SIMU-Post Send e-brev

Transkript

1 Indhold Send e-brev til enkeltfirma Danmark... 1 Postgrupper send e-breve til en gruppe... 4 E-breve til udlandet... 4 Opdatering af Postgrupper... 7 Se afsendte e-breve... 8 Send e-brev til enkeltfirma Danmark Der kan også sendes e-breve med SIMU-Post. Vælg [send brev], og dette billede vises. Når man sender e-breve er det modtagerens firmanummer, der anvendes som "mailadresse". Hvis du ikke har modtagers firmanummer, kan du vælge at klikke på [søg]. Derved fremkommer en søgeliste, hvor du kan søge på en del af navnet (min. 3 bogstaver), eller blot klikke på [søg] igen, hvorved hele listen af virksomheder fremkommer. 1

2 Klik på [Hent] ud for den ønskede modtager, og firmanummer indsættes. Alle typer filer, undtagen exe-filer kan vedhæftes. Du kan vedhæfte op til 3 forskellige filer til et e-brev. Klik "send", og brevet sendes til modtagerens "posthus". Vær dog 2

3 opmærksom på, at hvis modtageren bruger Elektronisk Arkivering i SIMU-World, vil det være mest hensigtsmæssigt kun at sende 1 fil ad gangen. 3

4 Postgrupper send e-breve til en gruppe Du kan også sende E-breve til en gruppe af firmaer, også til andre lande end Danmark. Hvis firmaet ikke har E-Boks, vil de i stedet modtage brevet via deres system, og med et link hvor de kan åbne den vedhæftede fil. Dokumenter bliver på den måde gemt på vores server og fylder ikke så meget i modtagerens system. E-breve til udlandet For at kunne sende E-breve til firmaer i udlandet, skal du altid oprette dem i en postgruppe. En postgruppe kan godt kun indeholde et enkelt firma, men den kan også indeholde mange firmaer (maksimum 50 stk.). For at kunne sende E-breve til en gruppe, skal du først oprette en Postgruppe. Øverst til venstre ligger punktet [Postgrupper], klik på dette. Herefter vælges punktet [Opret ny Postgruppe]. Navngiv postgruppen under Gruppenavn. Her vil vi sende vores Forårs kampagne til Sverige. Derfor vælger vi at navngive Postgruppe med navnet Forårskampagne Sverige. Giv gruppen et navn, og klik på Opdater. 4

5 5

6 I drop down boksen kan det enkelte land hentes. Hvilket vi anbefaler. På den måde bliver jeres markedsføring målrettet mod et bestemt land. Under søg kan skrives en del af navnet (min. 3 bogstaver), hvis det kun er et bestem firma I ønsker at lave en postgruppe til/sende til. Her vil vi dog sende til flere, og vi vælger Sverige og skriver derfor intet i søg. Klik på [Søg og tilføj til gruppe] og alle svenske firmaer vises. Sæt flueben i firkanten ud for de firmaer, du vil have med på listen, og klik Tilføj i bunden af listen. Listen kan maksimum indeholde 50 virksomheder, Luk Postgruppen og den vil være klar til brug i din markedsføring. 6

7 Opdatering af Postgrupper Du kan oprette lige så mange forskellige postgrupper du ønsker, og senere genbruge disse. Men vær opmærksom på, at listen måske skal revideres. Hvis listen er ældre end 1 måned, skal den altid tjekkes, før du kan gøre brug af den. Måske har nogle i mellem tiden lukket deres virksomhed, skiftet mail adresse osv. Tjek derfor altid først postgruppen om den er gul, før I udarbejder E-brevet. På nedenstående oversigt kan I se, hvilke grupper der skal tjekkes. Den gule farve henviser til at postgruppen er ældre end 1 måned, og måske skal revideres. Tryk på ret for at tjekke/rette i postgruppen. Hvis der skal foretages rettelser vil disse virksomheder være markeret. Se nedenstående tegnforklaring. I denne postgruppe skal der ingen dog rettelser foretages. Derfor blot tryk på Opdater. 7

8 Når du vil sende post til en postgruppe, så vælger du postgruppen i stedet for et enkeltfirma under Send e-breve og pakker, punktet [Send post]. I drop down boksen Vælg postgruppe eller søg navn vælger du den ønskede postgruppe. Herefter skriver du beskeden og vedhæfter eventuelt filen, på samme måde som ved send til en enkelt modtager. Se afsendte e-breve Afsendt post kan ses under [se afsendte breve/pakker]. Hvis det er sendt til en gruppe, så vil Postgruppe navnet stå som modtager. Hvis du vælger [genudskriv], kan du se navnene på de enkelte firmaer, der har modtaget brevet. 8