Referat Fællesmøde med koordinationsgruppen og styregruppen Møde den 11. juni 2014, kl. 15.00-18.00 i KL Weidekampsgade 10, 2300 Kbh. S, Mødelokale S-01+02 Deltagere: Rolf Hapel, Annette Brøchner Lindgaard, Bente Nielsen, Bodil Have, Jakob Lærkes, Flemming Munch, Jytte Bræmer, Niels-Henrik Gylstorff, Ralf Klitgaard Jensen (KL), Steen Kyed (Kulturministeriet), Lone Gladbo (Kulturdirektør i Gentofte Kommune), Trine Nielsen (Kulturstyrelsen), Tine Vind (bisidder for Kulturstyrelsen), Helle Kolind Mikkelsen (bisidder for KL), Katrine Tarp (Bisidder for Kulturministeriet), Glenn Leervad-Bjørn (DDB-sekretariatet), Maja Vestbirk (DDB-sekretariatet). Afbud: Nicolai Malkov 1. Velkommen Styregruppeformanden bød velkommen. 2. Status fra sekretariatet Der blev givet en mundtlig statusrapportering på sekretariatets arbejde. Status på følgende projekter blev gennemgået: Webstatistik Indkøbspakken o Forhandlinger med de store forlag o Arbejdsgruppen for ebøger o Udviklingen af et ERMS via en samarbejdsmodel, der hedder Offentligt Privat Innovation (OPI). DDB CMS o Udrulning af DDB CMS o Uddannelseskonceptet o Uddannelse af superbrugere er i gang. o Funktionel support Arbejdet i faggruppen for infrastruktur H.C. Andersens Boulevard 2 DK-1553 København V +45 3373 3373 www.kulturstyrelsen.dk ddb@kulturstyrelsen.dk
o Ad hoc arbejdsgrupper o Aftalen med DBC Samarbejde med FFU erne 3. Indsatsområder 2015 Koordinationsgruppen og styregruppen forholdte sig til status på dette års indsatsområder og drøftede mulige indsatsområder for 2015. Rolf Hapel præsenterede koordinationsgruppens drøftelser af indsatsområderne for 2014. Koordinationsgruppens konklusion var, at der generelt er tilfredsstillende fremgang i forhold til de igangværende initiativer. Sekretariatet præsenterede koordinationsgruppens bemærkninger til indsatsområder for 2015. Det blev foreslået, at der arbejdes med indsatser på to forskellige niveauer, dels områder, der er generelle og som håndteres centralt, og dels indsatsområder, der kan laves projektkald på. Det blev foreslået, at konsolidering bliver gennemgående tema for alle indsatsområder. Følgende indsatsområder blev fremhævet som mulige generelle indsatsområder Læring Herunder samarbejde med skolebibliotekerne Bedst muligt digitalt indhold, herunder konsolidering af ebogsområdet og de initiativer mhp. digitaliseringen af bibliotekernes bagkatalog afdækning af mulighederne for øvrigt digitalt indhold Afprøvning af nye og alternative forretningsmodeller for indkøb af digitale materialer mhp. at få fundet løsninger, der kan komme flest mulige brugere til gode Konsolidering af bibliotekernes it-løsninger, herunder Sikre brugerne en sømløs brugeroplevelse Arbejde hen imod at nettjenesterne får et fælles udtryk og en fælles teknisk infrastruktur Fremtidssikring af bibliotekernes fælles apps Fortsætte arbejdet med det konkrete konsolideringsprojekt vedr. bibliotek.dk og DDB CMS samt det afledte projekt vedr. søgning I forhold til indsatsområder til projektkald efterspurgtes projekter, der kan Gøre de digitale løsninger mere synlige 2
Hvilke lokale og nationale initiativer kan bidrage til at gøre bibliotekernes nationale digitale løsninger mere synlige og dermed øge kendskabet til og anvendelsen af dem? Give en bedre brugeroplevelse Det kan f.eks. være målrettede formidlingstiltag, der bygger videre på det analysearbejde, der er igangsat på ebogsområdet børneområdet Bidrage til fælles formidling på tværs af bibliotekerne Hvordan kan nye og/eller opprioritering af allerede eksisterende tværgående samarbejder inden for bibliotekerne (F.eks. BPI) bringes i spil til gavn for flere biblioteker Frie forsøg Projekter, der ikke er omfattet af ovenstående, men som giver mulighed for lokal innovation og midler til projekter, der på en ny og anderledes måde kan fremme bibliotekernes digitale univers Koordinationsgruppen og styregruppen fravalgte at lave et indsatsområde omhandlende brugerundersøgelser, da der løbende bliver lavet undersøgelser decentralt, som vil kunne benyttes i regi af DDB også. Derudover blev digital formidling i åbne biblioteker afvist med henvisning til, at bibliotekerne via Kulturstyrelsens udviklingspulje kan søge midler til dette område. Opprioritering af øvrigt digitalt indhold blev fremhævet som et interessant område. Der er en efterspørgsel blandt biblioteker efter nyt indhold og afdækning af mulighederne for nyt indhold i DDB skal løbende være et fokusområde for samarbejdet. Det er dog væsentligt, at modenheden af de muligheder for at supplere det nuværende indhold, der løbende viser sig, meget grundigt vurderes, inden der afsættes ressourcer til afdækningen. Koordinationsgruppen og styregruppen besluttede at bruge konsolidering som gennemgående overskrift for alle indsatsområderne i 2015. Derudover blev det besluttet, at DDB arbejder med to niveauer af indsatsområder for hhv. det generelle arbejde og puljemidlerne. Indsatsområderne sendes til kommentering i koordinationsgruppen og fastlægges endeligt på styregruppemødet d. 23. juni. Derefter præsenteres det for bibliotekerne på DDB s hjemmeside. Digitalisering af bagkataloget 3
Kulturministeriet samler de aktører, der tidligere har vist interesse for digitalisering af bagkataloget og skitserer et modningsprojekt, som præsenteres d. 23. juni for styregruppen. Derefter nedsættes der en arbejdsgruppe med repræsentanter fra de forskellige institutioner. 4. Driftstilskud 2015 Koordinationsgruppen og styregruppen drøftede processen for tildelingen af driftstilskud til de tre tjenester, der er støttet i 2014 og kriterierne for tildeling af driftsstøtte fremadrettet. Følgende forhold blev fremhævet som mulige kriterier for tildeling af driftstilskud. Kriterierne skal indgå i samarbejdsaftalerne med nettjenesterne. Kulturpolitisk begrundelse for at tjenesten skal eksistere Nettjenesten ville ikke kunne overleve eller have meget begrænsede vilkår uden statslig finansiering Succeskriterier for o Brugstal o Hvordan tjenesten vil understøtte en sømløs brugeroplevelse f.eks. i samspillet med de lokale hjemmesider og andre nettjenester o håndtering af visuel genkendelighed så det bliver synligt, at tjenesten er en del af bibliotekernes digitale tilbud til brugerne Krav til o Opsamling og udstilling af statistik o Økonomisk optimering o Tekniske løsning og anvendelse af fælles infrastruktur Det blev fremhævet, at der skal fastsættes realistiske målsætninger ved bevilling, som skal evalueres når bevillingen udløber. På den baggrund vurderes det, om det er hensigtsmæssigt at bevilge tilskud til det efterfølgende år. Det blev desuden understreget, at der ikke bør stilles for høje krav til tjenesterne, da størrelsen af det driftstilskud, der forventes bevilget, er forholdsvis begrænset. Koordinationsgruppen og styregruppen tilsluttede sig processen for tildeling af midler for 2015. Sekretariatet udarbejder et oplæg til en samarbejdsaftale, som præsenteres på mødet i koordinationsgruppen og styregruppen hhv. d. 9. september og d. 22. september. I notatet indgår kriterierne for tildeling af driftstilskud og overvejelser omkring 1 årige eller flerårige tilskud. 4
5. Kommunalt bidrag i 2015 Koordinationsgruppen og styregruppen drøftede principperne og den efterfølgende proces for, hvorledes det kommunale bidrag skal fastsættes for 2015. Rolf Hapel præsenterede koordinationsgruppens drøftelser af det kommunale bidrag i 2015. Koordinationsgruppen tilsluttede sig indstillingen om, at det kommunale bidrag bør nedsættes i 2015. Det blev understreget, at forholdet mellem statens og kommunernes betaling skal balanceres. Det anbefales, at der laves en flerårig plan for den økonomiske udvikling, så man undgår fremadrettet at skulle hæve bidraget. Koordinationsgruppen og styregruppen drøftede, hvorvidt man på sigt skal tilbyde bibliotekerne en række fælles løsninger som tillægspakker. Det blev på den ene side fremhævet, at DDB er det rette sted til at sikre, at udviklingsprojekter i sektoren kan overgå til national drift, såfremt en overvejende del af bibliotekerne ønsker det. På den anden side blev det også nævnt, at det løbende skal vurderes, hvilke konsekvenser det har for DDB samarbejdet, hvis produktporteføljen udvides. Koordinationsgruppen og styregruppen indledte desuden drøftelsen af hvorvidt indholdet i DDB Hjemmesidepakken bør udvides med nye produkter, såfremt disse er nødvendige for at sikre en fleksibel standardløsning til bibliotekerne. Det er vigtigt, at justeringerne i budgettet for hjemmesidepakken er nødvendig og ikke blot ønskværdig. Der var bred enighed om, at bidraget pr. indbygger som minimum bør falde, såfremt medlemstallet i DDB stiger. Der var desuden overvejende enighed om at tilslutte sig indstillingen om et faldende bidrag. Det endelige reducerede beløb afhænger af budgettet og fastlægges endeligt på styregruppemødet d. 23. juni. Det blev besluttet, at styregruppen på baggrund af en grundig vurdering på mødet d. 23. juni beslutter hvorvidt prisen på hjemmesidepakken skal stige i 2015. Sekretariatet udarbejder en plan for en længere årrække over den økonomiske udvikling. Det kommunale bidrag for 2015 fastsættes endeligt på styregruppemødet d. 5
23. juni, og meldes umiddelbart derefter ud til bibliotekerne. Så vidt det er muligt præsenteres faggruppen for infrastrukturs vurdering af justeringerne af det kommunale bidrag ligeledes på næste styregruppemøde d. 23. juni. Der arbejdes videre med en model for tillægspakker. 6. Udviklingsplan 2015 Styregruppen og koordinationsgruppen drøftede udkast til udviklingsplan for 2015. Koordinationsgruppen og styregruppen efterlyste yderligere økonomiske præciseringer af de enkelte projekter, hvilket sekretariatet gjorde rede for ikke kan lade sig gøre på projektniveau, men pt kan det udelukkende belyses med en procentvis fordeling i forhold til de tre indsatsområder. Det blev besluttet, at udviklingsplanen, der sendes i høring (i september) med en liste med projektforslag. På baggrund af de indkomne høringssvar og efterfølgende afklaringer, udarbejdes der en færdig udviklingsplan, der indeholder en liste med de projekter, der forventes leveret i 2015. Udkast til høringsversion af udviklingsplanen sendes til skriftlig høring i koordinationsgruppen og faggruppen for infrastruktur. Udviklingsplanen samt kommentarer præsenteres på styregruppemødet d. 23. juni. Driftsbudgettet præsenteres såfremt DBC har en endelig version klar til den pågældende dato, alternativt behandles driftsbudgettet på næste møde i styregruppen d. 22. september. 7. DDB strategidag 2014 Koordinationsgruppen og styregruppen drøftede oplægget til en samlet forståelsesramme for arbejdet med strategi i DDB, samt indholdet på strategidagen 2014. Det blev fremhævet, at DDB i strategiarbejdet skal skære til frem for at folde strategien yderligere ud. Koordinationsgruppen og styregruppen efterspurgte fokus på dialog, konkrete diskussionspunkter og inspirationsoplæg af en international forsker som elementer, der skal indgå på strategidagen 2014. Derudover blev følgende emner fremhævet: Diskussion af hvordan man fremadrettet vil finansiere udviklingstiltag Udfoldelse af indsatsområderne 2015 Udfoldelse af DDB s strategi 6
Koordinationsgruppen og styregruppen godkendte oplægget som en ramme for strategiarbejdet. I forhold til strategidagen blev det fremhævet, at strategien skal præsenteres, men at dagen også skal indeholde andre elementer. Koordinationsgruppen og sekretariatet nedsætter i fællesskab en arbejdsgruppe, der skal lave et oplæg til program for strategidagen. 8. Evt. 7