Ergoterapeutforeningen Tjenstlig samtale En tjenstlig samtale handler om, at du har udført dit arbejde utilfredsstillende. Du bør forberede dig godt inden. Hvad er formålet med en tjenstlig samtale? Formålet med en tjenstlig samtale er at gøre dig klart, hvilke forhold din arbejdsgiver oplever som utilfredsstillende, og hvordan man vil have, at du skal agere fremover. Det er arbejdsgiverens ret - men også pligt - at give udtryk for sine ønsker til arbejdets udførelse og medarbejderens adfærd. Det er også i din interesse at få en konstruktiv tilkendegivelse, hvis du ikke lever op til arbejdsgiverens forventninger. Den formelle tjenstlige samtale En samtale, der har karakter af en tilrettevisning, er mindre alvorlig. Den formelle tjenstlige samtale er en mere alvorlig påtale af din indsats. Du skal indkaldes skriftligt, og ofte vil en tjenstlig samtale blive fulgt op af en skriftlig advarsel. Efter samtalen skal det for både dig og arbejdsgiveren være klart: Hvad problemet er. Hvad du og arbejdsgiver skal gøre for at løse problemet. Hvilken tidsfrist der er sat til at løse problemet. Dette vil typisk fremgå af et referat eller af en eventuel advarsel. Referatet af en tjenstlig samtale kan bruges, hvis det kommer til en evt. senere afskedigelsessag. Her skal arbejdsgiveren kunne dokumentere, at der har været en saglig grund til at opsige dig. Hvad skal fremgå af indkaldelsen til samtalen? Der er en række formelle krav til en tjenstlig samtale:
Den skriftlige indkaldelse til den tjenstlige samtale skal konkret beskrive, hvad I skal tale om. Arbejdsgiveren skal kunne komme med eksempler på de utilfredsstillende forhold, og disse eksempler skal fremgå af indkaldelsen. Der skal som udgangspunkt være tale om ting, der kan bevises. Information om antagelser og episoder, som arbejdsgiveren har hørt om fra andre, bør du have udleveret forud for den tjenstlige samtale i form af kopier af klager/notater. Arbejdsgiveren vil som udgangspunkt kun kunne tage ting op i samtalen, som er nævnt i indkaldelsen. Skal jeg tage en bisidder med? Hvis du indkaldes til en samtale, der har karakter af en tilrettevisning, vil der som regel ikke være grund til at medbringe en bisidder. Tværtimod kan det medvirke til at optrappe situationen og konfliktpotentialet. Det er ikke sikkert, det er helt så alvorligt ment fra lederens side. Det kan i løbet af samtalen imidlertid vise sig, at den er af en mere alvorlig karakter: en tjenstlig samtale, hvor der sker en alvorlig påtale af din indsats. I så fald bør du bede om, at mødet bliver afbrudt og udsat, så du får mulighed for at medbringe en bisidder. Hvad er tillidsrepræsentantens rolle? Det er tillidsrepræsentantens opgave at deltage som bisidder for dig, hvis det kommer til en tjenstlig samtale og evt. advarsel. Du skal sammen med din tillidsrepræsentant vurdere, om der skal en bisidder med til samtalen eller ej. Det er ikke en beslutning, arbejdsgiveren kan tage. Som udgangspunkt bør din tillidsrepræsentant deltage, da en sådan samtale oftest er en stor belastning for dig som medarbejder. Det kan i den situation være svært at høre, hvad der bliver sagt, og huske, hvilke råd, der bliver givet. Det er derfor godt at have én at støtte sig til, som du efterfølgende kan vende samtalen med. Tillidsrepræsentantens rolle er også at sikre, at de formelle regler og aftaler for en tjenstlig samtale/advarsel bliver overholdt, og at samtalen bliver så konstruktiv som muligt. Hvordan forbereder jeg mig til samtalen?
Det er vigtigt, at du forbereder dig grundigt. Den tjenstlige samtale er en mulighed for at præsentere din opfattelse af de forhold, der bliver påtalt. Du kan også medvirke til, at forløbet bliver så konstruktivt som muligt. Du og din tillidsrepræsentant bør gennemgå de gældende regler og finde kernen i problemet. I skal undersøge den lokale personalepolitik og drøfte, hvilke mål du kan have for samtalen. I skal også indbyrdes afklare, hvilke roller I har hver især. Det er dig som medarbejder, der er til samtale, og derfor skal du føre ordet. Tillidsrepræsentanten er den lyttende og opsamlende bisidder, der sikrer, at de formelle krav bliver overholdt. Både du og din tillidsrepræsentant er velkommen til at kontakte Etf for at få råd og vejledning i den konkrete situation. Formålet med en advarsel er, at du retter op på et eller flere kritisable forhold. Det er derfor vigtigt, at du forstår, hvilken adfærd eller handlinger din arbejdsgiver vil have, du skal ændre fremover. Derfor skal din arbejdsgiver: Beskrive og dokumentere den uacceptable adfærd så udførligt som muligt. Begrunde, hvorfor adfærden er uacceptabel. Angive præcist, hvordan din leder forlanger arbejdet udført, og/eller hvordan din adfærd ønskes fremover. Fastsætte en frist for, hvornår forholdene skal være som ønsket, evt. med omgående virkning. Beskrivelser som "ikke godt nok", "manglende kvalitet i arbejdet" eller "samarbejdsvanskeligheder" er ikke tilstrækkelige. De skal uddybes yderligere, da beskrivelserne skal være klare og utvetydige. Hvis du ikke mener, at advarslen er berettiget, skal du straks gå til din tillidsrepræsentant eller kontakte Etf. Hvis du ikke gør indsigelse mod en skriftlig advarsel, har du formelt accepteret den. En advarsel bør være skriftlig, da retspraksis betyder, at den ellers vanskeligt vil kunne bruges som bevis i en sag om afskedigelse. En advarsel kan ende med en sag om afskedigelse. I vurderingen af, om en eventuel senere afskedigelse er saglig, kan det have betydning, om der er givet en eller flere advarsler inden. Forældelse En advarsel kan være tidsbegrænset, og der bør også stå i advarslen, hvilken periode den gælder for. En advarsel kan nemlig forældes og derefter ikke længere indgå som et
sagligt grundlag for en afskedigelse. Hvor lang tid der skal gå, før advarslen forældes, afhænger af det forhold, du har fået en advarsel for. Væsentligt mindre forhold som f.eks. at møde for sent på arbejdet forældes inden for et halvt år. Mere væsentlige forhold forældes efter et til to år. Partshøring En advarsel er en afgørelse i forvaltningslovens forstand. Det betyder, at hvis du er offentligt ansat, skal din arbejdsgiver partshøre dig, inden du får en advarsel. Dette indebærer, at du har krav på en skriftlig redegørelse for sagens faktiske omstændigheder. Partshøringen skal sikre, at du som part får mulighed for at sætte dig ind i og give dit svar på din arbejdsgivers beslutningsgrundlag, inden afgørelsen bliver truffet. En advarsel skal tages meget alvorligt. Hvis du ikke efterlever den, kan det betyde, at din arbejdsgiver vælger at afskedige dig. Ved grov misligholdelse eller ved gentagelsestilfælde af den uønskede adfærd kan din arbejdsgiver bortvise dig. Opfølgning Hvis din arbejdsgiver har givet en advarsel om et bestemt forhold, mister advarslen sin ansættelsesretlige virkning, hvis din arbejdsgiver ikke følger op på advarslen. Det betyder, at hvis din arbejdsgiver ikke viser omhu med at følge op på advarslen, må arbejdsgiveren reelt starte forfra med en ny advarsel. Det gælder også, hvis der er tale om forældelse. Dog kan det have en betydning for en evt. ny advarsel, om du tidligere fået en advarsel for samme forhold. Advarsler Hvad skal en advarsel indeholde? Formålet med en advarsel er, at du retter op på et eller flere kritisable forhold. Det er derfor vigtigt, at du forstår, hvilken adfærd eller handlinger din arbejdsgiver vil have, du skal ændre fremover. Derfor skal din arbejdsgiver: Beskrive og dokumentere den uacceptable adfærd så udførligt som muligt. Begrunde, hvorfor adfærden er uacceptabel. Angive præcist, hvordan din leder forlanger arbejdet udført, og/eller hvordan din
adfærd ønskes fremover. Fastsætte en frist for, hvornår forholdene skal være som ønsket, evt. med omgående virkning. Beskrivelser som "ikke godt nok", "manglende kvalitet i arbejdet" eller "samarbejdsvanskeligheder" er ikke tilstrækkelige. De skal uddybes yderligere, da beskrivelserne skal være klare og utvetydige. Hvis du ikke mener, at advarslen er berettiget, skal du straks gå til din tillidsrepræsentant eller kontakte Etf. Hvis du ikke gør indsigelse mod en skriftlig advarsel, har du formelt accepteret den. Hvordan gives en advarsel? En advarsel bør være skriftlig, da retspraksis betyder, at den ellers vanskeligt vil kunne bruges som bevis i en sag om afskedigelse. En advarsel kan ende med en sag om afskedigelse. I vurderingen af, om en eventuel senere afskedigelse er saglig, kan det have betydning, om der er givet en eller flere advarsler inden. Forældelse En advarsel kan være tidsbegrænset, og der bør også stå i advarslen, hvilken periode den gælder for. En advarsel kan nemlig forældes og derefter ikke længere indgå som et sagligt grundlag for en afskedigelse. Hvor lang tid der skal gå, før advarslen forældes, afhænger af det forhold, du har fået en advarsel for. Væsentligt mindre forhold som f.eks. at møde for sent på arbejdet forældes inden for et halvt år. Mere væsentlige forhold forældes efter et til to år. Partshøring En advarsel er en afgørelse i forvaltningslovens forstand. Det betyder, at hvis du er offentligt ansat, skal din arbejdsgiver partshøre dig, inden du får en advarsel. Dette indebærer, at du har krav på en skriftlig redegørelse for sagens faktiske omstændigheder. Partshøringen skal sikre, at du som part får mulighed for at sætte dig ind i og give dit svar på din arbejdsgivers beslutningsgrundlag, inden afgørelsen bliver truffet. Hvad betyder en advarsel for min ansættelse?
En advarsel skal tages meget alvorligt. Hvis du ikke efterlever den, kan det betyde, at din arbejdsgiver vælger at afskedige dig. Ved grov misligholdelse eller ved gentagelsestilfælde af den uønskede adfærd kan din arbejdsgiver bortvise dig. Opfølgning Hvis din arbejdsgiver har givet en advarsel om et bestemt forhold, mister advarslen sin ansættelsesretlige virkning, hvis din arbejdsgiver ikke følger op på advarslen. Det betyder, at hvis din arbejdsgiver ikke viser omhu med at følge op på advarslen, må arbejdsgiveren reelt starte forfra med en ny advarsel. Det gælder også, hvis der er tale om forældelse. Dog kan det have en betydning for en evt. ny advarsel, om du tidligere fået en advarsel for samme forhold. Sidst opdateret 03.08.2015 Kilde-URL: http://www.etf.dk/loen-og-arbejdsliv/tjenstlig-samtale