Version 1,2 - Juni 2008
Forord Denne tekniske manual er til brug for de af Post Danmarks kunder, som ønsker at trykke stregkoder til brug i forbindelse med Post Danmarks brevprodukter. Desuden indeholder manualen beskrivelse af kravspecifikation til stregkoden. Manualen gennemgår: Specifikation af stregkoder Krav og retningslinier til stregkoder. Råd og vejledning til brug ved print af stregkoder. Post Danmark A/S Side 2
INDHOLDSFORTEGNELSE INDLEDNING... 4 1.1 FORMÅL... 4 1.2 STREGKODEINDHOLD OG FUNKTION... 4 1.3 VERSION... 4 PROCES... 5 2 GENERELT OM STREGKODEN... 5 STREGKODENS PLACERING... 6 3 VALGFRIT KODE ELLER BILLEDE... 7 INSTALLATION AF STREGKODE SKRIFTTYPE... 8 4 STREGKODESPECIFIKATIONER... 10 4.1 SYMBOL DEFINITION... 10 4.2 DIMENSION... 10 4.3 TOLERANCEGRÆNSER VED SKÆVHED:... 11 4.4 MATRIX PRINTNING... 11 4.5 TRYKFARVE OG BAGGRUND... 12 5 DET FYSISKE FORMAT... 13 5.1 C5- BREV... 13 5.2 C4- BREV... 14 6 BESTILLING OG GODKENDELSE AF STREGKODER... 15 6.1 STREGKODER BESTILLES HER... 15 6.2 STREGKODER GODKENDES HER... 15 7 FORSLAG TIL UDFORMNING... 16 7.1 OPBYGNING AF MODTAGERADRESSE... 16 7.2 RUDE PÅ KONVOLUTTER OG PLACERING AF MODTAGERADRESSE... 16 Post Danmark A/S Side 3
Indledning 1.1 Formål Denne manual indeholder en teknisk specifikation for stregkoder til breve. For betingelser, der er knyttet til brug af stregkoden, henvises til kundeaftalen, Post Danmarks forretningsbetingelser, kundehåndbogen og faktaark. 1.2 Stregkodeindhold og funktion Stregkoden benyttes til at identificere afsender og eksempelvis afregne portoen og/ eller sende flytteinformation til afsender. Samme stregkode kan indeholde: Individuel kunde ID Brevkategori Portokategori Defineres af Post Danmark Brev (A) Økonomibrev (B) Erhvervsbrev (C) 0 50 g standardbrev 0 50 g storbrev 50 100 g storbrev 100 250 g storbrev 250 500 g storbrev 500 1000 g storbrev Direct Mail Flytteoplysning Funktioner, der kan tages i brug i fremtiden Ja/nej Ja/nej Der er endnu ikke fastlagt funktioner. Eksempler kan være: Afsenderspecifikke oplysninger Modtageradresse 1.3 Version Dette er en revideret version dokumentet Stregkode Specifikation og betegnes version 1.2 Post Danmark A/S Side 4
Proces 1. Stregkode bestilles hos Post Danmark 2. Stregkode påsættes brevet 3. Prøveeksemplar sendes til Post Danmark (kan gøres elektronisk) 4. Ved tvivl testes et antal (ca. 200-300 stk.) fysiske eksemplarer på et brevcenter 5. Stregkode godkendes af Post Danmark 6. Breve med stregkoder indleveres på almindelig vis 2 Generelt om stregkoden Stregkoden kan indeholde flere forskellige funktioner. Afsenderen må kun påføre én stregkode af denne type på et brev. Stregkoden er individuelt for hver afsender og baseret på afsenderens cvr.-nummer. Hvis en afsenderen ønsker at anvende flere forskellige stregkoder på samme adresse (eksempelvis så forskellige afdelinger kan modtage flytteoplysninger og/ eller faktura), skal afsenderen have oprettet det nødvendige antal produktionsenheder i det centrale virksomhedsregister. Hvis afsenderen har afdelinger på forskellige adresser med hver deres cvr.-nummer eller produktionsenhedsnummer i det centrale virksomhedsregister, kan der udstedes stregkoder for hver af disse afdelinger. Afsender skal oplyse ordregivernummer/fakturamodtagernummer eller CVR-nummer/produktionsenhedsnummer. Hvis afsenderen udelukkende ønsker at modtage elektroniske flytteoplysninger ét sted er det muligt, at afsenderen kan anvende én enkelt flyttestregkode for hele virksomheden. Anvendes stregkoder der indeholder brevkategori og portokategori, vil afsenderen modtage en liste over stregkoder med portokombinationer og afsenderen skal vælge den korrekte stregkode, der svarer til de enkelte breves kategori. For at vælge korrekt stregkode skal afsender for hvert brev kende brevtype (A-brev, B-brev eller Erhvervsbrev), brevformat (standard- eller storbrev), vægtkategori (0-50g eller anden vægtkategori), og eventuelt Direct Mail indhold i brevet (se også tabel for oven). Stregkodetypen der anvendes til breve er en såkaldt four-state (4-state) stregkode, der leveres af Post Danmark. De 31 databærende cifre vil få tilføjet en såkaldt Reed-Solomon fejlretningskode og bliver efterfølgende konverteret til i alt 66 lodrette streger, der hver især kan have én af 4 mulige længder. Dette resulterer i den såkaldte 4-state stregkode. Fejlretningskoden bevirker at stregkoden kan læses, selv om dele af stregkoden skulle være ulæselig. Stregkoden skal indeholder 23 streger pr. tomme. Med 66 streger bliver stregkoden således 72,9 mm lang og 4 mm høj. Et eksempel på en stregkode: Post Danmark A/S Side 5
Stregkodens placering Stregkoden kan placeres direkte på brevet, hvis afsender benytter rudekonvolutter. Stregkoden skal placeres lige ovenover modtagernavnet eller lige under modtageradressen, så den er synlig i ruden: Stregkoden kan også placeres på konvolutten, eksempelvis som vist her: På standardbreve skal stregkoden og modtageradressen placeres højest 120 mm fra bunden af konvolutten og mindst 40 mm fra overkanten. Liste over placeringsmuligheder: Brev (ved rudekonvolutter) Konvolut Label Over adresse (anbefales) Under adresse Post Danmark A/S Side 6
3 Valgfrit kode eller billede Post Danmark udleverer stregkoderne i en særlig størrelse og skrifttype. Der udleveres stregkodedata med tilhørende skrifttype eller billeder af stregkoderne. Afsender kan frit vælge mellem de 2 løsninger Afsender kan vælge selv at skrive stregkodeindholdet med en stregkodeskrifttype. Alternativt kan afsender vælge at indsætte et billede af de enkelte stregkoder. Post Danmark kan opdatere stregkoderne, hvis dette bliver nødvendigt. Eksempel over liste med mulige stregkoder (de i eksemplet viste koder er fiktive): Nr. 1 2 Produkt, breve indland Standardbrev (A) Økonomi standardbrev (B) Stregkode Liste Max vægt i gr. Stregkode data (fiktive) Stregkoder (fiktive) 50 DADDFTTFDADDFTTFDADDFTTFTF 50 DADDFTTFDADDFTTFDADDFTTFTF 3 Storbrev (A) 100 DADDFTTFDADDFTTFDADDFTTFTF 4 5 6 Storbrev (B) Økonomi Erhvervsbrev, standardbrev Erhvervsbrev, storbrev, DM 250 DADDFTTFDADDFTTFDADDFTTFTF 50 DADDFTTFDADDFTTFDADDFTTFTF 250 DADDFTTFDADDFTTFDADDFTTFTF Post Danmark A/S Side 7
Installation af stregkode skrifttype Eksempel for installation af stregkodeskrifttypen. 1. Vælg Kontrolpanel. 2. Vælg Skrifttyper Post Danmark A/S Side 8
3. Vælg Filer + Installer ny skrifttype 4. Lokaliser stregkodeskrifttypen. Markér den og klik OK Post Danmark A/S Side 9
4 Stregkodespecifikationer Stregkoden skal opfylde følgende tekniske krav, når den påføres brevet. 4.1 Symbol definition Stregkoden kan have 4 mulige længder som repræsenterer værdierne T, D, A og F som er forbogstavet for de engelske udtryk Trackerbar, Descenderbar, Ascenderbar og Fullbar. 4.2 Dimension I billedet herunder er angivet de enkelte stregers maksimum og minimum størrelse. Målene er angivet i millimeter Stregkoden skal indeholde 23 streger pr. tomme (+/- 1 streg pr. tomme). Med 66 streger bliver stregkodens totale størrelse således 72,9 mm x 4 mm. Hertil kommer, at der skal friholdes et areal Post Danmark A/S Side 10
omkring stregkoden, en såkaldt Quiet Zone. Quiet Zone skal være minimum 3 mm på hver side, men det anbefales at benytte en Quiet Zone på 5 mm. Stregkodens totale pladsoptagelse med inkl. Quiet Zone (angivet med X ): 82,9 x 14 mm. Quiet Zone er at betragte som et hvidt areal omkring stregkoden. Hvis konvolutten er hvid og stregkoden ligger helt op til kanten af konvoluttens rude, kan konvolutten betragtes som Quiet Zone. 4.3 Tolerancegrænser ved skævhed: X Skrå = Stregkoden i horisontale retning skal have skævhed under 5 grader som illustreret. Y Skrå = Stregkoden i vertikal retning skal have skævhed under 2 grader som illustreret. X < 5 Y < 2 4.4 Matrix Printning Ved brug af matrix printning skal der tages hensyn til de enkelte punkters indbyrdes afstand. Der må maksimalt være en afstand på 0,127 mm mellem de enkelte punkters kanter. Post Danmark A/S Side 11
Foretrækkes Maksimalt mellemrum 4.5 Trykfarve og baggrund Sort tryk på hvid bund Eventuelle afvigelser skal godkendes af Post Danmark. Post Danmark A/S Side 12
5 Det fysiske format Stregkoden skal være synlig lige over modtageradressen i ruden på konvolutterne. På konvolutter uden rude printes stregkoden oven over modtageradressen. Stregkoden må ikke være dækket som vist i eksempel. Øvrige krav til maskinegnede standardbreve, jf. Det perfekte standardbrev henvises til kundehåndbogen. 5.1 C5- brev Eksempel på korrekt placering af stregkoden. Hele stregkoden er synlig i ruden på konvolutten. Eksempel på forket placering af stregkoden. Her ses at Stregkoden har skubbet sig fra ruden. Dette medfører at stregkoden ikke kan aflæses. Post Danmark A/S Side 13
5.2 C4- Brev Stregkoden skal være synlig lige over eller under modtageradressen i ruden på konvolutterne. Se eksempel. På breve uden rude printes stregkoden oven over eller under modtageradressen. Stregkoden må ikke være dækket. For øvrige krav til maskinegnede standardbreve, jf. Det perfekte storbrev henvises til kunde håndbogen. Post Danmark A/S Side 14
6 Bestilling og godkendelse af stregkoder Stregkoder udleveres af Post Danmark og skal godkendes af Post Danmark, før de tages i brug. Post Danmark yder også vejledning i tekniske spørgsmål om stregkoder. 6.1 Stregkoder bestilles her Tlf.: 70 11 12 30 Eller via e-mail: brevstregkoder@post.dk 6.2 Stregkoder godkendes her Tlf.: 70 11 12 30 Eller via e-mail: brevstregkoder@post.dk Trin Handling 1 Indsend prøvetryk i et aftalt antal eksemplarer og med aftalte stregkodenumre. 2 Post Danmark godkender stregkoden, hvis stregkoden opfylder de tekniske krav. 3 Stregkoder trykkes på brevene. Post Danmark A/S Side 15
7 Forslag til udformning 7.1 Opbygning af modtageradresse En modtageradresse kan bestå af op til 6 linjer, hvis Stednavn optager sin egen linje. Linje 1: Firmanavn Linje 2: Modtagernavn Linje 3: Vejnavn og husnummer (inkl. etage og placering) Linje 4: Stednavn Linje 5: Postnummer, By Linje 6: Landenavn For at gøre plads til 4-state stregkoden anbefales det, at Stednavn skrives i slutningen af samme linje som Vejnavn og Husnummer, hvorved der frigøres en adresselinje. Linje 1: Firmanavn Linje 2: Modtagernavn Linje 3: Vejnavn, husnummer (inkl. etage og placering), Stednavn Linje 4: Postnummer, By Linje 5: Landenavn 7.2 Rude på konvolutter og placering af modtageradresse Det anbefales at der i forhold til eksemplet anvendes en rudestørrelse på 100 mm x 45 mm, hvis der er behov for 5 linjer til adresseringen. Modtageradressen placeres på brevet således, at modtageradresse og stregkode er synlig selvom brevet rykker sig i forhold til konvolutens rude. I nedenstående eksempler er der anvendt følgende: Brev: - Skrifttypen er Times New Roman størrelse 12 pkt. med linjeafstand 1,0 - Stregkoden har en Quiet Zone på 3,5 mm - Øverste margen er 42 mm - Venstre margen er 23 mm Konvolut: - Konvolutten er en størrelse C5 med en rudestørrelse på 100 mm x 45 mm - Venstre kant af ruden er 20 mm fra venstre kant af konvolutten - Øverste kant af ruden er 40 mm fra øverste kant af konvolutten Post Danmark A/S Side 16
Brevet er placeret længst muligt oppe i venstre hjørne af konvolutten. Brevet er placeret længst muligt nede i højre hjørne af konvolutten. Post Danmark A/S Side 17