Den vanskelige samtale

Transkript

1 Den vanskelige samtale

2 Hvem er vi? Thomas Phillipsen Født i Esbjerg Tidligere sergent i Militærpolitiet Uddannet psykolog (cand.psych.) ved Aarhus Universitet Konsulentvirksomhed med speciale i håndtering af samarbejdsproblemer og konflikter Ansat i Perspektivgruppen ledelse og samarbejde ledere og medarbejdere til at tale bedre sammen Far til Marlon og Stellan (4 og 2 år)

3 Formål & mål Det er kursets formål, at deltagerne styrker deres evne til at agere professionelt og konstruktivt i vanskelige samtaler Det er kursets mål, at deltagerne: har drøftet og forholdt sig til dilemmaerne i den vanskelige samtale har drøftet og forholdt sig deres egen rolle i den vanskelige samtale har trænet og fået feedback på egen kommunikation har forholdt sig til og trænet at styre egne reaktionsmønstre i følelsesmæssigt pressede situationer har fået trænet kompetencen til at stille spørgsmål har opnået større fortrolighed med og selvtillid i forhold til at deltage i vanskelige samtaler

4 Program Dag 1 Dag 2 Velkomst Teori definition og kontekst Øvelse opdagelsesrejse i egne erfaringer Forberedelse og tjekliste Frokost Teori Kommunikation Casetræning Casetræning Casetræning Øvelse kom ned i tempo Casetræning Frokost Dilemmadrøftelser i grupper Øvelse skab kontakt Øvelse klare budskaber Hjemme -træning Sparring om Hjemme -træning Evaluering

5 Præsentationsøvelse Brug 1 minut til at komme i tanke om en person, der særligt har inspireret dig til at blive en dygtig TR i dag. Beskriv hvilken side ved personen der særligt har inspireret dig, og hvilken styrke/egenskab/evne det har givet dig. Interview nu din nabo om, hvilken person, der særligt har inspireret din nabo og hvilken styrke/egenskab/evne din nabo har fået fra personen.

6 Vanskelige samtaler

7 Definition Den vanskelige samtale er en samtale, som a) sætter ord på et spændingsfelt mellem to eller flere personer b) forventes at føre til negative følelsesmæssige reaktioner hos mig og/eller min modpart

8 Samtaletyper for TR Info/Dialogmøder på arbejdspladsen Udviklingsmøder temadage Coaching/Kollegial supervision Feedback Fraværssamtaler Rundbordssamtaler Regulerende samtaler Mediation Afskedigelser Etc Når vi skal skabe gode og konstruktive vanskelige samtaler ligger arbejdet før, under og efter samtalen.

9 Walk & Talk med en makker En vanskelige samtale hvordan gør man? Fortæl på skift om: Mine bedste erfaringer med vanskelige samtaler. Mine værste erfaringer med vanskelige samtaler. Drøft i fællesskab: Hvad skal man i hvert fald huske at gøre? Hvad skal man i hvert fald undgå?

10 Frokost

11 Teknikker Skab den gode vanskelige samtale med: Klarhed på kanalen & De fire kommunikationskompetencer

12 To kanaler.. En god dialog forudsætter, at vi sender på samme kanal, derfor: Vær opmærksom på om I sender på den samme kanal.

13 Snak på relationskanal snak på sagskanal

14 Det er eddermame ikke mange, der har fået det tilbud, jeg er ikke nogen flyttesammen-type Her er hun i gang med at sende på begge kanaler. Mentalt/følelsesmæssigt Læg mærke til hvornår er hun på de relationskanalen, skifter fra sags- men hun til snakker på sagskanalen. relationskanal. Hvis vi skulle sætte ord på relationskanalen, hvad kunne det så være?

15 Teknikker De fire kommunikationskompetencer

16 1. Sæt tempoet ned Godt at gøre Når samtaler er vanskelige, bliver vi let lidt stressede og sætter tempoet op. Stress reducerer mentale kapacitet, derfor: Hold pauser efter dine budskaber Træk vejret gennem næsen og helt ned i maven Foreslå time out, hvis dialogen eller følelserne løber af sporet

17 2. Skab kontakt Godt at gøre Mærk efter, hvordan du selv har det lige nu, og hvordan den anden /de andre kunne tænkes at have det. - tag bestik af det du mærker. Det er lidt svært det her, fordi det virker som om, at vi ser helt forskelligt på om det er problem eller ej. Tilkendegiv egne følelser/tanker: Jeg er faktisk lidt forvirret over, hvad du mener.. Jeg bliver irriteret, når jeg ikke må tale færdig. Skal vi ikke aftale, at vi lægger os i selen for at undgå at afbryde hinanden? Vis indlevelse i den andens følelser/tanker: Jeg kan godt forstå, du bliver vred, når du føler dig uretfærdigt behandlet ; Du ser ked ud af det, er det okay at fortsætte?

18 3. Undersøg den andens perspektiv Godt at gøre Stil masser af åbne spørgsmål: Det er din opgave at forstå, hvad den anden forstår Genfortæl med jævne mellemrum, hvad du har hørt Spørg ind til det, du ikke forstår Opsummer modpartens vigtigste pointer, når hele beretningen er fortalt Gå over broen

19 4. Klare budskaber Godt at gøre: Vanskelige samtaler handler ofte om at levere vanskelige budskaber, derfor: Vær opmærksom på at formulere dig i et konkret og præcist sprog. Selvom du er rigtig frustreret, kunne jeg godt tænke mig, at du holder dine meninger om den nye ordning for dig selv, frem for at bruge energi på at omtale den negativt. Gå efter bolden (adfærden), frem for manden (personligheden) Tjek inden samtalen om dine kernebudskaber er: Konkrete Målbare Realistiske

20 Kommunikationskompetencer. 4. Klare budskaber 3. Undersøg den andens 1. Sæt tempoet ned 2. Skab kontakt Spænding

21 Casetræning.. Casetræningen består af: En fokusperson, som skal være sig selv, men har en bunden opgave. En modspiller, som træder ind i en rolle. Opgaven for fokuspersonen er at afprøve og træne sine kommunikationskompetencer. Opgaven for modspilleren er at give et tilpas modspil Vi arbejder efter laboratoriets lov: Det gælder om at undersøge, hvad der sker, ikke om at gøre det rigtigt i første hug De øvrige skal notere, hvad der sker, og give feedback Konsulenten er instruktør med ret til at trykke på Pause og bede om, at scenen tages forfra

22 Godmorgen - Velkommen til dag 2 Træningsforløb for tillidsrepræsentanter i Aalborg Kommune, 2014 v/lykke Mose, cand. psych. og Thomas Phillipsen, cand. Psych.

23 Program Dag 1 Dag 2 Velkomst Teori definition og kontekst Øvelse opdagelsesrejse i egne erfaringer Forberedelse og tjekliste Frokost Teori Kommunikation Casetræning Casetræning Casetræning Øvelse kom ned i tempo Casetræning Frokost Dilemmadrøftelser i grupper Øvelse skab kontakt Øvelse klare budskaber Hjemme -træning Sparring om Hjemme -træning Evaluering

24 Opgave: Træning af Kontakt Find en kort historie fra dit arbejdsliv (5 min.), som har berørt dig. Find en makker, og sæt jer over for hinanden to og to. Aftal hvem, der først fortæller og lytter. a) Fortæl om den lille oplevelse fra dit arbejde, som har berørt dig. b) Når fortællingen er færdig, prøver lytteren at fortælle, hvilke følelser han/hun fornemmede, der var i spil, hos fortælleren i oplevelsen. c) Snak bagefter om, hvilke følelser lytteren mærkede hos sig selv undervejs. Byt roller

25 Opgave: Træning i at være undersøgende Opgaven er at træne at genfortælle og opsummere, den du lytter til. Find en historie, fx fra dit arbejdsliv. Den må gerne være dilemmafyldt. Fx en lille episode, hvor du var i tvivl om, hvad der var det rigtige at gøre Find en makker, og sæt jer over for hinanden to og to. Aftal hvem, der først fortæller og lytter. a) Begynd at fortælle historien til din makker. b) Når lytteren synes at have nok oplysninger, laver han/hun en lille genfortælling af indholdet (husk mange korte genfortællinger undervejs). c) Slut af med at lytteren laver en kort samlet opsummering af historiens pointe. d) Snak bagefter om, hvordan det var, som fortæller at blive genfortalt/opsummeret, og hvordan det var som lytter at opsummere undervejs. Byt roller

26 Øvelse: Klare budskaber Klare budskaber beskriver: Fakta/observation Forestilling Følelse Behov

27 Hjemme -Træning 1. Prioritet: Gennemfør, forbered og/eller deltag inden næste gang i en vanskelig samtale. Noter dine erfaringer, herunder: - Hvad lykkedes du med? - Hvad var det, der gjorde at du lykkedes? - Hvad kunne have været anderledes? - Hvad var særligt vanskeligt i samtalen? - Hvilke tvivl havde du? - Hvilke dilemmaer stødte du på?

28 Hjemme -Træning 2. Prioritet: Noter de konflikter og spændinger du fra nu af møder i din dagligdag og reflekter over, hvordan de påvirker dig: - Hvad gør du? - Hvordan reagerer du følelsesmæssigt? Brug dine samtalekompetencer ( 1. sæt tempoet ned, 2. skab kontakt, 3. undersøg den andens perspektiv og 4. klare budskaber) til at handle konstruktivt, hver gang du møder en spænding, og undersøg og noter hvordan det virker.

29

30

31 Præsentationsøvelse Gå sammen to og tog og præsenter jer med navn. Brug 1 min. på at finde ud af: Hvad er den mest betydningsfulde gave, du nogensinde har fået? Interview nu din nabo om, hvad det er for en gave og hvad der gør den betydningsfuld. Bagefter skal I præsentere jeres nabo med navn og fortælle om hans/hendes gave til resten af holdet.