Uanmeldt tilsyn på Himmelbjerggården. Udført den 7. februar 2013

Transkript

1 Regionshuset Viborg Uanmeldt tilsyn på Himmelbjerggården Regionssekretariatet Tilsyn Skottenborg 26 Postboks 21 DK-8800 Viborg Tel Udført den 7. februar 2013 Dato Trine Kjærgaard Birkemose Tel Himmelbjerggården Himmelbjergvej Ry Tlf.: Afdelingsleder: Lene Vind Skoleleder: Anne Mette Vendelbo Afdelinger Buen, 8 pladser Gammelgård, 8 pladser Bineshjem, 8 pladser Honolulu, 6 pladser Skovsted, projektafdeling med 1 til 2 pladser Målgruppe Himmelbjerggården er et socialpædagogisk døgntilbud i Region Midtjylland. Målgruppen er børn og unge i alderen fra 6 til 18 år (23 år), og omfatter: - børn og unge som er normalt begavede og omsorgssvigtede med tilknytningsforstyrrelser. Dette omfatter store sociale, emotionelle og adfærdsmæssige vanskeligheder, samt et kognitivt ujævnt funktionsniveau - børn og unge med organisk betingede vanskeligheder, manifesteret som specifikke indlæringsvanskeligheder og/eller deciderede opmærksomhedsforstyrrelser som ADHD. Heriblandt også børn som lider af tics (Tourettes Syndrom) og/eller har en ritualiseret og tvangspræget adfærd (OCD). Himmelbjerggården drives i henhold til Lov om Social Service 66, stk. 6. Himmelbjerggården har 4 afdelinger, og der er intern skole. Teamledere Ernst Zeuthen vakant Ruben Møller Henrik Pedersen Side 1 Specialområde Himmelbjerggården indgår i Specialområdet Socialpsykiatri Børn og Unge Områdeleder: Agnete Thomsen

2 Tilsyn og historik Tilsynene udføres efter Lov om Social Service 148a og i henhold til Vejledning til tilsyn på det sociale område, som er godkendt af Regionsrådet i Region Midtjylland. Vejledningen kan ses på Listen omfatter tilsyn fra 2010 og frem. Alle tilsynsrapporter kan ses på Anmeldt Uanmeldt Anmeldt Uanmeldt Anmeldt Uanmeldt Anmeldt Uanmeldt Ekstern Evaluering Bineshjem (erstatning for det aflyste tilsyn den ) Gammelgård Buen Satellitten Seneste tilsynsrapport ligger på tilbuddets hjemmeside. Der var ingen opmærksomhedspunkter. Tilsynets fokusområder Tilsynets metode Dette uanmeldte tilsyn havde fokus på: Den generelle faglige indsats: Tilbuddets ydelsesbeskrivelse: o sammenhæng med Tilbudsportal og o sammenhæng med tilbuddets praksis Magtanvendelse: o o tilbuddets praksis implementering af regional retningslinje, herunder lokal tilføjelse i relation til standarden i Dansk Kvalitetsmodel Risikovurdering: o tilbuddets praksis Dokumentation: o opbevaring af personfølsomme oplysninger jf. Persondataloven Fysiske og sundhedsmæssige rammer: Medicinhåndtering: o tilbuddets praksis o implementering af regional retningslinje, herunder lokal tilføjelse i relation til standarden i Dansk Kvalitetsmodel Utilsigtede hændelser: o organisering af arbejdet med UTH og tilbuddets praksis o implementering af regional retningslinje, herunder lokal tilføjelse i relation til standarden i Dansk Kvalitetsmodel Organisatoriske forhold: Aktuelle udfordringer i det psykiske arbejdsmiljø Forud for tilsynsbesøget havde tilsynsteamet forberedt sig ud fra tidligere tilsynsrapporter, informationer i regionens elektronisk sags- og dokumenthåndteringssystem, på tilbuddets hjemmeside og i Tilbudsportalen. Herunder: Tilbuddets ydelsesbeskrivelser Tilfældigt udvalgte eksempler på magtindberetninger i sidste halvdel af 2012 Side 2

3 I forbindelse med tilsynet blev følgende udleveret: Kommentarsamling fra De pårørende har ordet 2012 Eksempel på behandlingsplan på barn udvalgt af tilsynet samt dagbogsnotater for samme barn for ca. 3 uger Kopi af powerpoint oplæg som anvendes til introduktion af nye studerende Himmelbjerggårdens lokale instrukser for Risikovurdering Ved tilsynsbesøget blev følgende interviewet: Lene Vind, afdelingsleder teamleder på Buen Det var ikke muligt at tale med medarbejderrepræsentanter på tidspunktet for besøget pga. sygdom, vikardækning mv. Afdeling Buen var på skiferie, men teamlederen havde mulighed for at medvirke ved interviewet. Tilsynet ankom kl. 10 og forlod tilbuddet igen kl Tilsynet blev planlagt sammen med afdelingslederen, som afslutningsvist fik en tilbagemelding af tilsynet. Tilsynet er udført af Trine K. Birkemose Tilsynskonsulent Camilla Rebekka Rask Tilsynskonsulent Tlf.: [email protected] Tlf.: [email protected] Tilsynets samlede vurdering For den generelle faglige indsats, er det tilsynets vurdering: at der på Himmelbjerggården er god overensstemmelse mellem tilbuddets ydelsesbeskrivelse og den praksis, der udfolder sig og ligeledes fremgår af dokumentationen. Særligt den miljøterapeutiske tilgang er tydelig og gennemgående i forhold til at indsatsen ydes med udgangspunkt i definering af opgave, organisering og rolle. At magt kun anvendes når det er i overensstemmelse med regler i magtbekendtgørelsen samt at alle tilfælde af magtanvendelse indberettes efter reglerne. At beskrivelsen af selve indgrebet med fordel kunne være mere detaljeret i nogle indberetninger, således det tydeligt fremgår at principperne om proportionalitet, mindsteindgreb og individualitet iagttages At Himmelbjerggården opbevarer dokumenter på tilbuddets fællesdrev, hvilket ikke er i overensstemmelse med reglerne i Personadataloven om bl.a. logning Tilsynet konstaterer at der er uoverensstemmelser mellem oplysninger i Tilbudsportalen, i ydelsesbeskrivelsen og på Himmelbjerggårdens hjemmeside bl.a. vedr. takster. Himmelbjerggården har på LMU udarbejdet en beskrivelse af tilbuddets organisering af arbejdet med risikovurdering, som endnu ikke er implementeret. Vedr. Dansk Kvalitetsmodel på Socialområdet, så er der en ny kvalitetsorganisation under dannelse i specialområdet med en kvalitetskoordinator. Kvalitetsorganisationen skal udarbejde fælles lokale tilføjelser for de tre nye standarder for Magtanvendelse, Medicinhåndtering og Utilsigtede hændelser. Himmelbjerggården havde ekstern evaluering af arbejdet med første 6 Side 3

4 standarder i september 2012 og blev godkendt på arbejdet med alle seks standarder. For de sundhedsfaglige forhold, er det tilsynets vurdering: At medicinhåndteringen efterlever standardens krav om dokumentation i Bosted System, mens medicininstruksen skal revideres, evt. på baggrund af den fælles lokale tilføjelse, samt at muligheder for uddannelse af medicinansvarlige medarbejdere skal undersøges. Det er de medicinansvarlige medarbejderes ansvar, at utilsigtede hændelser i forbindelse med medicinhåndtering indberettes til Dansk Patientsikkerheds Database. For de organisatoriske forhold, er det tilsynets vurdering: at afdelingsleder og teamleder begge tager udgangspunkt i udfordringerne i opgaveløsningen, når de taler om arbejdsmiljøet, samt at der er procedurer og kultur for at tale, reflektere og drøfte udfordringerne, også med udgangspunkt i opgave, organisering og rolle. At tilsynet ikke blev præsenteret for oplysninger, der giver anledning til yderligere undersøgelse eller fokus på det psykiske arbejdsmiljø. Anbefalinger Tilsynet anbefaler at Himmelbjerggården, når de fælles lokale tilføjelser til de 3 ny standarder foreligger, foretager de deraf følgende organisatoriske tiltag, herunder reviderer medicininstruksen og undersøger mulighed for uddannelse evt. i et samarbejde i specialområdet. Opmærksomhedspunkter Himmelbjerggården skal efterleve kravene i persondataloven om sikker opbevaring af personfølsomme oplysninger, sådan at dokumenter med personfølsomme oplysninger ikke opbevares mere end 30 dage på fællesdrevet, men herefter enten udskrives og slettes eller opbevares i Bosted system Nedenstående er tilsynets bearbejdning af datagrundlaget, som er tilvejebragt ved interview, observationer under tilsynsbesøget eller ved dokumentgennemgang. Hvor ikke andet fremgår, er der sammenfald i oplysninger fra ledelse og medarbejdere. Aktuel status Belægning Organisatoriske udfordringer Himmelbjerggården har 30 normerede pladser plus to projektpladser aktuelt. Der er indskrevet 27 døgnbørn samt to aflastningsbørn. Efterspørgslen er svingende. Der er netop flyttet et nyt barn ind efter en hurtig visitation. Himmelbjerggården indgår i det nye Specialområde for Socialpsykiatri Børn og Unge, og nye efterspørgsler rettes til og behandles af det fælles visitationsteam, som består af områdelederen, en visitator samt en psykolog. Der er sket ledelsesmæssige forandringer på Himmelbjerggården i forbindelse med overgang til specialområdet. Den tidligere forstander, som var driftschef i specialområdet, er fratrådt sin stilling, og den tidligere souschef er nu afdelingsleder af døgntilbuddene på Himmelbjerggården. Derudover er der en skoleleder. De tidligere afdelingsledere af døgnafdelingerne er nu teamledere. Organisationsændringerne medfører noget usikkerhed blandt medarbejderne om fremtiden for Himmelbjerggården. Afdelingslederen og skolelederen Side 4

5 har fokus på at informere gennem nyhedsbreve og på teamledermøder og personalemøder, fx om specialområdets organisering. DKM (Arbejde med de 3 nye standarder og regionale retningslinjer) Der er fra 1. februar 2013 udpeget en ny kvalitetskoordinator for specialområdet som tillige skal være UTH-koordinator (Utilsigtede Hændelser). Under tilsynet oplyser koordinatoren kort, at den fremtidige kvalitetsorganisation skal bestå af en ledelsesrepræsentant fra hvert tilbud i specialområdet samt medarbejderrepræsentanter. Kvalitetsorganisationen skal udarbejde fælles lokale tilføjelser til de tre ydelsesspecifikke standarder for Magtanvendelse, Medicinhåndtering og UTH. De lokale tilføjelser skal være klar til implementering den 1. april Muligvis skal der også udarbejdes fælles lokale tilføjelser, og tilhørende dokumenter fx fælles virksomhedsplan, for de første 6 standarder. De tre tilbud i specialområdet er Eksternt Evalueret i Himmelbjerggården blev vurderet helt opfyldt på de 6 standarder. Den generelle faglige indsats Ydelsesspecifikke forhold Ydelsesbeskrivelse Tilbudsportalen: Tilsynet konstaterer ved gennemgang af Himmelbjerggårdens hjemmeside, ydelsesbeskrivelser og oplysninger på Tilbudsportalen, at der ikke er fuld overensstemmelse mellem oplysningerne, fx er der udsving i døgntaksten. Målgruppe: Det er afdelingslederens vurdering, at den nuværende børne- og unge gruppe svarer til målgruppebeskrivelsen. Børnene er fra 7/8 år og opefter med hovedparten over ti år. Fællesnævneren for målgruppen er traditionelt omsorgssvigtede børn med deraf følgende følelsesmæssige skader samt evt. organiske skader eller opmærksomhedsforstyrrelser. Afdelingslederen sporer en vis ændring i efterspørgslen i retning af børn og unge, der har eksperimenteret med misbrug samt børn og unge med gennemgribende udviklingsforstyrrelser som fx autisme. Generelt opleves børnegruppen som mere kompleks med mere udadrettet adfærd, og børnegruppen afspejler også en generel samfundsudvikling med mindre autoritetstro. Teamlederen fortæller under interviewet og Bostedsgennemgangen at nogle børn ligger i nedre del af normalområdet begavelsesmæssigt. Ydelser: Den miljøterapeutiske ramme er grundlaget for den pædagogiske indsats og baserer sig på nøje analyser, organisering og tilrettelæggelse af en sammenhængende indsats. Afdelingslederen fortæller at de fortsat har tilknyttet den konsulent/psykolog, som forestod implementering af miljøterapien på Himmelbjerggården. Psykologen kommer på en afdeling ad gangen, og medarbejderne udvælger forinden de børn de ønsker at drøfte/analysere. Teamlederen viser hvordan der er et helt fast forløb, når der skal udarbejdes behandlingsplaner for nye børn og ved opfølgning. Forløbet indebærer børnesamtale, refleksion på afdelingsmøde, internt behandlingsmøde, eksternt behandlingsmøde, konkretisering af indsatsen på personalemøde og igen Side 5

6 Den generelle faglige indsats Ydelsesspecifikke forhold børnesamtale. Ved de daglige overlap tages udgangspunkt i en fast dagsorden, hvor fokuspunkterne for hvert barn fremgår. Der tages afsæt i miljøterapiens grundlag, hvor alle aktiviteter udføres efter en drøftelse af opgave, organisering og rolle. Gennemgang af det udleverede eksempel på en behandlingsplan viser at barnet er beskrevet under en række overskrifter, fx Personlig karakteristik og Følelsesmæssige og psykiske forhold samt at der beskrevet udviklingsområder med mål, metode og udviklingstegn. Dagbogsnotaterne føres, så vidt tilsynet kan aflæse dem, ikke med udgangspunkt i de beskrevne udviklingsområder, dvs. ikke under hvert delmål, men der er eksempler på dagbogsnotater, der underbygger udviklingsområder i behandlingsplanen, fx italesættelse af positiv adfærd. Teamlederen fortæller at de i behandlingsarbejdet har fokus på at komme et lag dybere, dvs. at arbejde med det indre barn. Pga. børnenes svære vanskeligheder profiterer de ikke af planlagte terapeutiske samtaler med en psykolog, men mere af kortere samtaler med deres kontaktpersoner. Afdelingslederen fortæller at de bestræber sig på at være fleksible i forhold til andre ydelser, fx hjemtransport, således at barnets og/eller familiens behov imødekommes. Eksempelvis har de kørt et barn til møde i handlekommunen trods stor afstand. Medarbejdere: Medarbejderne på Himmelbjerggården er fortrinsvis uddannede pædagoger og studerende. På afdeling Buen er der en medarbejder om dagen/i skoletiden, 2-3 medarbejdere om aftenen og en sovende nattevagt. Der er sovende nattevagter på alle afdelinger, hvilket kan være genstand for drøftelse, fx i en periode hvor flere børn rømmede, og der var tale om at have vågne nattevagter. Eksterne samarbejdspartnere: Himmelbjerggården samarbejder med/tilkøber en ekstern psykiater, som kommer en gang om måneden. Medarbejderne sætter børn på til drøftelse og psykiateren kan også se børnene. Der samarbejdes tillige med Børne og Ungepsykiatrien, fx i observations eller undersøgelses øjemed. Det er teamlederens vurdering, at kommunerne i stigende omfang udarbejder de lovpligtige kommunale handleplaner og udleverer de relevante dele til Himmelbjerggården. Behandlingsplanerne tager udgangspunkt i den kommunale handleplan. Målene er ofte meget overordnede og langsigtede, og derfor skal de omsættes til mere konkrete mål. Kommunerne deltager i de halvårlige eksterne behandlingsmøder. Pårørendesamarbejde: Teamlederen fortæller at det daglige praktiske og konkrete samarbejde med forældrene er velfungerende og tilrettelagt individuelt i forhold til hvert barns og families behov og ønsker. Nogle børn har samvær med de- Side 6

7 Den generelle faglige indsats Ydelsesspecifikke forhold res forældre på institutionen. Der er to årlige familiedage, hvor fokus er på at opbygge relationer og hvor medarbejdernes rolle bliver at være værter, så forældrene føler sig velkomne. I forhold til behandlingsarbejdet kan der dels være nogle udfordringer i forhold til koordinering af indsatsen på Himmelbjerggården og kommunens indsats i forhold til forældrene. Børnenes positive udvikling kan medvirke til et større spænd mellem børn og forældre. Opbevaring af personfølsomme oplysninger På Himmelbjerggården anvendes Bosted System til journalisering af behandlingsplaner, dagbogsnotater mv. Under tilsynet konstateres at der også ligger dokumenter med personfølsomme oplysninger på det fælles x- drev. Den generelle faglige indsats Magtanvendelser Tilsynet har gennemlæst et tilfældigt udvalg af magtindberetninger fra sidste halvår af Det fremgår at alle magtanvendelser er indberettet og godkendt af CBUS. Tilsynet finder samtidig at beskrivelsen af selve magtindgrebet, fx vi lagde ham ned på sengen med fordel kunne være mere detaljeret beskrevet, således det fremgår hvordan medarbejdere lagde drengen ned på sengen. Dermed kan principperne i magtbekendtgørelsen om proportionalitet, mindste indgreb og individualitet vurderes. Afdelingslederen oplyser at der er planlagt et oplæg af specialområdets faglige konsulent om magtanvendelse. Himmelbjerggården har taget magtbekendtgørelsens bestemmelser om personundersøgelser og værelsesundersøgelser i anvendelse. Et udvalgt antal børn og unge har en gang fået undersøgt deres bagage efter en hjemrejseweekend, fordi de ved tidligere lejligheder havde taget alkohol og pot med ind på institutionen. De unge var bekendt med undersøgelsen på forhånd og ingen havde alkohol eller andet i tasken. Senest er nogle værelser undersøgt pga. mistanke om opbevaring af tyvekoster. Medarbejderne har konfiskeret nogle ting, som opbevares i lukkede poser til landbetjenten kan komme og vurdere, om det er tyvekoster. Disse undersøgelser foretages efter en ledelsesbeslutning. Risikovurderinger På Himmelbjerggården har ledelse og medarbejdere på et LMU møde beskrevet procedurer for Risikovurdering. Proceduren indeholder beskrivelse af risikovurderings drøftelser i forskellige mødefora, fx morgenmøder, afdelingsmøder og lærer- og teammøder. Ligeledes er procedurer for fx de-briefing og dokumentation. Side 7

8 Afdelingslederen oplyser at der ikke er udvalgt konkrete børn, som risikovurderes kontinuerligt. Der er drøftelse blandt ledelse og medarbejdere om etik og effekt af at anvende risikovurdering. Sundhedsfaglige forhold Medicinhåndtering Det er afdelingslederens vurdering, at medicinhåndteringen generelt er blevet mere sikker og korrekt på Himmelbjerggården. Der er stadig pædagogiske udfordring, fx at huske at gå på Bosted og kvittere for udleveret medicin. Afdelingslederen holder jævnlige medicinmøder med de medicinansvarlige medarbejdere fra hver afdeling. De har ikke alle medicinkursus, og da der udbydes kun få kurser, er det en udfordring at efterleve kravet om uddannelse til de medicinansvarlige. Teamlederen viser et eksempel på medicinhåndtering i Bosted System. Her fremgår elevens ordinerede medicin, evt. PN medicin samt udleveringstidspunkter og kvittering for udlevering. Det var ikke muligt at tale med en medicinansvarlig medarbejder under tilsynet, som heller ikke så medicinskab mv. Utilsigtede hændelser Himmelbjerggården har en UTH-organisation med UTH-koordinatorer samt UTH-ansvarlig leder. Organiseringen af UTH forventes tilpasset organisationsændringen i forbindelse med dannelse af Specialområdet. De medicinansvarlige medarbejdere har ansvar for at indberette utilsigtede hændelser i forbindelse med medicinering til Dansk Patientsikkerheds Database. Organisatoriske forhold Arbejdsmiljø Afdelingslederen og teamlederen nævner samstemmende de særlige udfordringer børnegruppen stiller i form af fx udadrettet adfærd eller rømninger som et tema for arbejdsmiljøet. Børnene kan være uforudsigelige, fx er nogle fascineret af våben og knive og kan pludselig have en eller flere knive. Udfordringerne er på samme tid et vilkår for arbejdet og et forhold, der hele tiden skal arbejdes med, både i form af organisatoriske tiltag og individuelle tiltag. Himmelbjerggården har procedurer for opfølgning på vold og trusler, fx debriefing mv., og i arbejdsplanen undgås så vidt det er muligt at medarbejdere har alene arbejde. Der er fast ekstern supervision gruppevis i afdelingerne, og teamlederen kan bevilge tre gange individuel supervision i konkrete tilfælde. Teamlederen fortæller at morgenmøderne er centrale i forbindelse med videndeling og debriefing på tværs af afdelingerne. Mange opgaver også i forhold til procedurer organiseres på samme måde som den miljøterapeutiske indsats, dvs. gennem fastlæggelse af opgave, organisering og rolle, hvilket ifølge teamlederen bidrager til at de organisatoriske tiltag er velovervejede og Side 8

9 Organisatoriske forhold gennemtænkte. Side 9