Notat Vejledning til udfyldelse af overgivelsesskema fra indkvarteringsoperatør til kommune Vejledningen er opdateret pr. 7. oktober 2016 med præciseringer vedr. hvem overgivelsesskemaet skal sendes til samt vurdering af medbragt uddannelse. Denne vejledning er til dig, der som medarbejder på et indkvarteringssted har ansvaret for hel eller delvis udarbejdelse af overgivelsesskemaet i LetAsyl om den enkelte flygtning. Overgivelsesskemaet rummer de væsentlige oplysninger om hver enkelt flygtning, og det giver dermed den modtagende kommune mulighed for at tilrettelægge den bedst mulige integrationsindsats. Overgivelsesskemaet skal udarbejdes for hver enkelt voksne asylansøger og for uledsagede og ledsagede mindreårige asylansøgere over 15 år. Det skal ikke udfyldes for medfølgende mindreårige børn. I vejledningen beskrives, hvordan du skal udfylde overgivelsesskemaet, og hvilke særlige forhold du skal være opmærksom på i den forbindelse. 7. oktober 2016 Styrelsen for International Rekruttering og Integration Politik, Organisation og Kommunikation Postadresse: Postboks 2000 2300 København S Besøgsadresse: Strandgade 25 C 1401 København K Tel. 72142000 Mail siri@siri.dk Web www.uibm.dk CVR-nr. 36977191 Sagsbehandler Kåre Vind Jensen Tel. 72142174 Mail kvj@siri.dk Formålet med skemaets oplysninger Det er afgørende for en god integrationsindsats, at den kommune, der modtager en flygtning, så tidligt som muligt, har adgang til relevante oplysninger om den enkelte og om den enkeltes viden og kompetencer, så kommunen kan forberede modtagelsen og integrationsindsatsen. De oplysninger, du som medarbejder på et indkvarteringssted indsamler om den enkelte, bliver brugt til at sikre kommunen de bedst mulige forudsætninger for anvisning af bolig, en målrettet beskæftigelsesindsats, valg af daginstitution og skole for børnene, sundhedsindsats mv. Skemaet skal oversendes til modtagekommunen senest 14 dage efter asylansøgeren meddeles opholdstilladelse. Skemaet kan derfor med fordel påbegyndes hurtigst muligt efter ankomst til asylcentret og herefter løbende opdateres. Side 1/8
Der vil blive udarbejdet en digital løsning for overlevering af oplysningerne i overgivelsesskemaet. Når den digitale løsning er på plads, vil det give kommunen adgang til oplysninger om de flygtninge, der visiteres til kommunen, efterhånden som centermedarbejderne registrer i LetAsyl. Vejledningen vil i forbindelse med implementering af en digitalløsning, blive opdateret. Hvem skal modtage oplysningerne? Kommunalbestyrelsen skal til varetagelse af en sammenhængende integrationsindsats for flygtninge i hver enkelt sag fastsætte, hvilken forvaltning i kommunen der er ansvarlig for at koordinere integrationsindsatsen. Den koordinerende forvaltning har til opgave i samarbejde med udlændingen at sikre, at der er overblik over og sammenhæng i de indsatser, der iværksættes i de enkelte forvaltninger i kommunen. Det er derfor vigtigt, at oplysningerne om den enkelte tidligt overgives fra indkvarteringsstedet til kommunen, således at disse fra start indgår i tilrettelæggelsen af integrationsindsatsen. Du skal oversende en pdf-udgave af oplysningerne i overgivelsesskemaet samt medfølgende bilag til kommunens sikre hovedpostkasse senest 14 dage efter meddelt ophold. I emnefeltet på e-mailen skal du angive Overgivelsesskema for flygtning. Kommunens koordineringsansvarlige forvaltning, jf. integrationslovens 19 a, har herefter ansvar for, at de relevante oplysninger fra skemaet samt de medfølgende bilag tilgår de relevante dele af kommunen, herunder sundhedsplejersker, jobcenter, skoler, daginstitutioner mv. Forud for oversendelse af skemaet til modtagekommunen skal medarbejdere på centret afholde en overgivelsessamtale og opdatere overgivelsesskemaet, fx med oplysninger om kvalifikationer erhvervet i asylperioden, herunder i overgangsfasen inden afrejse til kommunen, eller om nye personlige forhold. Ved flytning til et nyt indkvarteringssted har den operatør, hvor asylansøgeren bor, ansvar for at sikre, at alle relevante oplysninger er opdaterede umiddelbart efter flytningen til det nye indkvarteringssted. Generelt om oplysningerne i skemaet Oplysningerne i skemaet bygger på flere kilder: på stamoplysninger indhentet via IBS, på oplysninger fra asylkontraktsamtalen med asylansøgeren og den fortløbende opfølgning herpå, på det kendskab der opnås til asylansøgeren og dennes eventuelle børn på centret, skole og dagtilbud samt på den afsluttende overgivelsessamtale, som medarbejderen holder sammen med flygtningen på centret, når der er opnået opholdstilladelse. Du er som medarbejder ikke forpligtet til at kontrollere oplysningerne. Side 2/8
Er der tale om en uledsaget mindreårig, er det desuden vigtigt at inddrage den udpegede personlige repræsentant forud for og i forbindelse med udfyldelsen af overgivelsesskemaet. Selve skemaet er delt op i 5 dele: Del 1: Personoplysninger Del 2: Afdækning af kompetencer og kvalifikationer Del 3: Helbredsmæssig afdækning. Del 4: Samtykkeerklæring. Del 5: Bilagsliste Der vil være forskellige medarbejdere som indarbejder oplysninger i skemaet, hvorfor selve arbejdsprocessen i LetAsyl er anderledes opdelt end selve skemaet. Oplysninger som udfyldes af netværksmedarbejder/socialkoordinator på Centret(ne): Del 1. Personoplysninger Til overgivelsesskemaets del 1 med personoplysninger, kan der inden første samtale hentes de stamoplysninger, der er tilgængelige fra IBS-systemet. På baggrund af samtaler med asylansøgeren indføres de nedenstående oplysninger i Del 1. Personoplysninger. Skemaet kan opdateres løbende, men skal senest opdateres ved overgivelse til modtagekommunen. Under asylfasen vil skemaet følge asylansøgeren via LetAsyl. Det gælder også ved eventuel flytning til nye indkvarteringssteder. I felterne Er der tale om uledsaget mindreårig? og Er der tale om ledsaget mindreårig? angives kontaktoplysninger på den udpegede personlige repræsentant. Ved ledsaget mindreårig forstås en mindreårig, hvor Udlændingestyrelsen har vurderet, at barnet er ledsaget af fx et familiemedlem, som ikke er en forælder. I det tilfælde, hvor der er tale om en ledsaget mindreårig, angives også ledsagerelationen. Det er desuden vigtigt med en uddybende beskrivelse af feltet Behov for støtte, da oplysningerne har betydning for kommunens planlægning og tidlige igangsættelse af indsats for den mindreårige. I feltet Er der særlige helbredsmæssige forhold svares ja eller nej, til hvorvidt der er helbredsmæssige forhold, som kan have betydning for visitering til kommunen. Det kan fx være i tilfælde, hvor placering nær et særligt sundhedsmæssigt behandlingstilbud er nødvendig. Men det kan også være i tilfælde, hvor der er helbredsmæssige forhold, som den modtagende kommune bør være opmærksom på fx i forhold til beskæftigelsesmuligheder og anvisning af bolig. Såfremt der er særlige helbredsmæssige forhold, der skal tages hensyn til i forhold til anvisning af bolig, uddybes disse i feltet Særlige boligbehov i familien. De særlige helbredsmæssige forhold beskrives yderligere i Del 3. Helbredsmæssig afdækning. Side 3/8
I feltet Familie angives personoplysninger på medfølgende familie og familie i Danmark. Medfølgende familie og familie i Danmark kan fx være nære slægtninge, men omfatter ikke ægtefælle eller børn, da der er et særskilt felt til angivelse af disse. Desuden angives nær familie i hjemlandet og nær familie uden for hjemlandet. I feltet Særlige boligbehov i familien angives, om der er særlige hensyn ift. kommunens anvisning af bolig, fx ved familiemedlemmer med fysisk eller psykisk funktionsnedsættelse, sygdom der kræver særlig boligindretning mv. Del 3. Helbredsmæssig afdækning Denne del af skemaet udfyldes kun, hvis der foreligger en underskrevet samtykkeerklæring. Se del 4 i vejledningen. Del 3 Helbredsmæssig afdækning udfylder du på baggrund af de oplysninger, du har fået ved de samtaler, du har haft med asylansøgeren og/eller det kendskab til helbredsmæssige forhold du, som netværksmedarbejder/socialkoordinator, har opnået under asylansøgerens indkvartering. Du er ikke forpligtet til at foretage nogen form for faglig/medicinsk vurdering/diagnosticering i forbindelse med indhentelse af oplysningerne. For børn gælder det, at der i denne del af skemaet alene angives oplysninger, som er afgivet af den uledsagede mindreårige asylansøger eller af barnets forældre til dig, eller som er opnået i det tværfaglige samarbejde omkring barnet og dets forældre. Du har ikke mulighed for at vurdere eller validere de afgivne oplysninger. Sundhedsmedarbejderen i indkvarteringscenteret oversender sundhedsoplysningerne, herunder vaccinationskort til sundhedsplejersken i modtagekommunen. Del 4. Samtykkeerklæring Oplysningerne omkring asylansøgerens helbredsmæssige forhold i skemaets del 3 og skolers og børnehavers/dagtilbuds oplysninger i skemaets del 1 kræver som altovervejende hovedregel samtykke for at kunne indsamles og videreformidles til kommunen. Det samme gælder for bilag, som omhandler helbred og sociale forhold, som f.eks. alle de nævnte bilag, der omhandler børn. Hvis en flygtning ikke giver sit samtykke til videregivelse af oplysningerne i overgivelsesskemaet, bør du vejlede den pågældende om, at indkvarteringsoperatøren har pligt til uden samtykke at udveksle visse oplysninger med henholdsvis kommunen og Udlændingestyrelsen. Det følger blandt andet af udlændingelovens 42 h og 44 b og bekendtgørelse (om undervisning og aktivering mv. af asylansøgere m.fl.), at der kan videreformidles oplysninger uanset samtykke fra asylansøgeren. Det gælder fx oplysninger fra asylkontrakten om pågældendes kompetencer, deltagelse i forskellige undervisnings- og aktiveringstilbud på centrene m.v. Side 4/8
Generelt ved behandling (indsamling og videregivelse) af personoplysninger gælder, at oplysninger skal være relevante og nødvendige. I denne sammenhæng vil det sige, at et samtykke til videregivelse af oplysninger til kommunen betyder, at der må videreformidles oplysninger omkring asylansøgeren og dennes børn, som har relevans for kommunens modtagelse og integrationsindsats for den asylansøger, som det drejer sig om. For at et samtykke er gældende, skal det sikres, at asylansøgeren har forstået ordlyden, og hvad det er han eller hun har givet samtykke til. Der kan derfor være behov for tolkebistand til oversættelse. Del 5. Bilag Bilagslisten er en oversigt over mulige bilag/oplysninger, der er relevante at indsamle og videregive til den kommende opholdskommune. Du skal således tage stilling til, hvilke bilag, der for den enkelte asylansøger er tilgængelige og relevante at indsamle/ uploade med henblik på videreformidling. Oplysninger som udfyldes af jobcentermedarbejder, VU/VA-medarbejdere, eller medarbejdere, der på anden vis arbejder med voksen uddannelse, aktivering og praktik på et indkvarteringssted. Del 1. I feltet Tilknytning til områder og personer i Danmark angives, om vedkommende har særlig tilknytning til bestemte byer/områder eller personer i Danmark. Oplysningerne herunder omfatter tilknytning til geografiske områder på grund af fx et gennemført praktikforløb, deltagelse i aktiviteter i foreninger, fritidsinteresser mv. samt tilknytning til personer, herunder familie og bekendte. Personer, der har et faktisk og reelt jobtilbud, skal som udgangspunkt visiteres til den kommune, hvor den kommende arbejdsplads er beliggende. I feltet Reelt jobtilbud angives derfor, om vedkommende har et reelt jobtilbud med angivelse af navn og adresse på virksomheden samt dokumentation for jobtilbud. Dokumentation for jobtilbud vedlægges som bilag til skemaet. Del 2. Afdækning af kompetencer og kvalifikationer Under samtaler med asylansøgeren afdækkes de oplysninger om kompetencer og kvalifikationer, der skal indgå i skemaets del 2. Oplysningerne i denne del er baseret på det, flygtningen har fortalt dig. Det betyder, at du ikke har et ansvar for at vurdere eller validere de afgivne oplysninger. Udfyldelsen af skemaet indebærer ingen former for arbejdsprøvning, kompetenceafklaring eller egentlig faglig vurdering af flygtningens kompetencer. Din opgave består i at foretage en indledende kompetenceafdækning baseret på flygtningens egne oplysninger. Del 2 omfatter en første afdækning af den enkeltes kompetencer og kvalifikationer. Oplysningerne er struktureret sådan, at de umiddelbart kan indgå i den mod- Side 5/8
tagende kommunes beskæftigelsesindsats i jobcenteret som led i et CV på Jobnet. Det er hensigten, at oplysningerne skal kunne overføres digitalt direkte til CV et i en senere digitalisering. Det er efterfølgende den modtagende kommunes opgave at kvalitetssikre oplysningerne, så de kan indgå i et CV, der er søgbart på Jobnet. I feltet Jeg søger job som angives asylansøgerens ønsker til fremtidigt job. Det angives om vedkommende har uddannelse og/eller erfaring inden for faget. Du bør meget overordnet og foreløbigt vurdere, om der er tale om job, der faktisk kan bestrides af den pågældende og støtte asylansøgeren i at angive realistiske jobønsker. I feltet Erhvervserfaring angives relevante oplysninger om erhvervserfaringer fra ansættelsessteder. Flygtninges erhvervserfaring vil ikke i alle tilfælde kunne beskrives med en dansk stillingsbetegnelse. I de tilfælde, hvor de danske stillingsbetegnelser ikke er dækkende, angives et fagområde eller et arbejdsfelt. Det konkrete arbejdsindhold angives som fritekst i beskrivelsen. Det er her vigtigt, at du spørger ind til de konkrete arbejdsopgaver, som den enkelte har varetaget, da en oplyst stillingsbetegnelse kan omfatte andre arbejdsfunktioner end en tilsvarende dansk stillingsbetegnelse. I feltet Uddannelse angives relevante oplysninger om grundskole, ungdomsuddannelse, erhvervs-og videregående uddannelser og lignende. Ofte vil en flygtnings uddannelse ikke svare præcis til den danske niveauopdeling, der fremgår af overgivelsesskemaet. Du bør dog forsøge at angive uddannelsesniveauet ud fra de oplysninger, du får fra den enkelte. I feltet kan du angive en nærmere forklaring af uddannelsen, herunder fx niveauplaceringen. I de tilfælde, hvor uddannelsens fra og til dato ikke kendes, angives antal år i stedet. Foreligger der dokumentation for gennemført uddannelse, vedlægges denne som bilag. I feltet Kurser angives den enkeltes gennemførte kurser inkl. eventuelle kurser taget i asylperioden. Det angives desuden, hvorvidt kurset er taget i asylperioden. I feltet Kvalifikationer angives alle relevante faglige og arbejdsmæssige kvalifikationer erhvervet gennem uddannelse eller erhvervserfaring. Kvalifikationerne kan være bestemte arbejdsområder eller arbejdsopgaver, som den enkelte har erfaring med. Kvalifikationerne kan vælges på baggrund af de forslag, der angives i Let-asyl. Derudover kan du tilføje yderligere beskrivelser med fritekst. I feltet Kørekort angives, om vedkommende har kørekort, hvilken type kørekort, der er tale om samt om det kan anvendes i Danmark. Desuden angives, i hvilket land kørekortet er udstedt. Du skal angive dette som oplyst af asylansøgeren, og er ikke forpligtet til at kontrollere oplysningerne. I feltet Sprog angives sprog og niveau samt vurdering af niveau for danskkundskaber. Du skal angive sprog og niveau for alle de sprog, som vedkommende oplyser. Side 6/8
Du skal angive niveau for læsefærdigheder, skrivefærdigheder, talefærdigheder og forståelse. Angiv også hvilken erfaring vedkommende har med hvert enkelt sprog. Har vedkommende fx brugt sproget i hjemmet eller i forbindelse med erhverv og uddannelse? Vurderingen af niveau for danskkundskaber skal tage udgangspunkt i den vurdering, der ligger til grund for den enkeltes indplacering på danskundervisning i asylperioden. I feltet Anden erfaring angives erfaringen med relevans for beskæftigelse, som ikke indgår i den øvrige afdækning af kompetencer og kvalifikationer. Dette kan fx være erfaring fra frivilligt arbejde, fritids- og foreningsaktiviteter eller erfaring opnået ved aktiviteter i asylperioden. Feltet Faglig profil anvendes til at uddybe beskrivelsen af erfaringer, kvalifikationer, job der søges m.v. Det kan fx omfatte en beskrivelse af, hvad den enkelte kan tilbyde som medarbejder og kollega, den enkeltes værdier og motivation, og hvad der betyder noget for vedkommende i arbejdet. I feltet Øvrige relevante forhold angives forhold med relevans for beskæftigelse, fx personlige kompetencer, evne til at tilegne sig ny viden og kompetencer, lederkompetencer o. lign. Vurdering af medbragt uddannelse Vurdering af medbragt uddannelse sker efter lov om vurdering af udenlandske uddannelseskvalifikationer m.v. Vurderingen foretages af Styrelsen for Videregående Uddannelser. Du bør vejlede den enkelte om muligheden for at få foretaget en vurdering af medbragt uddannelse. Du er dog ikke forpligtet til at medvirke ved ansøgningen mv. Styrelsen for Videregående Uddannelser tilbyder medarbejdere i kommuner og asylcentre hurtig rådgivning og udtalelser om flygtninge og familiesammenførtes medbragte uddannelser. Som centermedarbejder kan du blandt andet få svar på spørgsmål om: Brug af vurderinger i integrationsindsatsen med henblik på job eller uddannelse Afklaring af, om det vil være hensigtsmæssigt at gå direkte til en ansøgning om formel vurdering af medbragte uddannelseskvalifikationer Procedurer for ansøgning om vurderinger Lovregulerede erhverv og ansøgning om autorisation Uddannelser og uddannelsessystemer i de enkelte lande. Ring eller skriv til Styrelsen for Videregående Uddannelser, Kontor for Vurdering og Anerkendelse af Udenlandske Uddannelser: Telefon: 72 31 87 00 Side 7/8
E-mail: vur@uds.dk Læs mere om vurdering af medbragt uddannelse på: http://ufm.dk/uddannelse-og-institutioner/anerkendelse-ogdokumentation/guide-til-anerkendelse Bilag Der er mulighed for at uploade relevante dokumenter, og derved sikre at de videreformidles til opholdskommunen. Fx. dokumenterer om uddannelse, kurser, certificeringer, arbejdserfaring og vurdering af formel uddannelse i regi af Styrelsen for videregående uddannelser. Oplysninger som udfyldes af medarbejdere fra interne og eksterne skoler og dagtilbud for børn: Del 1 I afsnittet Personlige oplysninger der kræver samtykke ved udveksling angiver medarbejdere fra børns skoler og dagtilbud oplysninger til brug for anvisning af bolig, den kommende placering i daginstitution, skole o. lign., hvor den enkeltes samtykke skal foreligge. Registrering og videregivelse af disse oplysninger kan derfor kun ske, hvis vedkommende har underskrevet skemaets samtykkeerklæring. I LetAsyl vil det ikke være muligt at udfylde dette felt, før samtykket foreligger. Medarbejdere i skoler og dagtilbud vil således vide om samtykket foreligger og kan yderligere se om samtykkeerklæring foreligger i registreringen heraf i LetAsyl. Oplysningerne vedr. børns skolegang og daginstitution samt almene trivsel/behov for støtte kan beskrives kort med henvisning til vedlagte bilag. I feltet Andre vigtige forhold angives fx forhold vedrørende den enkeltes og familiemedlemmers situation af betydning for kommunens planlægning af integrationsindsatsen, herunder deltagelse i beskæftigelsesindsats, sprogundervisning mv. Kontaktoplysninger til barnets skole/daginstitution i asylperioden skal angives i alle tilfælde, uanset at evt. skoleudtalelse og daginstitutionsudtalelse er vedlagt som bilag. Oplysningerne udfyldes for hvert enkelt barn eller ung, som har deltaget i dagtilbud eller skole i asylperioden. Bilag: Skoleudtalelse og udtalelse fra dagtilbud udfyldes i LetAsyl og uploades, så de tilknyttes overgivelsesskemaet. Den modtagende forvaltning i kommunen har herefter ansvaret for, at disse dokumenter videreformidles til kommende skole/daginstitution. Side 8/8