Gevinstrealisering for projekter og programmer

Transkript

1 Gevinstrealisering for projekter og programmer 18. december 2013 Morten Ellegaard, kontorchef Ministeriernes Projektkontor, Digitaliseringsstyrelsen, Finansministeriet 1

2 MINISTERIERNES PROJEKTKONTOR 2

3 PROFESSIONALISERING AF IT-PROJEKTER 3

4 HVOR KOM VI FRA? It-projekter er en af de primære drivere for modernisering af staten Der anvendes årligt ca. 4 mia. kr. i statslige it-projekter Statslige it-projekter overskrider for ofte tid (75%) og budget (40%) Manglende projektmodenhed (samarbejde/ værktøjer/viden opbygges ikke) og ringe risikohåndtering 4

5 DE FEM PRINCIPPER FOR IT-PROJEKTER/PROGRAMMER 1. Ambitiøs men second mover 2. Genbrug af nuværende løsninger i videst muligt omfang 3. Business case af omkostninger, gevinster og effekt 4. Projekter skal afgrænses ved at minimere omfang og kompleksitet med fokus på de forretningsmæssige mål 5. Modenhed: Projekterne skal gennemføres med fælles metoder og kvalificerede ressourcer 5

6 MINISTERIERNES PROJEKTKONTOR 1. Modelområdet - Modeller (projekt, program, business case) - Netværk - Kompetencer 2. Sekretariat for Statens IT-projektråd - Risikovurdering - Statusrapportering og opfølgning 3. Rådgivningssekretariat for it-drift - Rådgivning og status på it-driftskontrakter 6

7 GEVINSTREALISERING FOR IT-PROJEKTER OG PROGRAMMER 7

8 DEN FÆLLESSTATSLIGE IT-PROJEKTMODEL - Obligatorisk for alle statslige it-projekter at bruge projektmodellen 8

9 Den fællesstatslige programmodel - baggrund og formål Baggrund Stigende tendens til at organisere projekter i programmer i statslige institutioner efterspørgsel efter en fællesstatslig programmodel Ny faglig udfordring - de færreste har erfaring med programmer Programmodellen baseres på MSP best practice fra Cabinet Office, UK Udgangspunkt er praktiske erfaringer med programledelse- og styring Formål Fælles model for programgovernance til rådighed for statslige programmer (Med danske termer og tilpasset DK-system) Professionalisere statslige programmer via obligatoriske krav (i den kommende Budgetvejledning 2014) 9

10 DEN FÆLLESSTATSLIGE PROGRAMMODEL 7 PRINCIPPER FOR PROGRAMLEDELSE 9 PROGRAMTEMAER FASEMODELLEN Identificering af program Præcisering af program Etabler Eval uer Ledelse af programbølger Levering af forandringsevne Realisering af gevinster og for OBLIGATORISKE OG VALGFRIE LEDELSESPRODUKTER b er ed Lukning af program - Obligatorisk for alle statslige programmer med mindst ét it-projekt og et væsentligt itindhold at bruge programmodellen 10

11 Obligatoriske ledelsesprodukter Identificering af program Præcisering af program Ledelse af programbølger Lukning af program Vision Fremtidsmodel Bølgeplan (overordnet) (detaljeret) Programevalueringsrapport Programgrundlag Programpræciseringsdokument Programstrategier Gevinstdiagram og -profiler Gevinstrealiseringsplan Business case Projektkatalog Risikoregister Risikotjekliste 11

12 Obligatoriske ledelsesprodukter (fortsat) Levering af forandringsevne Realisering af gevinster Hvert projekt udarbejder: - Projektinitieringsdokument - Projektafslutningsrapport Afvigelsesanmodninger, hvis projekttolerancer overskrides Gevinstrealiseringsplan (per bølge) Gevinstrealiseringsrapport (per bølge) 12

13 GEVINSTER OG SCENARIER Udgifter Definition: Gevinst En gevinst er det, man får ud af at gennemføre projektet eller programmet sammenlignet med hvad man ellers ville have fået. En gevinst kan altid kvantificeres og måles, uanset om det er i kr. eller anden enhed. 0-scenarie Før-situation 1-scenarie Tid Definition: 0-scenarie Driftssituationen med det billigste alternativ til at løse samme opgaver som projektet eller programmet påvirker. Definition: 1-scenarie Projektudgifter, samt driftssituationen med projektet eller programmet fra de første gevinster realiseres. 13

14 LØBENDE OPFØLGNING AF GEVINSTREALISERING I MODELLERNE Vi kan sjældent måle gevinster direkte. Udgifter 0-scenarie Vi kan i stedet måle det opnåede udgiftsniveau. Der skal løbende følges op på det opnåede udgiftsniveau. 1-scenarie, reelt Før-situation 1-scenarie, estimeret Tid 14

15 GEVINSTDEFINITION En gevinst - er det, man får ud af at gennemføre projektet eller programmet sammenlignet med hvad man ellers ville have fået (1-scenarie minus 0-scenarie). - kan altid kvantificeres og måles, uanset om det er i kr. eller anden enhed. - er ikke funktionelle kvalitetskrav. - er ikke succeskriterier for størrelsen på gevinsterne. - er ikke strategiske mål med projektet. 15

16 GEVINSTKATEGORIER EFFEKTIVISERINGS -GEVINSTER: KVALITETSLØFTS- GEVINSTER: Økonomiske gevinster (der kan henføres til en offentlig konto) Økonomiske gevinster (der ikke kan henføres til en statslig konto) Ikke-økonomiske gevinster 16

17 KLAR ANSVARSFORDELING FOR GEVINSTREALISERING I MODELLERNE 1. Planlagt overtagelse af projektet 2. Navngivne gevinstejere 3. Accept af ansvar 4. Incitamenter 17

18 IT-PROJEKTER OG STATENS IT-PROJEKTRÅD Idé Analyse Ledelsesfase > Ledelsesfase Anskaffelse Specificering > Udbud Gennemførelse Ledelsesfase > Ledelsesfase Realisering 1. Projektmateriale indsendes 2. Risikovurdering 3. Rådsbehandling 4. Anbefalinger 5. Evt. review 6. Halvårlig statusrapportering 7. Evt. genbesøg og/eller replanlægning hvis rødt/gult trafiklys 8. Indsende projektafslutningsrapport 9. Indsende gevinstrealiseringsrapport efter 1 års drift 18

19 STATUSRAPPORTERING 19

20 MEDLEMMER AF RÅDET 9 medlemmer med it-erfaring fra offentlige, halvoffentlige og private organisationer. Sekretariatsbetjenes af Digitaliseringsstyrelsen Formand Mogens Pedersen Kommitteret Finansministeriet Næstformand Birgit Nørgaard, Bestyrelsesformand i Pihl & Søn Jesper Jarmbæk, fhv. direktør, Kort og Matrikelstyrelsen Michael Moesgaard Koncern itdirektør Dong Energy Mads Tofte Rektor ITuniversitetet Lars Mathiesen, Direktør, Nykredit Erik Andreasen, Underdirektør Danske Bank Lillian Mogensen Direktør ATP Ole Kjær Ankechef SKAT 20

21 STATUS PÅ ARBEJDET 21

22 PORTEFØLJEOVERBLIK INVESTERING Kun seks itprojekter/programmer har en positiv business case Der bliver igangsat mange kvalitetsløftsprojekter Porteføljen vokser stadig Estimeringsmetode gør it-projekter billigere end fx anlæg. 22

23 PORTEFØLJEOVERBLIK STYRING Overskridelser ift. baseline. 1 projekt har meldt om overskridelse af budget 2 projekter har meldt om faldende forventninger til gevinster 6 projekter har meldt om tidsoverskridelser

24 PORTEFØLJEOVERBLIK GEVINSTER Vi har ingen projekter der endnu har nået 1 års drift Vi har et par projekter, hvor gevinsthøstningen i dag ser tvivlsom ud 24

25 FREMADRETTET 25

26 MULIGE FREMTIDIGE INITIATIVER Porteføljestyring i staten - Koordinering og prioritering af investeringer (1. gate) - Flere effektiviseringsprojekter - Staged funding Roller og ansvar - Uddannelse af styregrupper - Incitamentsstrukturer for gevinstejere Videreudvikling af det fællesstatslige vurderingskorps - Reviewteams 26

27 TAK FOR OPMÆRKSOMHEDEN Ministeriernes projektkontor Morten Ellegaard, kontorchef