TÅRNBY KOMMUNE Åbent referat til Økonomiudvalget Mødedato: Onsdag den 18. januar 2017 Mødetidspunkt: 13:00 Mødelokale: Medlemmer: Afbud: 213, Mødelokale Henrik Zimino, Allan Andersen, Bjarne Thyregod, Carsten Fuhr, Heidi Ladegaard, Paw Karslund, Winnie Sørensen Paw Karslund
Indholdsfortegnelse Punkter til dagsorden Side 1. Godkendelse af dagsorden...2 2. Meddelelser...3 3. Inddrivelse af fortrinsberettiget restancer i ejendom fra den 1.2.2017...4 4. Decisionsskrivelse - Styrelsen for Arbejdsmarked og Rekruttering vedrørende beretning om revision af de sociale regnskaber for 2015 på områder med statsrefusion...6 5. KAB, aftale om udlejning af almene boliger efter særlige kriterier...8 6. Indgåelse af resultatlønsaftale - LUKKET SAG...10 7. Konstituering af leder for daginstitutionsområdet - LUKKET SAG...11 8. Skriftlig advarsel - LUKKET SAG...12 Bilagsoversigt...13 1
Økonomiudvalget d.18-01-2017 1. Godkendelse af dagsorden Åben sag Sagsnr.: 16/27583 Sagsansvarlig: cel.of Fraværende: Afbud: Paw Karslund INDSTILLING Kommunalbestyrelsens Sekretariat anbefaler over for Økonomiudvalget, at 1. dagsordenen godkendes. BESLUTNING I ØKONOMIUDVALGET DEN 18-01-2017 Godkendt. 2
Økonomiudvalget d.18-01-2017 2. Meddelelser Åben sag Sagsnr.: 16/27583 Sagsansvarlig: cel.of Fraværende: Afbud: Paw Karslund BESLUTNING I ØKONOMIUDVALGET DEN 18-01-2017 Ingen. 3
Økonomiudvalget d.18-01-2017 3. Inddrivelse af fortrinsberettiget restancer i ejendom fra den 1.2.2017 Åben sag Sagsnr.: 17/474 Sagsansvarlig: lwa.of Fraværende: Afbud: Paw Karslund RESUMÉ Kommunerne skal overtage inddrivelse af restancer for fortrinsberettigede kommunale krav fra den 1.2.2017 i henhold til fremsat lovforslag 102 af den 14.12.2016. UDDYBENDE BEMÆRKNINGER Den 1.11.2005 overtog SKAT al inddrivelse med kommunale krav. Det har imidlertid vist sig, at det ikke har været hensigtsmæssigt og effektivt i forhold til kommunernes tilgodehavender hos borgerne. Der er nu fremsat lovforslag til at inddrivelse af fortrinsberettigede kommunal krav overgår til kommunerne fra 1.2.2017. Lovforslaget 1. behandles den 10.1.2017 og forventes vedtaget i Folketinget ultimo januar 2017. Lovforslaget omfatter alle kommunale krav, der er tillagt udpantningsret i fast ejendom. Oversigt over krav med fortrinsret i fast ejendom fremgår i bilag 2. Samtidig med fremsættelse af lovforslaget har regeringen tilkendegivet at anden lovgivning kan medføre, at opgaven med inddrivelse af ejendomsskat m.m. kan overgå til SKAT i 2019, således at opgaven for kommunerne kan blive midlertidig. Servicecentret vil gerne i gang med at klargøre arbejdsgange m.m. således at inddrivelse kan i værksættes hurtigst muligt efter 1.2.2017. Servicecentret opkræver kommunes tilgodehavende generelt og videresender restancer til SKAT, når manglende betaling af restancer skal inddrives dvs. lønindeholdes, modregnes, sikres ved udlæg m.m. Ejendomsskatterestancer inkl. renter, gebyrer og andre omkostninger vil efter 1.2.2017 forblive i kommunen til inddrivelse. Det vil medføre, at medarbejderne i Servicecentret jfr. Lovforslag 102 2 pkt. 1 skal bemyndiges af kommunalbestyrelsen til at foretage udlæg i fast ejendom for ydelser, der på udlægstidspunktet hviler på den faste ejendom som lovbestemt fortrinsberettiget pant. I forbindelse med kommunens inddrivelse af kravene, kan der være behov for advokatbistand til tvangsfuldbyrdelse af udlæg i ejendomme, dvs. tvangsauktion over en given ejendom. Servicecentret foreslår, at Advokatfirmaet Horten benyttes til opgaven. Horten har et professionelt team til at varetage opgaven. Servicecentret har i gennem mange år haft et godt samarbejde med Horten qua det arbejde, de har udført for SKAT på ejendomme beliggende i Tårnby Kommune. Advokatomkostninger i forbindelse med tvangsauktion hviler på den givne ejendom, hvorfor det vil være uden omkostninger for kommunen. Kommunalbestyrelsens Sekretariat har oplyst at valg af advokat til opgaven ikke er udbudspligtig. Retsafgifter og gebyrer pålagt i forbindelse med udlæg tilfalder kommunen. Inddrivelse af ejendomsskatter har været forsømt gennem flere år af SKAT. Servicecentret forventer, at der i opstartperioden vil være et større antal sager til inddrivelse end på sigt i forventning om, at ejer af ejendomme vil opleve at den kommunale inddrivelse vil være kontinuerlig og effektiv. Antallet af sager til inddrivelse 4
Økonomiudvalget d.18-01-2017 og evt. videre behandling hos Horten er ikke mulig at oplyse. Før 2005 sendte kommunen 30-50 sager årligt videre til advokatbistand. IT leverandøren KMD forventes indenfor det kommende halvår at udvikle et modul til kommunens debitorsystem til håndtering af udlæg m.m. ved inddrivelse af fortrinsberettigede krav. Servicecentret vil indtil dette system er til rådighed tilrettelægge arbejdsgange manuelt og med bestående IT-systemer. LOVGRUNDLAG Lovforslag 102 af den 14. december 2016 Forslag til lov om ændring af lov om inddrivelse af gæld til det offentlige, lov om fremgangsmåden ved inddrivelse af skatter og afgifter og lov om kommunal ejendomsskat. ØKONOMI Af lovforslaget fremgår det, at kommunerne kompenseres fra 2017 for 35 årsværk/ 18,2 mio. igennem DUT. Kommunes andel heraf forventes at være ca. 135,000. Servicecentret vil indtil videre løse opgaven indenfor bestående ressourcer, dog således at det forventes, at der i det første halve til hele år vil være behov for bevilling af overarbejde. INDSTILLING Økonomisk Forvaltning, Servicecentret anbefaler overfor Økonomiudvalget at 1. Servicecentret varetager opgaven med inddrivelse af fortrinsberettigede krav fra den 1.2.2017 og påbegynder tilrettelæggelsen af arbejdsopgaven. 2. Medarbejderne i Servicecentret bemyndiges til at foretage udlæg for lovbestemt pant i fast ejendom. 3. Advokatfirmaet Horten benyttes ved bistand til tvangsfuldbyrdelse af kommunens udlæg i fast ejendom. jse BILAGSFORTEGNELSE: 1 Åben Ny opgave med inddrivelse af ejendomsskatter og øvrige 5044/17 fortrinsberettige.pdf 2 Åben Oversigt over krav der er tillagt fortrinsret i fast ejendom 6823/17 BESLUTNING I ØKONOMIUDVALGET DEN 18-01-2017 Tiltrådt. 5
Økonomiudvalget d.18-01-2017 4. Decisionsskrivelse - Styrelsen for Arbejdsmarked og Rekruttering vedrørende beretning om revision af de sociale regnskaber for 2015 på områder med statsrefusion Åben sag Sagsnr.: 16/36700 Sagsansvarlig: mhe.of Fraværende: Afbud: Paw Karslund RESUMÉ Fra Styrelsen for Arbejdsmarked og Rekruttering er der modtaget decisionsskrivelse af 20.12.2016 vedrørende revision af Tårnby Kommunes sociale regnskaber for 2015 på områder med statsrefusion, på Beskæftigelsesministeriets områder. UDDYBENDE BEMÆRKNINGER Styrelsen for Arbejdsmarked og Rekruttering har bemærkninger til revisionsberetningen vedrørende Afstemninger Fejlkonteringer Kvalitet i sagsbehandlingen Manglende kontrol af ydelser som varetages af Udbetaling Danmark Revisionserklæringer vedr. it-systemer. Revisionen anmodes om opfølgning på områderne i forbindelse med beretning for regnskab 2016. Beskæftigelsesministeriet forudsætter, at kommunen har rettet de fundne fejl, og at revisor har påset, at der er sket refusionsmæssig berigtigelse i de sager, hvor det har været påkrævet. Decisionsskrivelsen har været til udtalelse i forvaltningerne, og udtalelserne er vedlagt som bilag 1-3. INDSTILLING Kommunalbestyrelsens Sekretariat indstiller til Økonomiudvalget, at udvalget overfor Kommunalbestyrelsen anbefaler, 1. at Styrelsen for Arbejdsmarked og Rekrutterings bemærkninger meddelt i brev af 20.12.2016 tages til efterretning, og 2. at udtalelser fra Arbejdsmarkeds- og Sundhedsforvaltningen og Økonomisk Forvaltning tages til efterretning. jse 6
Økonomiudvalget d.18-01-2017 BILAGSFORTEGNELSE: 1 Åben KMB - Besvarelse af decisionsskrivelse vedr. KMD-boliglån 331788/16 2 Åben AS - Besvarelse af decisionsskrivelse vedr. sociale og 8170/17 beskæftigelsesrettede udgifter, der er omfattet af statsrefusion, Beskæftigelsesministeriets område. 3 Åben Beskæftigelsesministeriets decisionsskrivelse for regnskabsåret 2015 - Tårnby - Tårnby 2015 331263/16 BESLUTNING I ØKONOMIUDVALGET DEN 18-01-2017 Fremsendes til Kommunalbestyrelsen med anbefaling. 7
Økonomiudvalget d.18-01-2017 5. KAB, aftale om udlejning af almene boliger efter særlige kriterier Åben sag Sagsnr.: 12/2507 Sagsansvarlig: bmi.of Fraværende: Afbud: Paw Karslund RESUMÉ KAB har på vegne af Tårnby Kastrup Boligselskab ansøgt Tårnby Kommune om indgåelse af ny aftale om udlejning af boliger efter særlige kriterier. UDDYBENDE BEMÆRKNINGER Den 1.1.2013 indgik kommunen og KAB aftale om udlejning af boligerne i Tårnby Kastrup Boligselskab efter følgende kriterier: Beboere i TKBs afdelinger har fortrinsret til ledige boliger, dernæst tilbydes 50 % af boligerne boligsøgende fra den eksterne venteliste og 50 % af boligerne tilbydes beboere fra andre boligorganisationer(indenfor KAB). Hensigten har været, at det skulle være lettere for boligsøgende, som ikke er beboere i forvejen, at komme i betragtning til en bolig. Ordningen har nu været gældende i 4 år og KAB ønsker nu at ændre tildelingen af boliger på baggrund af beslutning på organisationsbestyrelsesmøde den 27.10.2015 således: Ledige boliger tilbydes som hidtil til beboere i egen afdeling. Dernæst tilbydes 75 % af boligerne beboere i Tårnby Kastrup Boligselskab og 25 % af boligerne tilbydes boligsøgende fra den eksterne venteliste. Det der med andre ord ændres er, at hvor det før har været 100 % af de ledige boliger, der er blevet tilbudt beboere indenfor TKB først, så bliver det med den ny aftale kun 75 %. 25 % vil gå til nye beboere. Hensigten med den nye tildeling er, at det bliver lettere for eksterne ansøgere at få tildelt en bolig. Det bemærkes, at den ny ordning ikke vil have indflydelse på tildelingen af hver fjerde bolig til kommunen. Den nye ordning kaldes Model B. LOVGRUNDLAG Lov om almene boliger 60. INDSTILLING Kommunalbestyrelsens Sekretariat indstiller til Økonomiudvalget, at det anbefales overfor Kommunalbestyrelsen, 8
Økonomiudvalget d.18-01-2017 1. at godkende, at Tårnby Kommune indgår aftale med KAB om tildeling af ledige boliger i Tårnby Kastrup Boligselskab efter Model B, gældende i perioden 1.2.2017-31.1.2021. jse BILAGSFORTEGNELSE: 1 Åben ans fra KAB 30.11.2015 om fleksibel udlejning 55292/16 2 Åben aftale model B 8086/17 BESLUTNING I ØKONOMIUDVALGET DEN 18-01-2017 Anbefales overfor Kommunalbestyrelsen. 9
Økonomiudvalget d.18-01-2017 6. Indgåelse af resultatlønsaftale - LUKKET SAG Lukket sag Sagsnr.: 11/4551 Sagsansvarlig: TPE.OF Fraværende: Afbud: Paw Karslund 10
Økonomiudvalget d.18-01-2017 7. Konstituering af leder for daginstitutionsområdet - LUKKET SAG Lukket sag Sagsnr.: 16/32353 Sagsansvarlig: msk.of Fraværende: Afbud: Paw Karslund 11
Økonomiudvalget d.18-01-2017 8. Skriftlig advarsel - LUKKET SAG Lukket sag Sagsnr.: 05/402 Sagsansvarlig: mth.of_slettet_1 Fraværende: Afbud: Paw Karslund 12
Økonomiudvalget d.18-01-2017 Bilagsoversigt 3. Inddrivelse af fortrinsberettiget restancer i ejendom fra den 1.2.2017 1. Ny opgave med inddrivelse af ejendomsskatter og øvrige fortrinsberettige.pdf (5044/17) 2. Oversigt over krav der er tillagt fortrinsret i fast ejendom (6823/17) 4. Decisionsskrivelse - Styrelsen for Arbejdsmarked og Rekruttering vedrørende beretning om revision af de sociale regnskaber for 2015 på områder med statsrefusion 1. KMB - Besvarelse af decisionsskrivelse vedr. KMD-boliglån (331788/16) 2. AS - Besvarelse af decisionsskrivelse vedr. sociale og beskæftigelsesrettede udgifter, der er omfattet af statsrefusion, Beskæftigelsesministeriets område. (8170/17) 3. Beskæftigelsesministeriets decisionsskrivelse for regnskabsåret 2015 - Tårnby - Tårnby 2015 (331263/16) 5. KAB, aftale om udlejning af almene boliger efter særlige kriterier 1. ans fra KAB 30.11.2015 om fleksibel udlejning (55292/16) 2. aftale model B (8086/17) 13
Bilag: 3.1. Ny opgave med inddrivelse af ejendomsskatter og øvrige fortrinsberettige.pdf Udvalg: Økonomiudvalget Mødedato: 18. januar 2017 - Kl. 13:00 Adgang: Åben Bilagsnr: 5044/17
Til borgmesteren Ny opgave med inddrivelse af ejendomsskatter og øvrige fortrinsberettigede krav Regeringen har nu fremsat lovforslag om, at kommunerne overtager opgaven med at inddrive ejendomsskatter og andre fortrinsberettigede krav den 1. februar 2017. Det følger bl.a. af den aftale, som regeringen og KL indgik i april 2016 for at styrke inddrivelsen af kommunale restancer. Lovforslaget forventes 3. behandlet i Folketinget ultimo januar 2017. Dato: 16. december 2016 Sags ID: SAG-2016-02979 Dok. ID: 2281828 Weidekampsgade 10 Postboks 3370 2300 København S www.kl.dk Side 1 af 2 Kommunerne kan således fra dette tidspunkt iværksætte inddrivelsesskridt (fx sende en tilsigelse til udlæg) og sætte ejendomme på tvangsauktion ved manglende betaling af ejendomsskatter og øvrige fortrinsberettigede krav. Det fremgår af lovforslaget, at kommunerne overtager inddrivelse af krav, der er i kommunen pr. 1. februar 2017, mens SKAT skal færdigbehandle alle restancer oversendt til SKAT inden 1. februar 2017. Såfremt lovforslaget vedtages, kan kommunen frem til 1. februar 2017 derfor vælge at sende krav til SKAT, som ikke har været sendt over tidligere. Alternativt kan kommunen vælge selv at stå for inddrivelsen af disse krav. Her skal man være særligt opmærksom på, om kommunen kan nå at komme i gang med at behandle kravene, inden fortrinsretten udløber, eller om fortrinsretten risikerer at blive forældet. Fortrinsretten løber i 2 år og 3 måneder. Økonomi og boligpakken Af lovforslaget fremgår det, at kommunerne fra 2017 kompenseres for 35 årsværk (18,2 mio.) igennem DUT. Det er forventningen, at kommunerne hurtigere end SKAT kan inddrive gælden og derved reducere det likviditetstab, som kommunerne oplever i dag. Samtidig kan kommunerne selv sikre, at fortrinsretten på kravene ikke udløber. Udover en forventning om hurtigere inddrivelse, betyder ændringen også, at kommunen beholder indtægter fra retsafgifter. Samtidig med fremsættelse af lovforslaget har regeringen lanceret boligudspillet Tryghed for boligejere. Regeringen forventer at fremsætte boligudspillet i Folketinget i foråret 2017. Hvis boligudspillet vedtages i sin nuværende form, vil opgaven med opkrævning og inddrivelse af ejendomsskat overgå til SKAT igen, formentlig i 2019. Dermed vil den kommunale overtagelse af inddrivelsesopgaven blive midlertidig.
Det har længe været et ønske fra kommunerne, at kommunerne skulle overtage inddrivelse af ejendomsskatter og øvrige fortrinsberettigede krav. Derfor har KL i sit høringssvar til lovforslaget også bakket op om en kommunal overtagelse af ansvaret, men har samtidig understreget, at en kommunal overtagelse af opgaven ikke bør være midlertidig. Behov for kompetencer og it-understøttelse Det er 10 år siden, at kommunerne varetog inddrivelsesopgaven. Derfor forventes det, at kommunerne får behov for at opkvalificere medarbejdere eller ansætte nye medarbejdere til opgaven. Det vil være nyt, at kommunale opkrævningsmedarbejder, også kan fungere som kommunal pantefoged. KL og COK har udviklet et kursus i inddrivelse af ejendomsskatter og øvrige fortrinsberettigede krav, som skal sikre, at alle kan have de rette kompetencer og viden om de nye opgaver. Samtidig vil alle kommuner have behov for at sikre nødvendig it-understøttelse af opgaven. KL har været i dialog med leverandørerne af kommunernes nuværende systemer og de meddeler, at de er klar til at igangsætte udviklingen af nødvendige ændringer, når loven er vedtaget. Dato: 16. december 2016 Sags ID: SAG-2016-02979 Dok. ID: 2281828 Weidekampsgade 10 Postboks 3370 2300 København S www.kl.dk Side 2 af 2 Endelig er der I lovforslaget skabt hjemmel til, at kommunerne kan samarbejde om at løfte opgaven. KL kan bistå ift. dette, såfremt der er kommuner, der ønsker det. Med venlig hilsen Martin Damm Kristian Wendelboe
Bilag: 3.2. Oversigt over krav der er tillagt fortrinsret i fast ejendom Udvalg: Økonomiudvalget Mødedato: 18. januar 2017 - Kl. 13:00 Adgang: Åben Bilagsnr: 6823/17
Oversigt over krav der er tillagt fortrinsret i fast ejendom. Kravtype Hjemmel Ejendomsskat LBK nr. 1104 af 22. august 2013 ejendomsbeskatningsloven 29 LBK nr.1075 af 30. september 2014, Tinglysningsloven 4, stk. 1 Vand - vedligeholdelse LBK nr.1075 af 30. september 2014, Tinglysningsloven 4, stk. 2 og 3 Spildevand - vedligeholdelse LBK nr.1075 af 30. september 2014,, Tinglysningsloven, 4, stk. 2 og 3 Vej og fortov - anlæg LBK nr. 1520 af 27. december 2014, Vejloven, offentlige veje, 138. LBK nr. 1234 af 4. november 2015, Lov om private fællesveje, 100, stk. 1 Vej og fortov - vedligeholdelse LBK nr.1075 af 30. september 2014, Tinglysningsloven, 4, stk. 2 og 3 LBK nr. 1234 af 4. november 2015, Lov om private fællesveje, 100, stk. 1 Vej - renholdelse, snerydning mv. LBK nr.1075 af 30. september 2014, Tinglysningsloven 4, stk. 2 og 3 El, gas og varme - vedligeholdelse* LBK nr.1075 af 30. september 2014, Tinglysningsloven, 4, stk. 2 og 3 Vandløb - forskudsvis afholdte udgifter LBK nr. 1579 af 8. december 2015 Vandløbsloven, 65, stk. 1 Kystbeskyttelse LBK nr. 15 af 8. januar 2016, Kystbeskyttelsesloven, 13, stk. 1 Bortskaffelse af affald - husholdninger * LBK nr. 1317 af 19. november 2015, Miljøbeskyttelsesloven, 48, stk. 6 Rottebekæmpelse - forskudsvis afholdte udgifter * LBK nr. 1317 af 19. november 2015, Miljøbeskyttelsesloven, 17, stk. 5 Rottebekæmpelse - årligt gebyr * LBK nr. 1317 af 19. november 2015, Miljøbeskyttelsesloven, 18, stk. stk. 3 Hegn - selvhjælpshandlinger og vederlag LBK nr. 1746 af 14. december 2015,
Hegnsloven, 44, stk. 2 og 3 Gebyrer, beløb som er forskudsvis udredt - byggetilladelse LBK nr. 1185 af 14. oktober 2010, Byggeloven, 29 Selvhjælpshandlinger vedr. bygninger LBK nr. 1185 af 14. oktober 2010, Byggeloven, 29 Kondemnerede boliger, ryddeliggørelse og afspærring mv. - forskudsvis udlagte beløb Skorstensfejning og brandpræventivt tilsyn - forskudsvis afholdte udgifter * LBK nr. 1041 af 31. august 2015, Lov om byfornyelse og udvikling af byer, 99, stk. 1. BKG. nr. 239 af 27. april 1993, Skorstensbekendtgørelsen, 14, stk. 2 Brandsikring - gennemført på ejerens bekostning LBK nr. 1710 af 16. december 2010, Lov om brandsikring af ældre beboelsesbygninger 15, stk. 2 Indbetaling til Grundejernes investeringsfond LBK. nr. 810 af 1. juli 2015, Boligreguleringsloven, 22a, stk. 6 Indbetaling til Boligselskabernes Landsbyggefond LBK nr.1278 af 18. november 2015 Almenboligloven, 82, stk. 3. Forsømmelige udlejere - el, varme og vand LBK nr. 227 af 9. marts 2016, Lejeloven, 46b, stk. 4 Fortrinsstillede kravtyper markeret med * forekommer også som fortrinsstillede fra kommunalt ejede forsyningsselskaber. Kilde: SKAT Jura afsnit G.A. 3.7.2. pr. 9.1.2017.
Bilag: 4.1. KMB - Besvarelse af decisionsskrivelse vedr. KMD-boliglån Udvalg: Økonomiudvalget Mødedato: 18. januar 2017 - Kl. 13:00 Adgang: Åben Bilagsnr: 331788/16
Tårnby Kommune Forvaltning: Økonomisk Forvaltning Dato 21.12.2016 Afd.: Kommunalbestyrelsens Sekretariat Beskæftigelsesministeriets decisionsskrivelse vedr. regnskab 2015 Afstemning af boligindskudslån. Der har ved revision af boliglånsopgørelsen for 2. halvår af 2015 været difference mellem kommunens økonomisystem og boliglånsystemet. Årsagen til differencen er, at KMD har fået nyt system, hvor kommunen først i supplementsperioden har modtaget uddata for april, juli og oktober kvt. 2014. Differencen er udredt i 2016. Med venlig hilsen Yvette Kovacs Sekretariatsleder / Maj-Britt Rasmussen Sekretariatsmedarbejder 174258-16_v1_KMB - Besvarelse af revisionserklæring vedr. KMD-boliglån.DOCX Side 1
Bilag: 4.2. AS - Besvarelse af decisionsskrivelse vedr. sociale og beskæftigelsesrettede udgifter, der er omfattet af statsrefusion, Beskæftigelsesministeriets område. Udvalg: Økonomiudvalget Mødedato: 18. januar 2017 - Kl. 13:00 Adgang: Åben Bilagsnr: 8170/17
Tårnby Kommune Forvaltning: Arbejdsmarkeds- og Sundhedsforvaltningen Dato: 9.1.2017 Beskæftigelsesministeriets decisionsskrivelse vedr. regnskab 2015 I forbindelse med STARs decisionsskrivelse vedrørende Tårnby Kommunes revisionsberetning for regnskabsåret 2015, har Arbejdsmarkeds- og Sundhedsforvaltningen udarbejdet følgende bemærkninger: Følgende bemærkninger besvarer decisionsskrivelsens fulde tekst, om end nogle dele er oprettet og afsluttet. Systemafstemninger Forvaltningen erkender, at systemafstemningerne for KMD Aktiv og Sygedagpenge ikke var foretaget rettidigt. Den manglende afstemning skyldtes konteringsfejl fra tidligere år. Afstemningerne har været underlagt en større udredning i 2016, som betyder, at afstemningen for 2015 er udbedret i 2016, men også at forvaltningen forventer en rettidig afstemning af systemkontiene i forbindelse med regnskabsafslutningen for 2016. Forvaltningen har ingen bemærkninger til den manglende systemafstemning for Boligindskudslån, idet ansvaret for afstemningen siden 2014 har hidrørt Økonomisk Forvaltning. Fejlkonteringer Forvaltningen erkender, at der i enkelte tilfælde er konteret drifts- og mentorudgifter til personer i ressourceforløb under forkerte konti. Dette betyder, at kommunen har et refusionstilgodehavende for 2015. Der er iværksat og afsluttet en omfattende kontrol af de bogførte udgifter, hvorved manglende refusioner for 2015 berigtiges ved regnskabsafslutningen for 2016. Kvalitet i sagsbehandling Forvaltningen erkender, at der i 2015 har været for mange fejl i sagsbehandlingen på beskæftigelsesområdet. Dette er konstateret i forbindelse med kommunens eget ledelsestilsyn og af revisionen. Det skal dog bemærkes, at fejlene i helt overvejende grad var af rent administrativ karakter og dermed ikke har betydning for hverken borgere eller statsrefusion. Fejlene omhandlende primært manglende rettidighed og manglende brug af Min Plan og er rettet. Det har været et særskilt fokusområde at rette op på disse forhold i 2016. At pågældende forhold er bragt i orden forventes af fremgå af revisionsberetningen for 2016. Tidligere beretninger Manglende kontrol af ydelser som varetages af Udbetaling Danmark Kontrollen er ikke gennemført på grund af manglende registrantlister fra Udbetaling Danmark. Så snart disse foreligger, vil kontrollen blive gennemført, hvilket forventes at ske i 1. kvartal 2017. Fokusrevision Jobrotation Fokusrevisionen af jobrotation dokumenterede ingen generelle fejl, men få enkeltstående fejl som berigtiges i forbindelse med den samlede restrefusion for 2016, der udarbejdes i starten af 2017. Ydermere har forvaltningen indarbejdet revisors anbefaling, således at ledelsestilsynet også indeholder lønvilkår under uddannelse samt kontrol af deltagelse heri. Revisorerklæringer vedrørende IT-systemer Forvaltningen bemærker, at revisor til beretningen for 2015 har modtaget alle nødvendige revisionserklæringer vedrørende IT-systemer på det sociale område. Side 1
Tårnby Kommune Kim A. Madsen Forvaltningschef / Mikkel Flatau Sekretariatschef Side 2
Bilag: 4.3. Beskæftigelsesministeriets decisionsskrivelse for regnskabsåret 2015 - Tårnby - Tårnby 2015 Udvalg: Økonomiudvalget Mødedato: 18. januar 2017 - Kl. 13:00 Adgang: Åben Bilagsnr: 331263/16
Styrelsen for Arbejdsmarked og Rekruttering Njalsgade 72A DK-2300 Kbh S Tårnby Kommune Att.: Kommunalbestyrelsen Amager Landevej 76 2770 Kastrup Styrelsen for Arbejdsmarked og Rekruttering Njalsgade 72A 2300 København S T: 72 21 74 00 E: star@star.dk www.star.dk Dato: 20-12-2016 J. Nr. 16/07616/4/ral Decisionsskrivelse vedrørende beretning om revision af de sociale regnskaber for 2015 på områder med statsrefusion for Tårnby Kommune Styrelsen for Arbejdsmarked og Rekruttering har gennemgået revisionsberetningen og har alene taget stilling til revisors bemærkninger af betydning for statsrefusion og tilskud på Beskæftigelsesministeriets sagsområder. Det skal bemærkes, at denne decisionsskrivelse ikke afskærer Beskæftigelsesministeriet fra på et senere tidspunkt at undersøge yderligere forhold vedrørende regnskabsåret 2015, herunder eventuelt kræve berigtigelse af uberettiget modtaget refusion vedrørende 2015. Resultat af gennemgangen på ministeriets område Revisor har ikke forbehold på Beskæftigelsesministeriets område. Ministeriet vurderer det dog som kritisabelt, at der for 3. gang er revisionsbemærkninger om systemafstemninger. Det drejer sig om manglende afstemninger mellem KMD-Aktiv og sygedagpengesystemet samt området for boligindskudslån. Det fremgår af beretningen, at på tidspunktet for revisionens afslutning havde revisor endnu ikke modtaget systemafstemninger vedrørende KMD-aktiv og sygedagpengesystemet. Det fremgår af forvaltningens redegørelse, at de erkender at afstemningerne ikke er udarbejdet rettidigt i forbindelse med regnskabsafslutningen. Det skyldes en konteringsfejl fra tidligere år, som har kompliceret og forsinket afstemningen. Det har desuden betydet et behov for større udredning, inden systemerne kan afstemmes korrekt. Det oplyses, at udredningen er pågående, med såvel udredning som afstemning forventes afsluttet i 3. kvartal 2016. Ministeriet skal bede revisor følge op på forholdet i næste års beretning. Det fremgår af beretningen, at revisor i forbindelse med revision af boliglånsopgørelsen for 2. kvartal 2015 har konstateret, at der fortsat er en række differencer mellem kommunens økonomisystem og boliglånssystemet. Det fremgår af forvaltningens redegørelse, at årsagen til differencen er, at KMD på grund af ændringer i fagsystemet, først har kunnet levere uddata for april, juli, oktober kvt. 2014 i supplementsperioden. Forvaltningen oplyser, at differencen er udredt i 2016. Ministeriet skal bede revisor følge op på forholdet i næste års beretning.
Ministeriet går ud fra, at de initiativer, som revisor har anbefalet og som kommunen har iværksat, vil forbedre sagsbehandlingen på området/områderne, og at resultatet vil fremgå af næste års beretning. Ministeriet vurderer det desuden, at det er utilfredsstillende, at der er revisionsbemærkninger om fejlkontering af driftsudgifter og udgifter til mentor for personer i ressourceforløb og jobafklaringsforløb. Det fremgår af beretningen at forholdet er drøftet med kommunen, der har oplyst, at konteringerne af mentorudgifter til personer i ressourceforløbet undersøges, og der foretages de nødvendige berigtigelser i løbet af 2016. Ministeriet skal bede revisor følge op på forholdet. Ministeriet har noteret sig, at revisor fremhæver flere væsentlige mangler i kvaliteten i sagsbehandlingen. Det drejer sig om: Manglende rettidighed i forbindelse med opfølgning Manglende rettidighed i forbindelse med anvendelsen af Min Plan Manglende vurdering af uarbejdsdygtighed(sygedagpenge og jobafklaringsforløb) Manglende dokumentation i sager i forbindelse med aktive tilbud Konteringsfejl med og uden refusionsmæssig betydning Manglende økonomiske opfølgning i henhold til aktivlovens 10. Ministeriet har noteret sig, at revisors konstateringer i det væsentligste er i overensstemmelse med de forhold, som er konstateret i kommunens ledelsestilsyn. Kommunen har på baggrund af ledelsestilsynet fastsat en række fokuspunkter for ledelsestilsynet 2016. Ministeriet forventer, at kommunen følger revisors anbefalinger om at iværksætte procedurer på de enkelte områder, der sikrer, at kvaliteten i sagsbehandlingen forbedres. Ministeriet skal bede revisor følge op på forholdet i næste års beretning. Opfølgning på tidligere beretninger Det fremgår af beretningen, at opfølgningen på revisionsbemærkningen fra de to sidste regnskabsår om den manglende mulighed for kontrol af ydelser som varetages af Udbetaling Danmark fortsat afventer. Ministeriet skrev i decisionsskrivelse af 21. december 2015. "Ministeriet har noteret sig, at revisor har videreført revisionsbemærkningen om manglende mulighed for kontrol af ydelser som varetages på området fra regnskabsåret 2013. Ministeriet finder det tilfredsstillende, at kommunen har oplyst, at kontrollen bliver udført, når lovhjemlen til at få registrantlister fra Udbetaling Danmark er gennemført. Ministeriet bemærker, at der med lov nr. 523 af 29. april 2015 om ændring af lov om Udbetaling Danmark og forskellige andre love er indført hjemmel til, at Udbetaling Danmark kan videregive registrantlister til kommunen til brug for kommunens interne kontrol af betalingsforpligtelsen til Udbetaling Danmark. Hjemlen til at Udbetaling Danmark kan videregive registrantlister gælder også i forhold til personer, der har modtaget ydelser og tilskud hos Udbetaling Danmark i 2013 og 2014. Ministeriet beder revisor følge op på forholdet i næste årsberetning. Ministeriet beder kommunen følge op på forholdet og inden én måned at sende en nærmere redegørelse for forholdets afklaring. 2
Ministeriet noterer sig, at der er fulgt op på øvrige områder. Særlige gennemgange Styrelsen for Arbejdsmarked og Rekruttering har i udvalgte kommuner gennemført en fokusrevision vedrørende jobrotationsordningen. Der skal i den forbindelse henvises til styrelsens brev og samlede afrapportering af 19. september 2016. Ministeriet støtter revisors anbefaling om, at Taarnby Kommunes ledelsestilsyn udvides, så det også indeholder lønvilkår for den ansatte på uddannelse og kontrol af den ansattes deltagelse i uddannelse. Revisionserklæringer vedrørende de sociale it-systemer Ministeriet har noteret sig, at revisor oplyser, at på tidspunktet for revisionens afslutning havde kommunen alene modtaget revisionserklæringer for KMD Dagpenge, KMD Pension og KMD Aktiv, hvorfor revisor ikke har haft mulighed for at påse, at regnskabsbekendtgørelsens krav er opfyldt for de øvrige it-systemer på det sociale område. Ministeriet forventer, at revisor har påset, at der i de modtagne erklæringer ikke har været forhold der har givet anledning til yderligere revision. F.s.v.a. angår de manglende erklæringer skal ministeriet bede revisor følge op på forholdet og påse, at der i disse ikke er forhold, der giver anledning til yderligere revision i næste års beretning. *** Beskæftigelsesministeriet går ud fra, at kommunen har rettet samtlige fundne fejl, og at revisor har påset, at der er sket udbetalings- og refusionsmæssig berigtigelse i de sager, hvor dette har været påkrævet. Ministeriet understreger, at det er en forudsætning for at få udbetalt statsrefusion, at sagerne er behandlet korrekt. Det er kommunalbestyrelsen/byrådets ansvar, at kommunen overholder lovgivningen, og at der er den fornødne kvalitet i sagsbehandlingen. Lovgrundlag Styrelsen for Arbejdsmarked og Rekruttering har på Beskæftigelsesministeriets vegne gennemgået de dele af revisionsberetningen, der vedrører ydelser og tilskud på ministeriets område, som er omfattet af bekendtgørelse nr. 552 af 28. april 2015 om statsrefusion og tilskud samt regnskabsaflæggelse og revision på visse områder inden for Ministeriet for Børn, Ligestilling, Integration og Sociale Forholds, Beskæftigelsesministeriets, Ministeriet for By, Bolig og Landdistrikters og Undervisningsministeriets ressortområder (aktuelt gældende bekendtgørelse). Klagevejledning Hvis Styrelsen for Arbejdsmarked og Rekruttering har truffet afgørelse om, at der skal ske refusionsmæssig berigtigelse, kan kommunalbestyrelsen/byrådet klage til Beskæftigelsesministeriet. Klagen skal sendes til Styrelsen for Arbejdsmarked og Rekruttering, Njalsgade 72 A, 2300 København S. 3
Styrelsen sender klagen til Beskæftigelsesministeriet sammen med sagen og eventuelle bemærkninger. *** Dette brev er sendt elektronisk til kommunen, kommunens revisionsfirma og Statsforvaltningen. Venlig hilsen Rasmus Alting Tilsyn og Kontrol tlf.: 72 21 77 21 4
Bilag: 5.1. ans fra KAB 30.11.2015 om fleksibel udlejning Udvalg: Økonomiudvalget Mødedato: 18. januar 2017 - Kl. 13:00 Adgang: Åben Bilagsnr: 55292/16
Bilag: 5.2. aftale model B Udvalg: Økonomiudvalget Mødedato: 18. januar 2017 - Kl. 13:00 Adgang: Åben Bilagsnr: 8086/17