Økonomiudvalget Referat 19. september 2016 kl. 16:45 Udvalgsværelse 1 Indkaldelse Dorthe la Cour Søren P. Rasmussen Simon Pihl Sørensen Jan Kaspersen Mette Hoff Anne Jeremiassen Sofia Osmani Hanne Agersnap Ekstraordinært møde Jan Kaspersen var fraværende. I stedet deltog Karsten Lomholdt. Derudover deltog: Søren Hansen Bjarne Holm Markussen Pernille Holmgaard Lene Magnussen Rene Rasmussen Charlotte Bidsted Lene Stangerup referent
Indholdsfortegnelse Pkt. Tekst Side 1 Koncert- og øvefaciliteter for orkestre, herunder brug af Store Kapel 3 2
Punkt 1 Koncert- og øvefaciliteter for orkestre, herunder brug af Store Kapel Resumé I forlængelse af Kommunalbestyrelsens ønske om at udtræde at lejemålet i Kulturhuset forelægger forvaltningen muligheder for at afvikle større koncerter mv. på andre lokaliteter samt for at etablere mulige øvelokaler for kommunens større musikensembler i Store Kapel. Indstilling Forvaltningen foreslår, at 1. forvaltningen udarbejder et endeligt oplæg til alternative lokaler til kulturelle arrangenter i efteråret 2016 2. Store Kapel renoveres for samlet 250.000 kr., så lokalet kan anvendes som øvelokale for større ensembler (Økonomiudvalgets budgetområde) 3. omkostningerne til at renovere Store Kapel på 250.000 kr. finansieres indenfor kulturområdets ramme i 2016, dels med 171.000 kr. fra "Pulje til udvikling af kulturelle faciliteter", dels med 80.000 kr. fra Arrangementskontoen (Kultur- og Fritidsudvalgets budgetområde). Sagsfremstilling Forvaltningen har udarbejdet en oversigt over muligheder for at afholde større koncerter i Lyngby-Taarbæk Kommune (bilag). Hvis kommunen fortsat skal opretholde et bredt kulturtilbud med koncerter, teaterforestillinger mv. skal de afvikles på andre lokaliteter end i Kulturhuset. Oversigten er udarbejdet i forhold til følgende kriterier: Publikumskapacitet, akustik i forhold til klassisk, uforstærket musik samt omklædningsforhold for optrædende og publikumsfaciliteter. Oversigten indeholder både kommunale lokaler som fx bibliotekssalen og salen på musikskolen og private lokaler. Der gøres opmærsom på, at der endnu ikke er indgået aftaler om brug af private lokaler til kulturelle arrangementer - og at forvaltningen stadig er i gang med at undersøge muligheden for at afvikle kulturelle aktiviteter i andre lokaler. På baggrund af oversigten vurderer forvaltningen, at det fortsat er muligt at afvikle en del kulturarrangementer, men det forudsætter forvaltningens medvirken til at finde egnede steder i forbindelse med afvikling af de enkelte arrangementer. Arrangementskontoen på i alt 550.000 kr. årligt til arrangementer i Kulturhuset kan fremover blive anvendt til at understøtte arrangementer på andre lokaliteter, herunder leje af lokaler, teknisk udstyr som bl.a. lys og lyd, underskudsgarantier mv. Idet det ikke har været muligt at finde egnede lokaler til orkestrenes øvning, har forvaltningen undersøgt muligheden for at anvende Parkkirkegårdens Store Kapel. Store Kapel, som er en del af Parkkirkegården beliggende på Gyrithe Lemchesvej 9, 2800 Kgs. Lyngby, har periodevist gennem de seneste år været anvendt til øvelokale for bla. kommunens ensembler sideløbende med sin primære funktion som jordfæstelseslokale.i denne funktion anvendes lokalet ca. 1-2 gange årligt. Lokalet har en publikumskapacitet til 240-305 personer. Store Kapel er pt. ikke i anvendelse, idet ledningsnet og belysning afventer renovering. Forvaltningen har udarbejdet projektbeskrivelse (bilag). I følge denne anslås en renovering af føromtalte at beløbe sig til ca. 250.000 kr. I fald lokalet renoveres, vil Store Kapel umiddelbart kunne benyttes som øvelokale for kommunens større ensembler, idet bådet rummets størrelse, akustik samt tilstødende opbevaringsfaciliteter til instrumenter mm. opfylder ensemblernes behov. Flere af ensemblerne har tidligere anvendt Store Kapel i øvesammenhæng. Ønskes det at anvende Store Kapel som koncertsted, udarbejdede forvaltningen i 2011 et notat omhandlende kriterier for dette (bilag). Heraf fremgår det, at der er behov for at justere tilgængelighed og sikring, supplere sanitære installationer samt renovere lokalets 3
grundlæggende lysinstallation samt garderobe- og depotforhold m.v. Derudover har forvaltningen udarbejdet en projektbeskrivelse vedrørende renovering af Store Kapel med henblik på at anvende Store Kapel til koncerter og lignende publikumsrettede aktiviteter (bilag). En sådan renovering af Store Kapel samt justering af adgangsforhold m.m. anslås at beløbe sig til ca. 2,5 mio. kr. Ydermere må der påregnes en justering af det årlige driftsbudget på anslået 0,6 mio. kr. til at drive stedet som kultursted. På baggrund heraf anbefaler forvaltningen ikke, at Store Kapel skal anvendes til egentligt koncertsted fremover. Der henvises i stedet til ovennævnte oversigt over alternative koncertsteder. Lovgrundlag Kommunalfuldmagten. Økonomi Vedrørende anvendelse af Store Kapel som øvelokale: Renovering af ledningsnet samt belysning er estimeret til 250.000 kr. Forvaltningen peger på, at midlerne finansieres indenfor kulturområdets ramme i 2016 dels via 171.000 kr. fra "Pulje til udvikling af kulturelle faciliteter" (dermed er puljen brugt i 2016), dels via 80.000 kr. fra Arrangementskontoen. Beslutningskompetence Økonomiudvalget for så vidt angår ad 1. Kommunalbestyrelsen for så vidt angår ad 2 og 3. Beslutning Kultur- og Fritidsudvalget, den 1. september 2016 Ad 1) Anbefalet. Udvalget anbefaler at forvaltningen udover oplæg til alternative faciliteter indenfor eksisterende rammer også belyser økonomien ved etablering af nye/udvidede faciliteter til kulturelle aktiviteter i kommunen, og at oplægget forelægges forud for endelig vedtagelse af nyt lokalplanforslag 273 for Klampenborgvej 211, herunder overslag for anlæg og drift. Ad 2) Anbefalet. Ad 3) Anbefalet. Jens Timmermann (C) var fraværende. Økonomiudvalget, den 19. september 2016 Ad 1) Anbefalet, idet forvaltningen på nuværende tidspunkt ikke undersøger anlægs- og driftsudgifter ved etablering af nye koncertfaciliteter. Forvaltningen arbejder videre med placering af kulturelle arrangementer i kommunen, herunder hos eksterne aktører. V stemte imod med henvisning til Kultur- og Fritidsudvalgets protokollat af 1. september 2016. Ad 2-3) Anbefalet. Jan Kaspersen (C ) var fraværende. I stedet deltog Karsten Lomholt. (C). Kommunalbestyrelsen, den 19. september 2016 Ad 1) Økonomiudvalgets protokollat af 19. september 2016 godkendt. Imod stemte V (3), O og Ø idet disse partier henviser til protokollatet fra Kultur- og Fritidsudvalget af 1. september 2016, som er formuleret enstemmigt. Jan Kaspersen (C) var fraværende. I stedet deltog Aase Steffensen (C) 4
Bilag Oversigt over koncert og øvefaciliteter i LTK PARKKIRKEGÅRDEN Notat Store Kapel anvendelse Nyt lys Store kapel 5
Lokalitet Store Kapel, Gyrithe Lemchesvej Store Kapel, Gyrithe Lemchesvej Type: Øve/ koncertsted Publikumm ax antal Bemærkning indretning Øvested, (Ca. 250) Kan rumme store orkestre. Akustik fin. Pt. Ikke anvendbart pga. mgl. El og lysamaturer. koncertsted Ca. 250 Kan rumme store orkestre. Akustik fin. Pt. Ikke anvendbart pga. mgl. El og lysamaturer. Ringe/ ikke godkendte publikumsfaciliteter: mgl. Toilet- og handicapadgangsforhold. Mangelfulde omklædningsforhold/ backstagefaciliteter Bellevue Teatret Koncertsted 740 Kan rumme store orkestre. Kan rumme store orkestre. Fine publikums-faciliteter. Akustiske forhold ukendte i forhold til symfonisk, uforstærket musik, men formodes af teatrets teknikere at være ringe Fine publikumsfaciliteter. Omklædningsforhold. backstagefaciliteter kan CirkusRevyens telt/ Bakken facilitere større grupper koncertsted Ca. 1300 Kan rumme store orkestre. Akustiske forhold ukendte i forhold til symfonisk, uforstærket musik, men formodes at være ringe da teltdug normalt ikke giver god akustik. Bemærkning teknik Teknik ok til prøvevirksomhed. Ingen sceneteknik til afholdelse af arrangemnter. Arrangementsafholdelse vil kræve eksternt lys- og lydudstyr. Samt publikumsservicerings faciliteter: bar, køleskab borde mm. Rummer alle tekniske faciliteter. Samt publikumsservicerings faciliteter: bar, køleskab borde mm. Rummer alle tekniske faciliteter. Bemærkning vedr. tilgængelighed/økonomi Meget tilgængelig. Dog forudsættes mulighed for aflysninger m. få dages varsel v. jordfæstelse. Store Kapel anvendes erfaringsmæssigt kun få gange om året til sin primære anvendelse: jordfæstelse. Planlægning af koncerter kan være problematisk, idet Koncerter forudsætter mulighed for primær anvendelse (jordfæstelse) og dermed aflysninger med 2-7 dages varsel. Kan lejes mod betaling. Ca. 25.000 kr pr. dag + udgifter til personale og teknik. Mindre tilgængeligt i prøveperioder, eksempelvis januar måned, hvor teatret har prøver på egenproduktioner Der kan forhandles om mulighed for leje af telt om søndagen i perioden maj september. Teltet er rejst i perioden medio marts til medio oktober. Bemærkninger i øvrigt. Udendørs belysning og parkering mangelfuld. Udendørs belysning og parkering mangelfuld. Evt. koncertanvendelse kræver ikke ubetydelige investeringer i toilet- og omklædningsfaciliteter handicapadgang mm. Beliggende i Klampenborg Gentofte kommune.
Fine publikumsfaciliteter. Omklædningsforhold: backstagefaciliteter kan facilitere mindre grupper Templet koncertsted Ca. 150 Kan ikke rumme store orkestre. Akustik fin til rytmisk musik. Handicap adgangsforhold er mangelfulde Toftebækvej 17, Ny Lyngbygåård Kommunale haller mm: Engelsborg-hallen. Lyngby Idrætsby Virumhallen Trongårdsskolens hal Lundtoftehallen Hummeltofteskolens hal Virum Skoles hal Anvendes pt både som øveog koncertsted Øvested/ koncertsted Ca. 100 Kan rumme store orkestre. Akustik ok. Kan rumme store orkestre. Akustik ikke nødvendigvis koncertegnet. Kan facilitere øvevirksomhed. Teknik ok til rytmisk musik. Teknik ok til prøvevirksomhed. enkel sceneteknik til afholdelse af koncerter. Kan fordre eksternt lysog lydudstyr. Samt publikumsservicerings faciliteter: bar, køleskab borde mm. Teknisk set kan lokalet facilitere øvevirksomhed. I forhold til koncertvirksomhed: Ingen sceneteknik til afholdelse af arrangemnter. Arrangementsafholdelse vil kræve eksternt lys- og lydudstyr. Sceneudstyr evt. scene samt stole til publikum. Desuden ekstra personale. Desuden udgifter til: Teltet anvendes fuldt ud frem til revyens premiere medio maj. Derefter kunne Teltet være tilgængeligt på Søndage, hvor revyen ikke spiller. I perioden oktober marts er teltet ikke rejst. Indgår ikke i kommunens lokalbooking. Templet forvaltes af foreningen af rytmetemplet jf. 4 årig driftsaftale m kommunen. Pt. Meget booket til rytmiske koncerter samt jazzklubbens koncerter.. Indgår i kommunens lokalebooking og Pt. fuldt reserveret til bla. Overbygnings-ensembler, musikskole og diverse folkeoplysende foreninger. Samtlige haller indgår i kommunens lokalebooking og er Pt. reserveret til primært idræt. Faciliteterne er pt. Fuldt booket til idrætsaktiviteter mm. Kan bookes til enkeltståendeasktiviteter., under hensyntagen til idrætsforeningernes kampprogrammer mm. Evt. ekstra udgifter til personal, forbrug, rengøring mm. Parkerings-faciliteter mangelfulde. Ikke egnet til proffessionel koncertvirksomhed. Engelsborghallen Har tidligere huset Lyngby- Taarbæk Brassband i forbindelse med øveaftner.
Diverse Kirker Anvendes pt både som øveog koncertsted varierende Microsoft, Kanalvej koncertsted ml. 150 og 250 personer Visse kan rumme store orkestre. Akustik fremragende/fin. Kan rumme store orkestre. Akustik fin. publikumsservicerings faciliteter: bar, køleskab borde mm. Varierende/ringe sceneteknik til afholdelse af koncerter Ingen sceneteknik til afholdelse af koncerter Arrangementsafholdelse vil kræve eksternt lys- og lydudstyr. Der forefindes publikumsservicerings faciliteter: bar, toiletter mulighed for garderobe mm. Tilgængelig i forhold til kirkens andre aktiviteter, evt. mod betaling efter aftale med kirken. Kan muligvis anvendes til enkelte arrangementer efter nærmere aftale med Microsoft. Der må påregnes udgifter til rengøring og ekstra personale. Flere af kommunens ensembler afholder allerede koncerter i kirker. Flere kor/foreninger har desuden allerede faste øveaftner i lokale kirker. Lyngby-Taarbæk Symfoniorkester har indledningsvist aftale om afprøvning af akustik samt afholdelse af en koncert i microsofts foyer ultimo 2016.
SUPPLERENDE ANVENDELSE AF PARKKIRKEGÅRDENS STORE KAPEL AUGUST 2011. LYNGBY-TAARBÆK KOMMUNE ØKONOMISK FORVALTNING TEKNISK FORVALTNING Materiale gård Off. H+D toilet Store kapel Off. H+D toilet Hovedindgang 40 stk. P-Pladser GYRITHE LEMCHES VEJ SITUATIONSPLAN
HOVEDINDGANG ANKOMSTVEJ LYNGBY PARKKIRKEGÅRD NY NIVEAU-FRI ADGANG TIL STORE KAPEL 1
FACADE MOD VEST - ANKOMST FACADE FACADE MOD ØST LÆNGDESNIT TVÆRSNIT 2
STUEPLAN 1:500, EKSISTERENDE FORHOLD KÆLDERPLAN 1:500, EKSISTERENDE FORHOLD 3
OVERSIGTSPLANER MED NY FYNKTIONSOPDELING 1:500 4
Belysning: For at forbedre adgangsforholdene til Store Kapel efter mørkets frembrud, placeres der supplerende pullertbelysning langs den asfalterede hovedadgangs vej fra indgangen til rundkørslen, samt ved stikvejene til de 2 kapeller. Denne belysning skal ses sammen med den eksisterende belysning der består af glas kupler ophængt på bygningens søjler. VED LILLE KAPEL ADGANG TIL STORE KAPEL VED ADMINISTRATIONEN Adgangsforhold for handicappede: ADGANG TIL LILLE KAPEL VED STORE KAPEL Niveau-fri adgang på tilslebne ølandsfliser fra asfaltvej, forbi Lille Kapel, samt etablering af handicapbåse på vej. Foruden at sikre adgang til Store Kapel for handicappede, forbedres adgangsforholdene generelt for handicappede og gangbesværede, som skal aflægge et besøg på Parkkirkegårdens Lille kapel eller kontor. 5
Handicap toilet + toilet Herre toilet Eksist. toiletter Off H+D toilet STUE OG BELÆGNINGSPLAN 1:500 6
Toiletter: OFF. TOILETTER VED LILLE KAPEL Etablering af handicaptoilet samt generel toiletkapacitets-udvidelse. Der eksisterer allerede 2 toiletter ved Lille Kapel samt 2 toiletter på selve kirkegårdsområdet, ved materielgården. Dog ingen handicaptoiletter. Ved indgangen til Store Kapel findes 2 toiletter. For at udvide kapaciteten, ombygges et præsterum til ét handicaptoilet samt ét almindeligt toilet, yderligere ombygges et toilet + forrum, til ét herretoilet m. pissoir. Dette giver en samlet toilet-kapacitet i umiddelbar nærhed af Store Kapel på: 4 separate toiletter m. håndvask, 1 handicaptoilet samt 1 herretoilet m. pissoir. I alt 6 stk. toiletter + pissoir. OFF. TOILETTER VED MATERIALEGÅRDEN PLANUDSNIT AF NYE TOILETTER 1:100 EKSIST. TOILETTER VEDSTORE KAPEL 7
Koncert- og arrangementsfaciliteter: Der findes ingen lys-/lyd-tekniske faciliteter til koncertvirksomhed i Store Kapel i dag. Lyd- og lysudstyr fra Lyngby Kulturhus flyttes til Store Kapel og supplerer yderligere således at man opnår fuld funktionsdygtige arrangementsfaciliteter. Lys-/lyd-systeme vil blive mobilt og kræver dermed ikke ændringer/ ombygninger i Store Kapel. Systemet vil kunne opstilles alt efter scenens placering i kapel-rummet. KLINKEBELÆÆGNINGI ADMINISTRATION Alarmsystem: SLEBEN OG KUGGET ØLANDSSTEN Etablering et overskueligt og ikke omkostningstungt alarmsystem, som kan opdele Parkkirkegårdens områder i forskellige alarmzoner. Alarmsystemet bygger på en renovering og udbygning af det allerede eksisterende system. LOFTER I ADMINISTRATION TRINFORKANT I ØLANDSSTEN 8
FRA STORE KAPEL FRA STORE KAPEL FRA STORE KAPEL STORE KAPELS FORHAL 9
LYNGBY-TAARBÆK KOMMUNE Økonomisk Forvaltning Borgmestersekretariatet Journalnr. : Sekretariat Dato...: 28.08.2011 Skrevet af : bkh /3153 N O T A T om evt. supplerende anvendelse af parkkirkegårdens Store Kapel Indledning Kultur og fritidsudvalget behandlede den 14. juni 2011 perspektivnotat vedr. kulturområdet, jf. det herefter foreliggende vedlagte notat. Det fremgår bl.a. af notatet, at det undersøges, om der kan skabes rammer indenfor de eksisterende institutioner, herunder især et projekt m.h.t. anvendelse af parkkirkegårdens Store Kapel i retning af supplerende at kunne danne ramme for enkelt arrangementer på kulturområdet et projekt, der vedrører både spørgsmålet om tilgængelighed samt udvidet anvendelse af lokalerne indenfor de eksisterende arkitektoniske rammer uden at ændre muligheden for fortsat anvendelse af kapellets grundlæggende funktion. Forvaltningen har i juli og august 2011 arbejdet med opgavens udførelse i relation til specifikt Store Kapel. Supplerende benyttelse Efter forvaltningens opfattelse vil det være muligt med relativt få justeringer m.h.t. forbedret tilgængelighed og sikring samt supplering af antallet sanitære installationer m.v. at benytte lokalet også til brug ved især musikforestillinger jf. den notatet vedlagte notits af 17. august 2001 om Scenarier for kulturel anvendelse af Store Kapel på Parkkirkegården - uden derved at komme i konflikt med hverken lokalets arkitektoniske udtryk m.v. samt primære funktionalitet som kapel i forbindelse med større antal deltagere i forbindelse med bisættelsesceremonier. Justering af tilgængelighed og sikring, supplering af sanitære installationer samt renovering af lokalets grundlæggende lysinstallation og garderobe- og depotforhold m.v., Forvaltningen har udarbejdet det notatet vedlagte dokument vedr. skitser og billedmateriale samt bemærkninger om nødvendige tilpasninger og installationer m.v. Det fremgår, at de kalkulerede udgifter ved gennemførelse af de nødvendige og beskrevne investeringer har forvaltningen foreløbig opgjort til anslået til p.t. at kunne rummes inden for 2,3 mio. kr. Imidlertid er beskrivelsen af den udendørs belysning endnu ikke fuldstændig, hvorfor det er undertegnedes vurdering, at der til nævnte beløb alt andet lige må lægges 0,2 mio. kr., således at det samlede investeringsbeløb vil være størrelsesordenen 2,5 mio. kr. De løbende driftsudgifter (energi, sikring og bemanding) som følge af den dels forøgede, dels yderligere benyttelse af lokalet til kulturelle formål anslåes for nærværende at kunne holdes inden for størrelsesordenen 0,6 mio. kr. årligt. bkh Side 1 af 1
NYT LYS I STORE KAPEL / ALMEN BELYSNING CAE/ngl 14-03-2016 PROBLEMATIK: Eksisterende almen belysning i Store Kapel er nedslidt, og skal reneoveres. 1. De eksisterende (81x11 = 881 gødepærer med bajonet fatning ) er udgået af produktion. Der har været lavet forsøg med LED-pærer, men resultatet har ikke været tilfredsstillende. Der er problemer med lysets farve, og de har ikke været velegnede til at kunne dæmpes, hertil kommer det begrændede udvalg på det danske marked med denne type fatninger( bajonetfatning). Herudover skal el installationen fornyes, de eksisterende er udført med stof isolering der er under nedbrydning. FUNKTION: Hvad skal kapellets fremtidige funktion være ud over rum for store bisættelser? Øvelokale for større orkestre? Musik arrangementer? Teater forestillinger? Udstillings lokale? Eksamens lokale? BELYSNINGS KRAV: Belysningen skal a. have en høj Ra. værdin 95-99.(farvegenvivelse). b. den skal være drift økonomisk. c. belysningen skal kunne dæmpes. d. arkitektonisk forsvarlig LØSNINGS FORSLAG: 1. Udskiftning af samtlige 1000 gløde pærer samt udskiftningaf eksisterende elinstallation.: En ny markedundersøgelse af mulige leverendøre af LED-pærer og udskiftning af alle pærer, samt udskiftning af eksisternde el installation. 1000 pærer af 100 kr. ca. 100.000 kr. Ny kabling samt el arbejde i forbindelse med udskiftning af el-pærer. ca. 100.000 kr. Risiko: det kan være svært at sikre den rigtige kvalitet og stabil leverence og dermed det endelige resultat. Fordele: De eksisterende armature og rummets arkitektur bevares.
2. Ombygning af eksisterende belysnings armeturer har været vurderet. Det vil være muligt men vil kræver yderliger undersøgelser med udførelse af et prøve armatur før en der kan tages stilling til om det vil være en mulighed. Risiko: P.t. kan økonomien ikke fastsættes, Fordele: De eksisterende armature bevares i ombygget form med nye lyskilder og forbedret drift økonomi.
3. Udskiftning af 11 stk. armaturer til nye armature der i udtryk, funktion og fremtidig drift vil fungere og opfylde forskellige anvendelser af salen. Minimums pris 11stk Gaudi+ 11 stk downspot ca. 100.000 + 100.000 til installationer, ca. 200.000kr Eksempler på belysningsarmaturer Gaudi cirkulær fra Fagerhult Ø700, 35W led, pris 7200kr/stk. - Vil evt kunne supleres med spot nedhængt i midten af cirklen. Freedom (150W) led fra Fagerhult Ca. 40.000/stk. MESH fra Lucepan ø1000 led 65W 8000lm, med farve styring. pris 32.000/stk. Hope fra Lucepan, ø1100 3XLED 20w pris 27.000/stk.
A1/B1 ner 4. Udskiftning af 11 stk. armaturer til nye armature der i udtryk, funktion og fremtidig drift vil fungere og opfylde forskellige anvendelser af salen. Minimums pris 11 stk. LUX-352 pendel, 70.000 kr.+ 100.000 til installationer, ialt 170.000 kr. LUX-352A1/B1 Ø850 led 85W 5.400lm, pris 6.000 Alternativ pris 10 stk LUX-352 pendel + 1 stk MESH incl installationer 185.000 kr.