Projektkatalog (Project Dossier) - Vejledning

Transkript

1 Projektkatalog (Project Dossier) - Vejledning Januar 2014

2 Indhold 1. HVAD ER PROJEKTKATALOGET (PROJECT DOSSIER)? FORMÅLET MED PROJEKTKATALOGET HVEM MODTAGER PROJEKTKATALOGET? UDARBEJDELSE AF PROJEKTKATALOGET SKABELON TIPS OG GODE IDEER... 4

3 1. Hvad er projektkataloget (Project Dossier) Projektkataloget indeholder de overordnede beskrivelser af projekter og forandringsinitiativer i programmet. Projektkataloget udarbejdes i forlængelse af fremtidsmodellen, som beskriver hvad der karakteriserer den ønskede fremtid, hvor de forventede resultater er nået, og de forventede gevinster er høstet. Projektkataloget kommer derved til at repræsentere programmets fremgangsmåde, idet det beskriver, hvordan man leverer den fremtidige situation. Nogle af projekterne og forandringsinitiativerne er måske allerede i gang (evolutionsprogrammer) og skal indarbejdes i programmets projektkatalog. Ellers vil der være tale om nye projekter og forandringsinitiativer, som skal sættes i gang. 2. Formålet med projektkataloget Formålet med projektkataloget er at udarbejde en liste over de nødvendige projekter, som programmet skal gennemføre, for at organisationen kan bevæge sig fra den nuværende situation til den fremtidige situation, som den er beskrevet i fremtidsmodellen. Projektkataloget indeholder kun information om og estimater på projekterne på et overordnet niveau og er rammen for den detaljerede projektplanlægning, som skal ske i de enkelte bølger og projekter. Beskrivelsen af projektet i projektkataloget bliver således også den indledende aftale (projektoplæg) mellem programleder og den projektleder, der skal planlægge og gennemføre et projekt. Formålet er i den forbindelse at placere et klart og direkte ansvar i projekterne således, at projektlederne ved og forstår, at indhold og fremdrift af deres projekter har klare afhængigheder til de øvrige projekter i programmet. 3. Hvem modtager projektkataloget Målgruppen for projektkataloget er primært programstyregruppen og de projektledere, som er ansvarlige for at gennemføre projekterne. Programstyregruppen: Projektkataloget giver programstyregruppen et overblik over omfanget af forandringstiltag i form af projekter og andre forandringsinitiativer, som programmet skal eksekvere for at nå de resultater og gevinster, som er beskrevet i fremtidsmodellen. Projektlederne: Projektlederne for de projekter, som er beskrevet i projektkataloget, skal forpligte sig til de overordnede projektbeskrivelser, og de skal tage afsæt i dem, når de går i gang med de mere detaljerede design af leverancerne. Sekretariatet for Statens IT-projektråd skal også modtage ledelsesproduktet i forbindelse med risikovurdering af programmet. Derudover anbefales det at kommunikere budskabet fra projektkataloget til deltagerne i de enkelte projektteams således, at alle forstår den kontekst, som deres projekt indgår i. 4. Udarbejdelse af projektkataloget Projektkataloget udarbejdes i fasen præcisering af program. Projektkataloget bør opdateres forud for igangsætning af hver ny programbølge for at sikre, at det til stadighed er de rigtige projekter, der er i gang, og at rækkefølgen af dem er den rigtige. Vejledning til projektkataloget Side 1

4 Projektkataloget og de øvrige ledelsesprodukter Projektkataloget er tæt forbundet med Fremtidsmodellen Programplan Projekternes PID Business casen Gevinstdiagrammet Nedenstående er en oversigt over sammenhængen mellem ledelsesprodukterne. Det anbefales, at programmet udarbejder ledelsesprodukterne i den viste rækkefølge. Udgangspunkter for udarbejdelsen af projektkataloget er fremtidsmodellen og den overordnede bølgeplan. Projektkataloget beskriver, hvordan programmets projekter hver især bidrager til at realisere den nye situation, som er beskrevet i fremtidsmodellen. Når fremtidsmodellen er beskrevet, udarbejdes programplanen for at finde frem til det mest hensigtsmæssige tidspunkt, for hvornår de enkelte forandringer skal leveres. Analyser derefter forskellen på nu-situationen og den fremtidige situation for hvert af POTI-elementerne, og find på den baggrund frem til, hvilke specifikke projektaktiviteter og -leverancer der skal til for at flytte myndigheden. Det færdige projektkatalog er afsættet for udarbejdelsen af projektinitieringsdokumenterne, der skal udarbejdes for de enkelte projekter. Hvem bør inddrages i udarbejdelsen af projektkataloget Projektkataloget udarbejdes med afsæt i fremtidsmodellen, og derfor bør det være den samme kreds af brugere, forretningsspecialister og it-arkitekter, der deltager i udarbejdelsen. Herudover bør programejeren og de forandringsejere, som skal realisere gevinsterne også deltage. 5. Skabelon Skabelonen er opbygget således, at man udfylder en tabel for hvert af projekterne i programmet. I skabelonen er der angivet en kort vejledning til, hvordan man skal udfylde tabellen. Vejledning til projektkataloget Side 2

5 I skabelonen er der en kort vejledning, som er markeret med manchet og skrevet med blå tekst. Det er meningen, at man sletter den, når man udfylder dokumentet. Alle rækker i tabellerne skal udfyldes, og en manglende udfyldelse skal begrundes. [Der er indsat konkrete anvisninger til indholdet af afsnittet. Disse er markeret med hård parentes] Projektnavn [indsæt navn på projekt] Projekt ID [Indsæt ID] Projektets formål [Beskrivelsen af et projekts formål skal svare på spørgsmålet om, hvorfor man vil gennemføre dette projekt i forhold til programmet. Formålet skal kunne redegøre for projektets værdiskabelse i forhold til den samlede fremtidssituation] Projektets målsætninger [SMARTe mål skal være Specifikke, Målbare, Accepterede, Realistiske og Tidsfastsatte] Overordnede krav [Kravene skal have en detaljeringsgrad således, at projekterne bliver i stand til at udarbejde de egentlige kravspecifikationer. Et eksempel på et overordnet krav kan være etablering af automatiseret straksafgørelse ifm. sagsbehandlingsprocesser. De specifikke tekniske, funktionelle og ikke-funktionelle krav defineres først i projekterne i projekternes anskaffelsesfase] Projektets hovedleverancer [Projektets hovedleverancer skal tilsvarende beskrives som input til og grundlag for udarbejdelse af projektets PID. Niveauet for beskrivelse af hovedleverancer er fx en komponent til håndtering af straksafgørelser, uddannelse af sagsbehandlere m.v. De specifikke beskrivelser af leverancerne udarbejdes først i projektets analysefase] Projektets behov for ressourcer [Estimer mandeår og ressourcetype. Specifikke oplysninger om personer, der er behov for, hvor meget tid de skal afsætte, og hvad de skal kunne fagligt skal først angives i projektets PID.] Projektets tidsplan [Tag udgangspunkt i de 3-7 væsentligste beslutningsmilepæle med udgangspunkt i den fællesstatslige it-projektmodel, og angiv særligt de milepæle, som har afhængigheder til andre projekter og aktiviteter.] Interne projektafhængigheder [Angiv de centrale interne projektaktiviteter i projektets tidsplan og kortlæg den kritiske vej for aktiviteterne i projektet. Den detaljerede tidsplan udarbejdes i projektets analysefase] Eksterne projektafhængigheder [Beskriv de overordnede afhængigheder til andre projekter - meget gerne illustreret med en tegning. Afhængighederne bør beskrives i form af input fra andre projekter, som projektet afhænger af. Samtidig skal projektoutputs, som påvirker andre projekter, angives. Tegningen kan være input til udarbejdelsen af bølgeplanerne, som Vejledning til projektkataloget Side 3

6 kommer efter udarbejdelsen af projektkataloget] Projektets estimerede udgifter [Angiv med hjælp fra en økonomiansvarlig de foreløbige projektudgifter, som blev estimeret i forbindelse med programmets business case] Emner og risici [Beskriv projektets væsentligste risici i forbindelse med projektets leverancer. Det kan både være trusler og muligheder. Tag stilling til hvilke risici, der er så kritiske, at de skal eskaleres og rapporteres til programniveauet] [Beskriv projektets væsentligste emner (begivenheder, som er indtruffet). Emner kan både være problemer og løsninger. Tag stilling til hvilke emner, der er så kritiske, at de skal eskaleres og rapporteres til programniveauet.] 6. Tips og gode ideer Tip: Det er vigtigt, at projektbeskrivelserne bliver tilpas skarpe uden dog at gå helt ned i detaljen for at sikre, at programmet er baseret på et solidt plangrundlag, og at der er et velfunderet afsæt for planlægning af projekterne således, at man undgår for stor usikkerhed om projekternes afgrænsning ved opstart af en bølge. Det anbefalede sideantal pr. projekt er 2-3 sider. Det anbefales samtidig, at programlederen inddrager centrale projektledere i at udarbejde projektkataloget, så der er en god forståelse mellem programleder og projektlederen om de forestående projekter og deres relation til det samlede program. Vejledning til projektkataloget Side 4