Regionshuset Viborg Kildebjerget Kostskole og Ungdomsuddannelsescenter Sanatorievej 1 7140 Stouby Regionssekretariatet Tilsyn Skottenborg 26 Postboks 21 DK-8800 Viborg Tel. +45 8728 5000 kontakt@rm.dk www.rm.dk Uanmeldt tilsyn på Kildebjergets Kostskole og Ungdomsuddannelsescenter Udført den 31. januar 2012 Dato 27-02-2012 Trine Kjærgaard Birkemose Tel. +45 7841 0193 Trine.Birkemose@stab.rm.dk 1-51-73-33-07 Side 1 Kildebjerget Kostskole og Uddannelsescenter, Sanatorievej 1, 7140 Stouby Tlf.: 7847 9700 E-mail: kildebjerget@ps.rm.dk Institutions-og skoleleder: Sten Jensen Muff Målgruppe Kildebjergets Kostskole og Ungdomsuddannelsescenter består af Kildebjerget Tørring, som er en Særligt Tilrettelagt Ungdomsuddannelse (STU) med botilbud og en Kostskole. Bodelen er normeret til 16 elever. Kostskolen er normeret til 44 unge og har tre boafdelinger, som er beliggende i Stouby. Kostskolens bodel drives efter 67 i Lov om Social Service, mens skolen drives efter folkeskoleloven. Kildebjerget Tørring drives efter Lov om ungdomsuddannelse for unge med særligt behov og retter sig særligt mod unge mellem 16-25 år, som er sent udviklede, psykisk udviklingshæmmede og eventuelt har andre tillægshandicaps fx indenfor autismespektret. Afdelinger Kildebjerget Institutions- og skoleleder: Sten Jensen Muff Pædagogisk leder: Sanne Flittner-Nielsen Kildebjerget Tørring Driftscenter Center for Børn, Unge og Specialrådgivning Tingvej 15, 3. sal 8800 Viborg Pædagogisk leder: Søren Kruse Afdelingsleder: Marie Grundahl E-mail: CBUS@ps.rm.dk
Tidligere tilsyn Listen omfatter tilsyn fra 2010 og senere. Alle tilsynsrapporter kan ses på www.tilsyn.rm.dk 2012 2011 2010 Anmeldt Uanmeldt Anmeldt Uanmeldt Anmeldt Uanmeldt 31.1.2012 Kildebjerget Kostskolen 20.09.11 Kildebjerget, Kostskolen 15.03.11 Kildebjerget 21.08.10 Kildebjerget, Tørring (STU) Aktuelt tilsyn Uanmeldt tilsyn på Kildebjerget den 31.1.2012 Grundlag for tilsynet Tilsynet udføres efter Vejledning for tilsyn på det sociale område, som er godkendt i Regionsrådet i Region Midtjylland. Vejledningen kan ses på www.tilsyn.rm.dk Forud for tilsynsbesøget havde tilsynsteamet søgt informationer i ESDH (elektronisk sags- og dokumenthåndteringssystem) og på hjemmesiden. Seneste tilsynsrapport ligger på tilbuddets hjemmeside. Der var ingen opmærksomhedspunkter: Fokusområder for tilsynet Status: målgruppe og belægning, organisatoriske udfordringer og udvikling Opfølgning på anbefalinger fra seneste tilsyn: effekter af besparelser på ydelser til de unge og det psykiske arbejdsmiljø Dansk Kvalitetsmodel: individuel plan, brugerinddragelse, kommunikation med fokus på dokumentgennemgang og dokumentation Magtanvendelse, opfølgning på anbefaling om formaliserede drøftelser med henblik på forebyggelse Medicinhåndtering og samarbejde med sundhedsområdet Opfølgning på anbefaling fra seneste tilsyn vedr. drøftelse af værdier ved Medarbejderudviklingssamtaler Deltagere i tilsynet Ledelse: Forstander Sten Jensen Muff Pædagogisk leder Søren Kruse Pædagogisk leder Sanne Flitner-Nielsen Medarbejdere: Det var ikke muligt at tale med pædagogiske medarbejdere under tilsynet Brugere/beboere: Pårørende Der deltog ikke brugere og pårørende i dette uanmeldte tilsyn Program for tilsynet Tilsynet ankom kl. 10.30 og forlod tilbuddet igen kl. 14.30 Der var interview med forstander samt de to pædagogiske ledere, mens det ikke var muligt at træffe pædagogiske medarbejdere indenfor tilsynsbesøget. Tilsynet er udført af Trine K. Birkemose Tilsynskonsulent Ellen Brunebjerg Tilsynskonsulent Tlf.: 7841 0193 E-mail: trine.birkemose@stab.rm.dk Tlf.: 7841 0192 E-mail: ellen.brunebjerg@stab.rm.dk Side 2
Tilsynets samlede vurdering Kildebjergets Kostskole og Ungdomsuddannelsescenters organisering tager på flere områder udgangspunkt i tilbuddets oprindelse som en kostskole. Således er der ikke indskrevet elever siden skoleårets start, hvorfor belægningssituationen er uændret siden sidste tilsyn i september 2011. Elevtallet for næste skoleår 2012/2013 er ikke kendt; der er ikke visiteret nye elever endnu, og kommunerne tager, i modsætning til tidligere praksis, ikke stilling til forlængelse af opholdet på Kildebjerget før senere på skoleåret, og i nogle tilfælde først når sommerferien er begyndt. Det medfører naturligt nogle udfordringer for Kildebjergets muligheder for langsigtet planlægning. Forstanderen på Kildebjerget har kontaktet og besøgt de kommuner, der var interesseret, i Jylland og på Fyn, men ved ikke om indsatsen giver udslag i større efterspørgsel. Kildebjerget er ved at udvikle et tilbud om korte ophold af højskolemæssig karakter til udviklingshæmmede, som en mulighed for at udnytte Kildebjergets kapacitet og udvide aktiviteterne. Kildebjerget gennemførte ved skoleårets start 2011 omfattende ressourcemæssige tilpasninger i form af afskedigelser af både lærere og pædagoger og omorganisering af ledelsen. I forhold til eleverne er ydelserne fokuseret på kerneopgaverne; undervisning, omsorg, relationsdannelse og socialisering med udgangspunkt i den enkelte elev og med en individualiseret indsats. Ledelsen vurderer at eleverne ikke oplever eller kan beskrive en forringelse af deres tilbud, men de giver udtryk for at de savner de afskedigede medarbejdere. I forhold til medarbejderne er den forandrede organisation faldet mere på plads, men ledelsen vurderer at der forsat kan være nogen utryghed eller utilfredshed blandt medarbejderne. Tilsynet havde ikke mulighed for at tale med medarbejdere under dette tilsyn, hvorfor der ikke kan udtales yderligere vurdering af arbejdsmiljøet. Kildebjerget arbejder med individuelle planer, kaldet konferenceoplæg. Der er udarbejdet mål og delmål med angivelse af succeskriterier, ansvarsfordeling, metode mv. Mål og delmål er beskrevet i et særskilt dokument og danner udgangspunkt for en løbende opfølgning i samarbejde mellem elev og kontaktteam, lærer og pædagog. Opfølgningen er struktureret og skemalagt for hele skoleåret. Den daglige dokumentation føres i Bosted System og fremgår tillige af elevmappings mv. Derudover har Kildebjerget et aktivt fællesdrev, hvor der opbevares elevrelaterede dokumenter. I høringsfasen oplyser ledelsen, at fremover slettes dokumenterne på fællesdrevet indenfor 30 dage, og de færdigredigerede dokumenter overføres til Bosted System. Tilsynet vurderer at Kildebjergets praksis dermed efterlever persondatalovens bestemmelser. Elevernes forudsætninger for og ønsker til inddragelse afdækkes via et afkrydsningsskema. Det er ledelsens vurdering, at eleverne hver især har fuldt klarhed over, på hvilke områder de har selvbestemmelse, medbestemmelse eller høringsret. Elevernes kommunikative forudsætninger og barrierer afdækkes via et skema, hvor funktionsnedsættelsen angives i procent. Resultat af både brugerinddragelse og kommunikation overføres til den individuelle plan. Det er tilsynets vurdering at Kildebjerget efterlever de regionale retningslinjer for de ydelsesspecifikke forhold: individuel plan, brugerinddragelse og Side 3
kommunikation i relation til standarderne i Dansk Kvalitetsmodel (DKM). Kildebjergets ledelse vurderer at arbejdet med DKM har medført en mere formaliseret tilgang til brugerinddragelse og kommunikation, som tidligere indgik mere implicit. Kildebjerget anvender som udgangspunkt ikke magt, og har indberettet 1 magtanvendelse i 2010 og 2 i 2011. Der er på denne baggrund ikke særligt fokus på magtanvendelser, men ledelsen sørger for at rundsende fx nye skemaer osv. til medarbejderne. Ledelsen giver udtryk for at de indberettede episoder fra 2011 havde mere karakter af guidning. Magtanvendelserne blev indberettet efter reglerne for børn og unge, selvom eleverne i begge tilfælde var over 18 år og derfor ikke er omfattet af børnereglerne. Tilsynet vurderer jf. beskrivelser i tidligere tilsynsrapporter, at der på Kildebjerget arbejdes struktureret og relevant med forebyggelse af magt gennem konflikthåndtering og en anerkendende tilgang til eleverne. Kildebjerget har fulgt Region Midtjyllands interne kontrols anbefalinger i forhold til håndtering af beboermidler, og dette har sammen med en omorganisering af opgaven, medført en mere gennemsigtig og sikker håndtering. Kildebjerget samarbejder med relevante parter omkring de unges medicinering, herunder elevernes forældre. Tilbuddet har en medicininstruks som efterlever den gældende vejledning. Kildebjerget tilbyder Medarbejderudviklingssamtale til alle medarbejdere i løbet af skoleåret. Skabelonen skal tilrettes således at tilbuddets værdier drøftes med udgangspunkt i beskrivelserne af værdier, normer og forventninger med henblik på, at værdierne indgår aktivt i Kildebjergets praksis. Anbefalinger Tilsynet anbefaler at ledelsen på Kildebjerget tager initiativ til drøftelse af grænsefladerne mellem magtanvendelse og guidning. Tilsynet anbefaler endvidere at ledelsen klargør og efterlever de lovgivningsmæssige forhold vedr. magtanvendelse for elever over 18 år, herunder hvilke regelsæt de er omfattet af, samt efterlever lovgivningsmæssige og regionale retningslinjer for indberetning og klageadgang. Opmærksomhedspunkter Tilsynet blev ikke præsenteret for forhold, der giver anledning til opmærksomhedspunkter. Status, aktuelle organisatoriske udfordringer og udviklingstiltag Det var på dette tilsynsbesøg ikke muligt at tale med pædagogisk personale, hvorfor tilsynet udelukkende baserer sig på ledelsesinterview samt dokumentgennemgang. Kildebjerget var i gang med første uge af to emneuger, som afsluttes med et forældrearrangement. Der var travlhed og aktivitet på hele skolen. Belægning Belægningssituationen på Kildebjerget er uændret fra tilsynet i september 2011; dvs. 30 elever i kostskoledelen, 7 elever i Tørring i Særlig Tilrettelagt Ungdomsuddannelse (STU) samt to i kollegietilbud i Tørring. Der er muligvis Side 4
Status, aktuelle organisatoriske udfordringer og udviklingstiltag en beboer mere på vej ind i kollegietilbuddet. Det er endnu for tidligt for ledelsen at udtale noget om elevsituationen i skoleåret 2012/2013. Der er afholdt revisitationsmøder i efteråret på alle eleverne, men i modsætning til tidligere, hvor der blev lagt langsigtede planer for næste års skolegang eller udslusning, kan de kommunale sagsbehandlere ikke tage stilling til næste skoleår før senere, og nogle gange først når sommerferien er begyndt. Det vanskeliggør i sagens natur planlægning af tilbuddets aktiviteter. Målgruppe Udviklingstendenser De senest ankomne elever er alle indenfor Kildebjergets målgruppe. Det er ledelsens oplevelse, at det i høj grad er forældrene, der har presset på i kommunerne for at få bevilget et ophold. Forstanderen har kontaktet samtlige kommuner i Jylland og på Fyn og aflagt besøg hos de kommuner, der var interesserede, men det er uvist om indsatsen giver afkast i form af flere elever. På et LMU møde for nylig opstod en ide til udvikling af et tilbud om korte kursusophold for udviklingshæmmede. Siden er ideen vokset, bearbejdet og har taget form foreløbig til et udbud af tre ugekurser i foråret 2012 under overskrifterne: Musik, God mad og et godt grin samt Fiskeri. Udvikling af ideen er drøftet med driftscentret. Ledelsen anskuer det som et udslag af markedsgørelsen af de sociale tilbud, dels som et af vilkårene for overlevelse og dels at der går kort tid fra ide til handling. Effekter af besparelser på ydelser og arbejdsmiljø Opfølgning på anbefaling Som følge af vigende elevtal gennemførte Kildebjerget i sommeren 2011 en tilpasning af ressourcer, som medførte afskedigelse af et større antal medarbejdere jf. beskrivelser i tilsynsrapporten fra september 2011. Besparelserne har medført omlægning af både den undervisningsmæssige og den pædagogiske indsats samt ændret organisering af ledelsen. Det er ledelsen vurdering, at eleverne ikke kan formulere om de oplever forskelle i tilbuddet fra før og til nu, men eleverne fortæller at de savner de afskedigede medarbejdere. Besparelserne har medført at der ikke længere er tid til fx at tage på indkøbsture, frisørbesøg osv. med den enkelte elev. Disse aktiviteter gav mulighed for at yde særlig omsorg og bidrog til relationsdannelsen. Ledelsen udtrykker at de tidligere gav et meget flot tilbud til eleverne, og at ydelserne i dag er mere rettet mod kerneopgaverne; undervisning, omsorg, relationsdannelse og socialisering med udgangspunkt i den enkelte elev og med en individualiseret indsats. Kildebjerget har beskrevet sine ydelser på hjemmesiden: Kildebjerget.rm.dk I forhold til det psykiske arbejdsmiljø er det ledelsens vurdering, at det er bedret siden sommerferien, at hele omstillingen så at sige er mere landet. Kerneopgaverne løses i forhold til eleverne, og de nye arbejdsplaner, som er tilrettelagt efter elevernes tilstedeværelse og behov, er indarbejdet. Ledelsen vurderer også at der fortsat er nogen utryghed og utilfredshed til stede blandt medarbejderne, hvilket også gav udslag i ArbejdsPladsVurderingen (APV) og Trivsels og Ledelsesevalueringen (TULE). Side 5
Status, aktuelle organisatoriske udfordringer og udviklingstiltag Forstanderen ser udvikling af tilbuddet om korte kurser/ højskoleophold for udviklingshæmmede som et udtryk for, at medarbejderne er ved at genfinde engagementet og har overskud til at udtænke og udvikle nye ideer, som kan understøtte Kildebjergets eksistensgrundlag. Den generelle faglige indsats Ydelsesspecifikke forhold Individuel plan/ dokumentation Brugerinddragelse Kommunikation Tilsynet får en dokumentgennemgang sammen med en pædagogisk leder. På Kildebjerget har alle elever en individuel plan, kaldet konferenceoplæg, som indeholder en række fokusområder samt mål og delmål; arbejdsproces, konkret plan for opfyldelse af mål, ansvarsfordeling, tidsplan; samt evaluering og succeskriterier. Brugerinddragelse og kommunikation afdækkes gennem hjælpeskemaer, som udfyldes ved afkrydsning (brugerinddragelse) og ved ansættelse af den procentvise funktionsnedsættelse (kommunikation). Skemaerne udfyldes i samarbejde med eleverne tilpasset deres muligheder. Konklusionen beskrives kort i tekst og overføres til konferenceoplægget. Arbejdet med Dansk Kvalitetsmodel for de ydelsesspecifikke forhold: individuel plan, brugerinddragelse og kommunikation, har medført en mere formaliseret tilgang til brugerinddragelse og kommunikation, som tidligere indgik mere implicit. Det er ledelsens vurdering at eleverne kender rammerne for selvbestemmelse, medbestemmelse og høringsret formuleret som: det bestemmer jeg selv det må jeg, det her skal jeg spørge om og det bestemmer de voksne pædagoger, lærere eller forældre. Målene er beskrevet i et skema: Hvad skal jeg have lært? og opbevares i udskrift af kontaktlæreren og inddrages i samtalerne med eleverne. Bosted System anvendes til opbevaring af færdige konferenceoplæg, afdækninger samt dagbogsnotater. Derudover er der mapper i hvert hus med planer, skemaer osv. Den pædagogiske leder strukturerer opfølgning og evaluering gennem fastlæggelse af alle møder i en kalender. Hver tirsdag er der Tirsdagsmøder mellem eleverne og deres kontaktteam: lærer og pædagog, i et tre ugers rul med hver sin dagsorden. Ledelsen anfører at Kildebjergets udgangspunkt som en kostskole med et tilknyttet botilbud fortsat gør sig gældende i forhold til, at indsatsen omkring eleverne er koncentreret om undervisningen og en læringstænkning. Kildebjerget opbevarer en række dokumenter vedr. eleverne på fællesdrevet, herunder konferenceoplæg. Det giver smidigere håndtering af dokumenterne, fx når der skal redigeres i dem, anfører ledelsen. Side 6
Ledelsen anfører i høringsfasen, at de dels mener at efterleve intentionerne i persondataloven bl.a. ved ikke at påføre CPR-numre, og dels at de fremadrettet ikke vil anvende fællesdrevet som arkiv for elevrelaterede dokumenter, fx konferenceoplæggene. Den generelle faglige indsats Magtanvendelser Opfølgning på anbefaling Kildebjerget anvender sjældent magt; der er 1 indberetning fra 2010 og 2 i 2011. De to berørte elever i 2011 var begge over 18 år, og begge indberetninger er lavet efter reglerne for magtanvendelse for børn og unge og indberettet på de tilhørende skemaer. Efterfølgende er den ene magtanvendelse overført til et voksenskema og behandlet efter reglerne for voksne. De to indberetninger fra 2011 vurderes af ledelsen til at være af en sådan karakter, at de også kunne være anset som guidning frem for anvendelse af magt. Ledelsen anfører at de kender gældende lovgivning for magtanvendelse, herunder at driftscentret har udsendt nye indberetningsskemaer, samt at der ikke kan anvendes magt efter børnereglerne for elever over 18 år. Ledelsen har rundsendt de nye skemaer til medarbejderne. Der har ikke været særligt fokus på magtanvendelse i øvrigt. Ledelsen vurderer at det behov, medarbejderne udtrykte ved sidste tilsynsbesøg, var begrundet i en forventning om, at skulle modtage elever med mere udadrettet adfærd. Denne antagelse har ikke holdt stik, og der er ikke taget initiativ til formaliserede drøftelser. De to magtindberetninger i 2011 var også genstand for drøftelse ved seneste tilsynsbesøg den 20.9.2011, og tilsynet vurderede at gældende regler for indberetning var fulgt, hvilket ikke er korrekt, da begge elever var over 18 år. Beboerøkonomi Kildebjerget fik kritiske bemærkninger til håndtering af beboermidler fra Region Midtjyllands interne kontrol i ved besøget i 2009. Ved kontrolbesøg den 26.10.2011 konstaterer intern kontrol at mange forhold er bragt i orden og udtaler ros for Kildebjergets arbejde med at følge anvisningerne. Omorganiseringen på Kildebjerget har medført at håndtering af elevernes økonomi er koncentreret hos den pædagogiske leder, hvilket efter ledelsens vurdering har resulteret i en mere gennemsigtig og sikker håndtering. Tilsynet overværede kontakt mellem en elev og den pædagogiske leder om tøjpenge, hvor lederen var insisterende på at få bilag til regnskabet. Sundhedsfaglige forhold Side 7
Sundhedsfaglige forhold Psykiatrisk tilsyn/ Samarbejdsrelationer vedr. sundhed og medicin Medicinadministration Kildebjergets vigtigste samarbejdsparter vedr. elevernes medicinering er privatpraktiserende læger og elevernes forældre. Derudover samarbejdes om de konkrete elever med fx psykiater, psykolog eller eventuelle specialafdelinger, som eleverne er tilknyttet. Medicinhåndteringen følger ifølge ledelsen Kildebjergets instruks, som efterlever gældende retningslinjer i Sundhedsstyrelsens vejledning af 30.06. 2006. Bosted Systems medicinmodul anvendes, men kan endnu ikke håndtere indberetning af utilsigtede hændelser. I nogle tilfælde håndteres medicinen af forældre og elever hjemme og medbringes til Kildebjerget. Nogle elever støttes i at kunne håndtere medicinen selvstændigt. Organisatoriske forhold Medarbejder- Udviklings Samtaler - MUS Opfølgning på anbefaling På Kildebjerget planlægges i forhold til skoleår, og således også for afholdelse af MUS, hvor målet er at alle medarbejdere tilbydes en samtale i løbet af hvert skoleår. Der er en plan for afvikling af MUS, hvor medarbejderne kan krydse af, om de ønsker samtalen eller ej. Nogle medarbejdere har valgt ikke at have en MUS, hvilket ledelsen vurderer, er ærgerligt, da MUS giver mulighed for individuel ledelsesmæssig opmærksomhed. MUS skabelonen er endnu ikke tilrettet, så den indeholder drøftelse af tilbuddets værdier, men det vil ske når den ansvarlige medarbejder er tilbage fra orlov. Det er planen at værdierne skal drøftes med udgangspunkt i hvor og hvordan værdierne kommer til udtryk i medarbejdernes opgaveløsning samt om medarbejderne eventuelt kan slå sig på værdierne, med afsæt i Kildebjergets værdisæt, som beskriver normer og forventninger i sammenhæng med værdierne. Side 8