Videndelingsmodellen Sundhed & Omsorg marts 2012 Sundhed & Omsorg Esbjerg Kommune
Det er afgørende for en dynamisk organisation som Sundhed & Omsorg hele tiden at være i stand til at opsamle og dele viden. Med fokus på vidensdeling og vidensopsamling benytter Sundhed & Omsorg sig af en vidensdelingsmodel der sikrer en høj ensartet kvalitet i hele organisationen. Sundhed & Omsorgs vidensdelingsmodel tager udgangspunkt i den lærende organisation og er en løbende proces til forbedringer, hvor der til stadighed arbejdes med udvikling, nytænkning og kvalitetssikring. Denne pjece beskriver Sundhed & Omsorgs vidensdelingsmodel. Vidensdeling i Sundhed & Omsorg er en løbende proces, der understøtter innovation og udvikling i organisationen. Deling af viden og evaluering indtænkes som en naturlig del af den daglige opgaveløsning og der stilles spørgsmål til sædvaner og skabes dokumentation, som kan danne baggrund for udvikling. Kendetegnet for modellen er at både Myndighed og Faglig Udvikling, ledelse, praktikere og medarbejderne i distrikterne og afdelinger - alle bidrager til vidensdelingen i Sundhed & Omsorg. Vidensdelingsmodellen for Sundhed & Omsorg Myndighed og Faglig Udvikling Faglige koordineringsmøder Praktikere Samspil mellem permanente arbejds- og koordineringsgrupper Ledelse Terapeut PTA Sygepleje PSA Uddannelse PUG Arbejdsmiljø PAM Distrikt Afdeling I vidensdelingsmodellen har ledelsen og medarbejderne en gensidig forpligtelse til at dele viden, det vil sige, at vidensdelingen sker såvel top down som bottom up. Det er vigtigt, at begge former for vidensdeling finder sted for derved at sikre en løbende udvikling og optimering i organisationen. 2
Organisering De fire permanente arbejds- og koordineringsgrupper danner omdrejningspunktet i vidensdelingsmodellen for Sundhed & Omsorg og består af en: + permanent terapeutfaglig gruppe (PTA) + permanent sygeplejefaglig gruppe (PSA) + permanent uddannelsesfaglig gruppe (PUG) + permanent arbejdsmiljøfaglig gruppe (PAM) I hver permanent gruppe er der en repræsentant fra relevante områder/afdelinger og en central ansat faglig konsulent. Derudover er der en udpeget vidensansvarlig leder fra hvert område. Ved behov har den vidensansvarlige mulighed for at indkalde praktikere til de permanente grupper. Det overordnede formål med de permanente grupper er at sikre, at der sker en erfaringsudveksling, vidensdeling, videns opsamling samt aflæring af viden på tværs af Sundhed & Omsorg. I forhold til indsatsen skal de permanente grupper sikre, at der udøves en kompetent og ensartet faglig indsats i henhold til gældende lovgivning og serviceniveau i Esbjerg Kommune. Samtidig skal de permanente grupper sikre en udvikling af deres respektive faglige områder. Hver af de permanente grupper har et selvstændigt kommissorium, en jobprofil for de decentrale vidensansvarlige ledere samt en beskrivelse af konsulenternes funktion. Kommissoriet sætter rammerne for de permanente grupper og støtter den faglige konsulent i at måle om gruppen opnår de ønskede mål og succeskriterier. 3
For at sikre samarbejdet mellem de permanente grupper deltager alle konsulenterne i et fagligt koordineringsmøde hver måned. Formålet med møderne er at afklare gensidige forventninger samt sikre et samarbejde på tværs. På møderne vil der blive gjort status over de enkelte projekter og møderne skal dermed være med til at sikre fremdriften i opgaverne. Konsulenterne har på møderne mulighed for faglig sparring og udvikling samt udveksling af værktøjer og metoder. For at sikre en sammenhæng mellem de permanente grupper og ledelsen i Sundhed & Omsorg skal konsulenterne minimum en gang årligt i dialog med ledergruppen. Her præsenteres der fremadrettede arbejde samt sidste års resultater i form af årshjul, målsætninger og årsrapporter. Herved får ledergruppen mulighed for at påvirke retningen i de permanente gruppers arbejde og sikre kvaliteten i deres arbejde. Oplæg til nedsættelse af ad hoc grupper forelægger ligeledes ledergruppen. Ad hoc grupper De fire permanente grupper har mulighed for at oprette ad hoc grupper for at arbejde med specifikke problemstillinger. For at have den nødvendige indsigt er der mulighed for at inddrage praktikere og etablere midlertidige undergrupper. Dette skal blandt andet sikre en praksisnær og anvendelig løsning på problematikken. Det er vigtigt, at konsulenterne har fokus på at sikre fremdrift og kvalitet i de oprettede grupper. Ad hoc grupperne kan være af mere varig karakter f.eks. forflytning eller træning under PTA og de kan oprettes på tværs af de permanente grupper. 4
Roller i Vidensdelingsmodellen De faglige konsulenter og vidensansvarlige er afgørende for at vidensdelingsmodellen formår at indsamle og sprede viden. Der er derfor udarbejdet detaljerede beskrivelser af deres opgaver, og hvilke krav der stilles til dem. Det er afgørende, at de vidensansvarlige har et godt samarbejde med de øvrige mellemledere og praktikere i afdelingen for at sikre, at vidensdelingen sker både bottom up og top down. Områdets leder er ansvarlig for at skabe rum til, at den vidensansvarlige har mulighed for at løse opgaven. Faglige konsulenter Den faglige konsulent er formand for gruppen. Herunder er den faglige konsulent ansvarlig for mødeledelse og fremdrift i gruppen. Det betyder blandt andet, at der træffes beslutninger på baggrund af drøftelser i gruppen. Den faglige ansvarlig er ligeledes ansvarlig for kvalitetssikringen i gruppen. Den faglige konsulent skal have viden på ekspertniveau, dvs. sikre at den nyeste evidensbaserede viden på området findes i organisationen. Derudover skal han/hun kunne omsætte, formidle og igangsætte implementering af den evidensbaserede viden. Den faglige konsulent skal kunne styre arbejds- og udviklingssituationer, der er komplekse, uforudsigelige og forudsætter nye løsningsmodeller. Den faglige konsulent er mødeleder, og der udarbejdes referat fra møderne. Referaterne skal være tydelige, behandlingen af en given problemstilling/udviklingstiltag skal fremstå klart, således læserne bliver orienterede om en sags kompleksitet og hvor langt sagen er og hvorfor den i givet fald er forsinket. Der tilstræbes konsensus i gruppen. Kan dette ikke opnås, tager den faglige konsulent beslutning, således at der sker fremdrift i gruppen. 5
Vidensansvarlige Det er hovedsageligt mellemledere, der repræsenterer områderne som vidensansvarlige. Den vidensansvarlige har faglig ledelse ind over de øvrige mellemlederes teams/afdelinger, og er ansvarlig for, at der sker monofaglig udvikling. De vidensansvarlige repræsenterer hver deres område. De har til opgave at formidle viden og erfaringer fra den permanente gruppe til eget område, ledelse og medarbejdere, samt opsamle viden fra eget område og videregive denne til den permanente gruppe, der står for at implementere denne viden i hele organisationen. At have faglig ledelse betyder, at den ansvarlige forholder sig til faglige problemstillinger, kvalitetssikring samt faglig udvikling og implementering af tiltag fra de permanente grupper og generelt. Det foretrækkes, at den vidensansvarlige er uddannet indenfor området, idet det sikrer et fagligt højt niveau. Den vidensansvarlige skal også have en økonomisk indsigt for at kunne vurdere, hvor mange ressourcer opgaverne kræver, samt om beslutningen ligger hos den vidensansvarlige, eller om dennes leder skal adviseres. Vidensansvarlige forpligter sig til at søge praktisk viden og indsigt i relevante områder. 6
Kvalitetssikring og evaluering De permanente grupper skal udarbejde årshjul, målsætninger og årsrapporter for at arbejde systematisk med kvalitetssikring. Et årshjul viser, hvilke emner og problemstillinger, der arbejdes med i de enkelte måneder. Det giver et overblik over arbejdsbyrden og hvor der er mulighed for at afsætte tid til andre opgaver. Endvidere giver årshjulet et billede af, hvilke områder eller strategiske spor, der prioriteres og arbejdes med. Disse områder bør vælges hvert år for på forhånd at udstikke en retning for arbejdet. Der skal samtidig udarbejdes målsætninger for de enkelte grupper. Disse er med til at styre fokus i vidensdelingen og samtidig sikre, at fokus holdes hele året. Ved at anvende disse redskaber sikres en systematisk vidensdeling. Der skal ligeledes udarbejdes en årsrapport, der præsenterer og evaluerer årets resultater. Kvalitetssikring skal også give de faglige konsulenter mulighed for at få et indblik i de andre konsulenters arbejde. For at sikre at vidensdelingen i Sundhed & Omsorg fungerer, skal der løbende foretages en evaluering af Vidensdelingsmodellen. Blandt andet skal der årligt ske en drøftelse af, hvorvidt de nedsatte permanente grupper stadig er relevante. For at sikre kvaliteten er det vigtigt at evaluere selve vidensdelingsprocessen og effekten af vidensdelingen. Der skal både indarbejdes en tværgående evaluering og en selvevaluering i den enkelte gruppe. Det bør ligeledes evalueres, om viden kommer ud til medarbejderne, og dette sker ved at skabe en dialog med medarbejderne herom. Yderligere bør de permanente grupper løbende gøre status over grupperne og behovet for de enkelte grupper, således at modellen hele tiden er opdateret og svarer til organisationens behov. 7
Torvegade 74. 6700 Esbjerg Tlf: 7616 6969 dinsundhed@esbjergkommune.dk www.dinsundhed.esbjergkommune.dk 8