Fra Blåt Medlem til Excel.

Transkript

1 Fra Blåt Medlem til Excel. Kopi fra Blåt Medlem til Excel 1 Eksport fra Blåt Medlem til Excel 2 Hvad kan du bruge det til 5 Eksempler: Medlemsdelen: Afdelingsopdelt liste med spejderne 5 Fødselsdage og årsstjerner 6 Liste med alle medlemmer (også ledere) 8 Mulighed for fletning til labels, kuverter og breve i Word (kort henvisning til Words manual) 8 Lister (kun for divisioner og andre centrale enheder) 8 Regnskab og kontingent Liste med kontingentsaldi (kan også gøres anderledes) 8 Kontokort 8 Liste med projekter 8 Budgettal og regnskabsoversigt 8 Posteringsliste til revisor 8 Mange steder i Blåt Medlem har du mulighed for eksport til regneark eller kopi til regneark, og du går glip af mange muligheder, hvis du ikke bruger det. Derfor denne vejledning, som kun omfatter overførsel og elementær brug. Hvis du vil dybere i regnearkenes muligheder, må du søge vejledning andetsteds. Listerne i denne vejlednings eksempler er taget fra en fiktiv testgruppe. Grunden til at funktionerne ikke ligger i Blåt Medlem er, at det ville blive alt for dyrt. Tænk på hvor mange ressourcer Microsoft har kunnet bruge på Excel i de 25 år, det har eksisteret. Der er ingen grund til at opfinde den dybe tallerken én gang til. Kopi fra skema i Blåt Medlem. Ethvert skema i Blåt Medlem kan du kopiere ud på et regneark. Vil du have hele skærmen med, klikker du Ctrl A. Så bliver hele skærmen blå. Ellers markerer du den del, du vil have overført ved at køre over den med musen med venstre knap trykket ned. I begge tilfælde kopierer du så ganske normalt med Ctrl C og sætter ind i regnearket med Ctrl V. Det kan ske, at du får flere kolonner med, end du er interesseret i, men dem sletter du bare i regnearket ved at højreklikke på bogstavet ovenfor og vælge Slet. Derefter kan du bruge de samme metoder som beskrevet nedenfor under eksport.

2 2 Eksport fra Blåt Medlem: Når du klikker på Eksport nederst på et skærmbillede i Blåt Medlem, popper der i de fleste tilfælde et vindue op, hvor du kan hakke af hvilke informationer dun vil have med ud. Derefter er der flere muligheder: 1. Den letteste måde, der ikke altid virker: Du vælger Eksport Excel CSV, klikker og åbner filen. Så kommer du direkte ind i Excel. Søjlerne er sammenpresset, men det kan du let klare. Klik i feltet øverst til venstre. Så bliver hele arket blåt. Sæt cursoren på stregen mellem A og B. Når den skifter til denne form nok til teksten:, dobbeltklikker du på musen. Så bliver alle søjlerne brede

3 3 Den blå farve forsvinder, når du klikker et sted på arket. Når du gemmer filen, er det bedst at gemme den som excel-fil (.xls) og ikke som.csv-fil. 2. I stedet for at åbne filen gemmer du den et sted, hvor du kan finde den igen. Du går så ind i Excel og åbner den næsten lige som du åbner en Excel-fil (husk at åbne med Alle filer, da den jo endnu ikke er en Excel-fil). Tilpas kolonnebredderne lige som ovenfor i metode Gem filen lige som i metode 2. Gå i Excel ind således:. Det kan også se sådan ud Find din fil og åbn den.

4 4 Vælg semikolon. Hvis ikke udsnittet nedenunder står i kolonner, har du valgt en forkert afgrænser. Klik Næste og Udfør. Du kan her vælge, hvor dine data skal starte. Normalt A1 som her: ($-tegnene er uden betydning her).

5 5 Når du gemmer filen efter at have behandlet den (f.eks. som i nedenstående eksempler) bør du lagre den som Excel-fil (med Gem som). Ellers kan du gå glip af nogle informationer. Hvad kan du bruge det til? Den mest oplagte anvendelse er fra medlemsdelen, fanebladene Funktioner og Personer. I begge tilfælde er indholdet meget afhængigt af, hvor du står. Står du i gruppen, kommer alle med. Står du i en enhed (afdeling), kommer kun medlemmer i den afdeling med. Personer giver én linje pr. person. Den er god, hvis du skal have alle med, f.eks. gruppeblad eller indbydelse til grupperådsmøde. Til gengæld kan du ikke se lederfunktionerne. Funktioner giver en linje pr. funktion, dvs. at ledere med flere funktioner står flere gange. Enhed (altså afdeling, mini, junior, trop osv.) kommer kun med i Funktioner. Har du kun brug for spejderne og ikke lederne, skal du vælge Funktioner. Eksempler: Medlemsdelen: En liste over spejderne opdelt efter afdeling (gren). Lederne skal ikke med. Vælg nederst til venstre Vis alle undtagen pårørende. Overfør fra Funktioner, se ovenfor. Husk at få både Funktion og Enhed hakket af, så de kommer med. Funktion er her ikke den sædvanlige lederfunktion men nærmere medlemsskab. Klik i feltet A1. Vælg Data i menuen øverst og vælg Sortér. Hvis den ikke selv har fundet ud af det, så fortæl den, at der er kolonneoverskrifter. Lad være med at slette den øverste række med kolonneoverskrifter. Alle rækker (linjer) med anden funktion end Enhedsmedlemsskab slettes. Marker rækkerne ved at trække cursoren ned gennem rækkenumrene med venstre museknap nede. Højreklik i et af de markerede rækkenumre og vælg Slet.

6 6 Slet også rækker med de enheder (afdelinger, grene), som du ikke skal bruge. Så har du den ønskede liste. Nu kan du jo evt. slette kolonnen med funktion. I dette eksempel er adresser ikke medtaget. Det gøres let i pop-up skærmbilledet i Blåt Medlem før overførslen.. Fødselsdage og årsstjerner til gruppebladet. (Årsstjerner selvfølgelig kun, hvis I uddeler dem løbende gennem året) Sortér og slet overflødige funktioner og enheder som beskrevet ovenfor. Årsstjerner (fødselsdage helt tilsvarende): Indsæt 2 nye kolonner til højre for Indmeldelsesdato. (Marker de to næste kolonner med musen i bogstaverne. Højreklik og vælg Indsæt. Mens de endnu er blå, så højreklik i en af dem og vælg Formater celler. De skal være standardformateret. Det er de normalt allerede. Kald første kolonne Måned (i øverste række) og anden kolonne År. I række 2 i kolonnen måned skriver du: =måned( og klikker på feltet lige til venstre i indmeldelsesdato-kolonnen. Slut parentesen. Tryk ENTER. Nu skulle der stå månedens nummer i feltet:

7 7 Klik på feltet igen. Klik på nederste højre hjørne af det, hold museknappen nede og træk formlen ned gennem hele søjlen. Du har nu månedsnumre på indmeldelsesdagene (i eventuelle rækker uden indmeldelsesdato får du fejlmeldinger). I kolonnen år skriver du =[nuværende årstal] - år(, klikker på feltet i samme række i kolonnen indmeldelsesdato og slutter parentesen: Klik ENTER. Nu skulle spejderens antal spejderår stå i feltet. Træk formlen ned lige som kolonnen måned. (Du kan også markere både felterne i måned og år og trække dem ned samtidigt). (I disse eksempler er anvendt en fiktiv gruppe, hvor alder og spejdertid ikke er realistiske.) Sorter nu som beskrevet ovenfor på 1. Måned 2. Enhed Slet som ovenfor de måneder, du ikke vil have med. Så har du en liste opdelt på måned og enhed (afdeling, gren) med navne og spejderår på årsstjernerne i de valgte måneder.. Start forfra og gør præcis det samme med fødselsdage. Her får du selvfølgelig alder.

8 8 Liste med alle medlemmer. Skal du bruge en liste med alle medlemmer (altså også ledere), er det lettere at eksportere fra fanebladet Personer. Her er hver person kun med én gang. Ellers er princippet helt som beskrevet ovenfor. Fletning til labels, kuverter og breve. Hvis du har styr på fletning eller mod på en udfordring, kan du bruge denne liste til at printe labels, kuverter med afsender og modtager eller brev med modtagernavn. Derved kan du selv bestemme udseendet. Labelark eller kuvert er dokumenter i Word. Gem dit regneark. Start med et nyt Word-dokument. Gå ind i Funktioner -> Breve og forsendelser -> Brevfletning. Derfra følger du Words vejledning. Et par tips: Vælg selv de felter, der skal med. Det er kolonnernes navne. For kuverter: Brug tekstfelter til at anbringe adresse og afsender de rigtige steder på kuverten. Anbring et logo, f.eks. en spejderlilje (f.eks. fra dds.dk) foran tekstfeltet med afsenderadressen. Så ser Post Danmarks automatiske læsere den ikke som modtager-adressen Lister. Lister for divisioner og andre centrale enheder erstatter gruppernes Funktioner og Personer. Følg vejledningen i Det blå spørgsmålstegn. Brug Eksport-knappen helt som beskrevet ovenfor. Regnskab og kontingent. På samme måde som beskrevet ovenfor under medlemsdelen, kan du overføre Kontokort med alle posteringer Gå ind under regnskab - kontokort. Projekter, en liste over projektnavnene Gå ind under regnskab projekter. Regnskabsoversigt med budgettal. Gå ind under regnskab budgetter. Posteringsliste til revisor. Gå ind under Rapporter Posteringsliste til revisor. Følg vejledningen på skærmen. Det er lidt anderledes end beskrevet ovenfor JS